Hướng dẫn người nộp thuế lập hóa đơn ghi đầy đủ nội dung bắt buộc theo Công văn 5624/NTL-QLDN2

Hướng dẫn người nộp thuế lập hóa đơn ghi đầy đủ nội dung bắt buộc theo Công văn 5624/NTL-QLDN2

Ngày 09/5/2025, Chi cục thuế Khu vực I, Đội thuế quận Nam Từ Liêm ban hành Công văn 5624/NTL-QLDN2 về hướng dẫn người nộp thuế lập hóa đơn ghi đầy đủ nội dung bắt buộc.

Tải về Công văn 5624/NTL-QLDN2: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2025/3/Cong-van-5624NTL-QLDN2.pdf

Theo đó, thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ; Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Đội thuế quận Nam Từ Liêm hướng dẫn người nộp thuế một số nội dung liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

(1) Nguyên tắc lập hóa đơn

Căn cứ tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) quy định nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất);

- Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025).

- Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025).

- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(2) Nội dung thông tin của người mua trên hóa đơn

Căn cứ tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) quy định tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua như sau:

- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

+ Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

- Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.

+ Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

+ Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân.

Tại điểm c khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) quy định một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung sau:

- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua

(3) Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 4. Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ

..

2. Sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:

a) Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;

...

Căn cứ tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi điểm h khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

...3. Bổ sung điểm h vào khoản 4 Điều 24 như sau:

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

...h) Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định.

Theo đó, căn cứ các quy định nêu trên thì người nộp thuế khi thực hiện lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua (đặc biệt là hộ, cá nhân kinh doanh) bắt buộc phải thể hiện mã số thuế hoặc CCCD.

- Trừ một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại điểm c khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) bao gồm hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh.

- Trường hợp hóa đơn đã lập bị sai thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (từ ngày 01/06/2025 thực hiện theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025).

- Các tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chủ động rà soát việc lập hóa đơn điện tử, bảo đảm ghi đầy đủ thông tin bắt buộc.

Như vậy, trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định (đặc biệt không ghi mã số thuế của người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế vào nội dung hóa đơn) là hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ và bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Hướng dẫn người nộp thuế lập hóa đơn ghi đầy đủ nội dung bắt buộc theo Công văn 5624/NTL-QLDN2 (Hình từ Internet)

Xử lý hóa đơn sai sót như thế nào?

Căn cứ tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025) quy định trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

- Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025).

- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025).

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.