Hướng dẫn doanh nghiệp làm công văn thay đổi địa chỉ đóng BHXH mới nhất

Chào anh, ban biên tập xin giải đáp như sau:

Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh là một trong các thủ tục pháp lý gây phát sinh các thủ tục pháp lý khác bao gồm cả thay đổi địa chỉ nhận thông báo BHXH. Anh có thể tham khảo thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý được thực hiện theo Công văn 1366/BHXH-THU ngày 20/4/2011 hướng dẫn quy trình chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH, BHYT do BHXH Thành phố Hồ Chí Minh ban hành.

1. Doanh nghiệp cần làm gì khi làm thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý?

Căn cứ theo quy định tại mục 1 Công văn 1366/BHXH-TH thì đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện những nội dung sau khi làm thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý đối với trường hợp công ty đổi địa chỉ kinh doanh, cụ thể:

- Chậm nhất, vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, đơn vị lập danh sách các phát sinh tăng, giảm (biểu A1a-TS, D02-TS...) nộp cho cơ quan BHXH nơi đi.

- Thu hồi thẻ BHYT còn giá trị nộp cho cơ quan BHXH nơi đi trước ngày 5 của tháng giảm, trường hợp không trả thẻ thì phải lập danh sách bổ sung giá trị thẻ còn lại.

- Thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT đến tháng chuyển đi, lập thủ tục chốt sổ và nộp hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động tại BHXH nơi đi dứt điểm đến thời điểm chuyển đi.

- Kịp thời đăng ký tham gia BHXH, BHYT ngay từ tháng tiếp theo tại BHXH nơi đến (nộp hồ sơ đăng ký ngay, đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN tháng đầu tiên để được cấp thẻ BHYT cho người lao động), không chờ phải giải quyết xong những tồn tại với cơ quan BHXH cũ.

Ví dụ: Đơn vị chuyển từ thành phố xuống quận A từ 1/7/2024, thì nộp hồ sơ đăng ký với quận A ngay từ tháng 6/2024.

2. Mẫu công văn để thay đổi địa chỉ đóng BHXH mới nhất 

Dưới đây, là mẫu công văn có thể dùng để gửi cơ quan BHXH về việc thay đổi địa chỉ nhận thông báo BHXH, lưu ý mẫu chỉ mang tính chất tham khảo:

Mẫu công văn để thay đổi địa chỉ đóng BHXH mới nhất: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/mau-cong-van-thay-doi-dia-chi-nhan-thong-bao.doc 

3. Thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý khi công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh

Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần tiếp tục chuẩn bị các hồ sơ để làm thủ tục chuyển cơ quan BHXH quản lý, cụ thể:

Bước 1: Báo giảm BHXH, BHYT, BHTN và chốt sổ BHXH đối với cơ quan BHXH nơi đi

Hồ sơ gồm:

- Phiếu giao nhận hồ sơ ngừng tham gia BHXH (mẫu 106, gồm 02 bản): https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/pgnhs-mau-106.doc

- Giấy phép kinh doanh bản sao (01 bản)

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 01 bản): https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/D02-TS.xlsx 

- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 thẻ/người)

- Chứng từ nộp tiền – nếu có (Bản sao)

Theo đó, BHXH nơi đi sẽ thực hiện như sau:

- Căn cứ quyết định về phân cấp quản lý thu của BHXH thành phố, hoặc đề nghị chuyển địa bàn của đơn vị, thông báo cho đơn vị những nội dung, yêu cầu công việc và thời gian phải thực hiện, đồng thời, gửi kèm 1 bản thông báo cho BHXH nơi đến để tiếp tục theo dõi.

- Trích dữ liệu người lao động còn làm việc tại thời điểm chuyển đi từ phần mềm SMS, chuyển cho BHXH nơi đến qua đường truyền FTP, gồm 2 tập tin:

+ Dữ liệu nhân thân và mức đóng trước ngày 22 của tháng đóng cuối cùng (lưu ý thông tin nhân thân phải đầy đủ để import vào phần mềm SMS của BHXH nơi đến).

+ Dữ liệu toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động sau khi chốt sổ.

Ví dụ: Đơn vị chuyển từ thành phố xuống quận A từ 1/7/2023, Phòng Thu chuyển dữ liệu nhân thân, mức đóng tháng 6 của người lao động cho quận A vào trước ngày 22/6; chuyển dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN sau khi đơn vị đã thanh toán đầy đủ và chốt sổ BHXH.

Bước 2: Báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối với cơ quan BHXH nơi đến

Hồ sơ gồm:

- Bộ hồ sơ cơ quan BHXH gửi về như ở trên

- Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (Mẫu 101, gồm 02 bản): https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/pgnhs-mau-101.doc 

- Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT (mẫu 01/ĐKBB, gồm 01 bản): https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/mau-01-%C4%91kbb.docx

- Quyết định thành lập hoặc Giấy phép kinh doanh/hoạt động (Bản sao có chứng thực)

- Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, gồm 01 bản): https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/D02-TS.xlsx

- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT đối với người tham gia BHXH lần đầu (Mẫu số TK1-TS, gồm 01 bản/người): https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/mau-tk1-ts.docx

- Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT của cơ quan BHXH tham gia trước đó (mẫu C12-TS, gồm 01 bản):https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2024/mau-c12-ts.xlsx

BHXH nơi đến sẽ thực hiện như sau:

+ Nhận thông báo từ BHXH nơi đi, tổ chức quản lý dữ liệu và theo dõi việc đăng ký tham gia của đơn vị theo quy định.

+ Cập nhật dữ liệu người lao động do BHXH nơi đi chuyển đến để tiếp tục quản lý ngay khi đơn vị đăng ký tham gia.

+ Cấp thẻ BHYT cho người lao động, sau khi đơn vị đóng BHXH, BHYT tháng đầu tiên.

Đối với thẻ cấp trùng (do không trả lại BHXH nơi đi) căn cứ danh sách do BHXH nơi đi xác nhận thu hồi và giảm giá trị tương ứng.

+ Gửi 1 bản Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN cho BHXH nơi đi chuyển đến cho đơn vị.

+ Theo dõi số nợ của đơn vị với BHXH nơi đi (nếu có) sau khi đơn vị thanh toán đủ, thì BHXH nơi đến gửi thông báo cho BHXH nơi đi biết để có căn cứ chốt sổ cho người lao động.

+ Tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động từ tháng chuyển đến kể cả đối với hồ sơ phát sinh trong giai đoạn cơ quan BHXH nơi đi quản lý nhưng chưa được giải quyết.

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước, cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới sẽ tiếp nhận và quản lý BHXH, BHYT của doanh nghiệp. Đối với các bước trên, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ cho từng bước.

Trân trọng!