Công văn 6030/CT-NVT: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế mới và mã số thuế người phụ thuộc khi thay đổi nơi làm việc

Công văn 6030/CT-NVT: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế mới và mã số thuế người phụ thuộc khi thay đổi nơi làm việc

Ngày 16/12/2025, Cục Thuế ban hành Công văn 6030/CT-NVT về việc đăng ký mã số thuế mới và mã số thuế người phụ thuộc.

Công văn 6030/CT-NVT: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/DanLuat-BanAn/2025/3/cong-van-6030-ct-nvt.pdf

Theo đó, Cục Thuế hướng dẫn đăng ký mã số thuế mới và mã số thuế người phụ thuộc khi thay đổi nơi làm việc như sau:

(1) Đối với vướng mắc liên quan đến việc đăng ký mã số thuế mới và việc sử dụng số định danh cá nhân hay mã số thuế cũ

Căn cứ khoản 1 Điều 30, khoản 3 Điều 33 và khoản 7 Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019;

Căn cứ khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định về định danh và xác thực điện tử;

Căn cứ khoản 5 Điều 5, khoản 2 Điều 38 và khoản 2 Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định về đăng ký thuế.

Theo đó, căn cứ các quy định nêu trên thì từ ngày 01/7/2025, số định danh cá nhân của công dân sẽ sử dụng thay cho mã số thuế của cá nhân.

- Người nộp thuế

+ Được sử dụng số định danh cá nhân khi thông tin đăng ký thuế của cá nhân đã khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

+ Ghi số định danh cá nhân vào chỉ tiêu “Mã số thuế” trên tờ khai, chứng từ nộp thuế, hóa đơn, hồ sơ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, các hồ sơ, chứng từ, tài liệu khác có yêu cầu kê khai mã số thuế.

- Doanh nghiệp

+ Đăng ký mã số thuế mới cho người lao động khi họ mới đi làm hoặc đăng ký mã số thuế mới cho nhân viên mới/người phụ thuộc chưa có mã số thuế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

+ Sau khi đăng ký thuế thành công (tức dữ liệu đăng ký thuế của người nộp thuế khớp đúng với thông tin cá nhân được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư), doanh nghiệp sử dụng số định danh cá nhân vào việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế theo quy định của pháp luật.

(2) Đối với vướng mắc liên quan đến việc tự đăng ký MST người phụ thuộc khi thay đổi nơi làm việc:

Người nộp thuế có thể tự đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN qua các cổng thông tin điện tử như:

- Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn;

- Hệ thống thông tin giải quyết TTHC: https://dichvucong.gdt.gov.vn;

- Cổng Thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn phân hệ “cá nhân” hoặc đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.

Theo quy định tại điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh.

Tuy nhiên, khi thay đổi nơi làm việc, giữa các cơ quan chi trả thu nhập không có kết nối chia sẻ thông tin nên đơn vị làm việc mới sẽ không có cơ sở để tính giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc cho người nộp thuế. Do đó, người nộp thuế đăng ký lại người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh ngay tại kỳ khai thuế trong năm ở nơi làm việc mới.

Công văn 6030/CT-NVT: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế mới và mã số thuế người phụ thuộc khi thay đổi nơi làm việc (Hình từ Internet)

Thời điểm đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là khi nào?

Căn cứ tại tiết c.2 điểm c khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 25 Thông tư 92/2015/TT-BTC) quy định như sau:

Điều 9. Các khoản giảm trừ

Các khoản giảm trừ theo hướng dẫn tại Điều này là các khoản được trừ vào thu nhập chịu thuế của cá nhân trước khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh. Cụ thể như sau:

1. Giảm trừ gia cảnh

Theo quy định tại Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân; khoản 4, Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân; Điều 12 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, việc giảm trừ gia cảnh được thực hiện như sau:

c) Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh

...

c.2) Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

c.2.1) Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

c.2.2) Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Đối với người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế.

c.2.3) Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Riêng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều này thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

c.2.4) Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

...

Đồng thời, tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:

Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

...

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

...

Theo đó, trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Như vậy, thời điểm đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh như sau:

- Chậm nhất là ngày 31/3 năm liền kề năm nộp thuế (đối với trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế cho người phụ thuộc).

- Chậm nhất là ngày 30/4 năm liền kề năm nộp thuế (đối với trường hợp người nộp thuế trực tiếp đăng ký thuế cho người phụ thuộc).

Lưu ý: Đối với người phụ thuộc là cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng (anh, chị, em ruột; ông, bà nội, bà ngoại, cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế. Quá thời hạn này sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.