ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 10/2015/QĐ-UBND
|
Ninh Bình, ngày 15 tháng 05 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định
số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ
Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ
trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành.
Điều 3. Chánh văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, ngành,
đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố và
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước;
- Cục kiểm tra văn bản QPPL(Bộ Tư
pháp);
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND tỉnh;
- Chánh Văn phòng, các PCVP UBND
tỉnh;
- Cổng Thông tin Điện tử tỉnh,
Công báo;
MT01/2015
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Văn Dung
|
QUY CHẾ
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 10/2015/QĐ-UBND ngày 15/ tháng 05 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định các hoạt động
về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức trên
địa bàn tỉnh Ninh Bình để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công tác văn thư bao gồm: các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm: các công việc
về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
2. Quy chế này áp dụng tại các Sở, Ban,
ngành, đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp
xã và các cơ quan, tổ chức khác, cá nhân có liên quan (sau
đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
bao gồm tất cả những quy định chung đối với hoạt động văn thư, lưu trữ trong
quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình.
2. Văn bản đến là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi
đến cơ quan, tổ chức.
3. Văn bản đi là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức
phát hành.
4. Bản thảo văn bản là bản được viết
hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực
tiếp của người có thẩm quyền.
6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản và được
cơ quan, tổ chức ban hành.
7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản trích sao là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ,
chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình
bày theo thể thức quy định.
10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá
nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định.
12. Thu thập tài liệu là quá trình
xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại,
xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu
tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
14. Xác định giá trị tài liệu là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài
liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách
nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành
chính hoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Chánh Văn
phòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý,
kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức,
đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng các đơn vị chức năng (phòng,
ban,...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn
thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công việc
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công
chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về
văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí
mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện
hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1: SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức
văn bản
Gồm các loại hình văn bản sau:
1. Văn bản quy phạm pháp luật
2. Văn bản hành chính
3. Văn bản chuyên ngành
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân nước ngoài
Điều 6. Thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật
Thực hiện theo quy định tại Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản (sau đây gọi tắt là
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP).
2. Văn bản hành chính
Thực hiện theo quy định tại Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư
số 01/2011/TT-BNV).
3. Văn bản chuyên ngành
Thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan
quản lý ngành và các quy định của pháp luật.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân nước ngoài
Thực hiện theo các quy định hiện hành
của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo
văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo quy định hiện hành.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được
thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công
chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức
được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với
lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức, hoặc cá
nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh
bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm
theo tài liệu có liên quan.
Điều 8. Duyệt dự
thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có
thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường
hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải
sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa
chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra
văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn
bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.)
trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối
chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn
bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng hoặc bộ phận pháp
chế giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ
quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn
bản
1. Các cơ quan, tổ chức làm việc theo
chế độ thủ trưởng: người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn
bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
có thể giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Các cơ quan, tổ chức làm việc theo
chế độ tập thể:
a) Đối với những vấn đề quan trọng của
cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức
phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được thực
hiện như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay
mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
Cấp phó của người đứng đầu và các
thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng
đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người
đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn đề
khác được thực hiện như quy định tại Khoản 1 của Điều này.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền
(TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy
quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho
người khác ký.
4. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể
giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị trực
thuộc ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao
ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
5. Khi ký văn bản không dùng bút chì;
không dùng mực đỏ hoặc các mực dễ phai.
Điều 11. Bản sao
văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y bản chính, sao lục,
trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức
quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục,
trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và
chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này
thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi
bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong
văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng
văn bản hành chính.
Mục 2: QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 12. Nguyên
tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của
cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức (sau
đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được
đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa
tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là
văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế
này.
Điều 13. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức
phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi
nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước
khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó,
khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính
và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản
chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm
ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử
lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng
hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội
bộ) hoặc mạng Internet.
Mẫu dấu “Đến”, Sổ đăng ký văn bản đến, Sổ đăng ký đơn thư thực hiện theo
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan (sau đây gọi tắt là Thông tư số 07/2012/TT-BNV).
Điều 15. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký,
phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có
dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được,
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết,
công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp nhận và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ
đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm
bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến thực hiện
theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
Điều 16. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định
của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có
yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được
thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số
liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu
“Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi
hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn
đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến
để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 17. Trình tự
quản lý văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo
trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đăng ký văn bản
đi;
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu
mức độ mật, khẩn;
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư
kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban
hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ
chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất
quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp
luật được thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 3, Mục II Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực
hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 4, Mục II
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và đăng ký riêng.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
3. Văn bản mật đi được đánh số và
đăng ký riêng.
Điều 19. Đăng ký
văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại
văn bản đi hằng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
b) Mẫu sổ đăng ký văn bản đi thực hiện theo
Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
2. Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ
liệu
Văn bản đi đăng ký vào cơ sở dữ liệu
phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để
quản lý.
Điều 20. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật văn bản đi
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để
phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không
liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể
trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có
chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo
cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp,
không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để
biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và
thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có
ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện
theo quy định tại Điều 8 Chương II Nghị đinh số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ
ngày 28 tháng 3 năm 2002 về Quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật
nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu
được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không
quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
(KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC
HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản
2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật
(MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu “thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại Mục
2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm
2002 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước (sau đây gọi là Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)).
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật
và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c,
Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT- BNV.
Điều 21. Thủ tục
phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư tiến hành các công việc sau
đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật
và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ
tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy
phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”,
“HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay
sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua
bưu điện phải được đăng ký vào Sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên
bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản
cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá
nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy
fax, qua mạng
Trong trường họp cần chuyển phát
nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển
qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện
theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại
Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT- BCA.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
a) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.
Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản:
bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng
dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3: LẬP HỒ SƠ
VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Lập
Danh mục hồ sơ
Thực hiện theo quy định tại Điều 13
Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
Điều 24. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức,
và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức
phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, năm hồ sơ lên bìa hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và
in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy
tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp
cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn
biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm
tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng
thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ;
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ
cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần);
- Nếu hết năm mà
công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó
được bổ sung vào Danh mục hồ sơ của
năm sau liền kề.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn
biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 25. Trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ
chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức
Hằng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục
hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời
hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu
trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức,
viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ
chức theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục 4: QUẢN LÝ VÀ
SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý
con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước người đứng đầu
cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị mình (đối với đơn vị
có con dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức,
con dấu đơn vị trực thuộc được giao cho công chức, viên chức
văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo
quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo việc quản lý và sử dụng con dấu,
có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại
phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp
cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng
ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản,
sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ
làm việc;
b) Không giao
con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm
thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng
đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập
biên bản.
4. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định
chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng
con dấu
1. Công chức, viên chức văn thư phải
tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu
vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức
và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường
hợp sau:
a) Đóng dấu vào giấy không có nội
dung;
b) Đóng dấu trước khi ký;
c) Đóng dấu sẵn trên giấy trắng;
d) Đóng dấu lên các văn bản có chữ ký
của người không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1: CÔNG TÁC
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao, nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định
tại Khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu thì phải thông báo Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời gian
giữ lại không quá 02 năm.
c) Cán bộ, công chức, viên chức trước
khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải
bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm, không được
giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ
quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc, đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc cấp sở có trách
nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan cấp sở; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân cấp huyện nộp vào Lưu trữ cơ quan cấp huyện.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản
05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu như: Các hồ
sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc
trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự
loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành; Hồ sơ về những công việc chưa được
giải quyết xong; Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường
hợp chung với hồ sơ của đơn vị chủ trì); Các văn bản, tài liệu để biết, để tham
khảo.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nhận hồ sơ, tài liệu cán bộ,
công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ
quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi bên giữ 01 bản.
Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu thực hiện
theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV .
4. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
b) Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan.
c) Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc,
cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 29. Thu thập
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh; thu thập,
tiếp nhận tài liệu có giá trị vĩnh viễn hình thành trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp
và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp đầy đủ tài liệu, hộp, cặp
và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
d) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ
sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại
cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 30. Chỉnh
lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản
ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 31. Xác định
giá trị tài liệu
1. Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức
có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có
thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Điều 32. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18
Luật Lưu trữ 2011.
Điều 33. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết
định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đề nghị của Giám đốc
Sở Nội vụ.
b) Các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thuộc lưu trữ cơ quan sau khi
có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ.
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thuộc lưu trữ cơ quan cấp huyện sau
khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ.
d) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của lưu trữ cấp xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ cấp
huyện.
2. Thủ tục, hồ sơ hủy tài liệu hết
giá trị được thực hiện theo quy định tại Khoản 2, 3, 4, 5 Điều 28 Luật Lưu trữ
2011.
Điều 34. Thời hạn
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu
trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ
hàng ngày.
3. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có
giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu
trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ
chức.
Mục 2: BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 35. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản
và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp
lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong
kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ
đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ
theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,
phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu
trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu
trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa
học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn
ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường
xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng
tài liệu.
Điều 36. Đối tượng
và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài
cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu
ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc
Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc
hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 37. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32
Luật Lưu trữ 2011.
Điều 38. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định Điều 31 và Điều
34 Luật Lưu trữ 2011.
Điều 39. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội
dung cần quy định sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc
giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được
mang vào phòng đọc;
d) Thủ tục độc giả cần thực hiện khi
nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh
tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần
thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan;
Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy
nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ
quan, tổ chức phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Điều 40. Quản lý
hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn
Thực hiện theo Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ,
tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn.
Điều 41. Quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử
Thực hiện theo quy định tại Điều 13
Luật Lưu trữ và quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 42. Trách
nhiệm thi hành
1. Các Sở, Ban, ngành, đơn vị sự nghiệp
cấp tỉnh; các huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn và các cơ
quan, đơn vị khác có liên quan trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm thanh
tra, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh vướng mắc cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản
ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh
điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung các nội
dung của Quy chế phù hợp với tình hình thực tế./.