Joint circular No. 04/1999/TTLT/BKH-BTC of November 1, 1999, guiding the implementation of the regulation on the management and use of aid from foreign non-governmental organizations

• Official number: 04/1999/TTLT/BKH-BTC
• Legislation Type: Joint circular
• Organization: The Ministry of Planning and Investment, The Ministry of Finance
• Signer: Nguyen Sinh Hung, Tran Xuan Gia
• Issued Date: 01/11/1999

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ-BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 04/1999/TTLT-BKH-BTC	Hà Nội , ngày 01 tháng 11 năm 1999

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ, BỘ TÀI CHÍNH SỐ 04/1999/TTLT-BKH-BTC NGÀY 01 THÁNG 11 NĂM 1999 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN VIỆN TRỢ CỦA CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 28/1999/QĐ-TTg ngày 23/02/1999 của Thủ tướng Chính phủ)

Ngày 23 tháng 02 năm 1999, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 28/1999/QĐ-TTg ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ của các tổ chức phi Chính phủ nước ngoài (PCPNN), sau đây được gọi tắt là Quy chế viện trợ PCPNN.

Thực hiện Điều 3 của Quyết định, Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Bộ Tài chính hướng dẫn chung một số vấn đề chủ yếu (ngoài những nội dung hướng dẫn riêng từng lĩnh vực theo chức năng của các Bộ có liên quan) trong việc thực hiện Quy chế viện trợ PCPNN.

Việc quản lý các hoạt động của các tổ chức PCPNN được điều chỉnh theo Quyết định số 339/TTg ngày 24 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ về việc thành lập Uỷ ban Công tác về các tổ chức phi Chính phủ; Quyết định số 340/TTg ngày 24 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế về hoạt động của các tổ chức PCPNN tại Việt Nam.

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1.1- Nội dung và phạm vi điều chỉnh của Quy chế:

Nội dung của Quy chế viện trợ PCPNN nhằm điều chỉnh việc quản lý và sử dụng nguồn viện trợ của các tổ chức PCPNN.

Viện trợ của các tổ chức PCPNN là các khoản viện trợ không thuộc nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) hoặc thuộc nguồn này nhưng thông qua các trường đại học, các Viện nghiên cứu... hoặc các tổ chức PCPNN thực hiện tại Việt Nam.

Phạm vi điều chỉnh của Quy chế viện trợ PCPNN bao gồm:

a) Các Bên nước ngoài cung cấp trực tiếp nguồn viện trợ PCPNN với mục đích phát triển hoặc nhân đạo không vì mục đích lợi nhuận (sau đây được gọi tắt là Bên nước ngoài) gồm:

- Các tổ chức phi Chính phủ nước ngoài.

- Các tập đoàn, công ty nước ngoài tài trợ.

- Các trường đại học, các viện nghiên cứu, các trung tâm, các quỹ, các cơ quan nước ngoài.

- Hội đoàn và các hội hữu nghị được thành lập ở nước ngoài.

- Các cá nhân là người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài.

b) Các đối tượng tiếp nhận viện trợ PCPNN (sau đây được gọi tắt là Cơ quan tiếp nhận viện trợ):

- Các bộ, các cơ quan quang Bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ.

- Các tỉnh, các thành phố trực thuộc Trung ương.

- Các tổ chức hội, đoàn thể Trung ương được thành lập theo luật pháp Việt Nam.

c) Viện trợ PCPNN là viện trợ không hoàn lại được cung cấp dưới các hình thức sau:

- Các chương trình, dự án: là khoản viện trợ để thực hiện các chương trình, dự án có mục tiêu và hoạt động cụ thể được mô tả chi tiết trong văn kiện chương trình, dự án theo nội dung nêu tại Phụ lục I.

- Viện trợ phi dự án: là các khoản viện trợ bằng tiền hay hiện vật (hàng hoá, vật tư, máy móc, thiết bị...) cho các mục đích phát triển kinh tế, nhân đạo, cứu trợ khẩn cấp, hợp tác khoa học, đào tạo, văn hoá, thể thao...

Các hình thức chuyển giao tài sản không thuộccác diện nêu trên được coi là quà tặng, không thuộc đối tượng điều chỉnh của Thông tư này.

1.2- Các lĩnh vực ưu tiên sử dụng viện trợ PCPNN gồm:

a) Y tế, dân số và kế hoạch hoá gia đình, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em;

b) Giáo dục và Đào tạo;

c) Các vấn đề xã hội;

d) Phát triển nông thôn và miền núi, xoá đói giảm nghèo, cấp thoát nước quy mô nhỏ, tín dụng quy mô nhỏ...;

e) Bảo vệ môi trường, môi sinh;

g) Hỗ trợ nghiên cứu và ứng dụng khoa học và công nghệ;

h) Văn hoá, thể thao...;

i) Cứu trợ khẩn cấp.

Chương 2:

VẬN ĐỘNG, ĐÀM PHÁN, PHÊ DUYỆT VÀ KÝ KẾT

2- Chuẩn bị và phê duyệt nội dung các chương trình, dự án và các khoản viện trợ phi dự án:

2.1- Đối với các chương trình, dự án:

2.1.1. Chuẩn bị:

- Căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Cơ quan tiếp nhận viện trợ (nêu tại mục 1.1, điểm b của Thông tư này) hướng dẫn cơ quan thực hiện (chủ chương trình, dự án) xây dựng văn kiện chương trình, dự án theo nội dung nêu tại Phụ lục 1 để đề nghị Bên nước ngoài tài trợ.

- Sau khi Bên nước ngoài có văn bản thông báo cam kết cung cấp tài chính hoặc cam kết xem xét tài trợ cho chương trình , dự án thì Cơ quan tiếp nhận viện trợ hoàn chỉnh hồ sơ chương trình, dự án gửi tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư và đồng gửi các cơ quan liên quan (Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam và cơ quan quản lý chuyên môn của Chính phủ liên quan tới nội dung chương trình, dự án) để đề nghị thẩm định hoặc đề nghị thoả thuận phê duyệt. Hồ sơ chương trình, dự án hợp lệ gồm:

a) Văn bản đề nghị thẩm định hoặc đề nghị thoả thuận phê duyệt của cơ quan tiếp nhận viện trợ.

b) Văn kiện chương trình, dự án - Programme/Project Document (bản tiếng Việt và bản tiếng Anh hoặc bản bằng ngôn ngữ của nước tài trợ). Đây là tài liệu đã được cơ quan tiếp nhận viện trợ và Bên nước ngoài nhất trí.

c) Văn bản thông báo cam kết cung cấp tài chính hoặc cam kết xem xét tài trợ cho chương trình, dự án của Bên nước ngoài.

d) Dự thảo Điều ước sẽ được ký kết giữa Cơ quan tiếp nhận viện trợ và Bên nước ngoài (như Biên bản ghi nhớ - Memorandum of Understanding, hoặc thoả thuận - Agreement) sau khi văn kiện chương trình, dự án đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

e) Bản sao Giấy phép được Uỷ ban công tác về các tổ chức phi chính phủ cấp cho các tổ chức PCPNN (theo Quyết định số 340/TTg ngày 24/05/1996 của Chính phủ). Trong trường hợp chưa có Giấy phép, cơ quan tiếp nhận viện trợ cần phối hợp với Bên nước ngoài làm việc với Uỷ ban công tác về các tổ chức phi chính phủ để tìm hiểu và hoàn thiện các thủ tục cần thiết.

2.1.2. Phê duyệt:

- Đối với các chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ (nêu tại Điều 5, Khoản 1, Tiết a và b của Quy chế viện trợ PCPNN):

Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan (Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam và cơ quan quản lý chuyên môn của Chính phủ) nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, các cơ quan liên quan phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổ chức thẩm định. Sau thời hạn trên, nếu các cơ quan không có ý kiến bằng văn bản thì được xem là đồng ý với nội dung các tài liệu chương trình, dự án.

Trong vòng 10 ngày sau khi nhận được ý kiến của các cơ quan, tuỳ theo tính chất của từng chương trình, dự án, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổ chức thẩm định hoặc tổng hợp trình Thủ tướng Chính phủ. Các cơ quan tham dự thẩm định gồm: Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam và các Bộ, ngành, địa phương liên quan do Bộ Kế hoạch và Đầu tư căn cứ vào chương trình, dự án cụ thể gửi giấy mời.

Kết quả thẩm định sẽ được thể hiện bằng biên bản thẩm định. Chậm nhất sau 5 ngày kể từ ngày thẩm định (nếu chương trình, dự án không cần chỉnh sửa), Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và phê duyệt.

Trong trường hợp chương trình, dự án cần chỉnh sửa thì Cơ quan tiếp nhận viện trợ có trách nhiệm phối hợp với Bên nước ngoài tiến hành chỉnh sửa theo kết luận ghi trong biên bản thẩm định. Đối với những vấn đề cần chỉnh sửa không được Bên nước ngoài chấp thuận thì Cơ quan tiếp nhận viện trợ phải có giải trình bằng văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư để xem xét, báo cáo Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Sau khi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình, dự án, Cơ quan tiếp nhận viện trợ thông báo cho Bên nước ngoài về kết quả phê duyệt để tiến hành ký kết và thực hiện chương trình, dự án.

Trong thời hạn 15 ngày sau khi ký kết, Cơ quan tiếp nhận viện trợ gửi tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan các văn kiện đã được ký kết.

- Đối với các chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng và Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức đoàn thể (nêu tại Điều 5, Khoản 2, Tiết a của Quy chế viện trợ PCPNN):

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ chương trình, dự án hợp lệ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có văn bản thoả thuận gửi Cơ quan có thẩm quyền trên làm cơ sở xem xét, phê duyệt. Trong trường hợp các các chương trình, dự án đề xuất những thiết bị, vật tư, phương tiện vận chuyển... thuộc diện hạn chế nhập khẩu, Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Tài chính và các Bộ, ngành liên quan (nếu thấy cần thiết) trước khi có thoả thuận. Trong trường hợp các cơ quan liên quan còn có ý kiến khác nhau thì cấp có thẩm quyền phê duyệt phải báo cáo xin ý kiến của Thủ tướng Chính phủ.

Trong thời hạn 15 ngày sau khi phê duyệt chương trình, dự án, Cơ quan tiếp nhận viện trợ thông báo cho Bên nước ngoài về quyết định phê duyệt chương trình, dự án để hoàn tất các thủ tục cần thiết tiếp theo, đồng thời gửi quyết định phê duyệt (bản chính) và các văn kiện đã được ký kết tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ, Bộ Ngoại giao và Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam.

2.2- Đối với các khoản viện trợ phi dự án:

2.2.1- Chuẩn bị:

- Cơ quan tiếp nhận viện trợ gửi đến Bộ Tài chính và đồng gửi các cơ quan liên quan (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam và cơ quan quản lý chuyên môn của Chính phủ liên quan tới nội dung khoản viện trợ) hồ sơ hợp lệ gồm:

a) Văn bản đề nghị cho phép tiếp nhận khoản viện trợ.

b) Văn bản của Bên nước ngoài thông báo cam kết tài trợ, kèm theo danh mục hiện vật (hàng hoá, vật tư, thiết bị, phương tiện vận chuyển...) đã được thoả thuận về chất lượng, số lượng, chủng loại, giá trị và đối tượng thụ hưởng; hoặc cam kết cung cấp tài chính (tiền), kèm theo các hạng mục cần thực hiện bằng nguồn tài chính đó. Trường hợp viện trợ được gửi chung cho nhiều đơn vị, phải có kế hoạch phân phối cho từng đơn vị về số lượng và trị giá trên cơ sở có yêu cầu bằng văn bản của từng đơn vị tiếp nhận viện trợ.

c) Dự toán và xác định vốn đối ứng bằng nguồn kinh phí trong nước để thực hiện việc tiếp nhận khoản viện trợ đã được cam kết trên tới đối tượng thụ hưởng (nếu có).

d) Bản sao Giấy phép được ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ cấp cho tổ chức PCPNN (theo Quyết định số 340/TTg ngày 24/05/1996 của chính phủ). Trong trường hợp chưa có Giấy phép, cơ quan tiếp nhận viện trợ cần phối hợp với Bên nước ngoài làm việc với ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ để tìm hiểu và hoàn thiện các thủ tục cần thiết.

2.2.2- Phê duyệt:

- Đối với các khoản viện trợ thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ nêu tại Điều 5, Khoản 1, Tiết c của Quy chế viện trợ PCPNN:

Trong vòng 10 ngày, kể từ khi Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan của Chính phủ nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, các cơ quan liên quan phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Bộ Tài chính. Sau thời hạn trên, nếu các cơ quan nói trên không có ý kiến bằng văn bản thì được xem là đồng ý.

Trong vòng 10 ngày, sau khi nhận được ý kiến của các cơ quan, Bộ Tài chính tổng hợp, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và quyết định.

Đối với các hình thức viện trợ bằng hàng nhưng được thoả thuận của Bên nước ngoài bán tại Việt Nam chuyển đổi thành hàng hoá khác thì Bộ Tài chính sẽ lấy ý kiến của các cơ quan liên quan trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và quyết định.

Sau khi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt khoản viện trợ, Cơ quan tiếp nhận viện trợ thông báo cho Bên nước ngoài về kết quả phê duyệt để ký kết và thực hiện khoản viện trợ.

- Đối với các khoản viện trợ thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng và Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức đoàn thể (nêu tại Điều 5, Khoản 2, Tiết b của Quy chế viện trợ PCPNN):

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính có văn bản thoả thuận để Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nêu trên phê duyệt và tổ chức tiếp nhận. Trong trường hợp các khoản viện trợ có những mặt hàng thuộc diện hạn chế nhập khẩu (ô tô, xe máy, hàng hoá và thiết bị đã qua sử dụng...), Bộ Tài chính sẽ lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các Bộ, ngành liên quan (nếu thấy cần thiết) trước khi có thoả thuận. Trong trường hợp các cơ quan liên quan còn có ý kiến khác nhau thì cấp có thẩm quyền phê duyệt báo cáo Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Trong thời hạn 15 ngày sau khi phê duyệt khoản viện trợ do Bên nước ngoài tài trợ, Cơ quan tiếp nhận viện trợ thông báo cho Bên nước ngoài về quyết định phê duyệt, đồng thời gửi quyết định phê duyệt (bản chính) tới Bộ Tài chính và tiến hành các thủ tục xác nhận viện trợ.

2.3. Đối với viện trợ dưới hình thức cử chuyên gia tình nguyện thì Cơ quan tiếp nhận viện trợ phải có văn bản gửi Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam và các cơ quan liên quan để có ý kiến trước khi tiếp nhận.

2.4. Đối với viện trợ khẩn cấp:

Khi có nhu cầu về viện trợ khẩn cấp, các địa phương cần thông báo ngay những thông tin liên quan về mức độ thiệt hại do tai hoạ gây ra gửi Bộ Ngoại giao, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam làm căn cứ trình Thủ tướng Chính phủ quyết định.

Trong thời hạn 7 ngày, sau khi nhận được thông báo cam kết viện trợ khẩn cấp của Bên nước ngoài, Cơ quan tiếp nhận có văn bản gửi Bộ Tài chính đề nghị cho tiếp nhận.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ khi Cơ quan tiếp nhận viện trợ gửi văn bản, Bộ Tài chính trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và phê duyệt khoản viện trợ khẩn cấp. Trong trường hợp khoản viện trợ khẩn cấp cần cung cấp cho nhiều đơn vị nhưng chưa có địa chỉ cụ thể, Bộ Tài chính đề xuất phương án phân phối và quản lý tiếp nhận khoản viện trợ để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét và phê duyệt.

Sau khi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ Tài chính hướng dẫn Cơ quan tiếp nhận viện trợ thực hiện phương án đã được phê duyệt.

Đối với viện trợ khẩn cấp được triển khai dưới dạng chương trình, dự án mang tính chất phục hồi và phát triển cần làm các thủ tục phê duyệt như nêu tại điểm 2.1 của Thông tư này.

Chương 3:

THỰC HIỆN CÁC KHOẢN VIỆN TRỢ CỦA CÁC TỔ CHỨC PCPNN

1. Việc thực hiện các chương trình, dự án và các khoản viện trợ do Bên nước ngoài tài trợ chỉ được tiến hành sau khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Vật tư, hàng hóa, máy móc, thiết bị, ... thuộc chương trình, dự án hoặc các khoản viện trợ phi dự án nhập khẩu vào Việt Nam khi chưa được các cấp có thẩm quyền phê duyệt đều bị coi là bất hợp pháp và bị xử lý theo pháp luật hiện hành.

Các khoản tiền, chuyển khoản trực tiếp của Bên nước ngoài cho cơ quan thực hiện (chủ chương trình, dự án) phải thực hiện thủ tục xác nhận viện trợ tại Bộ Tài chính trước khi sử dụng.

2. Điều chỉnh, bổ sung tăng vốn cho các chương trình, dự án:

Khi có yêu cầu điều chỉnh, bổ sung vốn, hoặc thay đổi mục tiêu, nội dung của chương trình, dự án do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Cơ quan tiếp nhận viện trợ có văn bản đề nghị, kèm theo giải trình chi tiết, gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư và đồng gửi Bộ Tài chính, Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị Việt Nam và các cơ quan quản lý chuyên môn liên quan của Chính phủ. Sau 15 ngày, kể từ khi Cơ quan tiếp nhận viện trợ gửi văn bản đề nghị, nếu các cơ quan không có ý kiến bằng văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư thì được xem là đồng ý và Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.

Việc điều chỉnh, bổ sung vốn mà không làm thay đổi mục tiêu, nội dung chương trình, dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt (không làm tổng số vốn viện trợ của Bên nước ngoài sau khi điều chỉnh, bổ sung vượt quá mức quy định tại Điều 5 Khoản 1 của Quy chế viện trợ PCPNN) sẽ do cấp phê duyệt chương trình, dự án quyết định sau khi Cơ quan tiếp nhận viện trợ có văn bản đề nghị và được Bộ Kế hoạch và Đầu tư thỏa thuận.

Trong trường hợp các cơ quan liên quan còn có ý kiến khác nhau, thì cấp phê duyệt báo cáo Thủ tướng Chính phủ quyết định.

3. Việc quản lý tài chính nguồn viện trợ PCPNN được thực hiện theo Thông tư 22/1999/TT-BTC ngày 26 tháng 02 năm 1999 của Bộ Tài chính.

4. Chế độ báo cáo thực hiện các khoản viện trợ của các tổ chức PCPNN được thực hiện theo Điều 18, Quy chế viện trợ PCPNN với các mẫu Phụ lục 2 và 3 kèm theo Thông tư này.

5. Trong quá trình triển khai thực hiện chương trình, dự án, nếu xuất hiện những vấn đề có thể ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện dự án hoặc có bất đồng giữa Bên tài trợ và phía Việt Nam, Cơ quan tiếp nhận viện trợ có văn bản báo cáo gửi Bộ Ngoại giao, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam để xem xét và phối hợp giải quyết.

Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện nếu có những vướng mắc, các Bộ, địa phương và các đơn vị có liên quan cần phản ánh kịp thời về Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính để tiếp tục bổ sung và hoàn chỉnh Thông tư hướng dẫn này.

Nguyễn Sinh Hùng (Đã ký)

Trần Xuân Giá (Đã ký)

PHỤ LỤC 1

VĂN KIỆN CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN DO TỔ CHỨC PCPNN TÀI TRỢ

Những thông tin cần có trong trang đầu của dự án

1. Tên/mã số chương trình, dự án:

2. Địa điểm thực hiện chương trình, dự án:

3. Cơ quan tiếp nhận chương trình, dự án (nêu ở mục 1.1 điểm b của Thông tư này):

4. Cơ quan thực hiện chương trình, dự án (chủ trương trình, dự án):

- Tên:

- Địa chỉ liên lạc:

5. Tổng giá trị của chương trình, dự án:

Trong đó:

+ Vốn do tổ chức PCPNN tài trợ (ngoại tệ và quy thành Đôla Mỹ):

+ Vốn đối ứng bằng tiền mặt hay hiện vật (Đồng Việt Nam):

6. Thời gian thực hiện chương trình, dự án (dự kiến bắt đầu và kết thúc):

Những nội dung cơ bản trong văn kiện chương trình, dự án:

1. Mô tả tóm tắt dự án:

2. Sự cần thiết phải có dự án (vị trí của dự án và những vấn đề đặt ra trong bối cảnh chung của ngành, của địa phương...):

3. Các mục tiêu của dự án:

- Mục tiêu dài hạn:

- Các mục tiêu ngắn hạn:

4. Các kết quả của dự án:

5. Các hoạt động của dự án:

6. Ngân sách của dự án:

7. Kế hoạch triển khai thực hiện dự án (trong trường hợp cần thiết phân thành các giai đoạn thực hiện).

8. Phân tích hiệu quả dự án:

- Sơ bộ đánh giá hiệu quả tài chính.

- Hiệu quả xã hội, nhất là tăng cường và phát triển nguồn lực nhân lực.

- Hiệu quả môi trường.

- Tính bền vững của dự án trong quá trình phát triển tiếp theo.

PHỤ LỤC 2

BÁO CÁO TIẾP NHẬN VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ ĐỐI VỚI CÁC DỰ ÁN PHI DỰ ÁN
(Định kỳ 6 tháng, hàng năm và khi kết thúc dự án/khoản viện trợ) áp dụng cho đơn vị Chủ dự án

1. Tên tổ chức viện trợ.

2. Tên dự án viện trợ (với khoản viện trợ có dự án).

3. Mục tiêu của dự án/Khoản viện trợ.

4. Đơn vị chủ dự án và đơn vị trực tiếp nhận và sử dụng viện trợ.

5. Thời gian thực hiện dự án (theo thoả thuận).

6. Trị giá viện trợ theo thoả thuận (phân tích rõ các hạng mục viện trợ, bằng tiền, bằng hàng...). Vốn đối ứng (nếu có).

7. Văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

8. Kết quả tiếp nhận: Từ khi bắt đầu thực hiện dự án đến trước kỳ báo cáo, thực hiện kỳ báo cáo.

- Bằng tiền: nguyên tệ - quy USD - quy đ Việt Nam.

- Bằng thiết bị (có danh mục chi tiết, tình trạng, giá trị).

- Chi chuyên gia, hỗ trợ kỹ thuật, chi đào tạo, tập huấn...

9. Kết quả phân phối, sử dụng viện trợ.

10. Nhận xét đánh giá hiệu quả viện trợ (thuận lợi, khó khăn).

11. Chậm nhất 3 tháng sau khi kết thúc dự án/ khoản viện trợ đơn vị chủ dự án thực hiện phê duyệt quyết toán tài chính gửi Bộ Tài chính và các cơ quan theo quy định tại Quyết định 28/1999/QĐ-TTg.

Đơn vị chủ dự án

English

THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 04/1999/TTLT/BKH-BTC	Hanoi, November 1, 1999

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE REGULATION ON THE MANAGEMENT AND USE OF AID FROM FOREIGN NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATIONS
(issued together with the Prime Minister’s Decision No. 28/1999/QD-TTg of February 23, 1999)

On February 23, 1999 the Prime Minister signed Decision No. 28/1999/QD-TTg issuing the Regulation on the management and use of aid from foreign non-governmental organizations (FNGOs), hereinafter referred to as the FNGO Aid Regulation for short.

To implement Article 3 of the Decision, the Ministry of Planning and Investment coordinates with the Ministry of Finance in jointly guiding a number of major issues (apart from the separate guidance for each field provided by the concerned ministries according to their respective functions) in the implementation of the FNGO Aid Regulation.

The management of the FNGOs’ activities shall comply with the Prime Minister’s Decision No. 339/TTg of May 24, 1996 on the establishment of the Working Committee on Non-Governmental Organizations and the Prime Minister’s Decision No. 340/TTg of May 24, 1996 issuing the Regulation on the activities of foreign NGOs in Vietnam.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

1.1. Contents and scope governed by the Regulation:

...

...

...

The FNGO aid is the aid which does not belong to the official development assistance (ODA) source or belongs to this source but granted through universities, research institutions... or FNGOs for implementation in Vietnam.

The scope governed by the FNGO Aid Regulation includes:

a/ The foreign sides directly providing FNGO aid for development or humanitarian purposes rather than profit-making purposes (hereinafter referred to as foreign sides for short), including:

- Foreign non-governmental organizations.

- Foreign groups or companies which provide financial support.

- Foreign universities, research institutions, centers, funds and agencies.

- Friendship associations and societies established in foreign countries.

- Foreign individuals and overseas Vietnamese.

b/ Subjects receiving FNGO aid (hereinafter referred to as aid-receiving agencies):

...

...

...

- The provinces and centrally-run cities.

- The central mass organizations and associations established in accordance with Vietnamese laws.

c/ FNGO aid as non-refundable aid provided in the following forms:

- Programs and projects: Aid for the implementation of programs and projects with concrete objectives and activities described in detail in the program or project documents with the contents stated in Appendix 1.

- Non-project aid: Aid in cash or in kind (goods, supplies, machinery, equipment...) for economic development, humanitarian, emergency relief, scientific cooperation, training, cultural, sport... purposes.

Various forms of property transfer which can be regarded as gift-giving and fall outside the above-mentioned categories, shall not be subject to this Circular.

1.2. Below are the fields having priority in using FNGO aid:

a/ Health, population and family planning, care and protection of mothers and children;

b/ Education and training;

...

...

...

d/ Rural and mountainous development, hunger elimination and poverty alleviation, small-scale water supply and drainage, small-scale credit...;

e/ Environmental and ecological protection;

f/ Support for scientific and technological research and application;

g/ Culture, sports...;

h/ Emergency relief.

Chapter II

MOBILIZATION, NEGOTIATION, APPROVAL AND SIGNING

2. Preparation and approval of the contents of programs, projects and non-project aid

2.1. For programs and projects:

...

...

...

- Basing themselves on the guidance of the Ministry of Planning and Investment, the aid-receiving agencies (stated in Item 1.1, Point b of this Circular) shall guide the implementing agencies (program or project owners) to formulate program or project documents according to the contents described in Appendix 1 so as to propose the foreign sides to provide financial support.

- After the foreign sides send documents notifying their pledges to provide financial support or consider financing the programs or projects, the aid-receiving agencies shall complete the program or project dossiers and send them to the Ministry of Planning and Investment as well as concerned agencies (the Ministry of Finance, the Union of Vietnam Friendship Organizations and the Government’s specialized management agencies related to the program or project’s content) to request for their evaluation or agreement and approval. A valid program or project dossier shall include:

a/ The aid-receiving agency’s written request for evaluation or agreement and approval.

b/ The program/project document (in Vietnamese and English or the language of the financing country). This is the document which has been consented by the aid-receiving agency and the foreign side.

c/ The foreign side’s document notifying its pledge to finance or consider financing the program or project.

d/ The draft agreement to be signed between the aid-receiving agency and the foreign side (such as the memorandum of understanding or agreement) after the program/project document has been approved by the competent levels.

e/ A copy of the permit issued by the Working Committee on Non-Governmental Organizations to the FNGO (under the Government’s Decision No. 340/TTg of May 24, 1996). In cases where there is no such permit, the aid-receiving agency should coordinate with the foreign side in working with the Working Committee on Non-Governmental Organizations in order to examine and complete necessary formalities.

2.1.2 Approval:

- For programs and projects falling under the approving jurisdiction of the Prime Minister (stated in Article 5, Clause 1, Items a and b of the FNGO Aid Regulation).

...

...

...

Within 10 days after receiving the opinions of the agencies, depending on the nature of each program or project, the Ministry of Planning and Investment shall organize the evaluation or sum up these opinions for submission to the Prime Minister. Agencies participating in evaluation may include the Government Office, the Ministry of Finance, the Union of Vietnam Friendship Organizations, the concerned ministries, branches and/or localities, which shall be invited in writing by the Ministry of Planning and Investment, depending on specific programs or projects.

The evaluation results shall be recorded in the evaluation report. Within no more than five days from the evaluation date (if the program or project needs no adjustment or amendment), the Ministry of Planning and Investment shall submit the program or project to the Prime Minister for consideration and approval.

In cases where the program or project needs to be adjusted or amended the aid-receiving agency shall have to coordinate with the foreign side in revising it according to the results recorded in the evaluation report. For matters which should be adjusted or amended with the disapproval by the foreign side, the aid-receiving agency shall have to send a written explanation therefor to the Ministry of Planning and Investment for consideration and reporting to the Prime Minister for decision.

After the Prime Minister has approved the program or project, the aid-receiving agency shall inform the foreign side of the approval so as to proceed with the signing and implementation of the program or project.

Within 15 days after the signing, the aid-receiving agency shall send the signed documents to the Ministry of Planning and Investment and concerned agencies.

- For programs and projects falling under the approving jurisdiction of the ministers, the presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally run cities or the heads of the ministerial-level agencies and agencies directly under the Government as well as mass organizations (stated in Article 5, Clause 2, Item a of the FNGO Aid Regulation).

Within 15 days after receiving the full and valid program or project dossier, the Ministry of Planning and Investment shall make and send its written consent to the above-mentioned competent agency as basis for consideration and approval. In cases where a program or project proposes equipment, supplies, transport means..., subject to import restrictions, the Ministry of Planning and Investment shall seek the written opinions thereon from the Ministry of Finance and concerned ministries and branches (if necessary) before giving its consent. If the concerned agencies still have divergent opinions the level with the approving competence shall have to report such to the Prime Minister for his/her opinion.

Within 15 days after the program or project is approved, the aid-receiving agency shall inform the foreign side of the program or project approval decision for completion of the subsequent necessary formalities, and, at the same time, send the approval decision (the original) and the signed documents to the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance, the Government Office, the Ministry for Foreign Affairs and the Union of Vietnam Friendship Organizations.

2.2. For non-project aid

...

...

...

- The aid-receiving agency shall send to the Ministry of Finance as well as the concerned agencies (the Ministry of Planning and Investment, the Union of Vietnam Friendship Organizations and the Government’s specialized management agency related to the aid contents) the valid dossier, including:

a/ A written request for permission to receive the aid.

b/ The foreign side’s document notifying its financing pledge enclosed with a list of aid items in kind (goods, supplies, equipment, transport means...) already agreed in terms of their quality, quantity, type, value and subject beneficiaries; or its pledge to provide financial support (in cash) accompanied with the activities to be carried out with such financial source. If the aid is sent to different units, there must be a plan on the distribution of such aid in both quantity and value to each unit on the basis of the written request of each aid-receiving unit.

c/ The estimate of expenses and reciprocal capital allocated from the domestic funding source for implementing the reception of the pledged aid per subject beneficiary (if any).

d/ A copy of the permit issued by the Working Committee on Non-Governmental Organizations to the FNGO (under the Government’s Decision No. 340/TTg of May 24, 1996). In cases where there is not such permit, the aid-receiving agency should coordinate with the foreign side in working with the Working Committee on Non-Governmental Organizations to examine and complete necessary formalities.

2.2.2. Approval:

- For aid falling under the approving jurisdiction of the Prime Minister as stated in Article 5, Clause 1, Item c of the FNGO Aid Regulation:

Within 10 days after the Ministry of Finance and the concerned agencies of the Government receive the full and valid dossier, the concerned agencies shall send their official opinions in writing to the Ministry of Finance. If, past this time limit, the above-mentioned agencies have no written opinions, they shall be deemed to have agreed therewith.

Within 10 days after receiving the agencies’ opinions the Ministry of Finance shall sum them up for submission to the Prime Minister for consideration and decision.

...

...

...

After the Prime Minister has approved the aid, the aid-receiving agency shall inform the foreign side of the approval so as to proceed with the signing and implementation thereof.

- For aid falling under the approving jurisdiction of the ministers, the presidents of the People’s Committees of the provinces and centrally run cities, the heads of the ministerial-level agencies and agencies directly under the Government as well as mass organizations (stated in Article 5, Clause 2, Item b of the FNGO Aid Regulation):

Within 15 days after receiving the full and valid dossier, the Ministry of Finance shall give its written consent so that the above-mentioned agency with the approving competence can approve and organize the aid reception. In cases where the aid includes commodity items subject to import restrictions (used cars, motorbikes, goods and equipment...) the Ministry of Finance shall seek the written opinions thereon from the Ministry of Planning and Investment as well as the concerned ministries and branches (if necessary) before giving the consent. If the concerned agencies still have divergent opinions, the level with the approving competence shall have to report such to the Prime Minister for decision.

Within 15 days after approving the aid granted by the foreign side, the aid-receiving agency shall inform the foreign side of the approval decision and, at the same time, send the approval decision (the original) to the Ministry of Finance and proceed with the aid-certifying procedures.

2.3. For aid in the form of sending voluntary specialists, before accepting these voluntary specialists, the aid-receiving agency shall send a document thereon to the Government Office, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance, the Union of Vietnam Friendship Organizations and other concerned agencies for their opinions.

2.4. For emergency aid

When localities have a demand for emergency aid, they should immediately notify in writing the information about the level of damage caused by natural calamities to the Ministry for Foreign Affairs and the Union of Vietnam Friendship Organizations as the basis for submission to the Prime Minister for decision.

Within seven days after receiving the notice on the foreign side’s pledge to grant emergency aid, the receiving agency shall send a written request for permission to receive such aid to the Ministry of Finance.

Within 10 days after the aid-receiving agency sends such written request, the Ministry of Finance shall submit it to the Prime Minister for consideration and approval of the emergency aid. Where the emergency aid needs to be granted to several units which are to be identified, the Ministry of Finance shall propose the plan on the aid distribution and management to the Prime Minister for consideration and approval.

...

...

...

For emergency aid to be implemented in the form of rehabilitation and development programs or projects, the approval procedures stated at Point 2.1 of this Circular shall be carried out.

Chapter III

FNGO AID IMPLEMENTATION

1. The implementation of programs, projects and various forms of aid granted by the foreign sides shall only be effected after the competent levels have so approved.

Supplies, goods, machinery, equipment... belonging to the programs, projects or non-project aid imported into Vietnam without the approval of the competent levels shall all be considered illegal and dealt with in accordance with current laws.

For sums of money directly transferred or remitted by the foreign sides to the implementing agencies (program or project owners), aid-certifying procedures must be completed at the Ministry of Finance before they can be used.

2. Adjustments and supplements to increase the programs’ or projects’ funding:

When having a demand to adjust and supplement the funding or change the objective and/or contents of a program or project approved by the Prime Minister, the aid-receiving agency shall send a written request together with a detailed explanation therefor to the Ministry of Planning and Investment and concurrently to the Ministry of Finance, the Union of Vietnam Friendship Organizations and the concerned specialized management agencies of the Government. If, after 15 days from the time the aid-receiving agency sends such written request, the agencies send no written opinions to the Ministry of Planning and Investment, they shall be deemed to have agreed therewith, and the Ministry of Planning and Investment shall sum up and submit such to the Prime Minister for consideration and decision.

In cases where the concerned agencies have divergent opinions the approving level shall report such to the Prime Minister for decision.

...

...

...

4. The regime of reporting on the implementation of FNGO aid shall comply with Article 18 of the FNGO Aid Regulation and according to the forms in Appendices 2 and 3 of this Circular.

5. If, in the course of program or project implementation, arise problems that may greatly affect the project implementation or there is disagreement between the financing side and the Vietnamese side, the aid-receiving agency shall report such in writing to the Ministry for Foreign Affairs, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance and the Union of Vietnam Friendship Organizations for consideration and coordination in settlement.

This Circular takes effect 15 days after its signing. If, in the course of implementation, any problems arise, the ministries, localities and concerned units should timely report them to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance for further supplement and perfection of this guiding Circular.

MINISTER OF PLANNING AND INVESTMENT




Tran Xuan Gia

MINISTER OF FINANCE





Nguyen Sinh Hung