Vai trò của Business Analyst và Legal Business Analyst trong TVPL Legal AI

Phát triển thành công TVPL AI lúc này không chỉ nằm ở khả năng viết code. AI và lập trình viên có thể làm rất nhanh một giao diện hoặc một chức năng theo mô tả. Nhưng nếu không có người hiểu sâu hoạt động của phòng pháp chế, công ty luật và người dùng pháp luật thì sản phẩm rất dễ:

1. Đúng về mặt kỹ thuật nhưng không đúng cách người dùng thực tế làm việc;
2. Có đủ chức năng nhưng quy trình chung chung, kg phải là 1 quy trình thuận tiện nhất;
3. AI trả lời được nhưng cách trình bày, tiện ích xử lý sau đó không thuận tiện;
4. Phân quyền, phê duyệt, kiểm soát và tình huống ngoại lệ làm không tốt;
5. Nguy cơ TVPL AI chỉ phù hợp để trình diễn mà chưa đủ chiều sâu để doanh nghiệp sử dụng thật.

Vì vậy, nguyên tắc phải là: AI/Lập trình chịu trách nhiệm xây dựng kỹ thuật. BA và Legal BA chịu trách nhiệm làm rõ sản phẩm phải giải quyết vấn đề gì, vận hành theo quy trình nào và như thế nào mới được xem là đáp ứng đúng nhu cầu.

Vai trò của BA và Legal BA

BA và Legal BA phải tham gia từ đầu đến cuối, không chỉ xuất hiện lúc viết yêu cầu hoặc lúc nghiệm thu.

Giai đoạn 1: Tìm đúng vấn đề

BA và Legal BA phải:

1. Nghiên cứu hoạt động thực tế của phòng pháp chế, công ty luật, văn phòng luật sư và doanh nghiệp;
2. Dùng các cách khác nhau đển nắm nhu cầu người dùng;
3. Quan sát cách người dùng xử lý hồ sơ, hợp đồng, tư vấn, phê duyệt và theo dõi công việc để từ đó phát triển thành quy trình, giao diện, tiện ích cho TVPL AI;
4. Xác định điểm khó khăn, công việc lặp lại, rủi ro và nhu cầu chưa được giải quyết;
5. Phân biệt điều khách hàng nói muốn với vấn đề thật sự cần giải quyết.

Giai đoạn 2: Thiết kế quy trình sản phẩm

BA và Legal BA cùng xác định:

1. Ai là người sử dụng;
2. Người dùng bắt đầu từ đâu;
3. Dữ liệu, hồ sơ và tài liệu đầu vào là gì;
4. Công việc đi qua những bước nào;
5. Ai được xem, sửa, phê duyệt và quyết định;
6. AI hỗ trợ ở bước nào;
7. Khi nào cần người kiểm tra;
8. Trường hợp ngoại lệ được xử lý thế nào;
9. Kết quả cuối cùng phải thể hiện ra sao để người dùng có thể sử dụng.

Đây chính là phần AI và lập trình viên khó tự nghĩ sâu nếu chưa từng làm trong phòng pháp chế hoặc công ty luật.

Giai đoạn 3: Chuyển thành tài liệu dễ làm

BA và Legal BA không cần viết tài liệu dài và cầu kỳ. Nhưng tài liệu phải đủ rõ để AI/lập trình viên đọc vào là biết:

1. Vấn đề cần giải quyết;
2. Người sử dụng;
3. Quy trình;
4. Business rule;
5. Quy tắc pháp lý;
6. Dữ liệu đầu vào;
7. Kết quả đầu ra;
8. Các trường hợp bình thường và ngoại lệ;
9. Tiêu chí nghiệm thu.

Legal BA chịu trách nhiệm làm sâu phần nghiệp vụ pháp lý. BA chịu trách nhiệm tổ chức toàn bộ nội dung thành cấu trúc rõ ràng, nhất quán và có thể phát triển thành sản phẩm.

Giai đoạn 4: Đồng hành với AI và lập trình viên

BA và Legal BA phải trao đổi thường xuyên với đội kỹ thuật:

1. Giải thích nghiệp vụ ngắn gọn, đúng trọng tâm;
2. Trả lời khi đội kỹ thuật cần làm rõ;
3. Xem sớm từng phần sản phẩm đang làm;
4. Phát hiện đội kỹ thuật đang hiểu sai trước khi làm quá xa;
5. Góp ý theo vấn đề và kết quả cần đạt, không áp đặt cách viết code;
6. Tôn trọng chuyên môn kỹ thuật và giúp đội kỹ thuật hiểu đúng người dùng.

“Nói chuyện nhẹ nhàng nhưng đúng trọng tâm” nên được đưa thành tiêu chí về khả năng phối hợp liên phòng ban và truyền đạt nghiệp vụ cho người không có chuyên môn pháp luật.

Giai đoạn 5: Test và hoàn thiện sản phẩm

BA và Legal BA phải trực tiếp sử dụng sản phẩm như người dùng thật:

1. Test toàn bộ luồng công việc;
2. Kiểm tra tính năng và trải nghiệm sử dụng;
3. Kiểm tra các trường hợp ngoại lệ;
4. Kiểm tra độ đúng nghiệp vụ và pháp lý;
5. Kiểm tra nguồn dẫn, cảnh báo và giới hạn của AI;
6. Ghi nhận lỗi và mô tả rõ cách cần sửa;
7. Xác nhận sản phẩm đã đủ điều kiện đưa cho khách hàng dùng thử hay chưa.

BA chịu trách nhiệm điều phối kiểm thử/UAT. Legal BA chịu trách nhiệm xác nhận độ đúng của nghiệp vụ và kết quả pháp lý.

Giai đoạn 6: Nghiên cứu thị trường và phát triển thành dòng sản phẩm

BA và Legal BA còn phải:

1. Làm việc với nhiều nhóm khách hàng;
2. Nhận diện nhu cầu nào xuất hiện lặp lại;
3. Phân biệt nhu cầu riêng của một khách hàng với nhu cầu chung của thị trường;
4. Tổng hợp thành nhóm bài toán;
5. Đề xuất dòng sản phẩm hoặc tính năng có thể phục vụ nhiều doanh nghiệp;
6. Chuyển hiểu biết thị trường thành tài liệu rõ để đội sản phẩm và công nghệ phát triển.

Đây là bước biến một yêu cầu riêng của Masan hoặc một công ty luật thành sản phẩm TVPL AI có thể bán cho toàn thị trường.

Vai trò của Business Analyst và Legal Business Analyst trong TVPL Legal AI

Phân công giữa BA và Legal BA

Dưới đây là bảng phân công nội dung công việc giữa BA và Legal BA:

Hai bên không làm thay nhau:

1. BA không tự quyết định nội dung pháp luật.
2. Legal BA không chỉ đưa nội dung pháp lý rồi chờ đội kỹ thuật thực hiện.
3. AI/lập trình viên không tự nghĩ và quyết định quy trình nghiệp vụ.
4. PM/Product Lead quyết định bài toán nào được ưu tiên và đầu tư phát triển.

• >> Legal Business Analyst, nghề mới xuất hiện từ sản phẩm TVPL Legal AI
• >> Doanh nghiệp tham gia chuỗi cung ứng bán dẫn được hưởng ưu đãi gì?