Hành nghề công chứng

Hành nghề công chứng là việc công chứng viên của 01 tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc công chứng theo quy định của Luật Công chứng 2024 và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

- Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập;

- Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2024 và quy định khác của pháp luật có liên quan.

1. Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng

1.1. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh

(i) Có từ 02 thành viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.

Lưu ý: Các thành viên hợp danh phải là công chứng viên và có quyền ngang nhau khi quyết định các vấn đề của Văn phòng công chứng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên.

(ii) Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng, thực hiện việc quản lý và điều hành hoạt động của Văn phòng công chứng; không được thuê người khác điều hành Văn phòng công chứng, không được cho thuê Văn phòng công chứng.

(iii) Tên của Văn phòng công chứng:

- Cấu trúc “Văn phòng công chứng” + “tên riêng bằng tiếng Việt” (do các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh thỏa thuận lựa chọn hoặc công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân lựa chọn).

- Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của Văn phòng công chứng;

- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác đang hoạt động trong phạm vi toàn quốc;

- Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

(iv) Trụ sở của văn phòng công chứng:

Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện về trụ sở theo Điều 18 Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

- Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;

- Có diện tích làm việc tối thiểu là 8m2 cho mỗi công chứng viên, diện tích kho lưu trữ tối thiểu là 50m2;

- Bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật;

1.2. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình loại hình doanh nghiệp tư nhân

Tại các đơn vị hành chính cấp huyện có mật độ dân số thấp, cơ sở hạ tầng và dịch vụ chưa phát triển và khó khăn trong việc thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh, Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng 2024 và quy định khác của pháp luật có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân.

Chính phủ quy định danh mục các đơn vị hành chính cấp huyện được thành lập Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân và việc chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng tại các đơn vị hành chính cấp huyện này.

(Lưu ý: hiện nay chính quyền địa phương chỉ còn mô hình 2 cấp)

- Chủ doanh nghiệp tư nhân đồng thời là Trưởng Văn phòng công chứng và phải là công chứng viên đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên.

- Tên và trụ sở của văn phòng công chứng theo loại hình loại hình doanh nghiệp tư nhân thực hiện theo mục (iii) và (iv) mục 1.1 nêu trên.

Để hoạt động hành nghề công chứng, văn phòng công chứng phải thực hiện thủ tục đăng ký thành lập, sau đó đăng ký hoạt động.

Hình từ Internet

2. Đăng ký thành lập văn phòng công chứng

Thành phần hồ sơ:

(i) Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ: sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện đề án thành lập Văn phòng công chứng; giá trị và tỷ lệ góp vốn, xác định thời hạn góp vốn trước ngày Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; thông tin về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

(ii) Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến và dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; quyết định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

(iii) Giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng.

Lưu ý:

- Giấy tờ quy định tại điểm (ii) và điểm (iii) mục 2 này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

- Dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng quy định tại điểm (ii) mục 2 này gồm các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng; họ và tên, địa chỉ liên lạc của các công chứng viên hợp danh; tổng vốn điều lệ, tài sản góp vốn, giá trị và tỷ lệ góp vốn của các công chứng viên hợp danh; quyền và nghĩa vụ của các công chứng viên hợp danh; cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng công chứng và các công chứng viên hợp danh còn lại; nguyên tắc trả lương, thu nhập; nguyên tắc giải quyết tranh chấp; thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ.

Nơi nộp hồ sơ:

- Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính về Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng dự kiến đặt trụ sở.

- Nộp trực tuyến trên môi trường điện tử về Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng dự kiến đặt trụ sở.

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

XEM THÊM:

Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (Mẫu TP-CC-09) Ban hành kèm theo Thông tư 05/2025/TT-BTP;

3. Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng

Thời hạn thực hiện: 90 ngày kể từ ngày quyết định cho phép thành lập có hiệu lực thi hành, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định.

Thành phần hồ sơ:

(i) Đơn đề nghị đăng ký hoạt động (Mẫu TP-CC-06) Ban hành kèm theo Thông tư 05/2025/TT-BTP;

(ii) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng;

(iii) Giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp danh đã góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

(iv) Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có);

(v) 02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên.

Lưu ý: Giấy tờ quy định tại điểm (ii) và điểm (iii) mục 3 này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử.

Nơi nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử về Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Một số lưu ý khi thành lập văn phòng công chứng

(i) Văn phòng công chứng được hoạt động, công chứng viên của Văn phòng công chứng được hành nghề kể từ ngày Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động.

(ii) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong 03 số liên tiếp về những nội dung sau đây:

- Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;

- Họ và tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;

- Số, ngày, tháng, năm cấp, cấp lại giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động của Văn phòng công chứng

(iii) Văn phòng công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây:

- Sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33) Ban hành kèm theo Thông tư 05/2025/TT-BTP;

- Sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34) Ban hành kèm theo Thông tư 05/2025/TT-BTP;

- Sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35) (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử) Ban hành kèm theo Thông tư 05/2025/TT-BTP;

- Sổ chứng thực bản sao; sổ chứng thực chữ ký;

- Sổ chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật chứng thực;

- Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-36) Ban hành kèm theo Thông tư 05/2025/TT-BTP;

- Sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

(iv) Công chứng viên thuộc một trong các trường hợp sau đây không được thành lập, tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới:

- Đang là viên chức của Phòng công chứng;

- Đang là thành viên hợp danh của 01 Văn phòng công chứng;

- Đang là Trưởng Văn phòng công chứng của Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;

- Chưa hết thời hạn 02 năm theo quy định tại khoản 6 Điều 27, khoản 5 Điều 31 và khoản 4 Điều 34 Luật Công chứng 2024.