Thông qua hợp đồng, giao dịch với người có liên quan trong công ty TNHH một thành viên

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu khi giao kết hợp đồng hoặc tiến hành giao dịch với một trong số các đối tượng sau thì phải được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên xem xét quyết định:

- Chủ sở hữu công ty và người có liên quan của chủ sở hữu công ty;

- Thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;

- Người có liên quan của thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên;

- Người quản lý của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý đó;

- Người có liên quan của chủ sở hữu công ty, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý đó.

Người có liên quan được hiểu là cá nhân, tổ chức có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với công ty trong các trường hợp sau đây:

- Công ty mẹ, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý của công ty mẹ.

- Công ty con, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty con.

- Cá nhân, tổ chức hoặc nhóm cá nhân, tổ chức có khả năng chi phối hoạt động của công ty đó thông qua sở hữu, thâu tóm cổ phần, phần vốn góp hoặc thông qua việc ra quyết định của công ty;

- Người quản lý công ty, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên.

- Vợ, chồng, bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố chồng, mẹ chồng, bố vợ, mẹ vợ, con đẻ, con nuôi, con rể, con dâu, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của người quản lý công ty, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên, thành viên và cổ đông sở hữu phần vốn góp hay cổ phần chi phối.

- Cá nhân là người đại diện theo ủy quyền của công ty, tổ chức trong 03 trường hợp đầu tiên vừa nêu;

- Công ty trong đó cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức nêu trên có sở hữu đến mức chi phối việc ra quyết định của công ty.

Trước khi ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch với các đối tượng trên thì người đại diện công ty ký tên trên hợp đồng phải thông báo cho Hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; đồng thời gửi kèm dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch.

Hợp đồng, giao dịch chỉ được thực hiện nếu được Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên quyết định thông qua.

Việc thông qua quyết định chấp thuận hợp đồng hoặc giao dịch được thực hiện như sau:

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của người ký kết hợp đồng thì Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty và Kiểm soát viên sẽ tiến hành việc biểu quyết thông qua;

- Việc biểu quyết được thực hiện theo nguyên tắc đa số, mỗi người một phiếu biểu quyết;

- Người có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết thông qua vấn đề này.

Hợp đồng, giao dịch được chấp thuận khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Các bên ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch là những chủ thể pháp lý độc lập, có quyền, nghĩa vụ, tài sản và lợi ích riêng biệt;

- Giá sử dụng trong hợp đồng hoặc giao dịch là giá thị trường tại thời điểm hợp đồng được ký kết hoặc giao dịch được thực hiện;

- Chủ sở hữu công ty tuân thủ đúng nghĩa vụ quy định về hợp đồng và pháp luật có liên quan trong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê, hợp đồng, giao dịch khác giữa công ty và chủ sở hữu công ty.

Trường hợp hợp đồng, giao dịch không đáp ứng quy trình và điều kiện như đã nêu trên và gây thiệt hại cho công ty thì người ký hợp đồng và người có liên quan là phải liên đới chịu trách nhiệm về những thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty những khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu khi giao kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch với chủ sở hữu công ty hoặc người có liên quan của chủ sở hữu công ty thì không cần phải đáp ứng những điều kiện, trình tự thủ tục như đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức và các hợp đồng, giao dịch này phải được ghi chép lại và lưu giữ thành hồ sơ riêng của công ty.

Đồng thời, chủ sở hữu công ty phải xác định và tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty và tài sản của công ty. Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt các chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với các chi tiêu trên cương vị là Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.