Nguyên tắc lập, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử trong công ty TNHH một thành viên

1. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

- Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

- Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế và ghi đầy đủ nội dung theo quy định (xem chi tiết tại công việc "Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử").

2. Nguyên tắc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

- Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (công ty TNHH 01 TV) phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

- Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Dữ liệu hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

- Công ty TNHH 01 TV là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên công ty TNHH 01 TV là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải:

+ Được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm); và

+ Phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.