Đăng ký người phụ thuộc trong công ty TNHH một thành viên

Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet

Người phụ thuộc là người mà đối tượng nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng (xem cụ thể đối tượng là người phụ thuộc tại công việc "Các khoản giảm trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công").

Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 11 triệu đồng/tháng thì phải lập hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (hay thường được gọi là đăng ký giảm trừ gia cảnh) để được tính giảm trừ gia cảnh.

Người nộp thuế chỉ phải đăng ký cho mỗi người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian tính giảm trừ gia cảnh. Cụ thể như sau:

1. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc

1.1. Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc thông qua công ty TNHH một thành viên:

Hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc bao gồm:

(1) Tài liệu người nộp thuế phải nộp cho công ty TNHH một thành viên:

- Bản đăng ký người phụ thuộc (Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC): 02 bản, trong đó công ty TNHH một thành viên trả thu nhập lưu giữ một (01) bản và nộp một (01) bản đăng ký cho cơ quan thuế.

- Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng (Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC);

- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (xem chi tiết tại Mục 2).

(2) Tài liệu mà công ty TNHH một thành viên phải nộp: Phụ lục bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc cho người giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 07/THĐK-NPT-TNCN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trụ sở chính của công ty TNHH một thành viên trả thu nhập.

Thời hạn nộp hồ sơ

- Công ty TNHH một thành viên (tổ chức trả thu nhập) nộp hồ sơ đến cơ quan thuế cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó. 

- Riêng đối với người phụ thuộc là các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng (đối tượng (5) nêu tại Mục 2), thời hạn đăng ký người phụ thuộc chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế, nếu quá thời hạn này thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

1.2. Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan Thuế

Hồ sơ đăng ký thuế gồm:

(1) Bản đăng ký người phụ thuộc (Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC);

(2) Phụ lục bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng (Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC);

(3) Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (xem chi tiết tại Mục 2).

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trụ sở chính của công ty TNHH một thành viên trả thu nhập.

Thời hạn nộp hồ sơ:

- Người nộp thuế nộp hồ sơ Đăng ký người phụ thuộc lần đầu cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý đó hoặc khi nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định. 

- Riêng đối với người phụ thuộc khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng (đối tượng (5) nêu tại Mục 2) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế, nếu quá thời hạn này thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

Lưu ý:

Đối với cả 2 trường hợp nêu trên, khi có thay đổi (tăng, giảm) về người phụ thuộc hoặc người nộp thuế thay đổi nơi làm việc thì phải thực hiện đăng ký lại người phụ thuộc (hồ sơ, thời hạn, trình tự các bước, thực hiện như đăng ký người phụ thuộc lần đầu).

2. Thành phần hồ sơ chứng minh người phụ thuộc bao gồm:

(1) Đối với con:

- Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).

- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

- Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng, hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Giấy khai sinh.

+ Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

- Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

(2) Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.

- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(3) Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp; hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.

- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp, giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(4) Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông, bà nội; ông, bà ngoại; cháu ruột,...), hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh.

- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Các giấy tờ hợp pháp là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

+ Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

+ Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp.

+ Bản tự khai của người nộp thuế (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

+ Bản tự khai của người nộp thuế (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(5) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

(6) Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại các trường hợp (1), (2), (3), (4), (5) nêu trêu hoặc chỉ cần Bản đăng ký người phụ thuộc (theo Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC) có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.

Lưu ý: Kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo hoàn thành việc kết nối dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không phải nộp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc nêu trên nếu thông tin trong những giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc:

Chậm nhất là sau 03 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc lần đầu (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc), người nộp thuế nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gửi đến công ty TNHH một thành viên (tổ chức trả thu nhập) đối với trường hợp đăng ký người phụ thuộc thông qua công ty hoặc gửi đến cơ quan thuế nơi đã nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc lần đầu đối với trường hợp đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.