Các trường hợp được hoàn thuế TNCN và thành phần hồ sơ để được hoàn thuế TNCN cho NLĐ trong công ty TNHH một thành viên

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc nhà nước hoàn trả số thuế TNCN mà người nộp thuế đã nộp vào Ngân sách nhà nước trong một số trường hợp nhất định.

Cá nhân được hoàn thuế theo một trong các trường hợp sau đây:

- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp.

Ví dụ: A ký hợp đồng lao động lao động với Công ty X và có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Trong năm 2023, số thuế TNCN A đã nộp cho Cơ quan thuế là 15 triệu đồng, nhưng sau khi quyết toán thuế thì số thuế TNCN A phải nộp theo quy định là 11 triệu đồng. Vì số tiền thuế đã nộp cao hơn số tiền thuế phải nộp nên A thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN để được hoàn trả số tiền đã nộp thừa.

- Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế.

Ví dụ: Trong năm 2023 A là cá nhân cư trú, ký hợp đồng lao động với công ty X và có thời gian thử việc là 02 tháng. Mức lương nhận được là 5 triệu đồng/tháng. Trong 02 tháng thử việc tại công ty X, công ty X đã "tạm" khấu trừ thuế TNCN của A là 10% tương đương với 1 triệu đồng (Xem chi tiết tại công việc: Trường hợp khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân). Mặt khác trong năm 2023 tổng thu nhập của A không quá 108 triệu đồng và A đã được cấp mã số thuế - tức là A chưa đến mức phải nộp thuế TNCN cho năm 2023. Như vậy, A sẽ được hoàn thuế TNCN với số tiền là 1 triệu đồng - khoản thu nhập đã bị khấu trừ trong thời gian A thử việc tại công ty X.

- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Để được hoàn thuế TNCN thì cá nhân phải đáp ứng các điều kiện sau: 

- Thuộc một trong ba trường hợp hoàn thuế TNCN nêu trên;

- Có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế;

- Có đề nghị hoàn thuế.

Thủ tục đề nghị hoàn thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được thực hiện như sau:

Công ty TNHH một thành viên trả thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân có ủy quyền thì việc hoàn thuế của cá nhân đó được thực hiện thông qua công ty TNHH một thành viên trả thu nhập

Công ty TNHH một thành viên trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả của cá nhân.

- Thành phần hồ sơ:

+ Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa (theo mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC);

+ Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;

+ Bảng kê chứng từ nộp thuế (theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC).

Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ, cơ quan quản lý thuế thực hiện phân loại hồ sơ và thông báo cho người nộp thuế về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế hoặc thông báo bằng văn bản cho người nộp thuế trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ.

Lưu ý: Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.