Thuế thu nhập cá nhân

Lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ 01/6/2025

Tình trạng Đã biết

Ngày hiệu lực Đã biết

Công việc thay thế: Đã biết

Công việc bị thay thế: Đã biết

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh trả thu nhập cho cá nhân thực hiện lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định sau đây:

>> Quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025

>> Tính thuế thu nhập cá nhân đối với hộ kinh doanh 2025

Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp, hộ kinh doanh khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Cụ thể như sau:

1. Lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

1.1. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC, kể từ ngày 01/6/2025, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã thực hiện theo các quy định trước đây phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai sau khi áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.

Mẫu 03/TNCN – Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Xem thêm mẫu:

Mẫu số 01/CTKT-TMĐ - Chứng từ khấu trừ thuế đối với hộ, cá nhân có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử ban hành kèm theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.

Căn cứ khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao gồm các nội dung sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ 01/6/2025

(Ảnh minh họa – Nguồn Internet)

1.2. Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 21 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số trước khi sử dụng chứng từ điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì được lựa chọn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử không phải trả tiền dịch vụ.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lưu ý:

- Kể từ thời điểm cơ quan quản lý thuế chấp nhận đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng chứng từ điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây, tiêu hủy những chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

- Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp, cá nhân khấu trừ thuế, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan quản lý thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP qua một trong các phương thức sau:

- Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Tổng cục Hải quan.

- Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

1.3. Xử lý chứng từ điện từ điện tử đã lập

Căn cứ khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp chứng từ điện tử đã lập sai thì doanh nghiệp khấu trừ thuế thực hiện xử lý chứng từ điện tử đã lập theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Mẫu số 04/SS-CTĐT - Mẫu thông báo chứng từ đã lập sai Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

1.4. Trách nhiệm của doanh nghiệp, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ điện tử

Căn cứ khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí khi sử dụng chứng từ điện tử:

(i) Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan quản lý thuế cấp.

(ii) Tạo lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử để gửi đến người bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của chứng từ điện tử đã lập.

(iii) Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế

- Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử.

Doanh nghiệp, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.

(iv) Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ chứng từ điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

(v) Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

1.5. Thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

2. Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh trả các khoản thu nhập sau khi đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì doanh nghiệp, hộ kinh doanh không cấp chứng từ khấu trừ.

- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Mục 1.1. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một số trường hợp cụ thể như sau:

+ Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.

+ Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

(Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Xem thêm mẫu:

- Mẫu số 01/ĐKTĐ-CTĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

- Mẫu 03/TNCN – Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Mẫu số 01/CTKT-TMĐ - Chứng từ khấu trừ thuế đối với hộ, cá nhân có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử ban hành kèm theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.

- Mẫu số 04/SS-CTĐT - Mẫu thông báo chứng từ đã lập sai Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.