Doanh nghiệp

Xây dựng biên bản họp đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần như thế nào?

16:22 02/12/22

Để đúng luật, khi nào cần họp đại hội đồng cổ đông? Khi xây dựng biên bản họp cần phải có những nội dung nào? Thẩm quyền ký biên bản là của ai? – Minh Long (Cà Mau).

>> Khi nào được yêu cầu bồi thường thiệt hại trong hoạt động thương mại?

>> Có những loại chế tài nào trong hoạt động thương mại?

Nội dung này được Ban Hỗ trợ PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP trả lời như sau:

Mỗi năm một lần hoặc khi có sự kiện bất thường, Đại hội đồng cổ đông phải tổ chức họp theo quy định tại khoản 1 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020.

Trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, thư ký có trách nhiệm ghi lại toàn bộ nội dung diễn ra tại cuộc họp, ý kiến của các cổ đông, vấn đề nào được thông qua, vấn đề nào không được thông qua…vào trong biên bản. Đồng thời, theo quy định tại khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.

1. Những vấn đề được bàn bạc tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Theo khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông thường niên sẽ bàn bạc và thông qua những vấn đề sau:

- Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

- Báo cáo tài chính hằng năm;

- Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị; kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;

- Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty; kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

- Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;

- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

- Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Như vậy, có thể hiểu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là một văn bản ghi nhận nội dung họp liên quan tới việc vận hành kinh doanh của công ty; là tài liệu minh chứng cho những cam kết về quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức và giúp các cổ đông dễ dàng tổng hợp, theo sát tình hình hơn.

Xây dựng biên bản họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Những nội dung phải có khi xây dựng biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được lập trong cuộc họp, đồng thời phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 biên bản họp phải được lập bằng tiếng Việt và phải bao gồm các nội dung sau:

- Tên, địa chỉ trụ sở và mã số doanh nghiệp;

- Thời gian, địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

- Chương trình và nội dung cuộc họp;

- Họ, tên của chủ tọa và thư ký;

- Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề được đưa ra nội dung chương trình họp;

- Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

- Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề (trong đó ghi rõ: phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp);

- Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

- Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

3. Thẩm quyền ký biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông chỉ cần có chữ ký của chủ tọa và thư ký đại diện thay cho toàn bộ cổ đông công ty.

- Trong trường hợp chủ tọa và thư ký từ chối ký, nếu các thành viên khác của Hội đồng quản trị có dự họp cùng nhất trí ký tên và xét thấy biên bản họp có đầy đủ nội dung như quy định pháp luật thì biên bản vẫn có hiệu lực, đồng thời phải ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản.

- Khi cổ đông là pháp nhân cùng ký vào biên bản họp, thì cũng chỉ cần có chữ ký của cổ đông (chữ ký của người đại diện phần vốn góp của cổ đông là pháp nhân) là được chứ không bắt buộc phải có dấu của cổ đông là pháp nhân đó.

Lưu ý:

- Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

- Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

>> Xem thêm công việc: Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Chuyên viên pháp lý Đình Huy

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa