Tài liệu, hồ sơ doanh nghiệp cần lưu trữ
14:40 14/12/20
Tôi muốn hỏi: công ty cần lưu các hồ sơ gì tại trụ sở công ty phục vụ cho các đoàn thanh tra, kiểm tra như thuế, BH, kiểm toán, cháy-nổ....
>> Hướng dẫn ghi mã ngành, nghề kinh doanh cấp 4, cấp 5
>> Thành lập Trung tâm Tiếng anh
Nội dung này được Ban Hỗ trợ PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP trả lời như sau:
Căn cứ theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tùy theo loại hình mà doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty;
- Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
* Tài liệu kế toán phải lưu giữ
Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
* Tài liệu về phòng cháy, chữa cháy phải lưu giữ
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Thông tư 66/2014/TT-BCA thì người đứng đầu cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy và chữa cháy nhưng không phải là cơ sở nguy hiểm về cháy, nổ phải có trách nhiệm lập và lưu giữ hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy của cơ sở. Bao gồm:
- Quy định, nội quy, quy trình, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về phòng cháy và chữa cháy;
- Quyết định thành lập đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở;
- Phương án chữa cháy của cơ sở đã được phê duyệt; báo cáo kết quả tổ chức thực tập phương án chữa cháy;
- Biên bản kiểm tra an toàn về phòng cháy và chữa cháy; văn bản đề xuất, kiến nghị về công tác phòng cháy và chữa cháy; biên bản vi phạm và quyết định xử lý vi phạm hành chính về phòng cháy và chữa cháy (nếu có);
- Sổ theo dõi công tác tuyên truyền, bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ phòng cháy và chữa cháy và hoạt động của đội phòng cháy và chữa cháy cơ sở, chuyên ngành; Sổ theo dõi phương tiện phòng cháy và chữa cháy.
Anh vui lòng xem chi tiết tại công việc: Lập hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy, chữa cháy.
* Tài liệu về bảo hiểm xã hội, lao động phải lưu giữ
- Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng;
- Bảng chấm công; thang bảng lương;
- Hồ sơ tham gia, theo dõi, giải quyết chế độ BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN, BHYT cho người lao động;
...
Anh vui lòng tham khảo chi tiết tại cây công việc:
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Nhìn chung, trên nguyên tắc doanh nghiệp có những tài liệu nào thì phải lưu giữ những tài liệu đó để thuận tiện cho hoạt động quản lý, kiểm soát, thanh tra và phải đảm bảo lưu giữ các tài liệu nêu trên. Địa điểm lưu giữ là tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định pháp luật có liên quan.
Anh có thể tham khảo chi tiết tại các bài viết:
- Lưu giữ tài liệu trong doanh nghiệp;
- Những tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ;
- Lưu trữ tài liệu kế toán: Doanh nghiệp nên lưu ý những điều gì?.
Trên đây là nội dung hỗ trợ của PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP về vấn đề trên.
Trân trọng!
Lan Anh
- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của
Pháp luật doanh nghiệp.
Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.
- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;
- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.
4,276
Tìm kiếm văn bản
