Hướng dẫn điền mẫu số 12 Đơn thay đổi thông tin doanh nghiệp?

Hướng dẫn điền mẫu số 12 Đơn thay đổi thông tin doanh nghiệp?

Ngày 01/7/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh; trong đó có đơn thay đổi thông tin doanh nghiệp.

Theo đó, Đơn thay đổi thông tin doanh nghiệp là Mẫu giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là mẫu số 12 được quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Mẫu này dùng trong trường hợp đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; Bổ sung, cập nhật, thông tin đăng ký doanh nghiệp; Đề nghị hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12) có dạng như sau:

Tải về Mẫu giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Dưới đây là hướng dẫn điền đơn thay đổi thông tin doanh nghiệp:

(1) A. ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI NỘI DUNG ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP/THÔNG BÁO THAY ĐỔI NỘI DUNG ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP

Doanh nghiệp đăng ký thay đổi trên cơ sở (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay đổi trên cơ sở tách doanh nghiệp hoặc sáp nhập doanh nghiệp, đánh dấu X vào ô thích hợp):

- Đăng ký thay đổi trên cơ sở tách doanh nghiệp

- Đăng ký thay đổi trên cơ sở sáp nhập doanh nghiệp

Thông tin về doanh nghiệp bị sáp nhập (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay đổi trên cơ sở sáp nhập doanh nghiệp):

- Tên doanh nghiệp: ghi bằng chữ in hoa

- Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: Điền đầy đủ mã số doanh nghiệp/ mã số thuế

Doanh nghiệp có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại đảo và xã, phường biên giới; xã, phường ven biển; khu vực khác có ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh: chỉ kê khai trong trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp vào doanh nghiệp dẫn đến thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

(2) ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI TÊN DOANH NGHIỆP

- Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng Việt sau khi thay đổi: ghi bằng chữ in hoa

- Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài sau khi thay đổi (nếu có): không bắt buộc ghi, chỉ ghi nếu doanh nghiệp sau thay đổi có tên nước ngoài

- Tên doanh nghiệp viết tắt sau khi thay đổi (nếu có): không bắt buộc ghi, chỉ điền khi có tên viết tắt

(3) ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH

Địa chỉ trụ sở chính sau khi thay đổi: điền đầy đủ thông tin, lưu ý cập nhật theo xã phường mới sau sáp nhật địa giới hành chính. Bao gồm:

- Xã/Phường/Đặc khu

- Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương

Điện thoại: điền số điện thoại doanh nghiệp

Số fax (nếu có), Thư điện tử (nếu có), Website (nếu có): không bắt buộc, chỉ điền nếu có

Đồng thời thay đổi địa chỉ nhận thông báo thuế: chỉ đánh dấu X vào ô vuông nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ nhận thông báo thuế tương ứng với địa chỉ trụ sở chính

- Doanh nghiệp nằm trong: Doanh nghiệp phải đánh dấu X vào ô vuông tương ứng với khu công nghệ cao nếu nộp hồ sơ tới Ban quản lý khu công nghệ cao bao gồm:

+ Khu công nghiệp

+ Khu chế xuất

+ Khu kinh tế

+ Khu công nghệ cao

(4) ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI VỐN ĐIỀU LỆ, PHẦN VỐN GÓP, TỶ LỆ PHẦN VỐN GÓP

- Vốn điều lệ đã đăng ký: ghi bằng số, bằng chữ, VNĐ

- Vốn điều lệ sau khi thay đổi: ghi bằng số, bằng chữ, VNĐ

- Giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài: nếu có, ghi bằng số, loại ngoại tệ

- Có hiển thị thông tin về giá trị tương đương theo đơn vị tiền tệ nước ngoài trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay không?: tích vào ô Có hoặc Không

- Nguồn vốn điều lệ sau khi thay đổi vốn điều lệ:

+ Số tiền: bằng số; VNĐ và giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài, nếu có

- Tài sản góp vốn sau khi thay đổi vốn điều lệ:

+ Giá trị vốn của từng tài sản trong vốn điều lệ: ghi bằng số, VNĐ

- Thông tin về cổ phần (chỉ kê khai đối với công ty cổ phần):

+ Mệnh giá cổ phần:

++ Giá trị: ghi bằng số, VNĐ

(5) ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI VỐN ĐẦU TƯ CỦA CHỦ DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

- Vốn đầu tư đã đăng ký: ghi bằng số; bằng chữ; VNĐ

- Vốn đầu tư sau khi thay đổi: ghi bằng số; bằng chữ; VNĐ:

- Giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài: không bắt buộc, bằng số, loại ngoại tệ

- Có hiển thị thông tin về giá trị tương đương theo đơn vị tiền tệ nước ngoài trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay không?: Tích vào ô Có hoặc Không.

- Tài sản góp vốn sau khi thay đổi vốn đầu tư:

+ Giá trị vốn của từng tài sản trong vốn đầu tư: ghi bằng số, VNĐ

Hướng dẫn điền mẫu số 12 Đơn thay đổi thông tin doanh nghiệp? (Hình từ Internet)

Hiện nay doanh nghiệp có phải ghi địa chỉ trên hóa đơn theo địa chỉ mới không?

Ngày 10/7/2025, Cục thuế đã ban hành Công văn 2376/CV-NVT năm 2025 về việc sử dụng thông tin địa chỉ của doanh nghiệp sau khi thay đổi địa giới hành chính.

Theo đó, khi sáp nhập đơn vị hành chính sẽ dẫn đến trường hợp địa chỉ doanh nghiệp có thể bị thay đổi. Do đó, Công văn 2376/CV-NVT năm 2025 do Cục thuế ban hành hướng dẫn về việc ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn sau sắp xếp đơn vị hành chính như sau:

Địa chỉ của người nộp thuế xác định theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và địa chỉ do cơ quan thuế cập nhật tương ứng theo địa bàn hành chính 2 cấp đều có giá trị pháp lý để sử dụng ghi trên hóa đơn. Do đó:

(1) Trường hợp doanh nghiệp (người mua hoặc người bán) thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cũ (địa chỉ trước khi có thay đổi địa giới hành chính) theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 thì:

- Trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng và thông tin này đã được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật.

+ Người nộp thuế sử dụng thông báo của cơ quan thuế để cung cấp thông tin cho cơ quan liên quan hoặc khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chi đã được cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính сũ.

- Trường hợp thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

(2) Trường hợp người mua không thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh thì địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp trên hệ thống ứng dụng của ngành thuế và thông báo cho người nộp thuế.

Như vậy, theo hướng dẫn trên, doanh nghiệp không nhất thiết phải ghi địa chỉ trên hóa đơn theo địa chỉ mới trong trường hợp:

Doanh nghiệp (người mua hoặc người bán) thuộc đối tượng đăng ký liên thông với đăng ký kinh doanh vẫn tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cũ (địa chỉ trước khi có thay đổi địa giới hành chính) theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025: Nếu thông tin địa chỉ của doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cập nhật theo địa bàn hành chính 2 cấp tương ứng nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì thông tin địa chỉ trên hóa đơn là thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp xuất hóa đơn chỉ sai địa chỉ người mua thì bắt buộc phải điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cách xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp sai địa chỉ người mua như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

...

Theo quy định trên, có thể thấy trong trường hợp xuất hóa đơn chỉ sai địa chỉ người mua và không sai các thông tin khác như: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế.... thì không cần phải lập lại hóa đơn

Theo đó, người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Tải về Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lưu ý: Trường hợp nếu hóa đơn đã lập không chỉ sai địa chỉ người mua mà còn sai các thông tin như: mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế.... thì người bán buộc phải lựa chọn một trong 02 cách:

+ Thay thế hóa đơn điện tử

+ Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai.