Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là gì? Công ty cổ phần phải lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN khi nào?

Nội dung chính

• Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là gì?
• Công ty cổ phần phải lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN khi nào?
• Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao gồm những gì?

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là gì?

Căn cứ tại khoản 4, khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chứng từ điện tử như sau:

- Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

- Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Đồng thời tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ thuế như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

...

Theo quy định trên thì chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là loại chứng từ do tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập lập dưới dạng điện tử và cấp cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ thuế theo quy định. Chứng từ này thay thế chứng từ giấy và có giá trị pháp lý tương đương nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về chữ ký số, lưu trữ và tra cứu theo quy định của pháp luật.

Công ty cổ phần, với tư cách là đơn vị chi trả thu nhập, có trách nhiệm lập chứng từ điện tử này nếu thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN là gì? Công ty cổ phần phải lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN khi nào? (Hình từ Internet)

Công ty cổ phần phải lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN khi nào?

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, công ty cổ phần phải lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN khi:

- Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ: Ông A ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2023 đến tháng 4/2024. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2023 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2024.

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ: Ông B ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2023 đến tháng hết tháng 8/2024) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2023 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2024.

Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao gồm những gì?

Căn cứ tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ bao gồm:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Như vậy, đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải đảm bảo đầy đủ các thông tin về tổ chức khấu trừ, cá nhân nộp thuế, số tiền thu nhập, số thuế đã khấu trừ và chữ ký xác nhận của tổ chức chi trả thu nhập. Việc tuân thủ đúng quy định giúp đảm bảo minh bạch trong quản lý thuế, đồng thời tạo thuận lợi cho cá nhân khi thực hiện quyết toán thuế hoặc làm các thủ tục liên quan.