Luật quy định như thế nào về thưởng? Chi thưởng cho NLĐ nhưng chưa có thỏa thuận trong HĐLĐ thì cần hồ sơ gì? Những khoản chi nào được miễn trừ khi xác định thu nhập chịu thuế? Bài viết sau đây sẽ giải đáp các thắc mắc trên.

(1) Luật quy định như thế nào về thưởng?

Tại Điều 104 Bộ Luật lao động 2019 quy định cụ thể về thưởng như sau:

“- Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động. 

- Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.”

Như vậy, người sử dụng lao động có thể tùy chọn thưởng bằng tiền, tài sản hoặc các hình thức khác. Mức thưởng sẽ được căn cứ dựa trên kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Ngoài ra, người sử dụng lao động còn phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có) trước khi quyết định về quy chế thưởng. Đồng thời, quy chế thưởng còn phải được công bố công khai tại nơi làm việc.

(2) Chi thưởng cho NLĐ nhưng chưa có thỏa thuận trong HĐLĐ thì cần hồ sơ gì?

Có những khoản chi mà doanh nghiệp sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Tiền thưởng cho người lao động nhưng chưa có thỏa thuận trong HĐLĐ là một trong số đó. Nó được quy định cụ thể tại Điểm b Khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC như sau:

“Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”

Như vậy, việc chi thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức hưởng trong HĐLĐ là một trong những khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những hồ sơ như sau:

- Hợp đồng lao động.

- Quy chế lương và quy chế tài chính, quy chế thưởng của doanh nghiệp.

- Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng.

(3) Doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì để được miễn trừ khi xác định thu nhập chịu thuế?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngoài các khoản chi không được trừ được nêu tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì doanh nghiệp sẽ được miễn trừ mọi khoản chi khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

- Khoản chi thực tế phát sinh: 

+ Các khoản chi này phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 

+ Các khoản chi phải được ghi nhận trong sổ sách kế toán theo quy định.

 - Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: 

+ Các hóa đơn, chứng từ phải hợp lệ theo quy định của pháp luật.

+ Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên (Đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

Lưu ý: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nêu trên phải thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

- Một số trường hợp đặc biệt như sau:

+ Doanh nghiệp chưa thanh toán cho khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên thì vẫn được trừ khoản chi này vào chi phí được trừ. Nếu sau này không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí. 

+ Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước khi Thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định nêu trên.

+ Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

+ Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Như vậy, doanh nghiệp cần phải thỏa mãn các điều kiện nêu trên để có thể được miễn trừ khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế.

Để tổng kết lại, tiền thưởng là khoản tiền, tài sản hoặc hình thức khác mà người sử dụng lao động trao cho người lao động dựa trên kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Đối với những khoản chi thưởng mà không có thỏa thuận trong HĐLĐ thì sẽ không được miễn trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp và doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ như: Hợp đồng lao động, Quy chế lương và quy chế tài chính, quy chế thưởng của doanh nghiệp, Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng.