Hồ sơ, thủ tục đăng ký khai sinh online

Hồ sơ, thủ tục đăng ký khai sinh online

1. Quy trình đăng ký khai sinh online

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia

- Công dân truy cập Cổng DVCQG (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng DVC cấp tỉnh  (https://dichvucong.---.gov.vn) để đăng ký/ đăng nhập tài khoản, xác thực định danh online

Việc truy cập phải bảo đảm việc xác thực định danh online, kết nối với CSDL Quốc gia về dân cư để khai thác các trường thông tin của công dân có trong CSDL Quốc gia về dân cư (thực hiện dịch vụ khai thác thông tin công dân từ cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư trên cơ sở số định danh cá nhân, tự động điền vào biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công).

- Người có yêu cầu đăng ký khai sinh cung cấp thông tin trên biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh

Thực hiện thao tác tải lên (upload) các giấy tờ, hồ sơ theo quy định bao gồm:

+ Bản chụp Giấy chứng sinh/Giấy chứng sinh điện tử (nếu có); 

+ Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn (nếu có)/trường hợp thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn đã có trong CSDL Quốc gia về dân cư thì không phải tải lên; 

+ Bản chụp Giấy CMND/Thẻ CCCD và Hộ khẩu/trường hợp các thông tin này đã được xác thực và cung cấp bởi CSDL Quốc gia về dân cư thì không phải tải lên;

+ Giấy uỷ quyền trong trường hợp thực hiện việc đăng ký khai sinh theo uỷ quyền; 

+ Nộp phí, lệ phí (nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh) thông qua chức năng thanh toán online tích hợp trên Cổng dịch vụ công. 

Hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký khai online.

- Công dân điền các thông tin trên Biểu mẫu online tương tác đăng ký khai sinh, tải lên các giấy tờ cần thiết

Bước 2: Công chức Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(1) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì chuyển hồ sơ đăng ký khai sinh để công chức làm công tác hộ tịch xử lý. 

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15h00 mà không thể giải quyết ngay thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho công dân trong ngày làm việc tiếp theo.  

(2) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại trường hợp (1).

(3) Trường hợp người có yêu cầu đăng ký khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh.             

Bước 3: Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ 

Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đính kèm).

- Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước 2 (trường hợp (2), (3)).

- Nếu thấy đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, lưu chính thức và chuyển thông tin đến CSDL Quốc gia về dân cư để lấy số định danh cá nhân.

Bước 4: Trả kết quả

Sau khi CSDL Quốc gia về dân cư trả về số định danh cá nhân, công chức làm công tác hộ tịch in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho công dân.

Bước 5: Công dân kiểm tra thông tin 

- Công dân kiểm tra thông tin:

+ Trên Giấy khai sinh;

+ Trong Sổ đăng ký khai sinh;

- Ký Sổ đăng ký khai sinh;

- Nộp lệ phí 

(Nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh và nộp hồ sơ online, chưa nộp lệ phí tại bước 1)

- Nhận Giấy khai sinh.

Lưu ý: Nếu người có yêu cầu đăng ký khai sinh có yêu cầu cấp Giấy khai sinh online thì công chức làm công tác hộ tịch tham mưu thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư 01/2022/TT-BTP, chuyển trả kết quả là Giấy khai sinh được ký số cho người có yêu cầu sau khi hoàn thành Bước 5.

2. Thành phần hồ sơ đăng ký khai sinh online

- Biểu mẫu hộ tịch online tương tác đăng ký khai sinh

(Do người yêu cầu cung cấp thông tin/khai thác thông tin từ CSDL Quốc gia về dân cư theo nội dung quy định tại Phụ lục 02 ban hành kèm theo Thông tư 01/2022/TT-BTP).

- Người có yêu cầu tải lên bản chụp các giấy tờ sau:

+ Giấy chứng sinh;

Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh, nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh;

+ Biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập trường hợp trẻ em bị bỏ rơi.

+ Văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ, trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ.

+ Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.

Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về nội dung khai sinh.

+ Giấy tờ tuỳ thân trong trường hợp không sử dụng Thẻ CCCD.

+ Giấy chứng nhận kết hôn trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn và chưa có thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn trong CSDL Quốc gia về dân cư.

+ Giấy tờ chứng minh thông tin về nơi cư trú không phải tải lên do đã được khai thác từ CSDL Quốc gia về dân cư.

Về điều kiện đăng ký khai sinh online

Tái cấu trúc quy trình nộp, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả đăng ký khai sinh online (dịch vụ công ở mức độ 3) trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh được thực hiện với điều kiện:

- Cổng dịch vụ công/Hệ thống một cửa online cấp tỉnh đã hoàn thành việc kết nối, khai thác dữ liệu công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

- Kết nối, liên thông các dữ liệu hộ tịch với Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch online dùng chung của Bộ Tư pháp, bảo đảm về tính chính xác, giá trị pháp lý của dữ liệu công dân.

Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày làm việc, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

*Lưu ý:

- Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai sinh online phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng;

Nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

- Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh online đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

- Khi tới cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh) người có yêu cầu đăng ký khai sinh phải nộp bản chính Giấy chứng sinh, xuất trình Giấy tờ tuỳ thân;

Bản chính Giấy chứng nhận kết hôn (nếu cha mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn) trừ trường hợp đã tải lên bản điện tử Giấy chứng sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.

Đối với việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ

+ Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

+ Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.

Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.

3. Phí, lệ phí khi đăng ký khai sinh online

- Miễn lệ phí đối với trường hợp khai sinh đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

- Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn: theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

- Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu) thực hiện theo quy định tại Thông tư 281/2016/TT-BTC 

Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh chưa nộp được lệ phí, phí thông qua chức năng thanh toán trên Cổng dịch vụ công thì nộp tại cơ quan đăng ký hộ tịch khi đến nhận kết quả.

CSPL:  Công văn 1868/BTP-HTQTCT, Thông tư 01/2022/TT-BTP

>>> Xem thêm: Mẫu mới nhất Tờ khai đăng ký khai sinh năm 2022? Lưu ý cách khai các nội dung trong Tờ khai đăng ký khai sinh?

Vi phạm quy định về đăng ký khai sinh có thể bị xử phạt lên đến 5 triệu đồng theo quy định mới nhất hiện nay?

Có thể đăng ký khai sinh tại nơi đăng ký tạm trú hay không? Khi đăng ký khai sinh có bắt buộc phải có giấy chứng sinh không?

Ngọc Nhi