Điều kiện để được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là gì? Hồ sơ, trình tự cấp chi tiết thế nào?

Cần đáp ứng điều kiện gì để được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ?

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ 2024 thì để được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ, các cá nhân cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Là công dân Việt Nam;

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ 

Trường hợp cá nhân đã có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì không cần tham gia kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ do Bộ Nội vụ tổ chức.

Điều kiện để được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là gì? Hồ sơ, trình tự cấp chi tiết thế nào? (Hình từ internet)

Hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ quy định tại Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV thì hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ sẽ gồm những giấy tờ sau:

- Đơn đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo mẫu quy định tại Phụ lục XIV ban hành kèm Thông tư 06/2025/TT-BNV đối với cá nhân đã có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.

Đối với cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành lưu trữ hoặc có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành khác thì sẽ làm Đơn đăng ký kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ và đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo mẫu tại Phụ lục XV ban hành kèm Thông tư 06/2025/TT-BNV.

- Thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác.

- Bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cá nhân đăng ký hành nghề, gồm: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học.

- Ảnh chân dung của người đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ: ảnh màu, cỡ 4x6cm, nền trắng, được chụp trong thời gian không quá 06 tháng.

Lưu ý: 

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến thì cá nhân nộp bản điện tử.

- Trường hợp nộp trực tiếp thì cá nhân nộp bản sao bằng cấp và xuất trình bản chính để đối chiếu.

- Trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính thì cá nhân nộp bản sao bằng cấp có chứng thực.

Trình tự, thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ chi tiết thế nào?

Căn cứ quy định tại Điều 32, Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV thì trình tự, thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được thực hiện như sau:

(1) Nộp hồ sơ

Cá nhân đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định tại Điều 32 Thông tư 06/2025/TT-BNV đến Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo 1 trong các hình thức sau:

- Nộp trực tuyến

- Nộp hồ sơ trực tiếp

- Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính

Đồng thời, cá nhân đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nộp lệ phí là 300.000 đồng/chứng chỉ theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 15/2025/TT-BTC.

(2) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của cá nhân đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 56 Luật Lưu trữ 2025.

Cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành lưu trữ hoặc có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành khác nộp hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có thông báo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước kiểm tra và nhận hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; yêu cầu cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác.

Trường hợp từ chối nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do.

(3) Tổ chức xét hồ sơ và tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức xét hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ.

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV đối với các cá nhân thuộc trường hợp phải kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, gồm: cá nhân có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên ngành lưu trữ hoặc bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên thuộc nhóm ngành phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ cá nhân đăng ký hành nghề, gồm: máy tính và công nghệ thông tin, toán học, sinh học, hóa học.

(4) Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đối với trường hợp cá nhân có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 33 Thông tư 06/2025/TT-BNV hoặc kể từ ngày có quyết định công nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ quy định tại khoản 6 Điều 34 Thông tư 06/2025/TT-BNV, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải ban hành quyết định cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân đáp ứng đủ điều kiện theo quy định; thông báo cho cá nhân không đủ điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định.

- Trường hợp cá nhân đạt kết quả kiểm tra nghiệp vụ được cấp chứng chỉ hành nghề theo từng hoạt động dịch lưu trữ cá nhân đăng ký.

- Kết quả cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được công bố trên Cổng thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.