Debit note là gì? Debit note có được xem là hóa đơn, chứng từ không?

Chào anh, Ban biên tập xin giải đáp như sau:

1. Debit note là gì?

Debit note hay còn gọi là giấy báo nợ, là một loại giấy tờ được nhà sản xuất(bên bán) dùng để thông báo về nghĩa vụ thanh toán các hóa đơn chưa được thanh toán đầy đủ. Bên mua cũng có thể lập debit note gửi cho bên sản xuất khi muốn trả lại hàng hóa.

Debit note cũng có thể được sử dụng để nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp đến.

Ngoài ra, debit note có thể sử dụng như debit memo (hóa đơn điều chỉnh) khi hóa đơn xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc khi muốn điều chỉnh giá trị hóa đơn.

Debit note có những thông tin gì?

Debit note thường bao gồm các thông tin sau:

- Ngày tháng: Ngày debit note được tạo.

- Tên và địa chỉ của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phát hành debit note.

- Tên và địa chỉ của bên nhận: Bên nhận khoản tiền ghi nợ.

- Mô tả giao dịch: Lý do debit note được phát hành.

- Số tiền: Số tiền cần thanh tóan.

- Chữ ký viết hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.

2. Hiện nay có mấy loại debit note?

Hiện nay, có hai loại debit note chính:

(1) Debit note thông báo: Loại debit note này được sử dụng để thông báo cho bên nhận về một khoản tiền mà họ sẽ nợ trong tương lai.

Ví dụ:

- Thanh toán trước: Khi khách hàng thanh toán trước cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, debit note thông báo được sử dụng để ghi nhận khoản thanh toán trước.

- Tiền đặt cọc: Khi khách hàng đặt cọc cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, debit note thông báo được sử dụng để ghi nhận khoản tiền đặt cọc.

(2) Debit note điều chỉnh: Loại debit note này được sử dụng để điều chỉnh giá trị của một giao dịch đã diễn ra.

Ví dụ:

- Giảm giá: Khi doanh nghiệp giảm giá cho khách hàng sau khi bán hàng, debit note điều chỉnh được sử dụng để ghi nhận khoản tiền đã giảm giá.

- Hoàn tiền: Khi khách hàng trả lại hàng hóa và được hoàn tiền, debit note điều chỉnh được sử dụng để ghi nhận khoản tiền đã hoàn.

- Sửa lỗi: Khi có lỗi xảy ra trong quá trình thanh toán, debit note điều chỉnh được sử dụng để điều chỉnh lại số tiền đã thanh toán.

Ngoài 02 loại debit note chính này, còn có một số loại debit note khác ít phổ biến hơn, chẳng hạn như debit note bù đắp và debit note hủy. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp(bên bán hàng) sử dụng loại debit note cho phù hợp.

3. Sử dụng debit note trong trường hợp nào?

Hiện nay, debit note được sử dụng phổ biến trong các trường hợp sau:

- Bán hàng:

+ Khi bên bán phát hiện đã tính thiếu tiền hoặc tính sai giá trong hóa đơn bán hàng trước đó, debit note sẽ thông báo số tiền bị thiếu hoặc sai sót để bên mua thanh toán bổ sung.

+ Debit note có thể được sử dụng để ghi nhận khoản tiền hoàn lại cho khách hàng khi họ trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.

- Điều chỉnh giá bán:  Khi bên mua được giảm giá hàng hóa, khuyến mại sau khi đã xuất hóa đơn. Debit note sẽ thông báo số tiền giảm giá hoặc khuyến mại để bên mua điều chỉnh lại số phải trả.

- Sửa lỗi: Debit note có thể được sử dụng để điều chỉnh lại số tiền đã thanh toán trong trường hợp có lỗi xảy ra.

- Chi phí phát sinh: Khi phát sinh các chi phí phụ thu, vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt mà bên bán phải chịu., debit note thông báo các khoản phụ phí để bên mua thanh toán.

Ví dụ về sử dụng debit note:

Công ty A bán một sản phẩm cho công ty B với giá 500 triệu đồng. Sau đó, công ty A phát hiện ra rằng sản phẩm bị lỗi và đồng ý giảm giá cho công ty B xuống còn 400 triệu đồng. Trong trường hợp này, công ty A có thể sử dụng debit note để ghi nhận khoản giảm giá 100 triệu đồng cho công ty B.

Như vậy, mục đích của debit note là thống nhất về các khoản nợ, giá trị hàng hóa giữa bên bán và bên mua trong quá trình giao dịch. Việc sử dụng debit note giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản tiền nợ một cách hiệu quả và chính xác.  

4. Debit note có được xem là hóa đơn, chứng từ không?

Theo Khoản 1 và Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:

- Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Như vậy, theo quy định trên thì debit note (giấy báo nợ) không được xem là hóa đơn, chứng từ vì debit note chỉ là văn bản thông báo giữa người bán và người mua về nghĩa vụ thanh toán và việc điều chỉnh giá trị hóa đơn đã xuất trước đó.

Từ khóa: Debit note | Sử dụng debit note | Giấy báo nợ | Giá trị hóa đơn | khoản tiền nợ | Giá trị hàng hóa | Hoàn tiền | Hàng hóa | Nghị định 123/2020/NĐ-CP |