Thông tư 07/2010/TT-BKH hướng dẫn Nghị định 93/2009/NĐ-CP Quy chế quản lý sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài

• Số hiệu: 07/2010/TT-BKH
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
• Người ký: Võ Hồng Phúc
• Ngày ban hành: 30/03/2010

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ  -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 07/2010/TT-BKH	Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2010

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THI HÀNH NGHỊ ĐỊNH SỐ 93/2009/NĐ-CP NGÀY 22 THÁNG 10 NĂM 2009 CỦA CHÍNH PHỦ BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Nghị định số 116/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
Căn cứ Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài;
Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thi hành Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài (sau đây gọi tắt là Quy chế) như sau:

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh (quy định tại khoản 4 Điều 1 của Quy chế):

Đối tượng tiếp nhận viện trợ phi Chính phủ nước ngoài (PCPNN) là các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 4 Điều 1 của Quy chế và các đơn vị, tổ chức thuộc, trực thuộc và cấp dưới của các cơ quan, tổ chức đó.

Điều 2. Công tác đàm phán và ký kết các khoản viện trợ PCPNN quy định tại Điều 6 được hướng dẫn như sau:

Công tác đàm phán, ký kết các khoản viện trợ PCPNN thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật.

Chương 2.

CHUẨN BỊ, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT CÁC KHOẢN VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI

Điều 3. Chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN (quy định tại Điều 6, 7, 8, 9 của Quy chế)

1. Cơ quan chủ quản giao một đơn vị hoặc tổ chức làm Chủ khoản viện trợ PCPNN

2. Trong trường hợp cần thiết thành lập Ban Chuẩn bị khoản viện trợ PCPNN, việc ra quyết định về Ban chuẩn bị khoản viện trợ PCPNN quy định tại khoản 1 Điều 7 của Quy chế được hướng dẫn như sau:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Chủ khoản viện trợ PCPNN, Cơ quan chủ quản ra quyết định về việc thành lập Ban chuẩn bị khoản viện trợ PCPNN với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phù hợp với quy định tại Điều 7, Điều 8 của Quy chế.

3. Chuẩn bị lập hồ sơ khoản viện trợ PCPNN để cấp có thẩm quyền thẩm định quy định tại các Điều 7, 9 của Quy chế được hướng dẫn như sau:

a) Chủ khoản viện trợ PCPNN chịu trách nhiệm phối hợp với Bên tài trợ tổ chức xây dựng văn kiện chương trình, dự án hoặc hồ sơ khoản viện trợ phi dự án, đảm bảo tuân thủ các quy định tại Điều 9 của Quy chế, Chủ khoản viện trợ có văn bản chính thức đề nghị Cơ quan chủ quản tiến hành thủ tục trình duyệt việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN.

b) Kết cấu văn kiện chương trình, dự án phải được xây dựng theo mẫu Phụ lục 1a, 1b, 1c của Thông tư này.

c) Hồ sơ khoản viện trợ PCPNN hợp lệ gồm:

- Văn bản đề nghị trình phê duyệt của:

+ Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN đối với các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ;

+ Cơ quan chủ quản hoặc Chủ khoản viện trợ PCPNN (trong trường hợp Cơ quan chủ quản trực tiếp quản lý) đối với các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN.

- Văn bản của Bên tài trợ thống nhất với nội dung khoản viện trợ PCPNN và thông báo hoặc cam kết xem xét tài trợ cho khoản viện trợ PCPNN đó. Việc xác nhận hàng hóa đã qua sử dụng còn hơn 80% so với giá trị sử dụng mới thực hiện theo quy định tại điểm 3, Điều 17 của Quy chế.

- Dự thảo văn kiện chương trình, dự án, danh mục các khoản viện trợ phi dự án (bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) và dự thảo Thỏa thuận viện trợ PCPNN cụ thể (nếu được yêu cầu để ký kết thay văn kiện chương trình, dự án sau này).

- Bản sao Giấy đăng ký hoạt động và/hoặc bản sao giấy tờ hợp pháp về tư cách pháp nhân của Bên tài trợ. Các bản sao cần được hợp pháp hóa lãnh sự để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản.

d) Đối với khoản viện trợ phi dự án là các phương tiện đã qua sử dụng thì ngoài các văn bản đã quy định tại điểm c khoản 3 Điều này, cần có thêm các văn bản sau:

- Bản đăng ký hoặc Giấy chứng nhận sở hữu phương tiện của Bên tài trợ;

- Giấy Chứng nhận đăng kiểm của cơ quan có thẩm quyền của nước Bên tài trợ. Trong trường hợp có phương tiện tạm nhập tái xuất thì cần có Giấy Chứng nhận đăng kiểm của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam;

- Văn bản giám định phương tiện vận tải còn hơn 80% so với giá trị sử dụng mới do tổ chức giám định có thẩm quyền của nước Bên tài trợ xác nhận.

đ) Hồ sơ khoản viện trợ được lập thành 08 bộ tài liệu đối với các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ, trong đó có ít nhất 01 bộ tài liệu gốc.

Đối với các khoản viện trợ thuộc thẩm quyền phê duyệt của Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, số bộ hồ sơ (kể cả bộ hồ sơ gốc) cho việc thẩm định khoản viện trợ PCPNN do Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN tự quyết định.

Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo.

Điều 4. Thẩm định, phê duyệt việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN (quy định tại các Điều 10, 11, 13, 14, 15 của Quy chế)

1. Thẩm định khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ:

a) Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định:

Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định các khoản viện trợ thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.

b) Quy trình thẩm định:

- Bước 1: Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ thẩm định

Đánh giá tính hợp lệ của bộ hồ sơ thẩm định trên cơ sở các quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này;

- Bước 2: Lấy ý kiến các cơ quan có liên quan

Sau khi nhận được 08 bộ hồ sơ hợp lệ của cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư gửi bộ hồ sơ kèm theo văn bản đề nghị góp ý kiến tới Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (trong trường hợp Bên tài trợ là tổ chức phi chính phủ nước ngoài), Bộ Công an và một số cơ quan, đơn vị và UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có liên quan đến nội dung khoản viện trợ PCPNN được đưa ra thẩm định.

- Bước 3: Thẩm định

Trường hợp hồ sơ khoản viện trợ PCPNN chưa hoàn thiện, Bộ Kế hoạch và Đầu tư yêu cầu Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ khoản viện trợ PCPNN và tiến hành các bước như đã nêu trên.

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiến hành thẩm định theo một trong hai quy trình sau:

+ Tổng hợp ý kiến thẩm định: Trường hợp khoản viện trợ PCPNN có nội dung rõ ràng, đầy đủ và không có ý kiến phản đối của các cơ quan được lấy ý kiến. Bộ Kế hoạch và Đầu tư chuẩn bị Báo cáo kết quả thẩm định kèm theo biên bản thẩm định theo mẫu Phụ lục 2 của Thông tư này và ý kiến của các cơ quan được lấy ý kiến để trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN;

+ Tổ chức hội nghị thẩm định: Trường hợp không áp dụng được hình thức 1, Bộ Kế hoạch và Đầu tư chỉ định chủ tọa, thư ký và tổ chức hội nghị thẩm định. Thành phần được mời dự Hội nghị thẩm định bao gồm đại diện Bộ Kế hoạch và Đầu tư, các cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến, chủ khoản viện trợ và các đơn vị có liên quan.

Trường hợp hội nghị thẩm định kết luận thông qua hồ sơ khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư chuẩn bị báo cáo kết quả thẩm định kèm theo biên bản thẩm định theo mẫu Phụ lục 2 của Thông tư này và trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN.

Trường hợp hội nghị thẩm định kết luận thông qua hồ sơ khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư yêu cầu Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ khoản viện trợ PCPNN theo quy định và tiến hành các bước như đã nêu trên.

c) Thời gian thẩm định

Thời hạn thẩm định đối với các khoản viện trợ PCPNN là không quá 20 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong đó:

Thời hạn đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ thẩm định; không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

Thời hạn các cơ quan liên quan trả lời ý kiến tham vấn bằng văn bản: không quá 12 ngày làm việc kể từ ngày phát hành văn bản gửi góp ý kiến các cơ quan liên quan. Sau thời hạn trên, nếu các cơ quan liên quan không có ý kiến bằng văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư thì được xem là các cơ quan liên quan đồng ý với việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN.

2. Thẩm định khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN:

a) Xác định cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định:

- Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chủ trì tổ chức thẩm định các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Đơn vị đầu mối trong quản lý và sử dụng các khoản viện trợ PCPNN chủ trì tổ chức thẩm định các khoản viện trợ PCPNN khác ngoài các trường hợp quy định tại khoản 1 và đoạn 1 điểm a khoản 2 Điều này.

Chủ khoản viện trợ PCPNN không được làm nhiệm vụ thẩm định dự án hỗ trợ kỹ thuật của mình.

b) Quy trình thẩm định do Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN quy định và ban hành trên cơ sở các nội dung sau:

- Bước 1: Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ thẩm định

Đánh giá tính hợp lệ của bộ hồ sơ thẩm định trên cơ sở các quy định tại khoản 3 Điều 3 của Thông tư này;

- Bước 2: Tham vấn ý kiến các cơ quan có liên quan

Sau khi nhận đủ số bộ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định khoản viện trợ PCPNN gửi bộ hồ sơ kèm theo văn bản đề nghị góp ý kiến tới các cơ quan, đơn vị và địa phương có liên quan đến nội dung khoản viện trợ PCPNN được đưa ra thẩm định.

- Bước 3: Thẩm định

Trường hợp hồ sơ văn kiện dự án chưa hoàn thiện, cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định yêu cầu Cơ quan chủ quản (đối với trường hợp các cơ quan quy định tại điểm b khoản 10 Điều 4 của Quy chế) hoặc Chủ khoản viện trợ PCPNN (đối với trường hợp Chủ khoản viện trợ thuộc, trực thuộc hoặc là cấp dưới của cơ quan chủ quản quy định tại điểm a khoản 10 Điều 4 của Quy chế) bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ dự án và tiến hành các bước như đã nêu trên.

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định tiến hành thẩm định theo một trong hai quy trình sau:

+ Tổng hợp ý kiến thẩm định: Trường hợp khoản viện trợ PCPNN có nội dung rõ ràng, đầy đủ và không có ý kiến phản đối của các cơ quan được lấy ý kiến, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định chuẩn bị Báo cáo kết quả thẩm định kèm theo biên bản thẩm định theo mẫu Phụ lục 2 của Thông tư này và ý kiến của các cơ quan được lấy ý kiến để trình Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN phê duyệt việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN;

+ Tổ chức hội nghị thẩm định: Trường hợp không áp dụng được hình thức 1, Cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định chỉ định chủ tọa, thư ký và tổ chức hội nghị thẩm định. Thành phần được mời dự Hội nghị thẩm định bao gồm đại diện Cơ quan chủ trì thẩm định, các đơn vị được lấy ý kiến, chủ khoản viện trợ và các đơn vị có liên quan.

Trường hợp hội nghị thẩm định kết luận thông qua hồ sơ khoản viện trợ PCPNN, cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định chuẩn bị báo cáo kết quả thẩm định kèm theo biên bản thẩm định theo mẫu Phụ lục 2 và dự thảo quyết định phê duyệt nội dung khoản viện trợ theo Phụ lục 3a (đối với văn kiện chương trình, dự án) và Phụ lục 3b (đối với viện trợ phi dự án) của Thông tư này để Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN phê duyệt việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN.

Trường hợp hội nghị thẩm định kết luận không thông qua hồ sơ khoản viện trợ PCPNN, cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định yêu cầu Cơ quan chủ quản (đối với trường hợp các cơ quan quy định tại điểm b khoản 10 Điều 4 của Quy chế) hoặc Chủ khoản viện trợ PCPNN (đối với trường hợp Chủ khoản viện trợ thuộc, trực thuộc hoặc là cấp dưới của cơ quan chủ quản quy định tại điểm a khoản 10 Điều 4 của Quy chế) bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ khoản viện trợ PCPNN theo quy định và tiến hành các bước như đã nêu trên.

c) Khung thời gian thẩm định

Thời hạn thẩm định đối với các khoản viện trợ PCPNN là không quá 20 ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong đó:

- Bước 1: Thời hạn đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ thẩm định: không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Bước 2: Thời hạn các cơ quan liên quan trả lời ý kiến tham vấn bằng văn bản: không quá 12 ngày làm việc kể từ ngày phát hành văn bản gửi góp ý kiến các cơ quan liên quan. Sau thời hạn trên, nếu các cơ quan liên quan không có ý kiến bằng văn bản gửi Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN thì được xem là các cơ quan liên quan đồng ý với việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN.

- Bước 3: Thời hạn thẩm định:

+ Thời hạn chuẩn bị cho Hội nghị thẩm định: không quá 2 ngày làm việc;

+ Thời hạn chuẩn bị báo cáo thẩm định và biên bản Hội nghị thẩm định: không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức Hội nghị thẩm định.

3. Phê duyệt khoản viện trợ PCPNN:

Đối với trường hợp đối tượng tiếp nhận là các tổ chức nêu tại điểm d và đ khoản 4 Điều 1 của Quy chế thì Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ là các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ quản lý nhà nước về lĩnh vực chuyên môn được ghi trong Quyết định thành lập của tổ chức.

Quy trình phê duyệt thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 15 của Quy chế.

4. Thông báo kết quả phê duyệt:

Thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 15 của Quy chế

Chương 3.

QUẢN LÝ THỰC HIỆN CÁC KHOẢN VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI

Điều 5. Các hình thức quản lý, thực hiện chương trình, dự án viện trợ PCPNN:

1. Chủ khoản viện trợ PCPNN trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện hoặc giao cho một đơn vị thuộc thẩm quyền làm Chủ dự án trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật.

2. Chủ khoản viện trợ PCPNN trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án đầu tư.

3. Ban Quản lý chương trình, dự án viện trợ PCPNN (sau đây gọi tắt là Ban QLDA) có thể đồng thời quản lý nhiều chương trình, dự án nếu tuân thủ các điều kiện sau:

- Đủ năng lực và được tổ chức theo hướng có các bộ phận chức năng phục vụ chung cho tất cả các dự án (đấu thầu, kế hoạch, tài chính, tổ chức, hành chính và quản lý nhân sự);

- Được cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA cho phép bằng Quyết định thành lập Ban QLDA cho từng chương trình, dự án cụ thể, tuân thủ các quy định của Thông tư này.

Điều 6. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ban QLDA (quy định tại Điều 19 của Quy chế)

1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban quản lý dự án:

a) Nhiệm vụ lập kế hoạch

b) Nhiệm vụ quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án:

Việc quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án bao gồm công tác nghiên cứu văn kiện chương trình, dự án, quy trình, thủ tục và những điều kiện thực hiện chương trình, dự án (chế độ chi tiêu ngân sách, chế độ kế toán, kiểm toán dự án, chế độ báo cáo …);

Đối với dự án đầu tư cần nghiên cứu các quy định hiện hành về quản lý đầu tư xây dựng công trình, có tính đến một số yêu cầu đặc thù của viện trợ phi chính phủ nước ngoài.

c) Nhiệm vụ thực hiện các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng:

- Thực hiện nhiệm vụ đấu thầu do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA giao phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về đấu thầu;

- Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được người có thẩm quyền ký với nhà thầu. Theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng theo thẩm quyền.

d) Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:

Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các thủ tục giải ngân theo quy định của pháp luật và phù hợp với quy định của nhà tài trợ.

đ) Nhiệm vụ hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình:

- Tổ chức văn phòng và quản lý nhân sự Ban QLDA;

- Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, tập hợp, phân loại, lưu trữ toàn bộ thông tin, tư liệu gốc liên quan đến chương trình, dự án và Ban QLDA theo quy định của pháp luật;

- Chuẩn bị để Chủ khoản viện trợ PCPNN công khai hóa nội dung, tổ chức, tiến độ thực hiện và ngân sách của chương trình, dự án cho những đối tượng hưởng lợi trực tiếp của chương trình, dự án và các cơ quan liên quan;

- Cung cấp các thông tin chính xác và trung thực cho các cơ quan bảo vệ pháp luật, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, bên tài trợ, các cơ quan thông tin đại chúng và cá nhân liên quan trong khuôn khổ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao, ngoại trừ những thông tin được giới hạn phổ biến theo luật định;

- Làm đầu mối của Chủ khoản viện trợ và các cơ quan thực hiện chương trình, dự án trong giao dịch với Bên tài trợ về các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện chương trình, dự án.

e) Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án:

- Tổ chức đánh giá về hoạt động của Ban QLDA;

- Tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện chương trình, dự án theo quy định tại các Điều 24, Điều 25 và Điều 26 của Quy chế;

- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định tại Điều 27 của Quy chế.

g) Nhiệm vụ đối với nghiệm thu, bàn giao, quyết toán chương trình, dự án:

Chuẩn bị để Chủ khoản viện trợ PCPNN, Cơ quan chủ quản nghiệm thu chương trình, dự án và bàn giao chương trình, dự án đã hoàn thành cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác.

h) Các nhiệm vụ khác:

Ban QLDA thực hiện các nhiệm vụ khác trong khuôn khổ chương trình, dự án do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA giao.

2. Cơ cấu tổ chức Ban QLDA:

a) Các yêu cầu cơ bản đối với tổ chức và nhân sự Ban QLDA:

- Ban QLDA phải có cơ cấu tổ chức thích hợp, có đủ nhân sự với năng lực, kinh nghiệm phù hợp đảm bảo việc quản lý thực hiện chương trình, dự án hiệu quả và bền vững;

- Mỗi chức danh, vị trí công tác trong Ban QLDA phải có Ban mô tả công việc (TOR) do Giám đốc Ban QLDA xây dựng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được quy định trong văn kiện chương trình, dự án và được công bố công khai trong Ban QLDA, trong đó quy định cụ thể về yêu cầu năng lực chuyên môn, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, chế độ đãi ngộ, chế độ báo cáo và đánh giá kết quả công việc.

b) Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA:

- Căn cứ vào nội dung, quy mô, tính chất, phạm vi hoạt động, phương thức tổ chức quản lý thực hiện chương trình, dự án viện trợ PCPNN, Giám đốc Ban QLDA chuẩn bị và trình cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA cơ cấu tổ chức của Ban QLDA.

- Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA thường bao gồm các bộ phận:

+ Bộ phận hành chính, tổ chức, hỗ trợ;

+ Bộ phận chức năng bao gồm kế hoạch, đấu thầu và một số hoạt động cần thiết khác;

+ Bộ phận kỹ thuật, chuyên môn theo các nội dung hoạt động của văn kiện chương trình, dự án.

Hình thức tổ chức của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Ban QLDA có thể lựa chọn một trong những hình thức như: phòng, ban, nhóm hoặc cán bộ phụ trách (nếu bộ phận chỉ có một cán bộ).

Đối với các Ban QLDA quản lý nhiều dự án, cơ cấu tổ chức phải tuân thủ quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này.

3. Tổ chức thực hiện

a) Thành lập Ban QLDA

- Cơ sở pháp lý:

Việc thành lập Ban QLDA phải căn cứ vào các cơ sở pháp lý sau đây:

+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chủ quản, chủ khoản viện trợ PCPNN;

+ Căn cứ vào Quyết định phê duyệt chương trình, dự án viện trợ PCPNN;

+ Căn cứ vào Thỏa thuận viện trợ PCPNN;

+ Các quy định của Thông tư hướng dẫn này.

- Thành lập Ban QLDA

Thực hiện theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 19 của Quy chế.

b) Kinh phí hoạt động của Ban QLDA

Định mức chi phí và kinh phí hoạt động thực hiện theo quy định trong văn kiện chương trình, dự án và tuân thủ các quy định hiện hành.

c) Tài sản của Ban QLDA

- Ban QLDA được trang bị tài sản để phục vụ công tác quản lý chương trình, dự án theo quy định của pháp luật;

- Tài sản của Ban QLDA phải được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Nghiêm cấm cho thuê, cho mượn, biếu, tặng và sử dụng tài sản vào mục đích cá nhân;

- Ban QLDA phải báo cáo cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA về các tài sản được các đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp bàn giao, tặng, để lại cho Ban QLDA để quản lý theo quy định của pháp luật;

- Tài sản của Ban QLDA sau khi chương trình, dự án kết thúc hoặc không cần sử dụng trong quá trình thực hiện phải được xử lý theo quy định hiện hành.

d) Kết thúc chương trình, dự án viện trợ PCPNN

Thời điểm kết thúc chương trình, dự án viện trợ PCPNN được quy định tại các thỏa thuận ký kết với Bên tài trợ.

Sau khi kết thúc chương trình, dự án, trong vòng 6 tháng, Ban QLDA phải hoàn thành báo cáo kết thúc và báo cáo quyết toán chương trình, dự án để trình Cơ quan chủ quản (trong trường hợp Cơ quan chủ quản quản lý trực tiếp) hoặc để Chủ khoản viện trợ PCPNN trình Cơ quan chủ quản.

Đồng thời, Ban QLDA tiến hành xử lý tài sản của Ban QLDA theo quy định hiện hành.

Sau khi báo cáo kết thúc và báo cáo quyết toán chương trình, dự án được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và việc xử lý tài sản của Ban QLDA đã hoàn thành, cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA sẽ ban hành Quyết định kết thúc chương trình, dự án và giải thể Ban QLDA.

Trong trường hợp chưa thể kết thúc được các công việc nêu trên theo thời hạn quy định, trên cơ sở văn bản giải trình của Ban QLDA, cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA ban hành văn bản cho phép gia hạn tối đa thêm 6 tháng nữa để Ban QLDA tiếp tục hoàn thành các công việc dở dang và đảm bảo kinh phí cần thiết để Ban QLDA duy trì hoạt động trong thời gian gia hạn.

Đối với trường hợp Ban QLDA quản lý nhiều chương trình, dự án, cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA sẽ ban hành Quyết định kết thúc từng chương trình, dự án cụ thể, đồng thời điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của Ban QLDA, tuân thủ các quy định của Thông tư này.

4. Các chế độ đãi ngộ

Chế độ đãi ngộ đối với Giám đốc Ban QLDA và các chức danh khác của Ban QLDA làm việc theo chế độ kiêm nhiệm hoặc biệt phái thực hiện theo các quy định hiện hành có tính đến tính chất, cường độ công việc, thời gian thực tế để bảo đảm khuyến khích các cán bộ có năng lực làm việc lâu dài và chuyên nghiệp cho chương trình, dự án.

Điều 7. Nhiệm vụ của Cơ quan chủ quản, Chủ khoản viện trợ PCPNN và Ban QLDA liên quan đến kế hoạch thực hiện chương trình, dự án viện trợ PCPNN

1. Ngay sau khi thành lập Ban QLDA, Cơ quan chủ quản, Chủ dự án chỉ đạo Ban QLDA phối hợp với nhà tài trợ rà soát, cập nhật, điều chỉnh (nếu cần thiết) kế hoạch tổng thể thực hiện chương trình, dự án, chi tiết hóa kế hoạch thực hiện trong năm đầu tiên.

2. Trên cơ sở kế hoạch cập nhật tổng thể thực hiện chương trình, dự án được Cơ quan chủ quản phê duyệt, Chủ dự án phê duyệt kế hoạch chi tiết thực hiện chương trình, dự án năm đầu tiên và từng năm tiếp theo.

Kế hoạch thực hiện chương trình, dự án hàng năm phải được xây dựng và phê chuẩn phù hợp với lịch biểu xây dựng kế hoạch hàng năm của Cơ quan chủ quản.

Kế hoạch thực hiện chương trình, dự án hàng năm là cơ sở để phân bổ các nguồn lực cho các hoạt động của chương trình, dự án và là cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng quý, phục vụ công tác điều hành, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng đối với hoạt động quản lý dự án của Ban QLDA.

3. Ban QLDA có trách nhiệm lập kế hoạch giải ngân theo Phụ lục 6 của Thông tư này. Chủ khoản viện trợ PCPNN trình Cơ quan chủ quản kế hoạch giải ngân hàng năm để tổng hợp và báo cáo theo quy định của Quy chế.

Điều 8. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình, dự án trong quá trình thực hiện quy định tại Điều 22 của Quy chế

1. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung của các chương trình, dự án viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 3 và khoản 1, 3, 5 Điều 4 của Thông tư này.

2. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung của các chương trình, dự án viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 3 và khoản 2, 3, 5 Điều 4 của Thông tư này.

Chương 4.

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VIỆC THỰC HIỆN VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI

Điều 9. Chế độ báo cáo và mẫu biểu báo cáo đối với Ban QLDA (quy định tại Điều 27 của Quy chế)

1. Mẫu biểu báo cáo

Bộ mẫu biểu báo cáo cấp chương trình, dự án gồm các mẫu biểu báo cáo 6 tháng (Phụ lục 6.a), năm (Phụ lục 6.b) và báo cáo kết thúc chương trình, dự án (Phụ lục 6.c) kèm theo Thông tư này.

2. Chế độ báo cáo

Chế độ báo cáo do Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN quy định.

Điều 10. Chế độ và mẫu biểu báo cáo đối với Chủ khoản viện trợ PCPNN (quy định tại Điều 27 của Quy chế)

1. Mẫu biểu báo cáo

Bộ mẫu biểu báo cáo cấp Chủ khoản viện trợ PCPNN gồm các mẫu biểu báo cáo 6 tháng (Phụ lục 6.a), năm (Phụ lục 6.b) và báo cáo kết thúc chương trình, dự án (Phụ lục 6.c) kèm theo Thông tư này.

2. Chế độ báo cáo

- Báo cáo 6 tháng

Chậm nhất vào ngày 15 tháng 7, Chủ khoản viện trợ PCPNN phải gửi báo cáo theo các mẫu từ Biểu 1 đến Biểu 8 (Phụ lục 6.a) bằng thư điện tử (mẫu Biểu 1 và Biểu 2 gửi cả bằng văn bản, fax và thư điện tử) về Cơ quan chủ quản, Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Bên tài trợ (nếu có yêu cầu). Riêng mẫu Biểu 1 chỉ gửi một lần sau khi khoản viện trợ PCPNN được phê duyệt việc tiếp nhận (trừ khi có thay đổi).

- Báo cáo năm

Chậm nhất vào ngày 31 tháng 01 năm tiếp sau, Chủ khoản viện trợ PCPNN phải gửi báo cáo theo mẫu Báo cáo tình hình thực hiện năm (Phụ lục 6.b) bằng văn bản, fax và thư điện tử về Cơ quan chủ quản. Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính. Ủy ban công tác về các tổ chức PCPNN và Bên tài trợ (nếu có yêu cầu)

- Báo cáo kết thúc dự án

Chậm nhất 6 tháng kể từ ngày kết thúc thực hiện chương trình, dự án, chủ khoản viện trợ PCPNN phải gửi báo cáo theo mẫu Báo cáo kết thúc chương trình, dự án viện trợ PCPNN (Phụ lục 6.c) bằng văn bản, fax và thư điện tử về Cơ quan chủ quản, Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Bên tài trợ.

Điều 11. Chế độ báo cáo và mẫu báo cáo về kết quả vận động và tình hình thực hiện các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền quản lý của Cơ quan chủ quản

1. Báo cáo 6 tháng

Chậm nhất vào ngày 15 tháng 7, Cơ quan chủ quản gửi báo cáo theo mẫu Phụ lục 7 bằng văn bản (hoặc fax) và thư điện tử về Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Ủy ban công tác về các tổ chức PCPNN.

2. Báo cáo năm

Chậm nhất vào ngày 31 tháng 01 năm tiếp sau, cơ quan chủ quản gửi báo cáo theo mẫu Phụ lục 7 bằng văn bản (hoặc fax) và thư điện tử về Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam, Ủy ban công tác về các tổ chức PCPNN.

Điều 12. Chế độ báo cáo và mẫu báo cáo về kết quả phê duyệt, quản lý các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền quản lý của Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN

1. Báo cáo 6 tháng

Chậm nhất vào ngày 15 tháng 7, cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN gửi báo cáo theo mẫu Phụ lục 8 bằng văn bản (hoặc fax) và thư điện tử về Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính.

2. Báo cáo năm

Chậm nhất vào ngày 31 tháng 01 năm tiếp sau. Cơ quan chủ quản gửi báo cáo theo mẫu Phụ lục 8 bằng văn bản (hoặc fax) và thư điện tử về Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Ủy ban công tác về các tổ chức PCPNN.

Điều 13. Chế độ báo cáo và mẫu báo cáo đối với Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam

Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam lập báo cáo tổng hợp định kỳ hàng năm về tình hình vận động, thu hút viện trợ PCPNN trong cả nước (Phụ lục 9) (bằng văn bản, fax và thư điện tử) gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ trước ngày 01 tháng 3 năm tiếp sau.

Điều 14. Chế độ báo cáo và mẫu báo cáo đối với Bộ Tài chính

Bộ Tài chính lập báo cáo tổng hợp định kỳ hàng năm về tình hình tiếp nhận, giải ngân các khoản viện trợ PCPNN trong cả nước (Phụ lục 10) trình Thủ tướng Chính phủ trước ngày 01 tháng 3 năm tiếp sau (bằng văn bản), thông báo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan (bằng văn bản, fax và thư điện tử).

Điều 15. Chế độ báo cáo và mẫu báo cáo đối với Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Bộ Kế hoạch và Đầu tư lập báo cáo tổng hợp định kỳ hàng năm về tình hình phê duyệt, thực hiện các khoản viện trợ PCPNN trong cả nước (Phụ lục 11) trình Thủ tướng Chính phủ (bằng văn bản), thông báo cho Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan (bằng văn bản, fax và thư điện tử).

Báo cáo năm gửi trước ngày 31 tháng 3 năm tiếp sau.

Chương 5.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Thông tư này thay thế cho Thông tư số 04/2001/TT-BKH ngày 05 tháng 6 năm 2001 về Hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý và sử dụng viện trợ PCPNN ban hành kèm theo Quyết định số 64/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

Điều 17. Đối với các chương trình, dự án đang thực hiện được phê duyệt theo Quyết định số 64/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

1. Tiếp tục triển khai thực hiện theo quy định tại Quy chế ban hành kèm theo Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009.

2. Việc điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung và áp dụng chế độ báo cáo: thực hiện theo quy định tại Quy chế ban hành kèm theo Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009.

3. Cơ quan chủ quản, Chủ khoản viện trợ PCPNN rà soát kế hoạch thực hiện chương trình, dự án để bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá dự án và đảm bảo nguồn lực thực hiện.

Điều 18. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để nghiên cứu, hướng dẫn bổ sung kịp thời.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - Văn phòng BCĐ TW về phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng TW và các Ban của Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Hội đồng Dân tộc và các UB của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính QG; - Ngân hàng Chính sách Xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Các Tổng công ty nhà nước. - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Cục kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Cổng TTĐT của Chính phủ; - Công báo; - Các Tổng cục, Cục, Vụ, Viện, Văn phòng, Thanh tra Bộ, Cổng TTĐT và các đơn vị trực thuộc Bộ; - Lưu: VT, KTĐN (5b)

BỘ TRƯỞNG Võ Hồng Phúc

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTER OF PLANNING AND INVESTMEN -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 07/2010/TT-BKH	Hanoi, March 30, 2010

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE GOVERNMENT'S DECREE NO. 93/2009/ ND-CP OF OCTOBER 22, 2009, PROMULGATING THE REGULATION ON MANAGEMENT AND USE OF FOREIGN NON-GOVERNMENTAL AID

Pursuant to the Government's Decree No. U6/2008/ND-CP of November 14, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Planning and Investment;
Pursuant to the Government's Decree No. 93/ 2009/ND-CP of October 22, 2009, promulgating the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid;
The Minister of Planning and Investment guides the implementation of the Government's Decree No. 93/2009/ND-CP of October 22, 2009, promulgating the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid (below referred to as the Regulation), as follows:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of regulation (provided in Clause 4, Article 1 of the Regulation):

Eligible recipients of foreign non­governmental (FNG) aid are agencies and organizations defined in Clause 4, Article 1 of the Regulation and their attached and subordinate units and organizations.

Article 2. FNG aid negotiation and conclusion provided in Article 6 are guided as follows:

...

...

...

Chapter II

PREPARATION, APPRAISAL AND APPROVAL OF FOREIGN NON­GOVERNMENTAL AID AMOUNTS

Article 3. Preparation for receiving FNG aid amounts (provided in Articles 6 thru 9 of the Regulation)

1. The managing agency shall assign a unit or an organization to act as the FNG aid owner.

2. When necessary to establish an FNG aid preparation board, decision on the establishment of this board under Clause 1, Article 7 of the

Regulation shall be made as follows:

Within 5 working days after receiving a written request from the FNG aid owner, the managing agency shall decide to establish an FNG aid preparation board which has the functions, tasks and powers in accordance with Articles 7 and 8 of the Regulation.

3. An FNG aid dossier to be appraised by a competent authority under Articles 7 and 9 of the Regulation shall be prepared as follows:

a/ The FNG aid owner shall coordinate with the donor in preparing program or project documents or non-project aid dossiers in accordance with Article 9 of the Regulation. The aid owner shall officially request in writing the managing agency to carry out procedures for approval of the receipt of an FNG aid amount.

...

...

...

c/A valid FNG aid dossier comprises:

+ Written requests for approval, made by:

+ The FNG aid-approving agency, for FNG aid amounts to be approved by the Prime Minister;

+ The managing agency or the FNG aid owner (in case the managing agency directly manages the FNG aid), for FNG aid amounts to be approved by FNG aid-approving agencies.

- The donor's written agreement on FNG aid details, and notification or commitment to provide such FNG aid. The certification that the residual value of used goods is over 80% complies with Clause 3. Article 17 of the Regulation.

- Draft program or project documents, the list of non-project aid amounts (in Vietnamese and a foreign language) and the draft agreement on FNG aid (if such agreement is required to be signed to replace program or project documents).

- A copy of the operation registration certificate and/or a copy of the valid paper on the donor's legal entity status. These copies must be consularly legalized to ensure their validity.

d/For non-project aid being used vehicles, in addition to the documents specified at Point c. Clause 3 of this Article, the following documents are additionally required:

- The donor's vehicle ownership registration paper or certificate;

...

...

...

- The written assessment of the vehicle's residual value of over 80%. certified by a competent assessment organization of the donor's country.

e/ An aid dossier shall be made in 8 sets, including at least one original, for FNG aid amounts to be approved by the Prime Minister.

For aid amounts to be approved by an FNG aid-approving agency, this agency shall itself decide on the number of dossier sets (including the original) for appraisal of an FNG aid amount.

Documents in a foreign language must be accompanied by their Vietnamese translations.

Article 4. Appraisal and approval of the receipt of FNG aid amounts (provided in Articles 10. 11. 13. 14 and 15 of the Regulation)

1. Appraisal of FNG aid amounts to be approved by the Prime Minister:

a/ Appraising agency:

The Ministry of Planning and Investment shall appraise aid amounts to be approved by the Prime Minister.

b/ Appraisal process:

...

...

...

To assess the validity of the appraisal dossier pursuant to Clause 3. Article 3 of this Circular;

- Step 2: Consultation with concerned agencies

After receiving 8 valid dossier sets from the FNG aid-approving agency, the Ministry of Planning and Investment shall send them, enclosed with a written request for consultations, to the Government Office, the Ministry of Finance, the Vietnam Union of Friendship Organizations, the Working Committee for Foreign Non-Governmental Organizations (in case the donor is a foreign non-governmental organization), the Ministry of Public Security, and concerned agencies, units and provincial-level People's Committee, on matters related to the FNG aid amount to be appraised.

- Step 3: Appraisal

If the FNG aid dossier is incomplete, the Ministry of Planning and Investment shall request the FNG aid-approving agency to supplement, modify and complete it and follow the steps mentioned above.

If the dossier is complete and valid, the Ministry of Planning and Investment shall conduct appraisal in either of the following processes:

+ Summarization of consultations: If the FNG aid details are clear and sufficient and receive no objection from consulting agencies, the

Ministry of Planning and Investment shall prepare an appraisal report enclosed with an appraisal record, made according to the form provided in Appendix 2 to this Circular, and consultations of these agencies, and submit it to the Prime Minister for approval of the receipt of such FNG aid amount;

+ Organization of an appraisal conference: If the above process cannot be applied, the Ministry of Planning and Investment shall organize an appraisal conference and appoint the conference's chair and secretary. Such conference shall be attended by representatives of the Ministry of Planning and Investment, consulting agencies and units, the aid owner and concerned units.

...

...

...

If the conference disapproves the FNG aid dossier, the Ministry of Planning and Investment shall request the FNG aid-approving agency to supplement, modify and complete the dossier under regulations and follow the steps mentioned above.

c/ Appraisal duration

The time limit for appraising an FNG aid amount is 20 working days after receiving a complete and valid dossier, of which:

The time limit for assessing the appraisal dossier's validity is 3 working days after receiving a complete and valid dossier:

The time limit for concerned agencies to give their written consultations is 12 working days after a written request for consultations is made. Past this time limit, if these agencies fail to send their written consultations to the Ministry of Planning and Investment, they shall be regarded as agreeing with the receipt of the FNG aid amount.

2. Appraisal of FNG aid amounts to be approved by FNG aid-approving agencies:

a/ Appraising agencies:

- Provincial-level Planning and Investment Departments shall appraise FNG aid amounts to be approved by chairpersons of provincial-level People's Committees;

- Units in charge of managing and using FNG aid shall appraise FNG aid amounts other than those specified in Clause 1 and the first paragraph. Point a. Clause 2, of this Article.

...

...

...

b/ The appraisal process shall be set and promulgated by the FNG aid-approving agency, specifically as follows:

- Step 1: Assessment of the appraisal dossier's validity

To assess the appraisal dossier's validity pursuant to Clause 3. Article 3 of this Circular;

- Step 2: Consultation with concerned agencies

After fully receiving the number of valid dossier sets, the FNG aid-appraising agency shall send them enclosed with a written request for consultations to concerned agencies, units and localities, on matters related to the FNG aid amount to be appraised.

- Step 3: Appraisal

If the project document dossier is incomplete, the appraising agency shall request the managing agency (for the agencies defined at Point b. Clause 10. Article 4 of the Regulation) or the FNG aid owner (for aid owners being attached or subordinate units of the managing agencies defined at Point a. Clause 10, Article 4 of the Regulation) to supplement, modify and complete the dossier and follow the steps mentioned above.

If the dossier is complete and valid, the appraising agency shall conduct appraisal in either of the following processes:

+ Summarization of consultations: If the FNG aid details are clear and complete and receive no objection from consulting agencies, the appraising agency shall prepare an appraisal report enclosed with an appraisal record, made according to the form provided in Appendix 2 to this Circular, and consultations of these agencies, and submit it to the FNG aid-approving agency for approval of the receipt of such FNG aid amount;

...

...

...

If the conference approves the FNG aid dossier, the appraising agency shall prepare an appraisal report enclosed with an appraisal record, made according to the form provided in Appendix 2 to this Circular, and a draft decision approving the aid amount, made according to the form provided in Appendix 3a (for program or project documents) or Appendix 3b (for non-project aid) to this Circular, and submit it to the FNG aid-approving agency for approval of the receipt of such FNG aid.

If the conference disapproves the FNG aid dossier, the appraising agency shall request the managing agency (for the agencies defined at Point b. Clause 10, Article 4 of the Regulation) or the FNG aid owner (for aid owners being attached or subordinate units of the managing agencies defined at Point a. Clause 10, Article 4 of the Regulation) to supplement, modify and complete the dossier under regulations and follow the steps mentioned above.

c/Appraisal duration

The time limit for appraising an FNG aid amount is 20 working days after receiving a complete and valid dossier, specifically:

- Step 1: The time limit for assessing the appraisal dossier's validity is 3 working days after receiving a complete and valid dossier.

- Step 2: The time limit for concerned agencies to give their written consultations is 12 working days after a written request for consultations is made. Past this time limit, if concerned agencies fail to send their written consultations to the FNG aid-approving agency, they shall be regarded as agreeing with the receipt of the FNG aid amount.

- Step 3: Appraisal time limit:

+ The time limit for preparing the appraisal conference is 2 working days;

+ The time limit for making the appraisal report and the minutes of the appraisal conference is 3 working days after the conference.

...

...

...

For aid recipients being organizations defined at Points d and e, Clause 4. Article 1 of the Regulation, aid-approving agencies will be ministries, ministerial-level agencies or government-attached agencies performing the state management of the professional domains indicated in the decisions to establish these organizations.

The process of approval complies with Clause 2. Article 15 of the Regulation.

4. Notification of approval results:

The notification of approval results complies with Clause 3, Article 15 of the Regulation.

Chapter III

MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION OF FOREIGN NON-GOVERNMENTAL AID AMOUNTS

Article 5. Forms of managing and implementing FNG aid programs and projects

1. The FNG aid owner shall directly manage and administer the implementation of technical assistance programs and projects or assign its attached unit acting as the project owner to do so.

2. The FNG aid owner shall directly manage and administer the implementation of investment programs and projects.

...

...

...

- Being fully capable and organized with functional sections (bidding, planning, finance, organization, administration and personnel management) for implementing all projects;

- Being established under a decision of the competent agency for each program or project in accordance with this Circular.

Article 6. Organizational structure, functions and tasks of a project management unit (provided in Article 19 of the Regulation)

1. Functions and tasks of a project management unit:

a/ To draw up plans.

b/ To manage the preparation of programs or projects:

Management of the preparation of programs or projects covers the study of program or project documents, process, procedures and conditions to implement programs or projects (regulations on budget spending, accounting, audit, reporting, etc.);

Investment projects are regulated by current provisions on work construction investment management, taking into account specific requirements of FNG aid.

c/To carry out bidding activities and manage contracts:

...

...

...

- To manage the performance of obligations stated in the contract signed by a competent person and the contractor. To monitor, supervise and assess contractors' activities and their results. To promptly settle according to its competence problems arising in the course of contract performance.

d/To manage finance and assets and disburse capital:

To manage finance and assets and carry out capital disbursement procedures under law and the donor's regulations.

e/ To perform administrative, coordination and explanation tasks:

- To organize its office and manage its staff;

- To establish its internal communication system; to collect, classify and preserve all original information and data related to the program or project and itself under law:

- To make preparations for the FNG aid owner to publicly notify the program's or project's contents, organization, implementation progress and funds to direct beneficiaries and concerned agencies;

- To provide accurate and truthful information to law enforcement, examination, inspection and audit bodies, the donor, mass media and concerned individuals within its assigned tasks and responsibilities, except information restricted from dissemination under law;

- To act as the focal point of the aid owner and program- or project-implementing agencies in working with the donor on relevant matters in the course of program or project implementation.

...

...

...

- To assess its operation;

- To monitor and assess program or project implementation under Articles 24. 25 and 26 of the Regulation;

- To report under Article 27 of the Regulation, g/ To test before take-over, hand over and settle the program or project:

To make preparations for the FNG aid owner and the managing agency to test the program or project before take-over and hand over the completed program or project to the recipient for operation under regulations.

h/ To perform other tasks:

To perform other tasks within the program or project framework as assigned by the agency establishing the project management unit.

2. Organizational structure of a project management unit:

a/ Fundamental requirements for the organizational structure and staff of a project management unit:

- A project management unit must have an appropriate organizational structure and sufficient staff members with capability and experience to effectively and sustainably manage the program or project;

...

...

...

b/ Organizational structure of a project management unit:

- Based on the contents, size, characteristics and scope of operation and method of managing FNG aid programs and projects, the director of a project management unit shall prepare and submit its organizational structure to the agency establishing the project management unit.

- A project management unit includes:

+An administrative, organization and support section;

+ A functional section in charge of planning, bidding and other necessary activities;

+ A technical and professional section to serve activities stated in the program or project documents.

Each section may take any of the following forms: division, department, group or officer in charge (if the section has only one officer).

The organizational structure of a unit managing different projects must comply with Clause 3. Article 5 of this Circular.

3. Organization of implementation

...

...

...

- Legal grounds:

The establishment of a project management unit must be based on:

+ Functions, tasks and powers of the managing agency and the FNG aid owner;

+ The decision approving the FNG aid program or project;

+ The FNG aid agreement;

+ The provisions of this Circular.

- Establishment of a project management unit:

The establishment of a project management unit complies with Clauses 3 and 4. Article 19 of the Regulation.

b/ Operating funds of a project management unit

...

...

...

c/ Assets of a project management unit

- A project management unit may be furnished with assets for program or project management under law;

- A project management unit's assets must be used properly, thriftily and efficiently. The lease, lending, donation or use of assets for self-seeking purposes is prohibited;

- A project management unit shall report to the agency establishing the project management unit on assets handed, donated or left by consultants, contractors or suppliers for management under law;

- A project management unit's assets left after the project or program completion or not needed for project implementation shall be disposed of under current regulations.

d/ Completion of an FNG aid program or project

The time of completion of an FNG aid program or project is specified in the agreement signed with the donor.

Within 6 months after a program or project is completed, the project management unit shall complete a final report and a settlement report on the program or project and submit them to the managing agency (in case the managing agency directly manages the program or project) or to the FNG aid owner for submission to the managing agency.

At the same time, the project management unit shall handle its assets under current regulations.

...

...

...

If the above jobs cannot be completed within the prescribed time limit, based on written explanations of the project management unit, the agency establishing the project management unit shall permit in writing the project management unit to complete remaining jobs within 6 months and shall allocate necessary funds for the project management unit to maintain its extended operation.

For a project management unit managing different programs or projects, the agency establishing the project management unit shall issue a decision to complete each program or project and adjust the functions and tasks of the project management unit under this Circular.

4. Treatment

Treatment policies for the project management unit's director and holders of other titles working on a part-time or secondment basis comply with current regulations, taking into account the characteristics and intensity of jobs and actual working time to encourage capable people to work on a long-term and full-time basis for the program or project.

Article 7. Tasks of managing agencies, FNG aid owners and project management units related to planning on FNG aid programs and projects

1. Right after establishing a project management unit, the managing agency or the project owner shall direct the project management unit to coordinate with the donor in reviewing, updating and adjusting (when necessary) the master plan to implement the program or project and detail a plan on first-year implementation.

2. Based on the master plan to implement the program or project approved by the managing agency, the project owner shall approve a detailed plan to implement the program or project in the first year and each subsequent year.

Annual plans to implement the program or project shall be formulated and approved in line with the managing agency's annual planning timetable.

Annual plans to implement the program or project serve as a basis for the allocation of resources for the program's or project's activities, the formulation of quarterly plans and the administration, monitoring, examination, assessment and commendation of the project management unit's activities.

...

...

...

Article 8. Adjustment, modification and supplementation of programs or projects in the course of their implementation provided in Article 22 of the Regulation

1. The adjustment, modification and supplementation of FNG aid programs or projects to be approved by the Prime Minister comply with Article 3 and Clauses 1. 3 and 5. Article 4. of this Circular.

2. The adjustment, modification and supplementation of FNG aid programs or projects to be approved by heads of FNG aid-approving agencies comply with Article 3 and Clauses 2, 3 and 5, Article 4. of this Circular.

Chapter IV

REPORTING ON FOREIGN NON­GOVERNMENTAL AID

Article 9. Reporting regulations and forms applicable to project management units (provided in Article 27 of the Regulation)

1. Reporting forms

The reporting forms applicable to programs and projects include biannual report (Appendix 6.a). annual report (Appendix 6.b). and final report (Appendix 6.c) to this Circular.

2. Reporting regulations

...

...

...

Article 10. Reporting regulations and forms applicable to FNG aid owners (provided in Article 27 of the Regulation)

1. Reporting forms

The reporting forms applicable to FNG aid owners include biannual report (Appendix 6.a). annual report (Appendix 6.b). and final report (Appendix 6.c) to this Circular.

2. Reporting regulations

- Biannual reports

By July 15 at the latest, a FNG aid owner shall send reports made according to forms 1 thru 8 (Appendix 6.a) by email (particularly, forms 1 and 2 shall also be sent in hard copy and by fax) to the managing agency, the FNG aid-approving agency, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance and the donor (upon request). Particularly, form 1 shall be sent only once after the receipt of the FNG aid is approved (unless there is a change).

- Annual reports

By January 31 of the subsequent year at the latest, a FNG aid owner shall send an annual report on program or project implementation (made according to the form provided in Appendix 6.b) in hard copy and by fax and email to the managing agency, the FNG aid-approving agency, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance, the Working Committee for Foreign Non-Governmental Organizations and the donor (upon request).

- Final reports

...

...

...

Article 11. Reporting regulations and forms applicable to the raising and implementation of FNG aid amounts managed by managing agencies

1. Biannual reports

By July 15 at the latest, a managing agency shall send a report made according to the form provided in Appendix 7 in hard copy (or by fax) and by email to the FNG aid-approving agency, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance, the Vietnam Union of Friendship Organizations and the Working Committee for Foreign Non-Governmental Organizations.

2. Annual reports

By January 31 of the subsequent year at the latest, a managing agency shall send a report made according to the form provided in Appendix 7 in hard copy (or by fax) and by email to the FNG aid-approving agency, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance, the Vietnam Union of Friendship Organizations and the Working Committee for Foreign Non-Governmental Organizations.

Article 12. Reporting regulations and forms applicable to the approval and management of FNG aid amounts managed by FNG aid-approving agencies

1. Biannual reports

By July 15 at the latest, a FNG aid-approving agency shall send a report made according to the form provided in Appendix 8 in hard copy (or by fax) and by email to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance.

2. Annual reports

...

...

...

Article 13. Reporting regulations and forms applicable to the Vietnam Union of Friendship Organizations

The Vietnam Union of Friendship Organizations shall send an annual report on FNG aid raising and attraction nationwide (Appendix 9) in hard copy and by fax and email to the Ministry of Planning and Investment for summarization and reporting to the Prime Minister before March 1 of the subsequent year.

Article 14. Reporting regulations and forms applicable to the Ministry of Finance

The Ministry of Finance shall submit an annual report (in hard copy) on FNG aid receipt and disbursement nationwide (Appendix 10) to the Prime Minister before March 1 of the subsequent year and notify such (in hard copy and by fax and email) to the Ministry of Planning and Investment and concerned agencies.

Article 15. Reporting regulations and forms applicable to the Ministry of Planning and Investment

The Ministry of Planning and Investment shall submit an annual report on FNG aid approval and implementation nationwide

(Appendix 11) to the Prime Minister and notify such (in hard copy and by fax and email) to the Ministry of Finance and concerned agencies.

An annual report shall be sent before Mach 31 of the subsequent year.

Chapter V

...

...

...

Article 16. This Circular replaces Circular No. 04/2001 /TT-BKH of June 5. 2001, guiding the Regulation on FNG aid management and use promulgated together with the Prime Minister's Decision No. 64/2001/QD-TTg of April 26, 2001.

Article 17. For ongoing programs and projects approved under the Prime Minister's Decision No. 64/2001/QD-TTg

1. These programs and projects shall be implemented under the Regulation promulgated together with Decree No. 93/2009/ND-CP of October 22, 2009.

2. The adjustment, modification, supplemen­tation and application of reporting regulations comply with the Regulation promulgated together with Decree No. 93/2009/ND-CP of October 22, 2009.

3. Managing agencies and FNG aid owners shall review program or project plans to add details on project monitoring and assessment and allocation of resources for implementation.

Article 18. Effect

1. This Circular takes effect 45 days from the date of its signing.

2. Any problems arising in the course of implementation should be reported to the Ministry of Planning and Investment for study and timely additional guidance.-

...

...

...

MINISTER OF PLANNING AND INVESTMENT




Vo Hong Phuc

FILE ATTACHED TO DOCUMENT