|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
QUẬN 3
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
02/2011/QĐ-UBND
|
Quận
3, ngày 03 tháng 8 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN 3 VÀ CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC QUẬN
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn
thư;
Căn cứ Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức
- Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ huớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Quyết định số
93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí
Minh về ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Trưởng Phòng
Nội vụ tại Tờ trình số 533/TTr-PNV ngày 03 tháng 8 năm 2011 và báo cáo thẩm định
số 342/BC-TP ngày 15 tháng 7 năm 2011 của Phòng Tư pháp quận 3,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ủy
ban nhân dân quận 3 và các cơ quan chuyên môn thuộc quận.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận 3, Trưởng Phòng Nội vụ quận 3 và thủ trưởng
các cơ quan chuyên môn thuộc quận chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Thị Lệ
|
QUY CHẾ
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 3 VÀ
CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC QUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/2011/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm
2011 của Ủy ban nhân dân quận 3)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng:
Quy chế này áp dụng cho công tác
quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận 3 và các cơ quan
chuyên môn thuộc quận.
2. Đối tượng điều chỉnh:
a) Công tác văn thư bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản
đi và những tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập
hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con
dấu.
b) Công tác lưu trữ bao gồm các
công việc về thu thập, bảo quản, chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2.
Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân quận.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận, Trưởng Phòng Nội vụ quận giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận trực tiếp
quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân quận. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ cho các cơ quan chuyên môn thuộc quận.
3. Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn thuộc quận có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo Quy
chế này.
4. Toàn thể cán bộ, công chức của
Ủy ban nhân dân quận có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại Quy chế
này.
Điều 3. Tổ
chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
Căn cứ khối lượng công việc, quy
định về cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận và từng cơ quan chuyên môn, có
thể thành lập tổ văn thư, lưu trữ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ của Ủy
ban nhân dân quận và các cơ quan chuyên môn. Công tác văn thư, lưu trữ có thể bố
trí nhân sự làm chuyên trách từng công việc hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc
lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể: phụ trách văn thư; phụ trách lưu trữ; phụ
trách văn thư, lưu trữ; phụ trách và theo dõi việc tiếp nhận, hoàn trả hồ sơ;
theo dõi công văn đến; theo dõi công văn đi; nhân viên giao liên; phụ trách kho
lưu trữ tài liệu cơ quan…
1. Công tác văn thư có những nhiệm
vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến
cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền.
c) Giúp thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản
trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành.
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm đóng dấu mức độ khẩn, mật.
e) Đăng ký, làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ
việc tra cứu, sử dụng bản lưu tài liệu.
h) Quản lý sổ sách và các cơ sở
dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
cho cán bộ, công chức, viên chức.
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của
cơ quan và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng các thành tựu khoa học,
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
2. Công tác lưu trữ có những nhiệm
vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức
trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện
hành.
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, bảo quản, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ
sơ, tài liệu.
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng
hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc
diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và thực hiện các thủ
tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Cán
bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Người được bố trí, giao nhiệm vụ
làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công
chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Kinh
phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Hàng năm, Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân, Trưởng Phòng Nội vụ tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận lập
dự trù kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp
vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân quận từ nguồn
kinh phí được cấp thường xuyên hoặc từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp cần thiết, Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân, Trưởng Phòng Nội vụ lập dự toán trình Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận duyệt cấp kinh phí để thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ.
Điều 6. Bảo
vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2. Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn thuộc quận có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật.
Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ
bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN
THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Hình thức, thể thức và kỹ thuật
trình bày các loại văn bản của Ủy ban nhân dân quận và các cơ quan chuyên môn
ban hành được rà soát và thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 8. Soạn
thảo văn bản
Cán bộ được giao thụ lý, giải
quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân quận chịu trách nhiệm về nội dung, thể
thức văn bản. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn sau khi xem xét, điều chỉnh,
duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản
quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Trường hợp các cơ quan chuyên
môn được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo
văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật hiện hành.
Điều 9. Duyệt
bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản được phân
công duyệt theo quy trình:
Căn cứ tổ chức của Ủy ban nhân
dân quận, quy trình soạn thảo văn bản được quy định cụ thể như sau: Phân công
cán bộ soạn thảo văn bản, trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ
sung và trình thủ trưởng cơ quan chuyên môn duyệt nội dung, ký nháy vào cuối
văn bản. Trước khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ký theo thẩm quyền,
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân rà soát lại lần cuối về thể thức, kỹ thuật
trình bày, chính tả và nội dung văn bản, nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ
phận soạn thảo sửa chữa lại.
2. Trường hợp các loại văn bản
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phân công cho các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
phụ trách ký; trước khi trình ký cần phải chuyển cho Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản, nếu phát hiện
sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại.
Điều 10.
Đánh máy, nhân bản
1. Việc soạn thảo văn bản hành
chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công việc thực
hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết tay và được
giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên
văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện
có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại
người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng quy định
phát hành:
a) Số lượng văn bản nhân bản để
phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến
nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì bộ phận soạn thảo phải
có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ
thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra
liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một
đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh và
liên quan đến nội dung của văn bản.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do
lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận quyết định và được thực hiện theo các quy định về
bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 11. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức
độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc
đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân, Trưởng Phòng Nội vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quản lý công tác
văn thư, có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 12. Ký
văn bản
1. Hình thức ký văn bản được sử
dụng con dấu của Ủy ban nhân dân quận, gồm có:
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
- Các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân quận được Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phân công, ủy quyền cụ thể bằng văn
bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay Chủ tịch (KT. CHỦ TỊCH).
- Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân được Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản
riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa lệnh Chủ tịch (TL. CHỦ TỊCH).
2. Hình thức ký văn bản được sử
dụng con dấu của các cơ quan chuyên môn thuộc quận, gồm có:
- Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn.
- Cấp phó trực tiếp được thủ trưởng
các cơ quan chuyên môn phân công, ủy quyền cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm
quyền ký sẽ ghi ký thay Trưởng phòng hoặc ký thay Chánh Văn phòng, Chánh Thanh
tra…
Điều 13. Bản
sao văn bản
1. Các hình thức bản sao được
quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định
như sau:
Hình thức sao: Sao y bản chính
hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa
danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản
trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có
giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp (photocopy cả dấu
và chữ ký của văn bản chính) không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại
khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được sao, chụp, chuyển
phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến
của lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác
phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN
LÝ VĂN BẢN
Điều 14.
Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư
do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý
theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
Điều 15. Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến đều phải
được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
và tại văn thư các phòng, ban chuyên môn (trừ trường hợp có quy định khác). Tất
cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật),
đơn, thư gửi đến Ủy ban nhân dân quận được gọi chung là văn bản đến.
Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải
được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình
quản lý văn bản và hồ sơ của cơ quan.
2. Văn bản đến chuyển phát qua
máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số
lượng trang của mỗi văn bản, v.v.... Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại văn thư, đối với bản
chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến,
văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và
làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đến khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản
chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số
đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển
qua mạng) và chuyển cho cơ quan chuyên môn hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản
chuyển qua mạng.
3. Những văn bản do cán bộ,
chuyên viên đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư
trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn
thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo.
5. Các bì văn bản đến cán bộ văn
thư không bóc: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong
khối Ủy ban nhân dân quận và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển
tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là
văn bản liên quan đến công việc chung của Ủy ban nhân dân quận thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
6. Đối với những bì thư gửi đích
danh người đứng đầu cơ quan, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận hoặc người
được phân công bóc gỡ các bì thư của người đứng đầu cơ quan; sau khi có ý kiến
của lãnh đạo cơ quan thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký
và xử lý tiếp.
7. Đối với những bì thư có ký hiệu
mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư
chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử
lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý
theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
8. Văn bản khẩn đến ngoài giờ
làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo
ngay với lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân để xử lý.
9. Khi tiếp nhận văn bản đến,
văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong
(nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản đến bị
thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi
nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì
hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải
lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
10. Văn bản đến được đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
Điều 16.
Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Đối với loại văn bản đến có
yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được chuyển ngay đến người phụ trách lĩnh vực
để xử lý, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
2. Đối với loại văn bản đến bình
thường, văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý.
3. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải
quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính, chuyển
tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
4. Việc chuyển giao văn bản phải
đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải
được ghi nhận vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan
(hoặc vào sổ chuyển giao văn bản).
Điều 17. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận,
Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận trực tiếp chỉ đạo giải quyết
các văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến,
Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao cho các cơ quan chuyên
môn hoặc cá nhân giải quyết. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn phân công cho
chuyên viên của đơn vị mình nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được
pháp luật quy định hoặc theo quy định của Ủy ban nhân dân quận.
3. Trong công tác xử lý văn bản
đến Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn chịu
trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến
và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
b) Chuyển văn bản đến cho cơ
quan chuyên môn, cá nhân giải quyết.
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
4. Trường hợp văn bản đến không
có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc.
Điều 18.
Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của Ủy ban
nhân dân quận phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của
Văn phòng Ủy ban nhân dân và tại văn thư các phòng, ban chuyên môn theo trình tự
sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ
khẩn, mật (nếu có).
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Làm thủ tục, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 19.
Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoàn
thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Điều 20.
Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi được lưu hai bản:
Bản gốc lưu tại văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân quận (hoặc tại văn thư các cơ
quan chuyên môn), được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính lưu trong hồ
sơ giải quyết công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn
quy định.
2. Văn bản đi có chế độ “mật” được
lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự
và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi trụ sở Ủy ban
nhân dân quận, trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của lãnh đạo
Ủy ban nhân dân quận.
3. Các văn bản liên ngành mà
không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi
lưu bản chính.
4. Bản lưu những văn bản quan trọng
của cơ quan phải được in bằng giấy tốt có độ pH trung tính và được in bằng mực
bền màu.
Mục 3. LẬP HỒ
SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 21. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nguyên tắc:
Tất cả cán bộ, công chức khi làm
việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công
việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện
hành:
a) Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ
vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế công việc được giao, mỗi
cán bộ, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý
văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ.
Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có
liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập văn bản đưa vào hồ
sơ:
- Cán bộ, công chức có trách nhiệm
lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan
đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải
được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản
để chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, công chức có
trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn
thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần
thiết để trong hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được
lập:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ.
- Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến
của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản trong hồ sơ có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
- Sau khi giải quyết xong công
việc, hồ sơ giải quyết công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh
mục, thành phần hồ sơ và lưu giữ tại văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định.
Trường hợp những hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc trao đổi, phối
hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện phần ghi chú trong phiếu
trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân tiếp tục theo dõi, xử
lý.
- Cán bộ, công chức phải thực hiện
nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại cơ quan; tài liệu lưu
trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của từng cá nhân phải được sắp xếp gọn gàng,
khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định và có hiệu
quả.
Điều 22.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và
cá nhân trong cơ quan
a) Các cơ quan chuyên môn thuộc
quận và cá nhân phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu
trữ hiện hành của Ủy ban nhân dân quận theo thời hạn được quy định tại khoản 2
Điều này.
b) Trường hợp các cơ quan chuyên
môn thuộc quận hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của Ủy ban nhân dân quận
nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
c) Cán bộ, công chức, khi chuyển
công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn bộ
hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu
của Ủy ban nhân dân quận làm của riêng hoặc mang sang đơn vị khác.
2. Thời hạn nộp tài liệu vào lưu
trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu
chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học,
ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm
thu chính thức.
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau
ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh,
phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba
tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập
hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Các đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ
mỗi loại một bản.
Điều 23.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân, Trưởng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo
đảm triển khai thực hiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của
Ủy ban nhân dân quận.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân, Trưởng Phòng Nội vụ có nhiệm vụ sau:
a) Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban
nhân dân quận trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan chuyên môn thuộc quận.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại Ủy ban nhân dân quận.
3. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn
chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về việc lập hồ sơ, bảo quản
và giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan mình vào lưu trữ hiện hành.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công
chức: lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.
5. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
cán bộ chuyên trách lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận có trách nhiệm hướng dẫn
cho các cơ quan chuyên môn thuộc quận và cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc
theo đúng quy định.
Mục 4. QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 24. Quản
lý và sử dụng con dấu
1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quản lý, sử dụng con dấu của Ủy ban nhân
dân quận và con dấu Văn phòng Ủy ban nhân dân quận. Đối với các cơ quan chuyên
môn, Thủ trưởng có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan mình theo
đúng quy định hiện hành.
2. Cán bộ văn thư Văn phòng Ủy
ban nhân dân quận đuợc giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân
quận, Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, Đảng ủy, Công đoàn khối Ủy ban nhân dân
quận và các loại dấu khác (nếu có) theo đúng quy định. Cán bộ văn thư các cơ
quan chuyên môn thuộc quận đuợc giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu cơ quan
chuyên môn theo đúng quy định hiện hành.
3. Cán bộ văn thư được phân công
đóng dấu, không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo
của lãnh đạo cơ quan.
4. Không được tự ý giao con dấu
cho người khác sử dụng khi không có chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan bằng văn bản.
Điều 25.
Đóng dấu
1. Tuyệt đối không được đóng dấu
khống chỉ.
2. Không đóng dấu đối với các
văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy của cơ quan chuyên môn soạn thảo
văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ ràng, lem luốc.
3. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ
ký về bên trái.
4. Đóng dấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
5. Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi
lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Trường hợp đóng dấu lên các bản hợp đồng,
biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
6. Đối với các tài liệu bí mật
Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 26.
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ Ủy ban nhân
dân quận có trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu.
2. Phối hợp với các cơ quan
chuyên môn thuộc quận, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
3. Hướng dẫn các cơ quan chuyên
môn thuộc quận, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị các kho tàng và
phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và
lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Cơ quan chuyên môn thuộc quận có
hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn, mỗi loại hai bản, đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ
cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Điều 27. Chỉnh
lý tài liệu
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải
tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.
b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản
ánh được hoạt động của cơ quan.
c) Cán bộ phụ trách công tác lưu
trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ
cơ quan.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn
chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản
cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: mục lục
hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và
tra cứu, sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục xác định tài liệu
hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
Điều 28.
Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu
phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm.
b) Xác định tài liệu hết giá trị
cần loại ra để tiêu hủy.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu thực
hiện theo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành.
Điều 29. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị
tài liệu, cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng
có nhiệm vụ tư vấn cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về việc quyết định:
a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại
bảo quản.
b) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu gồm (thực hiện theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng
12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy
tài liệu hết giá trị).
3. Hội đồng làm việc theo phương
thức sau đây:
a) Từng thành viên Hội đồng xem
xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).
b) Hội đồng thảo luận tập thể và
biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Biên bản cuộc họp có đủ chữ
ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành hai bản, một bản lưu tại
hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài
liệu hết giá trị.
c) Thông qua biên bản, trình Chủ
tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định.
Điều 30.
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm các đơn vị, cá
nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu
hủy ra thị trường tự do.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định tiêu hủy tài liệu
hết giá trị bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định đề xuất bằng
văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến bằng văn bản của cơ
quan có thẩm quyền. Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin trên tài liệu.
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết
giá trị, bao gồm:
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.
b) Danh mục tài liệu hết giá trị
kèm theo bản thuyết minh.
c) Quyết định thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu.
d) Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị.
đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền
về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.
e) Quyết định của người có thẩm
quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
g) Biên bản về việc tiêu hủy tài
liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan khác.
4. Việc tiêu hủy tài liệu hết
giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước và các quy định pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 31. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (trường hợp cơ quan thuộc diện nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử)
1. Trách nhiệm của cơ quan nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
a) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử theo đúng thời hạn quy định.
Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ,
tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo
cơ quan.
b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở
hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và
công cụ tra cứu kèm theo.
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi
giao nộp.
2. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch
sử:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu.
b) Phối hợp với lưu trữ hiện
hành lựa chọn tài liệu cần thu thập.
c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành
chuẩn bị tài liệu giao nộp.
d) Chuẩn bị kho tàng và các
phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và
lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất
do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan và
Lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
3. Thành phần và thời hạn giao nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 2. THỐNG
KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 32. Thống
kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ
bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện
theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0
giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Báo cáo thống kê được thực hiện
theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn
thư, lưu trữ.
Điều 33. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn
nộp lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu trữ hiện hành do cán bộ, công chức các
đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập
trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ
các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài
liệu.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân và Trưởng Phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân
quận chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu
trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.
b) Thực hiện các biện pháp
phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho
lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị
kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ.
đ) Thực hiện các biện pháp
phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài
liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ.
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu
trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài
liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
3. Cán bộ, công chức phụ trách
công tác lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm:
a) Thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ.
b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài
liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.
c) Thường xuyên kiểm tra tình
hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, trên cơ sở
đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
4. Cán bộ, công chức phụ trách
công tác lưu trữ kiêm nhiệm có trách nhiệm:
a) Thực hiện đúng các quy định về
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
b) Bố trí, sắp xếp ngăn nắp hồ sơ,
tài liệu lưu trữ; dán nhãn ghi đầy đủ thông tin trên các cặp hồ sơ theo quy định
để tiện thống kê và tra cứu.
5. Áp dụng theo tiêu chuẩn các
loại kho lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
6. Kỹ thuật bảo quản tài liệu
lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
Mục 3. TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 34. Đối
tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng được phép khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:
- Cán bộ, công chức trong các cơ
quan chuyên môn thuộc quận và người ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài
liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Cá nhân đến sử dụng tài liệu
phục vụ cho nhu cầu của mình.
- Người nước ngoài đến nghiên cứu
tài liệu.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ hiện hành:
- Các đối tượng là người thuộc
cơ quan phải có ý kiến của lãnh đạo cho phép được nghiên cứu, sử dụng những tài
liệu có liên quan.
- Các đối tượng không phải là
người thuộc cơ quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu
của cơ quan quản lý. Nếu là công dân Việt Nam thì phải có chứng minh nhân dân,
đơn xin trích lục bản chính ghi rõ mục đích khai thác đồng thời nêu lý do mất
và người yêu cầu trích lục phải là người có tên trong văn bản cần trích lục hoặc
giấy ủy quyền của người có liên quan. Đơn xin trích lục và giấy ủy quyền đều phải
được chứng thực theo đúng quy định của pháp luật.
- Đối tượng là người nước ngoài
đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có hộ chiếu và ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
- Tất cả các đối tượng đến
nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Điều 35.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ phụ trách công tác lưu
trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký
độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài
liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
2. Mượn tài liệu nghiên cứu tại
chỗ: sau khi nghiên cứu văn bản xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu
mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu. Cán bộ phụ trách
công tác lưu trữ phải giám sát trong quá trình mượn và kiểm tra tài liệu sau
khi hoàn trả.
3. Mượn tài liệu về nơi làm việc:
trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cán bộ, công chức thuộc cơ quan cần sử
dụng hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân, Trưởng
Phòng Nội vụ hoặc người có trách nhiệm đồng ý. Người mượn tài liệu phải chịu
trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.
4. Sao, chụp tài liệu lưu trữ:
người đến khai thác cần sao chụp tài liệu phải thực hiện đầy đủ thủ tục khai
thác và có giấy xin sao chụp tài liệu, đồng thời phải được sự đồng ý của người
có thẩm quyền mới được phép sao chụp. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải do
cán bộ lưu trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo quy chế bảo
vệ bí mật Nhà nước.
5. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng
tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin
và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 36. Thẩm
quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận
cho phép việc sử dụng bản chính các tài liệu lưu trữ đối với các tổ chức, cá
nhân nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại
mật.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân, Trưởng Phòng Nội vụ, Phó Trưởng Phòng
Nội vụ hoặc người có trách nhiệm cho phép việc sử dụng bản sao, bản điện tử các
tài liệu lưu trữ đối với cán bộ, công chức thuộc cơ quan, đơn vị và cá nhân có
nhu cầu chính đáng.
3. Cán bộ phụ trách lưu trữ cơ
quan chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
4. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ
phải được ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
Điều 37. Quản
lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ được quản lý bằng các công cụ sau:
1. Chương trình phần mềm quản lý
hồ sơ lưu trữ.
2. Sổ giao nhận tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 38.
Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực hiện các nội dung của
Quy chế này là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với
tập thể và cá nhân; là cơ sở đánh giá, nhận xét, phân loại cán bộ, công chức;
xem xét việc nâng bậc lương, nâng ngạch.
2. Cán bộ, công chức vi phạm các
quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các
hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật đối với
cán bộ, công chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp cán bộ, công chức
vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải
bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật
chất đối với cán bộ, công chức.
Điều 39.
Khiếu nại, tố cáo
1. Các cơ quan chuyên môn, cán bộ,
công chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan mình.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật
về khiếu nại, tố cáo.
Điều 40. Tổ
chức thực hiện
1. Thủ trưởng các cơ quan chuyên
môn có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán
bộ, công chức trong phạm vi quản lý.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận 3, Trưởng Phòng Nội vụ quận 3 có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực
hiện Quy chế này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc thì đề
nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận (thông qua Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân,
Trưởng Phòng Nội vụ) xem xét sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung Quy chế này cho phù hợp
tình hình thực tế./.