Circular 38/2019/TT-NHNN payment services without checking accounts by public postal service

• Official number: 38/2019/TT-NHNN
• Legislation Type: Circular
• Organization: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
• Signer: Nguyen Kim Anh
• Issued Date: 31/12/2019

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 38/2019/TT-NHNN	Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2019

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC CUNG ỨNG DỊCH VỤ THANH TOÁN KHÔNG QUA TÀI KHOẢN THANH TOÁN CỦA KHÁCH HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP CUNG ỨNG DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CÔNG ÍCH

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 16 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Luật Các tổ chức tín dụng ngày 16 tháng 6 năm 2010; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Các tổ chức tín dụng ngày 20 tháng 11 năm 2017;

Căn cứ Luật Bưu chính ngày 17 tháng 6 năm 2010;

Căn cứ Nghị định số 101/2012/NĐ-CP ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt; Nghị định số 80/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 101/2012/NĐ-CP ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt;

Căn cứ Nghị định số 16/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Thanh toán;

Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành Thông tư quy định về việc cung ứng dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng tại Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về việc cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích, bao gồm: chuyển tiền, thu hộ, chi hộ bằng đồng Việt Nam không qua tài khoản thanh toán của khách hàng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích (sau đây gọi là tổ chức cung ứng dịch vụ).

2. Tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng tại Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích (sau đây gọi là khách hàng sử dụng dịch vụ).

Điều 3. Chứng từ sử dụng trong thanh toán

1. Tổ chức cung ứng dịch vụ quy định quy cách, mẫu biểu, in ấn, phát hành chứng từ sử dụng trong thanh toán đảm bảo phù hợp với quy trình thanh toán của từng loại hình dịch vụ và quy định của pháp luật có liên quan.

2. Việc lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý, sử dụng và bảo quản chứng từ thanh toán đảm bảo theo đúng quy định pháp luật về chế độ chứng từ kế toán.

3. Đối với chứng từ điện tử các thông tin dữ liệu trong chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và tính toàn vẹn của thông tin. Đồng thời, chứng từ phải được kiểm soát, quản lý bảo mật để ngăn ngừa tránh việc lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép thông tin bất hợp pháp.

Chương II

HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG DỊCH VỤ THANH TOÁN KHÔNG QUA TÀI KHOẢN THANH TOÁN CỦA KHÁCH HÀNG

Điều 4. Dịch vụ chuyển tiền

1. Tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện cung ứng dịch vụ chuyển tiền đảm bảo xử lý nhanh chóng, chặt chẽ, chính xác, an toàn, bảo mật đúng pháp luật; xây dựng, ban hành quy trình nội bộ, trong đó phải có các nội dung sau:

a) Quy định rõ các khâu xử lý như: lập, đối chiếu kiểm soát, lưu trữ chứng từ chuyển tiền; xử lý lệnh chuyển tiền; sai sót và điều chỉnh sai sót, tra soát, khiếu nại; hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành, theo dõi sổ sách kế toán đầy đủ;

b) Quy định cụ thể hạn mức chuyển tiền, nhận tiền tại các điểm cung cấp dịch vụ của mình phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, bộ máy vận hành để đảm bảo an toàn, đúng pháp luật trong quá trình thực hiện;

c) Quy định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân quản lý, vận hành và thực hiện quy trình chuyển tiền, tối thiểu có các nội dung: thực hiện đúng quy trình, giao dịch thanh toán, các quy định về an toàn, bảo mật, trách nhiệm phối hợp tra soát, xử lý các khiếu nại và chịu trách nhiệm đền bù các thiệt hại cho khách hàng do lỗi của mình gây ra;

d) Các quy định liên quan khác.

2. Xử lý lệnh chuyển tiền

a) Khi nhận yêu cầu chuyển tiền, nhân viên của tổ chức cung ứng dịch vụ có trách nhiệm kiểm soát các thông tin trên mẫu chuyển tiền. Sau khi kiểm soát, nếu chứng từ thanh toán do khách hàng lập hợp pháp, hợp lệ và số tiền mặt khách hàng nộp khớp đúng với số tiền ghi trên lệnh chuyển tiền, nhân viên ký chứng từ, làm thủ tục chuyển tiền đi cho khách hàng. Chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được chứng từ thanh toán hợp pháp, hợp lệ của khách hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ phải xử lý và hoàn tất việc chuyển tiền đi cho khách hàng;

b) Khi nhận được lệnh chuyển tiền đến, tổ chức cung ứng dịch vụ phục vụ bên thụ hưởng phải kiểm tra chứng từ đảm bảo hợp pháp, hợp lệ và thực hiện hạch toán ngay vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng đến nhận tiền hoặc giao tiền tại địa chỉ bên chuyển tiền yêu cầu theo thỏa thuận;

c) Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ phục vụ bên thụ hưởng đã thông báo cho bên thụ hưởng, nhưng bên thụ hưởng không đến nhận tiền hoặc không liên hệ được với bên thụ hưởng để thông báo nhận tiền, trong vòng tối đa 30 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến, tổ chức cung ứng dịch vụ làm thủ tục trả lại tiền cho bên chuyển tiền.

3. Sai sót và điều chỉnh sai sót, tra soát, khiếu nại trong chuyển tiền

a) Khi phát hiện việc chuyển tiền có sai sót hoặc chênh lệch số liệu trong chuyển tiền (gọi chung là sai sót), các bên liên quan phải có biện pháp xử lý điều chỉnh theo đúng quy định, đảm bảo số liệu chính xác, thống nhất không để ảnh hưởng đến hoạt động chuyển tiền hoặc gây thiệt hại cho khách hàng. Việc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

(i) Tuân thủ chặt chẽ quy định và phương pháp điều chỉnh sai sót trong kế toán và thanh toán chuyển tiền: sai sót ở khâu nào sửa chữa điều chỉnh ở khâu đó, nghiêm cấm việc tự ý sửa chữa số liệu điều chỉnh sai sót;

(ii) Cá nhân, tổ chức gây ra sai sót hoặc vi phạm quy định và phương pháp điều chỉnh sai sót, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý và bồi thường thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan theo quy định của pháp luật;

b) Tổ chức cung ứng dịch vụ quy định cụ thể thời hạn khách hàng sử dụng dịch vụ được quyền đề nghị tra soát, khiếu nại đối với tổ chức cung ứng dịch vụ, nhưng không ít hơn 60 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch yêu cầu tra soát;

c) Tổ chức cung ứng dịch vụ có trách nhiệm xử lý đề nghị tra soát, khiếu nại của khách hàng sử dụng dịch vụ, đảm bảo tuân thủ tối thiểu các quy định sau:

(i) Áp dụng tối thiểu hai hình thức tiếp nhận thông tin tra soát, khiếu nại qua tổng đài điện thoại (có ghi âm) và qua các địa điểm giao dịch của tổ chức cung ứng dịch vụ; đảm bảo xác thực những thông tin cơ bản mà khách hàng đã cung cấp cho tổ chức cung ứng dịch vụ;

(ii) Xây dựng mẫu giấy đề nghị tra soát, khiếu nại để khách hàng sử dụng khi đề nghị tra soát, khiếu nại. Trường hợp tiếp nhận thông tin qua tổng đài điện thoại, tổ chức cung ứng dịch vụ yêu cầu khách hàng bổ sung giấy đề nghị tra soát, khiếu nại theo mẫu trong thời hạn quy định của tổ chức cung ứng dịch vụ làm căn cứ chính thức để xử lý tra soát, khiếu nại. Trường hợp ủy quyền cho người khác đề nghị tra soát, khiếu nại, khách hàng thực hiện theo quy định của pháp luật về ủy quyền;

(iii) Tổ chức cung ứng dịch vụ có trách nhiệm trả lời hoặc xử lý kịp thời các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong thời hạn theo thỏa thuận nhưng không quá 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận được yêu cầu khiếu nại của khách hàng sử dụng dịch vụ theo quy định tại điểm c(i) Khoản này;

d) Xử lý kết quả tra soát, khiếu nại:

(i) Trong thời hạn tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày thông báo kết quả tra soát, khiếu nại cho khách hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ phải chịu trách nhiệm trả tiền cho khách hàng và bồi thường thiệt hại (tối đa không quá số tiền chuyển) nếu do lỗi sai sót của mình gây ra và/hoặc sai sót không thuộc các trường hợp bất khả kháng theo thỏa thuận với khách hàng sử dụng dịch vụ;

Trường hợp sai sót do lỗi của khách hàng (bên chuyển tiền), tổ chức cung ứng dịch vụ phối hợp với bên chuyển tiền để xử lý lệnh khi chưa chi trả tiền cho bên thụ hưởng và hoàn trả lại tiền cho bên chuyển tiền nếu bên chuyển tiền có yêu cầu;

(ii) Trong trường hợp hết thời hạn giải quyết tra soát, khiếu nại được quy định tại điểm c Khoản này mà vẫn chưa xác định được nguyên nhân hay lỗi thuộc bên nào thì trong vòng 15 ngày làm việc tiếp theo, tổ chức cung ứng dịch vụ thỏa thuận với khách hàng về phương án xử lý, nếu không thỏa thuận được phương án xử lý thì việc giải quyết tranh chấp được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Dịch vụ thu hộ và dịch vụ chi hộ

1. Tổ chức cung ứng dịch vụ xây dựng, ban hành quy trình nội bộ về dịch vụ thu hộ và dịch vụ chi hộ, trong đó, đảm bảo quy định rõ các bước, khâu xử lý, các nội dung kiểm tra, kiểm soát, quy định trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân thực hiện quy trình, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, an toàn, đúng pháp luật.

2. Hợp đồng/văn bản thỏa thuận về dịch vụ thu hộ, chi hộ

Để thực hiện dịch vụ thu hộ, chi hộ, bên nhờ thu hoặc bên trả tiền phải cung cấp cho tổ chức cung ứng dịch vụ các văn bản, tài liệu cần thiết liên quan đến số tiền phải thu hoặc phải trả làm điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện việc thu hộ, chi hộ tiền. Tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu hộ, chi hộ theo đúng nội dung hợp đồng/văn bản thỏa thuận với bên nhờ thu hoặc bên trả tiền và phù hợp quy định pháp luật có liên quan.

Căn cứ vào từng loại hình dịch vụ thu hộ, chi hộ, tổ chức cung ứng dịch vụ giao kết hợp đồng/văn bản thỏa thuận với khách hàng sử dụng dịch vụ đảm bảo có các nội dung cơ bản:

a) Số hợp đồng/văn bản thỏa thuận;

b) Thời điểm (ngày, tháng, năm) lập;

c) Tên, địa chỉ của các bên tham gia;

d) Thỏa thuận về thời hạn xử lý các giao dịch thanh toán, quyết toán;

đ) Phạm vi cung cấp dịch vụ;

e) Đối tượng khách hàng;

g) Địa điểm giao dịch;

h) Việc thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật;

i) Các nội dung về quyền và nghĩa vụ của các bên;

k) Trách nhiệm phối hợp xử lý tra soát, khiếu nại, tranh chấp rủi ro trong quá trình thực hiện, trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của các bên trong việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng, thời gian xử lý, trách nhiệm và phương án đền bù các tổn thất phát sinh;

l) Quy định về phí thu hộ, chi hộ;

m) Các nội dung khác do các bên thỏa thuận phù hợp với quy định của Thông tư này và quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 6. Quyền hạn và trách nhiệm của khách hàng sử dụng dịch vụ

1. Khách hàng được quyền yêu cầu và nhận thông báo, hướng dẫn và cảnh báo từ tổ chức cung ứng dịch vụ để nhận biết và phòng tránh rủi ro khi sử dụng dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng.

2. Khách hàng được khiếu nại và yêu cầu tổ chức cung ứng dịch vụ bồi thường thiệt hại khi: tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện giao dịch thanh toán chậm so với thỏa thuận, không thực hiện giao dịch thanh toán hoặc chuyển nhầm địa chỉ người nhận, sai thông tin người nhận, sai nội dung giao dịch với thông tin mà khách hàng đã cung cấp hoặc chuyển thiếu số tiền mà khách hàng đã nộp để chuyển đi, thu phí dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng không đúng loại phí hoặc vượt quá mức phí mà tổ chức cung ứng dịch vụ đã công bố và các vi phạm khác theo thỏa thuận với khách hàng.

3. Khách hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực các thông tin và chứng từ thanh toán mà mình cung cấp; tự bảo vệ các bí mật thông tin giao dịch của mình để đảm bảo an toàn, bảo mật trong giao dịch thanh toán; thông báo kịp thời cho tổ chức cung ứng dịch vụ khi phát hiện thấy có sai sót, nhầm lẫn trong giao dịch thanh toán hoặc nghi ngờ thông tin giao dịch bị lợi dụng.

4. Không được sử dụng các dịch vụ thanh toán cho các mục đích rửa tiền, tài trợ khủng bố, lừa đảo, gian lận hoặc các hành vi vi phạm pháp luật khác.

5. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo quy định tại Thông tư này và quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 7. Quyền hạn và trách nhiệm của tổ chức cung ứng dịch vụ

1. Có quyền từ chối hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thanh toán cho khách hàng khi khách hàng không đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật hoặc vi phạm hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận giữa các bên, vi phạm quy định pháp luật về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố.

2. Trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật, hệ thống công nghệ thông tin tại các địa điểm cung ứng dịch vụ bảo đảm cung ứng dịch vụ thanh toán thông suốt, bảo mật và an toàn.

3. Có biện pháp đảm bảo khả năng thanh toán tại hệ thống, đồng thời phải duy trì tổng số dư tài khoản thanh toán tại ngân hàng và lượng tiền mặt tại đơn vị mình luôn lớn hơn số tiền phải trả cho khách hàng tại thời điểm thực hiện các giao dịch thanh toán.

4. Ban hành các cơ chế quản lý rủi ro: nhận diện các rủi ro, phân nhóm các loại rủi ro xảy ra đối với từng loại hình dịch vụ cung ứng, bảo mật và bảo đảm tính toàn vẹn, chính xác của thông tin dữ liệu liên quan đến các giao dịch, có biện pháp đánh giá, kiểm soát, phòng ngừa rủi ro và tuân thủ theo các quy định của pháp luật.

5. Ban hành quy trình và thủ tục giải quyết yêu cầu tra soát, khiếu nại, tranh chấp; cơ chế đền bù, bồi thường thiệt hại đối với các trường hợp phát sinh rủi ro, sự cố trong quá trình cung ứng dịch vụ.

6. Ban hành quy định về việc giao nhận, bảo quản, trang bị két sắt tại các địa điểm giao dịch của hệ thống mình, thu, vận chuyển tiền mặt đảm bảo cuối ngày nộp vào tài khoản thanh toán mở tại ngân hàng, có phương án phòng cháy chữa cháy theo quy định của pháp luật; đảm bảo an ninh, an toàn đối với việc luân chuyển tiền mặt cũng như xác định hạn mức tồn quỹ tiền mặt cuối ngày cho mỗi điểm giao dịch phù hợp với khả năng quản lý của mình và tính thanh khoản cho khách hàng sử dụng dịch vụ.

7. Niêm yết công khai tại địa điểm giao dịch và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của tổ chức cung ứng dịch vụ tối thiểu các nội dung sau: quy trình thực hiện từng loại dịch vụ giữa tổ chức cung ứng dịch vụ và khách hàng; quy trình, thủ tục giải quyết yêu cầu tra soát, khiếu nại, tranh chấp; cơ chế đền bù, bồi thường thiệt hại; các loại phí (đối với các dịch vụ có thu phí).

8. Quy định cụ thể các nội dung đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố.

9. Cung cấp các thông tin liên quan đến giao dịch thanh toán, thông tin cá nhân của khách hàng và các thông tin liên quan khác theo yêu cầu của khách hàng, của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc theo quy định của pháp luật.

10. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo quy định tại Thông tư này và quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 8. Chế độ báo cáo

1. Tổ chức cung ứng dịch vụ có trách nhiệm báo cáo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (qua Vụ Thanh toán) về tình hình triển khai thực hiện dịch vụ theo chế độ định kỳ hằng quý (trước ngày 05 của tháng tiếp theo quý báo cáo) và định kỳ hằng năm (trước ngày 15 tháng 01 của năm tiếp theo năm báo cáo) theo Phụ lục đính kèm Thông tư này.

2. Tổ chức cung ứng dịch vụ có trách nhiệm báo cáo kịp thời cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam các thông tin liên quan trong các trường hợp sau:

a) Theo yêu cầu cụ thể của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phục vụ cho mục tiêu quản lý nhà nước;

b) Khi có phát sinh diễn biến bất thường hoặc sự cố gây gián đoạn trong hoạt động cung ứng có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc các tổ chức, cá nhân có liên quan khác.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 19/02/2020.

Điều 10. Tổ chức thực hiện

1. Vụ Thanh toán có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và phối hợp với các đơn vị liên quan để xử lý vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện Thông tư này.

2. Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm thanh tra, giám sát về hoạt động cung ứng dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng qua tổ chức cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật, báo cáo Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về các trường hợp vi phạm và kịp thời xử lý các trường hợp vi phạm theo thẩm quyền và thông báo cho Vụ Thanh toán để theo dõi.

3. Cục Công nghệ thông tin phối hợp với Vụ Thanh toán kiểm tra việc tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật và quản lý rủi ro trong giao dịch điện tử của tổ chức cung ứng dịch vụ.

4. Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành, tổ chức cung ứng dịch vụ có trách nhiệm rà soát quy trình nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy định tại Thông tư này và cung cấp cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Vụ Thanh toán) ngay sau khi ban hành và khi sửa đổi, bổ sung, thay thế các quy trình này.

5. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Thanh toán, Chánh thanh tra, giám sát ngân hàng và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này./.

Nơi nhận: - Như khoản 5 Điều 10; - Ban lãnh đạo NHNN; - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Tư pháp (để kiểm tra); - Công báo; - Lưu: VP, Vụ PC, Vụ TT (5b).

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Nguyễn Kim Anh

PHỤ LỤC

(Ban hành kèm theo Thông tư số 38/2019/TT-NHNN ngày 31 tháng 12 năm 2019 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam)

Đơn vị báo cáo	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	….., ngày …. tháng …. năm

BÁO CÁO

VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG DỊCH VỤ THANH TOÁN

Kỳ (Quý/Năm)...

Kính gửi: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Vụ Thanh toán)

I. Dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng mà tổ chức cung cấp

(Báo cáo chi tiết từng loại hình dịch vụ được cung cấp)

1. Loại hình dịch vụ cung cấp, thời điểm bắt đầu thực hiện

2. Số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ (tính đến cuối kỳ báo cáo), địa điểm giao dịch.

3. Giao dịch thanh toán được thực hiện qua từng dịch vụ thanh toán (phát sinh trong kỳ báo cáo):

Tổng số lượng giao dịch, bình quân ngày/tháng

Tổng giá trị giao dịch, bình quân ngày/tháng

Tổng giá trị phí dịch vụ thu được từ từng dịch vụ thanh toán.

4. Ngoài ra, đối với dịch vụ thu hộ, chi hộ cung cấp thêm danh sách các tổ chức cung ứng hàng hóa, dịch vụ ký kết hợp đồng thỏa thuận thu hộ, chi hộ với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, nêu cụ thể loại hình dịch vụ thu hộ, chi hộ.

5. Danh sách ngân hàng, tổ chức trung gian thanh toán (nếu có) tham gia vào triển khai dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng.

6. Liệt kê chi tiết các loại phí quy định liên quan đến dịch vụ thanh toán cung ứng. Khi có sự thay đổi trong biểu phí cần báo cáo và gửi về Ngân hàng Nhà nước để theo dõi và quản lý.

II. Khó khăn, vướng mắc

III. Đề xuất, kiến nghị

Người lập

Kiểm soát

NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

English

THE STATE BANK OF VIETNAM -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness --------------
No.: 38/2019/TT-NHNN	Hanoi, December 31, 2019

CIRCULAR

PROVISION OF PAYMENT SERVICES WITHOUT CHECKING ACCOUNTS BY PUBLIC POSTAL SERVICE PROVIDERS

Pursuant to the Law on the State Bank of Vietnam dated June 16, 2010;

Pursuant to the Law on Credit Institutions dated June 16, 2010 and the Law on amendments to the Law on Credit Institutions dated November 20, 2017;

Pursuant to the Law on Postal Services dated June 17, 2010;

Pursuant to the Government’s Decree No. 101/2012/ND-CP dated November 22, 2012 on Non-cash Payment; the Government's Decree No. 80/2016/ND-CP dated July 01, 2016 providing Amendments to the Government’s Decree No. 101/2012/ND-CP dated November 22, 2012 on Non-cash Payment;

Pursuant to the Government’s Decree 16/2017/ND-CP dated February 17, 2017 defining the Functions, Tasks, Powers and Organizational Structure of the State Bank of Vietnam;

At the request of the Director of the Payment Department;

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular provides regulations on provision of non-cash payment services by public postal service providers, including money transfer, collection and payment services, which are rendered without checking accounts of clients.

Article 2. Regulated entities

1. Enterprises that provide public postal services (hereinafter referred to as “service providers”).

2. Organizations and individuals that use non-cash payment services rendered by public postal service providers without using their checking accounts (hereinafter referred to as “clients”).

Article 3. Required documents

1. Service providers shall stipulate the format, forms, printing and issuance of documents used for making payments, which must correspond to payment process of each service type and comply with relevant laws.

...

...

...

3. Information and data included in electronic documents must be properly verified so as to ensure their legitimacy, validity and integrity. Additionally, such documents must be protected from unauthorized access and copying.

Chapter II

PROVISION OF PAYMENT SERVICES WITHOUT CHECKING ACCOUNTS

Article 4. Money transfer services

a) Regulations on steps, including preparation, verification and retention of money transfer documents; processing of money transfer orders; errors and handling of errors, trace requests and complaints; bookkeeping as prescribed in current regulations on accounting, and monitoring of accounting records;

b) Specific regulations on limits on sending, receiving amounts at points of services, which must be correspond to their material facilities, technical infrastructure and operating apparatus so as to ensure safety and adherence to laws while rendering services;

c) Regulations on responsibility of each department/person in charge of managing, operating and performing money transfer procedures, including: their compliance with procedures in payment transactions, regulations on information security and confidentiality, responsibility for cooperation in trace request and complaint handling, and responsibility to make compensation for any damage caused to clients;

d) Other relevant provisions.

2. Processing of money transfer orders

...

...

...

b) When receiving a money transfer order, the beneficiary’s service provider shall check the legitimacy and validity of received documents, and credit the received amounts on an appropriate account, and request the beneficiary to receive cash at the service provider’s office or deliver money to the address given by the sender as agreed;

c) If the beneficiary fails to present and receive cash as notified by the beneficiary's service provider or it is unable to contact the beneficiary, within a maximum period of 30 days from the receipt of the money transfer order, procedures shall be carried for returning money to the sender.

3. Errors and handling of errors, trace requests and complaints

a) Upon detection of an error or figures-related difference during money transfer process (hereinafter referred to as "errors"), related parties shall take appropriate measures for correcting error and ensuring accurate figures so as to avoid negatively influencing the money transfer or causing damage to clients. Errors arising from money transfer must by handled according to the following rules:

(i) Regulations on and methods of error handling in accounting and money transfer operations must be strictly complied. To be specific: each error must be handled by the operations unit at which it occurs; any unauthorized correction of figures or error handling is prohibited;

(ii) Depending on the nature and severity of the violation, the individual or entity that causes error or contravenes regulations on and methods of error handling shall be properly handled and make compensation for any damage caused to related parties as regulated by laws;

b) Each service provider must stipulate the time limit for making trace requests and complaints by clients which must be at least 60 days from the commencement of the relevant transaction;

c) The service provider shall respond to trace requests and complaints made by clients as follows:

(i) There are at least two methods adopted for receiving trace requests and complaints, including the receipt of trace requests and complaints via telephone exchange (with recording) and via transaction offices of the service provider; basic information provided by the client must be verified;

...

...

...

(iii) The service provider shall respond to or handle enquiries and complaints of its clients within the agreed-upon period which shall not be longer than 30 days from the receipt of the complaint from the client as prescribed in Point c(i) of this Clause;

d) Trace request/complaint handling results:

(i) Within a maximum period of 05 working days from the notification of handling results of a trace request/complaint to the client, the service provider shall return money to the client and make compensation for damage incurred by the client (the compensation amount shall not exceed the sending amounts) if such damage is caused by its mistake and/or is not classified as a force majeure event as agreed upon with the client;

If an error is caused by the client (the money sender), the service provider shall cooperate with the sender to process the money transfer order if the money is not yet sent to the beneficiary and return money to the sender if requested;

(ii) If reasons or faults cannot be found or determined within the time limit for a trace request/complaint mentioned in Point c of this Clause, within 15 following working days, the service provider must reach an agreement with the client on measures for handing the trace request/complaint. In case of failure to reach an agreement, the dispute shall be settled in accordance with law regulations.

Article 5. Collection and payment services

1. Service providers shall formulate and issue their internal procedures for provision of collection and payment services, in which regulations on steps, contents of verification, and responsibility of each department/individual must be specified so as to ensure that services are rendered in a quick, accurate and safe manner as prescribed by law.

2. Contract/agreement on collection and payment services

 In order to use collection or payment service, the requesting party or the payer must provide the service provider with necessary documents related to the amounts to be collected or paid, which shall be used as the basis for the service provider to collect money or make payment. The service provider shall collect money or make payment according to the contract/agreement signed with the requesting party or the payer and relevant laws.

...

...

...

a) Number of the contract/agreement;

b) Date of the contract/agreement;

c) Names and addresses of the parties;

d) Agreements on time limits for completing transactions/statements;

dd) Scope of services;

e) Eligible clients;

g) Transaction location;

h) Safety and confidentiality measures;

i) Rights and obligations of the parties;

...

...

...

l) Regulations on service fees;

m) Other contents as agreed upon between the parties in conformity with this Circular and relevant laws.

Article 6. Rights and responsibility of clients

1. Clients are entitled to request for information and receive notifications, instructions and warnings from service providers for identifying and preventing risks during their use of payment services without their checking accounts.

2. They are entitled to make complaints and request service providers to make compensation for damage if the service provider makes payment transactions later than the agreed schedule, fails to make payments, transfers money to wrong persons, uses beneficiaries’ information different from that provided by clients, insufficiently transfers money compared to the amounts deposited by clients, improperly collects service fees or collects service fees higher than the fee rates announced by the service provider or commits other violations as agreed upon with clients.

3. Clients shall take legal responsibility for accuracy and truthfulness of information and payment documents they provided; keep information related to their transactions confidential so as to ensure security and confidentiality of payment transactions; inform the service provider immediately when detecting any mistakes or errors in their payment transactions or suspecting that transaction-related information is misused.

4. They are prohibited from use payment services for the purposes of money laundering, terrorism financing or fraudulence or committing other violations.

5. They shall perform other rights and responsibility as prescribed in this Circular and relevant laws.

Article 7. Rights and responsibility of service providers

...

...

...

2. It must build material facilities and information technology systems at its points of service to ensure its thorough, confidential and safe provision of payment services.

3. It must adopt measures for ensuring its solvency at all points of service, and maintain the sum of the balance on its checking account opened at a licensed bank and the cash amount in hand higher than the amounts payable to clients at the time of conducting payment transactions.

4. It must promulgate risk management regulations, including identification and classification of risks associated with each type of provided services, confidentiality, integrity and accuracy of information related to transactions, measures for assessment, control and prevention of risks, and compliance with law regulations.

5. It must also issue process and procedures for handling trace requests, complaints and disputes; mechanism for damage compensation in case of risks or incidents occurring during the provision of services.

6. It must promulgate regulations on delivery, maintenance and provision of safes at their points of services, collect and transport cash for depositing to its checking account opened at a licensed bank at the end of day, and adopt measures for fire prevention and firefighting as regulated; ensure security and safety of transported cash as well as determine cash in hand at the end of day at each point of services in conformity with its management and liquidity for clients.

7. The following must be openly posted at all points of service and published on the website of the service provider: procedures for providing each type of services and to each group of clients; procedures for handling trace requests, complaints and disputes; mechanism for damage compensation; service fees (for charged services).

8. The service provider must issue regulations on adherence to law regulations on anti-money laundering and counter the financing of terrorism.

9. It must provide information related to payment transactions, personal identification of clients and other information as requested by clients, regulatory authorities or as regulated by law.

10. The service provider shall perform other rights and responsibility as prescribed in this Circular and relevant laws.

...

...

...

1. Service providers shall submit quarterly reports and annual reports, which are made according to the Appendix enclosed herewith, to the State Bank of Vietnam (via Payment Department) on their provision of services by the 05^th of the following quarter and by January 15 of the following year respectively.

2. Service providers shall submit reports immediately to the State Bank of Vietnam in the following cases:

a) A report is submitted at the request of the State Bank of Vietnam to serve state management tasks;

b) There is any event or problem that may interrupt the provision of payment services and negatively impact the operation of the service provider or other relevant entities.

Chapter III

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 9. Entry into force

This Circular comes into force from February 19, 2020.

Article 10. Implementation

...

...

...

2. The Banking Supervision Agency and SBV’s branches in provinces and central-affiliated cities shall inspect the provision of payment services without clients’ checking accounts by service providers in accordance with relevant laws, submit reports to the Governor of the State Bank of Vietnam on any violations and promptly take actions against violations within their competence, and send notifications thereof to the Payment Department for monitoring.

3. The Information Technology Department shall cooperate with the Payment Department in inspecting service providers’ compliance with regulations on information security and confidentiality and risk management in electronic transactions.

4. Within 03 months after this Circular comes into force, service providers shall review and ensure that their internal procedures comply with this Circular, and send their internal procedures (including amendments thereof) to the State Bank of Vietnam (via the Payment Department).

5. Chief of the Ministry’s Office, Head of the Payment Department, Head of the Banking Supervision Agency, heads of units affiliated to SBV, Directors of SBV’s branches in provinces or central-affiliated cities, Chairpersons of Boards of Directors, and General Directors of service providers shall be responsible for the implementation of this Circular./.

PP. THE GOVERNOR
DEPUTY GOVERNOR




Nguyen Kim Anh