Instructions No. 09/HD-TLD dated September 10, 2020 on collection of trade union subscriptions in business sector via the account openned at Viet Nam Bank for Agriculture and Rural Development

• Official number: 09/HD-TLD
• Legislation Type: Instruction
• Organization: The Vietnam General Confederation of Labor
• Signer: Nguyen Minh Dung
• Issued Date: 10/09/2020

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 09/HD-TLĐ	Hà Nội, ngày 10 tháng 9 năm 2020

HƯỚNG DẪN

THU KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN KHU VỰC SẢN XUẤT KINH DOANH QUA TÀI KHOẢN CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM MỞ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM

- Căn cứ Luật Công đoàn năm 2012;

- Căn cứ Nghị định số 191/2013/NĐ-CP ngày 21/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết về tài chính công đoàn;

- Căn cứ Quyết định số 1908/QĐ-TLĐ ngày 19/12/2016 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về quản lý tài chính, tài sản công đoàn, thu, phân phối nguồn thu và thưởng, phạt thu, nộp tài chính công đoàn;

- Căn cứ Quy chế phối hợp số 500/QCPH-TLĐ-AGRIBANK ngày 28/5/2020 giữa Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam;

Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành hướng dẫn thực hiện thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh qua tài khoản Công đoàn Việt Nam mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (Agribank) cho các cấp công đoàn như sau:

I. THÔNG TIN CHUNG VỀ HỆ THỐNG

1. Thông tin tài khoản nhận kinh phí công đoàn

Tên tài khoản nhận kinh phí công đoàn: Công đoàn Việt Nam

Số tài khoản nhận kinh phí công đoàn: 1400 288 668 989

Mở tại: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.

2. Cú pháp chuyển tiền

Khi nhận được Thông báo thu kinh phí công đoàn từ công đoàn cấp trên được phân cấp thu, các doanh nghiệp, đơn vị nộp kinh phí công đoàn theo cú pháp sau:

MST <Mã số thuế> <Tên doanh nghiệp/đơn vị> đóng KPCĐ tháng/quý/năm

Ví dụ: MST 1111222233 Công ty ABC đóng KPCĐ quý I năm 2020.

Lưu ý:

+ Mã số thuế là dãy số viết liền, không có các ký tự đặc biệt ở giữa (ví dụ: không ghi dấu dấu “-“, dấu cách “ ”, dấu chấm “.” …)

+ Với các đơn vị không có đơn vị phụ thuộc, mã số thuế là 1 dãy gồm 10 ký tự số liên tiếp. Với các đơn vị phụ thuộc, mã số thuế là 1 dãy gồm 13 ký tự số liên tiếp.

3. Vận hành hệ thống

- Phần mềm thực hiện cấp trả tự động phần kinh phí được sử dụng cho các cấp công đoàn theo chế độ 24h kể từ khi phần mềm ghi nhận số nộp kinh phí công đoàn của các doanh nghiệp, đơn vị. Trường hợp ngân hàng Báo có vào tài khoản Công đoàn Việt Nam vào cuối giờ chiều ngày thứ 6 thì Agribank cấp trả vào ngày thứ 2 của tuần kế tiếp. Với nơi chưa có tổ chức công đoàn, đơn vị phát hành Thông báo thu kinh phí công đoàn sẽ nhận và đưa vào tài khoản tạm giữ phần kinh phí được sử dụng và thực hiện chi trả cho người lao động theo quy định của Tổng Liên đoàn.

- Tỷ lệ cấp trả kinh phí công đoàn 2% cho các cấp công đoàn được Tổng Liên đoàn thông báo hàng năm. Năm 2020, tỷ lệ cấp trả thực hiện như của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietinbank).

- Phần mềm cho phép khai thác, sử dụng các loại báo cáo phục vụ theo dõi, quản lý việc thu, phân bổ nguồn thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đơn vị theo phân cấp của Tổng Liên đoàn.

4. Thực hiện hạch toán kế toán

Các đơn vị thực hiện việc hạch toán kế toán thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh qua tài khoản Công đoàn Việt Nam theo Hướng dẫn 1990/HD-TLĐ ngày 03/10/2018. Khi có thay đổi về chế độ kế toán mới, Tổng Liên đoàn sẽ hướng dẫn cụ thể sau.

5. Thực hiện ý kiến của Kiểm toán nhà nước, để phù hợp với điểm 1, Điều 8 Luật cạnh tranh năm 2018, các LĐLĐ tỉnh, thành phố; Công đoàn ngành Trung ương và tương đương; Công đoàn Tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn; Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở tiếp tục mở tài khoản nhận kinh phí tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam; tuyên truyền đến công đoàn cơ sở có thể lựa chọn Vietinbank, Agribank hoặc sử dụng cả 2 tài khoản để nhận kinh phí được cấp trả tự động.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Cấp Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (cấp 1)

- Phối hợp với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam xây dựng phần mềm phục vụ cho việc thu, quản lý và chuyển trả nguồn kinh phí công đoàn của các đơn vị sản xuất kinh doanh cho các cấp công đoàn.

- Chỉ đạo, hướng dẫn các cấp công đoàn triển khai việc thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh qua Agribank.

- Định kỳ hằng năm, Tổng Liên đoàn và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam luân phiên tổ chức tổng kết đánh giá các hoạt động phối hợp, chỉ đạo giải quyết kịp thời những khó khăn, vướng mắc phát sinh.

2. LĐLĐ tỉnh, thành phố; Công đoàn ngành Trung ương và tương đương; Công đoàn Tổng Công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn (cấp 2)

- Chủ động lựa chọn chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam tại địa phương để xây dựng Chương trình phối hợp, mở tài khoản của đơn vị mình.

- Phối hợp với các chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam tại địa phương tiến hành rà soát lập danh sách các doanh nghiệp, đơn vị đóng kinh phí công đoàn thuộc cấp mình quản lý (bao gồm cả doanh nghiệp, đơn vị có tổ chức công đoàn và doanh nghiệp, đơn vị chưa có tổ chức công đoàn) cũng như các đơn vị được cấp trả kinh phí công đoàn phải đảm bảo đầy đủ dữ liệu: Mã số thuế của doanh nghiệp nộp, số tài khoản của Công đoàn cơ sở, số tiền phải đóng kinh phí công đoàn trong năm.

- Chỉ phát hành Thông báo thu kinh phí công đoàn tới các doanh nghiệp, đơn vị thuộc đối tượng đóng kinh phí công đoàn do cấp mình quản lý khi đã hoàn thành việc nhập dữ liệu vào phần mềm.

- Thực hiện chi cho người lao động tại doanh nghiệp, đơn vị chưa có tổ chức công đoàn theo quy định của Tổng Liên đoàn.

- Xác nhận tư cách pháp nhân của các công đoàn cơ sở, đơn vị thuộc cấp quản lý (theo danh sách) cho Agribank chi nhánh nơi mở tài khoản để hỗ trợ việc mở tài khoản trong trường hợp bị thất lạc Quyết định thành lập.

- Chỉ đạo Liên đoàn Lao động cấp quận, huyện và cấp trên trực tiếp cơ sở triển khai việc thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh qua tài khoản Công đoàn Việt Nam tới các doanh nghiệp, đơn vị thuộc đối tượng đóng kinh phí công đoàn.

- Thực hiện chế độ phối hợp cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về quá trình triển khai, thực hiện thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh qua Agribank theo yêu cầu của cấp trên.

3. Liên đoàn Lao động cấp quận, huyện; Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở (cấp 3)

- Chủ động lựa chọn chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam tại địa phương để mở tài khoản của đơn vị mình.

- Phối hợp với các chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam tại địa phương tiến hành rà soát lập danh sách các doanh nghiệp, đơn vị đóng kinh phí công đoàn thuộc cấp mình quản lý (bao gồm cả doanh nghiệp, đơn vị có tổ chức công đoàn và doanh nghiệp, đơn vị chưa có tổ chức công đoàn) cũng như các đơn vị được cấp trả kinh phí công đoàn phải đảm bảo đầy đủ dữ liệu: Mã số thuế của doanh nghiệp nộp, số tài khoản của Công đoàn cơ sở, số tiền phải đóng kinh phí công đoàn trong năm.

- Chỉ phát hành Thông báo thu kinh phí công đoàn tới các doanh nghiệp, đơn vị thuộc đối tượng đóng kinh phí công đoàn do cấp mình quản lý khi đã hoàn thành việc nhập dữ liệu vào phần mềm.

- Thực hiện chi cho người lao động tại doanh nghiệp, đơn vị chưa có tổ chức công đoàn theo quy định của Tổng Liên đoàn.

- Xác nhận tư cách pháp nhân của các công đoàn cơ sở, đơn vị thuộc cấp quản lý (theo danh sách) cho Agribank chi nhánh nơi mở tài khoản để hỗ trợ việc mở tài khoản trong trường hợp bị thất lạc Quyết định thành lập.

- Chỉ đạo công đoàn cơ sở triển khai việc thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh qua tài khoản Công đoàn Việt Nam tới các doanh nghiệp, đơn vị thuộc đối tượng đóng kinh phí công đoàn.

- Thực hiện chế độ phối hợp cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về quá trình triển khai, thực hiện thu kinh phí công đoàn khu vực sản xuất kinh doanh qua Agribank theo yêu cầu của cấp trên.

4. Công đoàn Cấp cơ sở (cấp 4)

- Cung cấp đầy đủ hồ sơ cần thiết để tiến hành mở tài khoản tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.

- Cung cấp các dữ liệu cần thiết như: Mã số thuế của doanh nghiệp nộp, số tài khoản của Công đoàn cơ sở, số tiền phải đóng kinh phí công đoàn trong năm của doanh nghiệp cho Công đoàn cấp trên trực tiếp để tiến hành khai báo dữ liệu vào hệ thống.

- Căn cứ vào số kinh phí công đoàn doanh nghiệp, đơn vị phải đóng theo Thông báo thu kinh phí công đoàn của Công đoàn cấp trên, Công đoàn cơ sở đôn đốc Chủ doanh nghiệp thực hiện đóng kinh phí công đoàn hàng tháng/quý/năm.

- Phối hợp, hướng dẫn kế toán chuyên môn thực hiện việc đóng kinh phí công đoàn theo đúng cú pháp; đối chiếu số kinh phí công đoàn doanh nghiệp, đơn vị đã nộp, còn phải nộp; trao đổi thông tin, phối hợp xử lý các vướng mắc trong quá trình nộp kinh phí công đoàn.

Trên cơ sở hướng dẫn này, các cấp công đoàn chủ động triển khai, thực hiện kể từ ngày ban hành hướng dẫn. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đơn vị báo cáo về Tổng Liên đoàn (qua Ban Tài chính) để được chỉ đạo, hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Thường trực LĐLĐ Thành phố; , - BCĐ Thu Tài chính công đoàn LĐLĐ thành phố Hà Nội; - Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở; - Lưu: VT, TC.

TL. ĐOÀN CHỦ TỊCH TRƯỞNG BAN TÀI CHÍNH Nguyễn Minh Dũng

English

VIETNAM GENERAL CONFEDERATION OF LABOUR -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 09/HD-TLD	Hanoi, September 10, 2020

INSTRUCTIONS

COLLECTION OF TRADE UNION SUBSCRIPTIONS IN BUSINESS SECTOR VIA THE ACCOUNT OPENNED AT VIET NAM BANK FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT

- Pursuant to the 2012 Law on Trade Unions;

- Pursuant to the Government’s Decree No. 191/2013/ND-CP dated November 21, 2013, elaborating on the trade union finance;

- Pursuant to the Decision No. 1610/QD-TLD dated December 19, 2016 of the Vietnam General Confederation of Labour on adopting Regulations for management of trade union funds and assets, collection, distribution of receipts, grant of rewards and imposition of sanctions arising from collection and transfer of trade union receipts;

- Pursuant to Regulations on cooperation between Vietnam General Confederation of Labour and Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development No. 500/QCPH-TLD-AGRIBANK dated May 28, 2020;

Vietnam General Confederation of Labour issues instructions for collection of trade union subscriptions in the business sector via the Vietnam Trade Union account opened at Viet Nam Bank for Agriculture and Rural Development (Agribank) to all-level trade unions as follows:

I. GENERAL INFORMATION ABOUT THE TRANSACTION SYSTEM

...

...

...

Account title: Vietnam Trade Union

Account number: 1400 288 668 989

Opened at:  Viet Nam Bank for Agriculture and Rural Development.

2. SMS banking syntax

When receiving the notification of collection of trade union subscriptions from the superior trade union accorded collection authority, enterprises and units should pay trade union subscriptions according to the following syntax:

TIN <Tax Identification Number> <Company/unit’s name> pays trade union subscription for month/quarter/year

Example: TIN 1111222233 ABC Company pays trade union subscription for Quarter I, 2020.

Notes:

+ Tax identification number is a series of numerals written without special characters in between (for example, the sign "-", the space " " or the period ".", etc. is not accepted

...

...

...

3. Running the transaction system

- The software automatically allocates the funds used for trade unions at all levels within 24 hours from the time the software records the trade union subscriptions paid by businesses and units. In case the bank reports a credit to the Vietnam Trade Union account at the end of the afternoon on a Friday, Agribank will give allocations on the Monday of the following week. For businesses or units where no trade union is established, the unit issuing the Notification of collection of trade union dues will receive them and put a usable portion of fees into the custodial account and make payments to employees in accordance with the regulations of the General Confederation of Labor.

- 2% of trade union subscriptions paid to trade unions at all levels shall be announced on an annual basis. In 2020, the rate of allocation of trade union subscriptions shall be the same as that of the Vietnam Joint Stock Commercial Bank for Industry and Trade (Vietinbank).

- The software allows access to various types of reports used for monitoring and managing the collection and distribution of trade union receipts in the business sector of businesses and units under the authority delegated by the General Confederation.

4. Performing bookkeeping activities

Units can record accounting entries of trade union subscriptions in the business sector via the Vietnam Trade Union account according to the Instructions No. 1990/HD-TLD dated October 3, 2018. Whenever there is any change in new accounting regulations, the General Confederation will provide further instructions later.

5. Complying with the opinions of the State Audit to ensure consistency with Point 1, Article 8 in the 2018 Competition Law 2018. Provincial, municipal-level Labor Confederations; central- or equivalent-level Trade Unions; Trade Unions of the Corporations under the direct control of the General Confederation; directly superior grassroots-level Trade Unions continue to open accounts to receive trade union subscriptions at the Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development; allow grassroots-level trade unions to use Vietinbank or Agribank account or use both accounts to automatically receive trade union subscriptions.

II. IMPLEMENTATION

1. Vietnam General Federation of Labour (Level 1)

...

...

...

- Direct and guide trade unions at all levels to collect trade union subscriptions in the business sector via Agribank.

- Annually, the General Confederation and the Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development can alternately conduct a review and evaluation of cooperation and supervision of timely actions against difficulties and problems that may arise.

2. Labor Confederations of provinces and cities; central and equivalent-level Trade Unions; Trade Unions of Corporations directly controlled by the General Confederation (level 2)

- Actively select local branches of the Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development to develop the program for cooperation and opening of their accounts.

- Cooperate with local branches of the Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development in reviewing and making a list of enterprises and units that pay trade union subscriptions under their management (including enterprises, units with trade unions and enterprises or units without trade unions) as well as units that are allocated trade union fees. The list must fully provide the following information: Tax identification numbers of paying enterprises, account numbers of grassroots trade unions, amounts of trade union subscriptions within the year.

- Issue the notice of collection of trade union subscriptions to businesses and units classified as payers under their management only when they have completely imported data into the software.

- Make payments to employees at enterprises and units that do not have trade unions according to the regulations of the General Confederation.

- Verify the legal status of grassroots trade unions and subordinate units (based on the list) upon the request of the Agribank branch where the account is opened to facilitate account opening in case where the establishment decision is lost.

- Direct district-level Labor Confederations and directly superior grassroots-level authorities to notify collection of trade union subscriptions in the business sector via Vietnam Trade Union accounts to enterprises and units required to pay trade union subscriptions.

...

...

...

3. Labour Confederations of urban/rural districts; directly superior grassroots-level Trade Unions (Level 3)

- Actively select local branches of the Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development to register for opening of their accounts.

- Cooperate with local branches of the Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development in reviewing and making a list of enterprises and units that pay trade union subscriptions under their management (including enterprises, units with trade unions and enterprises or units without trade unions) as well as units that are allocated trade union fees. The list must fully provide the following information: Tax identification numbers of paying enterprises, account numbers of grassroots trade unions, amounts of trade union subscriptions within the year.

- Issue the notice of collection of trade union subscriptions to businesses and units classified as payers under their management only when they have completely imported data into the software.

- Make payments to employees at enterprises and units that do not have trade unions according to the regulations of the General Confederation.

- Verify the legal status of grassroots trade unions and subordinate units (based on the list) upon the request of the Agribank branch where the account is opened to facilitate account opening in case where the establishment decision is lost.

- Direct grassroots-level Trade Unions to notify collection of trade union subscriptions in the business sector via Vietnam Trade Union accounts to enterprises and units required to pay trade union subscriptions.

- Implement regulations on cooperation in providing information, periodical or irregular reports on the process of disseminating collection of and collecting trade union subscriptions through Agribank at the request of superior-level authorities.

4. Grassroots-level Trade Unions (Level 4)

...

...

...

- Provide necessary data, such as tax identification numbers of paying enterprises, account numbers of grassroots trade unions, amount of trade union subscriptions payable within the year of enterprises to directly superior trade unions for the purposes of input of data into the electronic system.

- Based on the amounts of trade union subscriptions payable by enterprises and units according to the notice of collection of trade union subscriptions of superior trade unions, grassroots trade unions may request business owners to speed up payment of trade union subscriptions on a monthly/quarterly/yearly basis.

- Cooperate with and instruct professional accountants in payment of trade union subscriptions by using the correct SMS syntax; check amounts of trade union subscriptions already paid or to be paid; exchange information about, cooperate in handling problems arising in the process of paying trade union subscriptions.

Based on these instructions, all-level trade unions must take initiative in carrying out these activities from the date of release of these instructions. In the course of implementation, should there be any difficulty that arises, the General Confederation (via the Finance Department) must be informed to give further directions and instructions./.

PP. PRESIDIUM
HEAD OF FINANCIAL DEPARTMENT




Nguyen Minh Dung