Circular No. 35/2017/TT-BLDTBXH dated December 29, 2017 on management, operation and ultilization of the database of guest worker program

• Official number: 35/2017/TT-BLDTBXH
• Legislation Type: Circular
• Organization: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
• Signer: Doan Mau Diep
• Issued Date: 29/12/2017

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 35/2017/TT-BLĐTBXH	Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2017

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VIỆC QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ NGƯỜI LAO ĐỘNG VIỆT NAM ĐI LÀM VIỆC Ở NƯỚC NGOÀI THEO HỢP ĐỒNG

Căn cứ Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng ngày 29/11/2006;

Căn cứ Nghị định số 126/2007/NĐ-CP ngày 01/8/2007 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17/01/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý lao động ngoài nước;

Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Thông tư quy định việc quản lý, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định việc quản lý, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, bao gồm: tiếp nhận hồ sơ cấp, cấp đổi, cấp lại giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, đăng ký hợp đồng cung ứng lao động, đăng ký thông tin doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, vận hành hệ thống báo cáo về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

2. Đối tượng áp dụng

a) Cục Quản lý lao động ngoài nước, Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội;

b) Trung tâm Thông tin, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

c) Trung tâm lao động ngoài nước, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

d) Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

đ) Bộ phận quản lý lao động trực thuộc cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (gọi tắt là Bộ phận quản lý lao động thuộc CQĐD);

e) Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp đề nghị cấp giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

g) Doanh nghiệp có giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

h) Tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc vận hành, quản lý, khai thác sử dụng thông tin của cơ sở dữ liệu.

Điều 2. Giải thích thuật ngữ

1. Cơ sở dữ liệu về người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng là phần mềm có khả năng tập hợp dữ liệu, cấu trúc các thông tin liên quan đến hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài. Cơ sở dữ liệu cho phép các đối tượng truy nhập, cập nhật thông tin, truy xuất và sử dụng dữ liệu để quản lý, phân tích, đánh giá và định hướng các hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

2. Cơ sở dữ liệu người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có địa chỉ tên miền là csdl.dolab.gov.vn.

3. Hồ sơ nêu tại các Điều 4, 5, 6, 7 của Thông tư này là các loại giấy tờ được chuyển đổi sang bản điện tử dạng portable document format (pdf), document (doc, docx) hoặc joint photographic experts group (jpg) việc chuyển đổi phải đảm bảo phản ánh toàn vẹn nội dung của bản giấy.

Điều 3. Quy định về truy cập, cơ chế an toàn, bảo mật, sử dụng và chia sẻ thông tin

1. Tổ chức, cá nhân được quy định tại khoản 2 Điều 1 của Thông tư này đăng ký thông tin và khởi tạo tài khoản để truy cập cơ sở dữ liệu.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:

a) Thay đổi mật khẩu sau khi được cấp tài khoản, bảo mật thông tin tài khoản;

b) Khai thác, sử dụng dữ liệu đúng mục đích trong phạm vi được phân quyền theo quy định; không được truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu;

c) Quản lý nội dung các thông tin dữ liệu đã khai thác: người sử dụng không được cung cấp thông tin dữ liệu trên cơ sở dữ liệu cho tổ chức, cá nhân khác sử dụng sai mục đích trừ trường hợp được Bộ trưởng Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội cho phép;

d) Không được thay đổi, xóa, hủy, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông tin, dữ liệu, không được tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm với mục đích phá hoại cơ sở dữ liệu;

đ) Thông báo kịp thời cho Cục Quản lý lao động ngoài nước về những lỗi cơ sở dữ liệu để khắc phục.

Chương II

VẬN HÀNH, TÁC NGHIỆP VÀ KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 4. Cấp giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài

1. Doanh nghiệp đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản đã cấp, truy cập vào mục “Cấp mới giấy phép” để cập nhật đầy đủ thông tin vào tờ khai đề nghị cấp giấy phép; đăng tải (upload) hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Luật về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng qua cơ sở dữ liệu.

2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ khai và hồ sơ đề nghị cấp giấy phép qua cơ sở dữ liệu, cơ quan cấp giấy phép trả lời trên cơ sở dữ liệu về việc hồ sơ của doanh nghiệp là phù hợp hoặc chưa phù hợp với quy định của pháp luật; trường hợp chưa phù hợp thì cơ quan cấp giấy phép phải nêu rõ lý do và yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung giấy tờ theo yêu cầu.

3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo trả lời hồ sơ đề nghị cấp giấy phép của doanh nghiệp phù hợp, doanh nghiệp nộp bản gốc hồ sơ tại cơ quan cấp giấy phép để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

a) Trường hợp bản gốc hồ sơ đề nghị cấp giấy phép không đúng với tờ khai và hồ sơ đã đăng tải vào cơ sở dữ liệu, cơ quan cấp giấy phép trả lời bằng văn bản cho doanh nghiệp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản gốc hồ sơ.

b) Trường hợp bản gốc hồ sơ đề nghị cấp giấy phép đúng với tờ khai và hồ sơ đã đã đăng tải vào cơ sở dữ liệu thì cơ quan cấp giấy phép phải ban hành công văn lấy ý kiến những người có thẩm quyền quy định tại điểm a, b, c Khoản 2 Điều 10 của Luật về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được bản gốc hồ sơ.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được công văn trả lời của những người có thẩm quyền quy định tại điểm a, b, c Khoản 2 Điều 10 của Luật về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, cơ quan cấp giấy phép phải cấp giấy phép cho doanh nghiệp. Trường hợp không cấp giấy phép cho doanh nghiệp thì cơ quan cấp giấy phép phải nêu rõ lý do.

5. Sau khi cấp giấy phép cho doanh nghiệp, kết quả cấp giấy phép được hiển thị trên cơ sở dữ liệu và cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý lao động ngoài nước.

6. Tài khoản đăng ký của doanh nghiệp sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu nếu hồ sơ đề nghị cấp giấy phép không đáp ứng điều kiện và không được gia hạn hiệu lực trong vòng 30 ngày kể từ ngày cơ quan cấp giấy phép phản hồi trên cơ sở dữ liệu.

Điều 5. Đổi giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài

1. Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thực hiện đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản đã được cấp; thực hiện chức năng trong mục “cấp đổi giấy phép” để điền thông tin vào tờ khai đề nghị đổi giấy phép; cập nhật các thông tin thay đổi và gửi hồ sơ đề nghị cấp đổi giấy phép theo quy định tại khoản 2 Điều 11 của Luật về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng qua cơ sở dữ liệu.

2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị đổi giấy phép qua cơ sở dữ liệu, cơ quan cấp giấy phép trả lời trên cơ sở dữ liệu kết quả hồ sơ của doanh nghiệp là phù hợp hoặc chưa phù hợp với quy định của pháp luật và nêu rõ lý do để sửa đổi, bổ sung.

3. Trường hợp hồ sơ đề nghị đổi giấy phép của doanh nghiệp phù hợp, doanh nghiệp nộp bản gốc hồ sơ đề nghị đổi giấy phép tại cơ quan cấp giấy phép để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

a) Nếu bản gốc hồ sơ đề nghị đổi giấy phép không đúng với tờ khai và hồ sơ đã gửi trên cơ sở dữ liệu, cơ quan cấp giấy phép trả lời bằng văn bản hoặc qua cơ sở dữ liệu về việc không cấp đổi giấy phép cho doanh nghiệp.

b) Nếu bản gốc hồ sơ đề nghị đổi giấy phép đúng với tờ khai và hồ sơ đã gửi trên cơ sở dữ liệu, trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được bản gốc hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép phải trả kết quả cho doanh nghiệp.

4. Sau khi cấp đổi giấy phép cho doanh nghiệp, kết quả cấp đổi giấy phép được hiển thị trên cơ sở dữ liệu và cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý lao động ngoài nước.

Điều 6. Cấp lại giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài

1. Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thực hiện đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản truy cập đã được cấp; thực hiện chức năng trong mục “cấp lại giấy phép” để điền thông tin vào tờ khai cấp lại giấy phép và gửi hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng qua cơ sở dữ liệu.

2. Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép qua cơ sở dữ liệu, cơ quan cấp giấy phép trả lời qua cơ sở dữ liệu kết quả hồ sơ của doanh nghiệp là phù hợp hoặc chưa phù hợp với quy định của pháp luật và nêu rõ lý do để sửa đổi, bổ sung.

3. Trường hợp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép của doanh nghiệp phù hợp, doanh nghiệp nộp bản gốc hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép tại cơ quan cấp giấy phép để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

a) Nếu bản gốc hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép không đúng với tờ khai và hồ sơ đã gửi trên cơ sở dữ liệu, cơ quan cấp giấy phép trả lời bằng văn bản hoặc qua cơ sở dữ liệu về việc không cấp lại giấy phép cho doanh nghiệp.

b) Nếu bản gốc hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép đúng với tờ khai và hồ sơ đã gửi trên cơ sở dữ liệu, trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được bản gốc hồ sơ, cơ quan cấp giấy phép phải trả kết quả cho doanh nghiệp.

4. Sau khi cấp lại giấy phép cho doanh nghiệp, kết quả cấp lại giấy phép được hiển thị trên cơ sở dữ liệu và cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý lao động ngoài nước.

Điều 7. Đăng ký hợp đồng cung ứng lao động

1. Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thực hiện đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản đã được cấp. Doanh nghiệp thực hiện chức năng trong mục “Đăng ký hợp đồng”; điền thông tin vào tờ khai đăng ký hợp đồng cung ứng lao động, gửi hồ sơ theo quy định tại Điều 19 của Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng qua cơ sở dữ liệu.

2. Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký hợp đồng cung ứng lao động của doanh nghiệp qua cơ sở dữ liệu, Cục Quản lý lao động ngoài nước trả lời trên cơ sở dữ liệu kết quả hồ sơ của doanh nghiệp là phù hợp hoặc chưa phù hợp với quy định của pháp luật và nêu rõ lý do sửa đổi, bổ sung.

3. Sau khi nhận được trả lời kết quả hồ sơ đề nghị đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp là phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp nộp bản gốc hồ sơ đề nghị đăng ký hợp đồng cung ứng đến Cục Quản lý lao động ngoài nước để kiểm tra, đối chiếu và lưu theo quy định.

a) Nếu bản gốc hồ sơ đăng ký hợp đồng không đúng với tờ khai và hồ sơ đã gửi trên cơ sở dữ liệu, Cục Quản lý lao động ngoài nước trả lời bằng văn bản hoặc qua cơ sở dữ liệu về việc không chấp thuận đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp.

b) Nếu bản gốc hồ sơ đăng ký hợp đồng đúng với tờ khai và hồ sơ đã gửi trên cơ sở dữ liệu, trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được bản gốc hồ sơ, Cục Quản lý lao động ngoài nước phải trả kết quả cho doanh nghiệp.

4. Sau khi trả lời kết quả đăng ký hợp đồng cung ứng lao động của doanh nghiệp, kết quả đăng ký hợp đồng cung ứng lao động của doanh nghiệp được hiển thị trên cơ sở dữ liệu và cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý lao động ngoài nước.

Điều 8. Cập nhật dữ liệu thông tin người lao động và doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thực hiện đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản đã được cấp; cập nhật dữ liệu thông tin người lao động trong mục “Thông tin người lao động” theo các bước sau:

a) Tạo bản ghi mới cho người lao động được doanh nghiệp tuyển chọn;

b) Cập nhật thông tin cá nhân của người lao động;

c) Cập nhật thông tin liên quan đến người lao động trong quá trình đào tạo, làm việc ở nước ngoài, kết thúc hợp đồng.

2. Sở Lao động - Thương binh Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản đã được cấp; cập nhật dữ liệu thông tin người lao động trong mục “Thông tin người lao động” theo các bước sau:

a) Tạo bản ghi mới cho người lao động thực hiện đăng ký hợp đồng cá nhân hoặc người lao động do doanh nghiệp đưa đi theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề có thời hạn dưới 90 ngày;

b) Cập nhật thông tin cá nhân của người lao động;

c) Cập nhật thông tin hợp đồng cá nhân, hợp đồng thực tập nâng cao tay nghề có thời hạn dưới 90 ngày.

3. Trung tâm lao động ngoài nước thực hiện đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản đã được cấp; cập nhật dữ liệu thông tin người lao động trong mục “Thông tin người lao động” theo các bước sau:

a) Tạo bản ghi mới cho người lao động được Trung tâm lao động ngoài nước tuyển chọn;

b) Cập nhật thông tin cá nhân của người lao động;

c) Cập nhật thông tin liên quan đến người lao động trong quá trình đào tạo, làm việc ở nước ngoài, kết thúc hợp đồng.

4. Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài thực hiện đăng nhập cơ sở dữ liệu bằng tài khoản đã được cấp; cập nhật dữ liệu cập nhật dữ liệu về chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và cơ sở đào tạo của doanh nghiệp trong các mục “Đăng ký chi nhánh”, “Văn phòng đại diện”, “Địa điểm kinh doanh” và “Cơ sở đào tạo” theo các bước sau:

a) Tạo bản ghi mới cho chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, cơ sở đào tạo;

b) Cập nhật các thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và cơ sở đào tạo của doanh nghiệp; gửi kèm các tài liệu liên quan.

Điều 9. Sử dụng hệ thống báo cáo

1. Cục Quản lý lao động ngoài nước sử dụng hệ thống báo cáo để tổng hợp số liệu theo chức năng quản lý nhà nước được giao.

2. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Trung tâm lao động ngoài nước, doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài sử dụng hệ thống báo cáo để chiết xuất dữ liệu theo mẫu định dạng của cơ sở dữ liệu theo mẫu quy định tại Thông tư 21/2007/TT-BLĐTBXH ngày 8 tháng 10 năm 2007 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Điều 10. Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Cục Quản lý lao động ngoài nước

a) Xây dựng, trình Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành quy chế vận hành cơ sở dữ liệu đối với các đơn vị thuộc Bộ;

b) Cấp tài khoản, phân quyền truy cập, quản lý, sử dụng và chia sẻ thông tin cho các đối tượng sử dụng cơ sở dữ liệu;

c) Lập dự toán kinh phí hàng năm phục vụ cho việc nâng cấp, duy trì các yêu cầu nghiệp vụ phù hợp với sự thay đổi của pháp luật hiện hành trình cấp có thẩm quyền quyết định.

2. Trung tâm thông tin có trách nhiệm thực hiện quản trị cơ sở dữ liệu để đảm bảo an ninh thông tin và an toàn cơ sở dữ liệu; phối hợp với Cục Quản lý lao động ngoài nước thực hiện quản lý cơ sở dữ liệu; sao lưu, bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp cơ sở dữ liệu.

3. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

a) Cập nhật thông tin người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp đồng cá nhân và thực tập nâng cao tay nghề có thời hạn dưới 90 ngày;

b) Sử dụng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu theo sự phân quyền;

c) Sử dụng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu để kiểm tra, giám sát các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài hoạt động trên địa bàn.

4. Bộ phận quản lý lao động thuộc CQĐD

a) Khai thác dữ liệu lao động đi làm việc ở nước ngoài theo thị trường quản lý;

b) Sử dụng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu theo sự phân quyền;

c) Sử dụng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu để kiểm tra, giám sát các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài hoạt động trên địa bàn.

5. Các đơn vị quy định tại điểm c, e, g, h, i khoản 2 Điều 1 Thông tư này có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin theo quy định trên cơ sở dữ liệu.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày, kể từ ngày ký ban hành.

2. Doanh nghiệp đề nghị cấp giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng khi thực hiện đề nghị cấp, cấp lại, đổi giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, đăng ký hợp đồng, đăng ký thông tin doanh nghiệp, vận hành cơ sở dữ liệu báo cáo về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có thể lựa chọn một trong hai phương án sau:

a) Thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

b) Thực hiện qua cơ sở dữ liệu theo quy định tại Thông tư này.

Điều 12. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Giám đốc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đơn vị khác có liên quan trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra việc thi hành Thông tư này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội để nghiên cứu, có hướng dẫn bổ sung./.

Nơi nhận: - Văn phòng Tổng Bí thư; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng TW và các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp; - Các đơn vị thuộc Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội; - Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Công báo; - Cổng TTĐT của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội; - Lưu: VT, QLLĐNN.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Doãn Mậu Diệp

English

THE MINISTRY OF LABOR, WAR INVALIDS AND SOCIAL AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 35/2017/TT-BLDTBXH	Hanoi, December 29, 2017

CIRCULAR

ON MANAGEMENT, OPERATION AND ULTILIZATION OF THE DATABASE OF GUEST WORKER PROGRAM

Pursuant to the Law on Guest Worker Program dated November 29, 2006;

Pursuant to the Government's Decree No. 126/2007/ND-CP dated August 1, 2007 on guidelines for the Law on Vietnamese Guest Workers;

Pursuant to the Government's Decree No. 64/2007/ND-CP dated April 10, 2007 on information technology application in operation of regulatory agencies;

Pursuant to the Government's Decree No. 43/2011/ND-CP dated June 13, 2011 on information and online public services provided on the websites of regulatory agencies;

Pursuant to the Government's Decree No. 14/2017/ND-CP dated January 17, 2017 on functions, duties, entitlement and organizational structure of the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs;

At the request of Director of the Department of Overseas Labor Management;

...

...

...

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope and regulated entities

1. Scope

This Circular deals with management, operation and utilization of the database of guest worker program, including: receipt of applications for issuance or re-issuance of guest worker program licenses, registration of manpower supply contract, registration of information about enterprises engaging in guest worker program (hereinafter referred to as enterprises), operation of reporting system associated with Vietnamese guest workers.

2. Regulated entities

a) Department of Overseas Labor Management affiliated to the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs;

b) Information Center affiliated to the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs;

c) Overseas Labor Center affiliated to the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs;

...

...

...

dd) The labor management department of the overseas representative office of the Socialist Republic of Vietnam (hereinafter referred to as labor management department of the overseas representative office);

e) Enterprises operating under the Law on Enterprises that applies for guest worker program licenses;

g) Enterprises obtaining guest worker program licenses;

h) Other entities relating to operation, management, and utilization of database.

Article 2. Interpretation of terms

1. Guest worker program database refers to a software gathering data and information structure in connection with guest worker program services. The database enables users to access, update information, and use data to manage, analyze, evaluate and orient guest worker program services.

2. The domain name of guest worker program database is csdl.dolab.gov.vn.

3. The documentation prescribed in Articles 4, 5, 6, and 7 of this Circular refers to documents converted into portable document format (pdf), document (doc, docx) or joint photographic experts group (jpg); the conversion must ensure the integrity of physical copy.

Article 3. Regulations on access, mechanism for safety, security, use and sharing of information

...

...

...

2. A user of database account shall:

a) Change the password upon issuance of account, keep the account security;

b) Use data properly within the authorization as prescribed; refrain from illegally accessing the database;

c) Manage the utilized data: a user may not disclose any information on the database to a third party for wrong purpose unless the Minister of Labor, War Invalids and Social Affairs licenses to do so;

d) Refrain from changing, deleting, copying, disclosing, displaying, or moving illegally any or all of data, refrain from creating or spreading software programs for the purpose of sabotaging the database;

dd) Communicate database defects to the Department of Overseas Labor Management in a timely manner.

Chapter II

OPERATION AND UTILIZATION OF DATABASE

Article 4. Issuance of guest worker program licenses

...

...

...

2. Within 5 working days from the date on which the application for licensing through database, the licensing agency shall reply whether the application is satisfactory or unsatisfactory with laws and regulations; if the application is rejected, the licensing agency shall provide explanation in writing and request the enterprise to provide required documentation.

3. Within 5 working days from the date on which the reply certifying the satisfactory application is received, the enterprise shall submit an original of application to the licensing agency for inspection and collation as prescribed.

a) If the original of application is consistent with the application uploaded on the database, the licensing agency shall respond in writing to the enterprise within 5 working days from the receipt of the original.

b) If the original of application is consistent with the application uploaded on the database, the licensing agency must consult with competent persons in writing as prescribed in Points a, b and c Clause 2 Article 10 of the Law on Vietnamese Guest Workers within 5 working days from the receipt of the original of application.

4. Within 5 working days from receipt of replies from competent persons as prescribed in Points a, b and c Clause 2 Article 10 of the Law on Vietnamese Guest Workers, the licensing agency shall issuance licenses to enterprises. If the application is rejected, the licensing agency shall provide explanation.

5. After the license is issued, the result shall be showed on the database and website of the Department of Overseas Labor Management.

6. The enterprise’s registration account shall be deleted from the database if the application is considered unsatisfactory and the current license is not renewed within 30 days from the receipt of response from the licensing agency.

Article 5. Replacement of guest worker program licenses

1. The enterprise shall log in to the account; use the function “license placement” to fill in the application for replacement of license; update changed information and send the application for replacement of license as prescribed in Clause 2 Article 11 of the Law on Vietnamese Guest Workers.

...

...

...

3. If the application for replacement of license is considered satisfactory, the enterprise shall submit the original of application for replacement of license to the licensing agency for inspection, collation and archive as prescribed.

a) If the original of application for replacement of license is inconsistent with the application, the licensing agency shall respond in writing or through the database the refusal of replacement.

b) If the original of application for replacement of license is consistent with the application, within 3 days from the receipt of original application, the licensing agency shall give processing result to the enterprise.

4. After the license is replaced, the result shall be showed on the database and website of the Department of Overseas Labor Management.

Article 6. Reissuance of guest worker program licenses

1. The enterprise shall log in to the account; use the function “license reissuance” to fill in the application for reissuance of license; and send the application for reissuance of license as prescribed in Clause 2 Article 12 of the Law on Vietnamese Guest Workers.

2. Within 07 working days from the date on which the application for reissuance of license through database, the licensing agency shall reply whether the application is satisfactory or unsatisfactory with laws and regulations; if the application is rejected, the licensing agency shall provide explanation in writing and request the enterprise to provide required documentation.

3. If the application for reissuance of license is considered satisfactory, the enterprise shall submit the original of application for reissuance of license to the licensing agency for inspection, collation and archive as prescribed.

a) If the original of application for reissuance of license is inconsistent with the application, the licensing agency shall respond in writing or through the database the refusal of reissuance.

...

...

...

4. After the license is reissued, the result shall be showed on the database and website of the Department of Overseas Labor Management.

Article 7. Registration of manpower supply contract

1. The enterprise shall log in to the account. The enterprise shall use the function "contract registration”; fill in the application for registration of manpower supply contract, and then send the application as prescribed in Article 19 of the Law on Vietnamese Guest Workers.

2. Within 05 working days from the date on which the application for registration of manpower supply contract, the Department of Overseas Labor Management shall reply whether the application is satisfactory or unsatisfactory with laws and regulations; if the application is rejected, the licensing agency shall provide explanation in writing and request the enterprise to provide required documentation.

3. After receiving the result that the application is satisfactory, the enterprise shall submit the application original to the Department of Overseas Labor Management for inspection, collation as prescribed.

a) If the original of application for registration of contract is inconsistent with the application, the Department of Overseas Labor Management shall respond in writing or through the database the refusal of registration.

b) If the original of application for registration of contract is consistent with the application, within 3 days from the receipt of original application, the Department of Overseas Labor Management shall give processing result to the enterprise.

4. After the result is provide, the result shall be showed on the database and website of the Department of Overseas Labor Management.

Article 8. Update of information about workers and enterprises

...

...

...

a) Create a new document for workers chosen by the enterprise;

b) Update personal information of workers;

c) Update information about workers during the training, guest worker program, and contract termination.

2. Departments of Labor, War Invalids and Social Affairs of provinces shall log in to the account; update the information about workers in the tab “Worker information” following the steps below:

a) Create a new document for workers who register individual contracts or workers sent by the enterprise abroad for advanced skills training in less than 90 days;

b) Update personal information of workers;

c) Update the information about individual contracts, advanced skills training contracts in less than 90 days.

3. The overseas labor center shall log in to the account; update information in the tab “Worker information” following the steps below:

a) Create a new document for workers chosen by the overseas labor center;

...

...

...

c) Update information about workers during the training, guest worker program, and contract termination.

4. The enterprise shall log in to the account; update database in terms of branches, representative offices, business locations and training institutions of enterprise in the tabs “branch registration”, “representative office”, “business location” and "training institution” following the steps below:

a) Create a new document for the branch, representative office, business location, or training institution;

b) Update information about branch, representative office, business location, or training institution; and enclosed documents.

Article 9. Use of reporting system

1. Department of Overseas Labor Management shall use the reporting system to aggregate data according to its assigned state management.

2. Departments of Labor, War Invalids and Social Affairs of provinces, overseas labor center, and enterprises shall use the reporting system shall extract the data using the format prescribed in Circular No. 21/2007/TT-BLDTBXH dated October 8, 2007 of the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs.

Chapter III

RESPONSIBILITIES OF DATABASE USERS

...

...

...

1. Department of Overseas Labor Management

a) Formulate regulations on operation of database of units affiliated to Ministries and submit them to the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs;

b) Issue accounts, give authorization, manage, use and share information to database intended users;

c) Prepare annual budget estimates intended for upgrade and maintenance of practice requirements in accordance with the change of applicable law and submit them to competent authorities for consideration.

2. The information center shall administer database to justify information security and database safety; cooperate with the Department of Overseas Labor Management in managing database; back up, maintain and upgrade database.

3. Each Department of Labor, War Invalids and Social Affairs of province shall:

a) Update information about guest workers under individual contracts and advanced skills training in less than 90 days.

b) Use data on the database in conformity with the authorization;

c) Use the data on the database to inspect enterprises in the province.

...

...

...

a) Utilize the data of guest worker program according to labor market;

b) Use data on the database in conformity with the authorization;

c) Use the data on the database to inspect enterprises in the province.

5. Entities prescribed in Points c, e, g, h and I Clause 2 Article 1 of this Circular shall update complete information as prescribed on the database.

Chapter IV

IMPLEMENTATION

Article 11. Entry in force

1. This Circular comes into force after 45 days on the date of its signature.

2. An enterprise prescribed in Point e and g Clause 2 of Article 1, when applying for issuance, reissuance, or replacement of guest worker program licenses, registration of contract or enterprise information, or operating reporting system, may choose one of the following options:

...

...

...

b) Follow the relevant procedure through database as prescribed in this Circular.

Article 12. Implementation

1. The Chief of the Ministry Office, heads of units affiliated to the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs, Directors of Departments of Labor, War Invalids and Social Affairs of provinces, and relevant agencies shall, within their functions and entitlement, initiate, provide guidelines and inspect the implementation of this Circular.

2. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs for consideration./.

PP. MINISTER
DEPUTY MINISTER




Doan Mau Diep