Decree No. 100/2011/ND-CP of Hanoi, October 28, 2011, providing the establishment and operation of representative offices of foreign trade promotion organizations in Vietnam

• Official number: 100/2011/ND-CP
• Legislation Type: Decree of Government
• Organization: The Government
• Signer: Nguyen Tan Dung
• Issued Date: 28/10/2011

CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 100/2011/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2011

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH VỀ THÀNH LẬP VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA TỔ CHỨC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật Thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005;

Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Công Thương,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định về việc thành lập và hoạt động văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là văn phòng đại diện).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Nghị định này áp dụng đối với văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài bao gồm các tổ chức xúc tiến thương mại và các tổ chức khác tiến hành các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại tại Việt Nam (sau đây gọi chung là tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài).

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài theo Nghị định này bao gồm các tổ chức thuộc Chính phủ hoặc phi Chính phủ, các hiệp hội, hội… được thành lập theo quy định của nước nơi tổ chức đặt trụ sở, thực hiện các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại tại Việt Nam nhằm: thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thương mại từ nước ngoài vào Việt Nam và ngược lại; hỗ trợ các doanh nghiệp của nước ngoài thâm nhập và hoạt động tại thị trường Việt Nam; nghiên cứu và cung cấp các thông tin kinh tế, thương mại, thị trường cho các tổ chức doanh nghiệp nước ngoài; thúc đẩy các hoạt động ngoại thương/thương mại qua biên giới với Việt Nam; các hoạt động nhằm kết nối giao thương giữa các doanh nghiệp nước ngoài và các doanh nghiệp tại Việt Nam.

2. Nghị định này không áp dụng đối với văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài, tổ chức phi Chính phủ nước ngoài, tổ chức hợp tác, nghiên cứu, cơ sở văn hóa giáo dục và các tổ chức nước ngoài khác được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác.

Điều 3. Quản lý nhà nước đối với hoạt động của văn phòng đại diện

1. Bộ Công Thương giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước đối với hoạt động của văn phòng đại diện cụ thể như sau:

a) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ soạn thảo, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm pháp luật về văn phòng đại diện;

b) Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện;

c) Thanh tra, kiểm tra công tác quản lý của các Sở Công Thương đối với hoạt động của văn phòng đại diện trên phạm vi cả nước;

d) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, địa phương liên quan thanh tra, kiểm tra văn phòng đại diện khi thấy cần thiết hoặc theo đề nghị của các Bộ, ngành, địa phương;

đ) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, địa phương xây dựng cơ sở dữ liệu về văn phòng đại diện trên phạm vi toàn quốc;

e) Xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của văn phòng đại diện theo thẩm quyền.

2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình có trách nhiệm thực hiện hoặc phối hợp với Bộ Công Thương thực hiện việc quản lý nhà nước đối với việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện trong lĩnh vực được phân công.

3. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình chỉ đạo Sở Công Thương thực hiện việc quản lý, theo dõi, giám sát, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm đối với các hoạt động của các tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam trong phạm vi địa phương theo quy định của pháp luật.

Chương 2.

THÀNH LẬP, HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Điều 4. Thành lập văn phòng đại diện

1. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tiến hành các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại tại Việt Nam phải thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định này.

2. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được thành lập không quá một (01) Văn phòng đại diện của mình trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

3. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài. Không được thành lập Văn phòng đại diện trực thuộc Văn phòng đại diện.

4. Việc thành lập Văn phòng đại diện phải được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép theo quy định tại Nghị định này (sau đây gọi tắt là cơ quan cấp giấy phép).

Điều 5. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được xét cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Là tổ chức được thành lập theo pháp luật nước ngoài.

2. Có điều lệ, tôn chỉ mục đích hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với luật pháp Việt Nam.

Điều 6. Tổ chức của Văn phòng đại diện

1. Cơ cấu tổ chức và người đứng đầu Văn phòng đại diện do tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tự xác định và phải được đăng ký với cơ quan cấp giấy phép.

2. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và các cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Điều 7. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện được thực hiện các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại bao gồm:

a) Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc;

b) Thực hiện các hoạt động nhằm thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thương mại từ nước ngoài vào Việt Nam và ngược lại; hỗ trợ các doanh nghiệp của nước ngoài tiếp cận và hoạt động tại thị trường Việt Nam; nghiên cứu và cung cấp các thông tin kinh tế; thương mại, thị trường cho các tổ chức doanh nghiệp nước ngoài; thúc đẩy các hoạt động ngoại thương/thương mại qua biên giới với Việt Nam; các hoạt động nhằm kết nối giao thương giữa các doanh nghiệp nước ngoài và các doanh nghiệp tại Việt Nam;

c) Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại của Việt Nam để thực hiện các hoạt động liên quan đến xúc tiến thương mại;

d) Các hoạt động xúc tiến thương mại khác theo quy định của pháp luật.

2. Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.

Điều 8. Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện

1. Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày được cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp về những nội dung sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;

b) Tên, địa chỉ trụ sở của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;

c) Người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cơ quan cấp giấy phép;

đ) Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.

2. Trong thời hạn quy định tại khoản 1 Điều này, Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho cơ quan cấp giấy phép, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Công Thương nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký.

Điều 9. Mở tài khoản

1. Văn phòng đại diện được mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

2. Việc mở, sử dụng và đóng tài khoản của Văn phòng đại diện thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Điều 10. Báo cáo hoạt động

1. Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới cơ quan cấp giấy phép.

2. Văn phòng đại diện phải thực hiện chế độ báo cáo tài chính, chế độ báo cáo thống kê theo các quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Trong trường hợp cần thiết theo quy định của pháp luật Việt Nam, Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 3 Nghị định này.

Điều 11. Quyền, nghĩa vụ của Văn phòng đại diện và người đứng đầu Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện, người đứng đầu Văn phòng đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo các quy định sau:

1. Hoạt động theo đúng nội dung, phạm vi hoạt động đã quy định trong Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

2. Được thuê trụ sở và tuyển dụng người làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

3. Đăng ký và sử dụng con dấu của Văn phòng đại diện theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

4. Văn phòng đại diện không được thực hiện chức năng làm đại diện cho tổ chức xúc tiến thương mại khác, không được cho thuê lại trụ sở Văn phòng đại diện.

5. Người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của thương nhân, tổ chức nước ngoài khác tại Việt Nam.

6. Người nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải có giấy phép lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều 12. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

a) Theo đề nghị của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài và được cơ quan cấp giấy phép chấp thuận;

b) Khi tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của nước nơi tổ chức xúc tiến thương mại đó thành lập;

c) Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài không đề nghị gia hạn;

d) Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được cơ quan cấp giấy phép chấp thuận gia hạn;

đ) Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định này.

2. Trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định tại điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 Điều này, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi thông báo về việc chấm dứt hoạt động đến cơ quan cấp giấy phép, các chủ nợ, người lao động trong Văn phòng đại diện, người có quyền, nghĩa vụ và lợi ích liên quan khác. Thông báo này phải nêu rõ thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, phải niêm yết công khai tại trụ sở của Văn phòng đại diện và đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp.

3. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày quyết định không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc ngày quyết định thu hồi Giấy phép theo quy định tại điểm d, điểm đ khoản 1 Điều này, cơ quan cấp giấy phép phải công bố trên báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện và nêu rõ thời điểm chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

4. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài và Văn phòng đại diện hoàn thành các nghĩa vụ quy định tại khoản 2 hoặc khoản 3 Điều 13 Nghị định này, cơ quan cấp giấy phép phải xóa tên Văn phòng đại diện trong Sổ đăng ký.

5. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày xóa tên Văn phòng đại diện, cơ quan cấp giấy phép có trách nhiệm thông báo về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Công Thương, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Điều 13. Nghĩa vụ của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài đối với Văn phòng đại diện

1. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam. Trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được ủy quyền của Văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện theo pháp luật Việt Nam.

2. Ít nhất là 15 ngày trước khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 Điều 12 Nghị định này, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, Văn phòng đại diện có nghĩa vụ thanh toán xong các khoản nợ và các nghĩa vụ khác với nhà nước, tổ chức, cá nhân liên quan theo quy định của pháp luật.

3. Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định tại điểm d, điểm đ khoản 1 Điều 12 của Nghị định này, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có nghĩa vụ thanh toán xong các khoản nợ và các nghĩa vụ khác với nhà nước, tổ chức, cá nhân liên quan theo quy định của pháp luật.

Chương 3.

CẤP, CẤP LẠI, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Điều 14. Trình tự và thời hạn cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến Bộ Công Thương (Cục Xúc tiến thương mại) để đề nghị cấp phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức.

2. Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép xem xét và cấp cho tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), Sở Công Thương, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trường hợp không cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, cơ quan cấp giấy phép phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

3. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép phải thông báo bằng văn bản để tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.

4. Các thời hạn nêu tại khoản 2, khoản 3 Điều này không bao gồm thời gian tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài sửa đổi, bổ sung hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

5. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong trường hợp pháp luật của nước mà tổ chức đó thành lập có quy định thời hạn Giấy phép thành lập.

Điều 15. Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:

a) Văn bản đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu quy định do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cho phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam;

c) Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thành lập xác nhận;

d) Bản sao Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;

đ) Điều lệ hoặc quy chế hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện tại Việt Nam;

e) Báo cáo tình hình hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong 01 (một) năm gần nhất và dự kiến các hoạt động tại Việt Nam;

g) Lý lịch của người dự kiến làm người đứng đầu Văn phòng đại diện và văn bản bổ nhiệm làm người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

2. Các loại tài liệu nêu tại điểm b, c, d, đ, e, g khoản 1 Điều này phải được dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện không cấp Giấy phép cho tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong các trường hợp sau đây:

1. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 5 Nghị định này.

2. Tổ chức xúc tiến thương mại có tiến hành kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

3. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định này.

4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm hủy hoại tài nguyên, gây ô nhiễm môi trường;

5. Hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan cấp giấy phép;

6. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Điều 17. Sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Trong những trường hợp sau đây, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến cơ quan có thẩm quyền để làm thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày có sự thay đổi:

a) Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;

b) Thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;

c) Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

d) Thay đổi tên gọi hoặc hoạt động của Văn phòng đại diện đã được cấp phép.

2. Hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, bao gồm:

a) Đơn đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Bản sao (không cần công chứng) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm sửa đổi, bổ sung Giấy phép và gửi bản sao Giấy phép đã được sửa đổi, bổ sung cho các cơ quan quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định này.

Điều 18. Cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Trong những trường hợp sau đây, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải gửi 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến cơ quan cấp giấy phép để làm thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có sự thay đổi:

a) Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác;

b) Thay đổi tên gọi hoặc thay đổi nơi đăng ký thành lập của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài từ một nước sang một nước khác;

c) Thay đổi hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

2. Trong trường hợp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bị mất, bị rách hoặc bị tiêu hủy, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải làm thủ tục đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện với cơ quan cấp giấy phép ngay sau khi phát sinh sự kiện.

Điều 19. Hồ sơ cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 18 Nghị định này bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Bản sao (không cần công chứng) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 18 Nghị định này bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thành lập hoặc đăng ký kinh doanh xác nhận. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

c) Bản sao (không cần công chứng) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

3. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định này bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Bản sao (không cần công chứng) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

Điều 20. Gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam theo hình thức Văn phòng đại diện;

b) Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài vẫn đang hoạt động theo pháp luật của nước nơi tổ chức xúc tiến thương mại đó thành lập;

c) Không có hành vi vi phạm pháp luật Việt Nam liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện.

2. Hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện gồm:

a) Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;

b) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt Nam và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

c) Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện tính đến thời điểm đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

d) Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

3. Trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hết hạn, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải làm thủ tục gia hạn.

4. Thời hạn cơ quan cấp giấy phép làm thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thực hiện như thời hạn cấp mới Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 14 Nghị định này.

5. Ngay sau khi hết thời hạn quy định tại khoản 4 Điều này mà cơ quan cấp giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức xúc tiến thương mại về lý do không gia hạn Giấy phép.

6. Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có trách nhiệm thông báo cho các cơ quan quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định này về việc gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép.

7. Thời hạn gia hạn thực hiện như thời hạn Giấy phép của Văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 5 Điều 14 của Nghị định này.

Điều 21. Lệ phí cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

1. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải nộp lệ phí cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

2. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Công Thương quy định cụ thể mức và việc quản lý lệ phí cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Chương 4.

THANH TRA, KIỂM TRA, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 22. Thanh tra, kiểm tra

1. Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện phải chịu sự thanh tra, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 của Nghị định này và các cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật Việt Nam. Việc thanh tra, kiểm tra hoạt động của Văn phòng đại diện phải bảo đảm thực hiện đúng chức năng, đúng thẩm quyền và tuân thủ quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra.

2. Người ra quyết định thanh tra, kiểm tra không đúng pháp luật hoặc lợi dụng thanh tra, kiểm tra để sách nhiễu, gây phiền hà cho hoạt động của Văn phòng đại diện, tùy theo mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 23. Xử lý vi phạm

1. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, Văn phòng đại diện có hành vi vi phạm các quy định của Nghị định này hoặc có hành vi vi phạm cụ thể sau đây thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính:

a) Kê khai không trung thực, không chính xác, không kịp thời nội dung, thay đổi trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

b) Thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;

c) Không hoạt động trong thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định này sau khi được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

d) Không thông báo cho cơ quan cấp Giấy phép; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố, Sở Công Thương theo như quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định này;

đ) Thực hiện không đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về mở, sử dụng và đóng tài khoản của Văn phòng đại diện;

e) Không có địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện hoặc cho thuê lại trụ sở Văn phòng đại diện hoặc làm đại diện cho tổ chức xúc tiến thương mại khác;

g) Không thực hiện báo cáo định kỳ về hoạt động của Văn phòng đại diện với cơ quan cấp Giấy phép theo quy định;

h) Không thực hiện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 3 Nghị định này;

i) Không làm thủ tục sửa đổi, bổ sung, cấp lại Giấy phép theo quy định của Nghị định này;

k) Tẩy xóa, sửa chữa các nội dung trong Giấy phép được cấp;

l) Hoạt động không đúng nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện ghi trong Giấy phép;

m) Không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định của Nghị định này;

n) Vi phạm các nghĩa vụ của Văn phòng đại diện và người đứng đầu Văn phòng đại diện theo quy định của Nghị định này;

o) Tiếp tục hoạt động sau khi tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài đã chấm dứt hoạt động;

p) Tiếp tục hoạt động sau khi cơ quan cấp giấy phép thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

q) Không đăng báo theo như quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này.

2. Ngoài việc xử lý vi phạm hành chính, trong một số trường hợp cơ quan cấp giấy phép xem xét tùy theo tính chất, mức độ vi phạm của Văn phòng đại diện để ra quyết định thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Việc thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện theo như quy định tại các khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 12 Nghị định này. Các trường hợp Văn phòng đại diện bị xem xét thu hồi Giấy phép thành lập bao gồm:

a) Không chính thức đi vào hoạt động trong thời gian 06 tháng, kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập;

b) Ngừng hoạt động 06 tháng liên tục mà không thông báo với cơ quan cấp Giấy phép thành lập;

c) Không báo cáo định kỳ về hoạt động của Văn phòng đại diện hàng năm;

d) Không gửi báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 3 Nghị định này trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản;

đ) Hoạt động không đúng chức năng của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam và các công ước quốc tế liên quan mà Việt Nam là thành viên;

e) Người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện vi phạm pháp luật về lao động của Việt Nam.

3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vi phạm các quy định của Nghị định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

4. Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tổ chức hoạt động tại Việt Nam dưới hình thức Văn phòng đại diện mà không có Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thì bị chấm dứt hoạt động tại Việt Nam và bị xử lý vi phạm theo pháp luật Việt Nam.

Điều 24. Khiếu nại, tố cáo

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài có quyền khiếu nại, tố cáo đối với việc cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, các quyết định và hành vi trái pháp luật, gây khó khăn, phiền hà của công chức, cơ quan nhà nước. Việc khiếu nại, tố cáo và việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương 5.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2011.

2. Văn phòng đại diện đã được thành lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực được tiếp tục hoạt động và phải làm thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, theo quy định của Nghị định này trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực.

Điều 26. Tổ chức thực hiện

1. Bộ trưởng Bộ Công Thương quy định chi tiết thi hành Nghị định này và quy định chi tiết về việc cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện quy định tại Nghị định này.

2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - VP BCĐTW về phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các UB của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính QG; - Ngân hàng Chính sách Xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN, các PCN, Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: Văn thư, QHQT (5b).

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng

English

THE GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 100/2011/ND-CP	Hanoi, October 28, 2011

DECREE

PROVIDING THE ESTABLISHMENT AND OPERATION OF REPRESENTATIVE OFFICES OF FOREIGN TRADE PROMOTION ORGANIZATIONS IN VIETNAM

THE GOVERNMENT

Pursuant to the December 25, 2001 Law on Organization of the Government;

Pursuant to the June 14, 2005 Commercial Law;

At the proposal of the Minister of Industry and Trade,

DECREES:

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope of regulation

This Decree provides the establishment and operation of representative offices of foreign trade promotion organizations in Vietnam (below referred to as representative offices).

Article 2. Subjects of application

1. This Decree applies to representative offices of foreign organizations including trade promotion organizations and other organizations carrying out trade promotion-related activities in Vietnam (below referred collectively to as foreign trade promotion organizations).

Foreign trade promotion organizations referred to in this Decree include governmental or non-governmental organizations, organizations belonging to unions, associations, etc., which are established under regulations of countries where they are headquartered, and carry out trade promotion-related activities in Vietnam to step up trade promotion from overseas into Vietnam and vice versa; support foreign enterprises to enter and operate in the Vietnamese market; research and provide economic, commercial and market information to foreign business organizations; boost foreign trade/cross-border trade with Vietnam and activities to link trade ties between overseas enterprises and enterprises in Vietnam.

2. This Decree does not apply to Vietnam-based representative offices of foreign traders, foreign non-governmental organizations, cooperation and research institutions, cultural and educational institutions and other foreign organizations stipulated in other legal documents.

Article 3. State management of activities of representative offices

1. The Ministry of Industry and Trade shall assist the Government in performing the unified state management of activities of representative offices, specifically as follows:

a/ To assume the prime responsibility for, and coordinate with ministries and ministerial-level agencies in, drafting and submitting to competent agencies for promulgation or promulgate according to its competence legal documents on representative offices;

...

...

...

c/ To inspect and examine the management by provincial-level Industry and Trade Departments of activities of representative offices nationwide;

d/ To assume the prime responsibility for, and coordinate with related ministries and ministerial-level agencies and localities in, inspecting and examining representative offices when finding it necessary or at the request of ministries, sectors or localities;

e/ To assume the prime responsibility for, and coordinate with related ministries and ministerial-level agencies and localities in, building a database on representative offices nationwide;

f/ To handle violations of representative offices according to its competence.

Ministries and ministerial-level agencies shall, within the scope of their respective functions, tasks and powers, perform or coordinate with the Ministry of Industry and Trade in performing the state management of the establishment and operation of representative offices in their assigned fields.

Provincial-level People's Committees shall, within the scope of their tasks and powers, direct provincial-level Industry and Trade Departments in managing, overseeing, supervising, inspecting, examining and handling violations in activities of foreign trade promotion organizations in Vietnam in their localities in accordance with law.

Chapter II

ESTABLISHMENT AND OPERATION OF REPRESENTATIVE OFFICES

Article 4. Establishment of representative offices

...

...

...

A foreign trade promotion organization may establish no more than one (1) representative office in one province or centrally run city.

A representative office is a subsidiary of a foreign trade promotion organization. Establishment of a representative office under a representative office is prohibited.

4. Establishment of a representative office must be registered with a competent licensing agency defined in this Decree (below referred to as licensing agency).

Article 5. Conditions for establishing representative offices

A foreign trade promotion organization may be considered for being licensed to establish a representative office in Vietnam when meeting the following conditions:

1. Being an organization established under foreign laws.

2. Having a charter and operation principles and objectives for its representative office which are in accordance with Vietnamese law.

Article 6. Organization of representative offices

1. The organizational structure and chief of a representative office shall be determined by the foreign trade promotion organization itself and registered with the licensing agency.

...

...

...

Article 7. Contents of operation of representative offices

1. A representative office may carry out trade promotion-related activities, including:

a/ Acting as a liaison office;

b/ Carrying out activities to step up trade promotion from abroad into Vietnam and vice versa; supporting foreign enterprises to enter and operate in the Vietnamese market; researching and providing economic, commercial and market information to foreign business organizations; boosting foreign trade/cross-border trade with Vietnam and activities to link trade ties between overseas enterprises and enterprises in Vietnam;

c/ Coordinating with Vietnamese agencies and organizations with the trade promotion function in carrying out trade promotion-related activities;

d/ Other trade promotion activities as provided by law.

2. Representative offices may not carry out profit-making activities directly in Vietnam.

Article 8. Notification of operation of representative offices

1. Within 45 days after being granted or re-granted an establishment license or having it modified, supplemented or extended, a representative office shall publish the following contents in a print or online newspaper licensed for circulation in Vietnam for three consecutive issues:

...

...

...

b/ Name and address of the head office of the foreign trade promotion organization;

c/ Its chief;

d/ Number, date of issue and term of its establishment license, licensing agency;

e/ Contents of its operation.

2. Within the time limit specified in Clause 1 of this Article, a representative office shall commence its official operation and notify the licensing agency, provincial-level People's Committee and Industry and Trade Department of the locality where it is based of the commencement of operation at the registered office.

Article 9. Opening of accounts

1. A representative office may open an account for foreign-currency expenditures and an account for expenditures in Vietnam dong of foreign-currency origin at a bank licensed to operate in Vietnam, and may only use these accounts for its activities.

2. The opening, use and closing of accounts of a representative office must comply with regulations of the State Bank of Vietnam.

Article 10. Operation reports

...

...

...

2. A representative office shall make financial statements and statistical reports according to Vietnamese law.

3. In case of necessity or as required by Vietnamese law, a representative office shall report and provide documents or explain about matters related to its activities at the request of competent agencies specified in Article 3 of this Decree.

Article 11. Rights and obligations of representative offices and their chiefs

A representative office and its chief may exercise the following rights and shall fulfill the following obligations:

1. To operate strictly according to the content and scope of operation stipulated in the representative office establishment license.

2. To rent a working office and recruit employees for the representative office according to current Vietnamese taws.

3. To register and use a seal of the representative office according to current Vietnamese laws.

4. A representative office may neither act as representative for another trade promotion organization nor sub-lease its working office.

5. The chief of a representative office may not concurrently act as chief of a representative office of another foreign trader or organization in Vietnam.

...

...

...

Article 12. Termination of operation of representative offices

1. A representative office shall terminate its operation in the following cases:

a/ It is so proposed by the foreign trade promotion organization and approved by the licensing agency;

b/ The foreign trade promotion organization terminates its operation under the law of the country where such organization is established;

c/ The term of operation indicated in the representative office establishment license expires but the foreign trade promotion organization makes no request for extension;

d/ The term of operation indicated in the representative office establishment license expires but the licensing agency disapproves its extension;

e/ The representative office establishment license is revoked under Clause 2, Article 23 of this Decree.

2. At least 30 days before the expected date of termination of operation of its representative office stipulated at Point a, b or c, Clause 1 of this Article, a foreign trade promotion organization shall send a notice of termination of operation to the licensing agency, creditors and employees of the representative office and other persons with related lights, obligations and interests. This notice must clearly state the expected time of termination of operation of the representative office and be publicly displayed at the working office of the representative office and published on a print or electronic newspaper permitted for circulation in Vietnam for three consecutive issues.

3. Within 15 days after the date of issuance of the decision on disapproving the extension of a representative office establishment license or revoking a license as stipulated at Point d or e, Clause 1 of this Article, the licensing agency shall announce on a print or electronic newspaper permitted for circulation in Vietnam for three consecutive issues the termination of operation of the representative office, clearly stating the time of termination.

...

...

...

5. Within 15 days after the date of deletion of the name of a representative office, the licensing agency shall notify the termination of operation of the representative office to the provincial-level People's Committee and Industry and Trade Department, tax agency, statistics office and public security office of the locality where the representative office is based.

Article 13. Obligations of foreign trade promotion organizations toward their representative offices

1. A foreign trade promotion organization shall take responsibility before Vietnamese law for all activities of its representative office in Vietnam. If carrying out activities beyond the authorized scope of a representative office, its chief shall take responsibility for his/her own and his/her representative office's activities under Vietnamese law.

2. At least 15 days before a representative office terminates operation under Point a, b or c, Clause 1, Article 12 of this Decree, a foreign trade promotion organization and its representative office shall pay all debts and other liabilities to the State and related organizations and individuals under law.

3. Within 60 days after the dale of termination of operation of a representative office under Point d or e, Clause 1, Article 12 of this Decree, a foreign trade promotion organization shall pay all debts and other liabilities to the State and related organizations and individuals under law.

Chapter III

GRANT, RE-GRANT, MODIFICATION, SUPPLEMENTATION AND EXTENSION OF LICENSES FOR ESTABLISHMENT OF REPRESENTATIVE OFFICES

Article 14. Order and time limit for grant of licenses for establishment of representative offices

1. A foreign trade promotion organization shall send one set of dossier of application for a license to establish a representative office to the Ministry of Industry and Trade (the Vietnam Trade Promotion Agency).

...

...

...

3. In case a dossier is invalid, within three working days after receiving it, the licensing agency shall notify such in writing to the foreign trade promotion organization for supplementation and completion of the dossier.

4. The time limits mentioned in Clauses 2 and 3 of this Article do not include the time for a foreign trade promotion organization to modify and supplement its dossier of application.

5. A representative office establishment license has a term of up to five years, which must, however, not exceed the remaining period of the establishment license or paper of equivalent validity of the foreign trade promotion organization in case the law of the country where such organization is established provides the validity term of an establishment license.

Article 15. Dossiers of application for representative office establishment licenses

1. A dossier of application for a representative office establishment license comprises:

a/ The application for a representative office establishment license, made according to a set form and signed by a competent representative of the foreign trade promotion organization;

b/ The document of a competent foreign state agency permitting the establishment of a representative office in Vietnam;

c/ A copy of the establishment license or paper of equivalent validity of the foreign trade promotion organization, certified by a competent agency in the country where the foreign trade promotion organization is established;

d/ A copy of the charter or operation regulation of the foreign trade promotion organization;

...

...

...

f/ The report on last year's activities of the foreign trade promotion organization and activities to be carried out in Vietnam;

g/ The resume of the expected chief of the representative office and his/her appointment document;

2. The documents specified at Points b, c, d, e, f and g, Clause 1 of this Article must have Vietnamese translations consularly legalized under law.

Article 16. Cases of non-grant of representative office establishment licenses

The licensing agency shall not grant a license to a foreign trade promotion organization in the following cases:

1. The foreign trade promotion organization fails to fully meet the conditions specified in Article 5 of this Decree;

2. The foreign trade promotion organization does business in goods and services;

3. The foreign trade promotion organization applies for a representative office establishment license within two years after it has such license revoked under Clause 2, Article 23 of this Decree;

4. There is evidence that the establishment of a representative office will be detrimental to Vietnam's national defense, security, social order or safety, historical or cultural traditions, ethics or fine customs and practices or people's health, or will destroy natural resources or pollute the environment;

...

...

...

6. Other cases as provided by law.

Article 17. Modification and supplemen­tation of representative office establishment licenses

1. Within 10 working days after any of the following changes occurs, a foreign trade promotion organization shall send one set of dossier of request for modification or supplemen­tation of the representative office establishment license to a competent agency for carrying out license modification or supplementation procedures:

a/ Change of the chief of the representative office:

b/ Relocation of the head office of the foreign trade promotion organization;

c/ Relocation of the head office of the representative office within a province or centrally run city;

d/ Change of the name or operation of the representative office indicated in its license.

2. A dossier of request for modification or supplementation of a representative office establishment license comprises:

a/ A written request for modification or supplementation of a representative office establishment license, made according to a set form and signed by a competent representative of the foreign trade promotion organization;

...

...

...

3. Within 10 working days after receiving a valid dossier of a foreign trade promotion organization, the licensing agency shall modify or supplement the license and send copies of the modified or supplemented license to agencies defined in Clause 2, Article 14 of this Decree.

Article 18. Re-grant of representative office establishment licenses

1. Within 15 days after any of the following cases occurs, a foreign trade promotion organization shall send one set of dossier of application for re-grant of a representative office establishment license to the licensing agency:

a/ Relocation of the head office of the representative office from one province or centrally run city to another;

b/ Change of the name or place of registration of establishment of the foreign trade promotion organization from one country to another;

c/ Change of operation of the foreign trade promotion organization.

2. In case the representative office establishment license is lost, torn or destroyed, immediately after such event occurs, a foreign trade promotion organization shall carry out procedures for the re-grant thereof at the licensing agency.

Article 19. Dossiers of request for re-grant of representative office establishment licenses

1. A dossier of request for re-grant of a representative office establishment license in the case specified at Point a, Clause 1, Article 18 of this Decree comprises:

...

...

...

b/ A copy (not necessarily notarized) of the license.

2. A dossier of request for re-grant of a representative office establishment license in the case specified at Point b or c, Clause 1, Article 18 of this Decree comprises:

a/ A written request for re-grant of a representative office establishment license, made according to a set form and signed by a competent representative of the foreign trade promotion organization;

b/ A copy of the establishment registration paper or a paper of equivalent validity of the foreign trade promotion organization, certified by a competent agency of the place where the foreign trade promotion organization is established or registers its business. This copy must be translated into Vietnamese and consularly legalized under Vietnamese law;

c/ A copy (not necessarily notarized) of the license.

3. A dossier of request for re-grant of a representative office establishment license in the case specified in Clause 2, Article 18 of this Decree comprises:

a/ A written request for re-grant of a representative office establishment license, made according to a set form and signed by a competent representative of the foreign trade promotion organization;

b/ A copy (not necessarily notarized) of the license.

Article 20. Extension of representative office establishment licenses

...

...

...

a/ It wishes to continue operation in Vietnam in the form of representative office;

b/ It still operates under the law of the country where it is established;

c/ It commits no violation of Vietnamese law concerning the operation of representative offices.

2. A dossier of request for extension of a representative office establishment license comprises:

a/ A written request for extension of the representative office establishment license, made according to a set form and signed by a competent representative of the foreign trade promotion organization;

b/ The last year's audited financial statement or another document of equivalent validity evidencing the actual existence and operation of the foreign trade promotion organization. The papers mentioned at this Point must be translated into Vietnamese and certified and consularly legalized by an overseas Vietnamese diplomatic representative mission or consulate under Vietnamese law;

c/ The representative office's activity report as of the time of request for extension;

d/ The original of the granted representative office establishment license,

3. Within at least 30 days before the representative office establishment license expires, a foreign trade promotion organization shall carry out procedures for its extension.

...

...

...

5. Upon the expiration of the time limit specified in Clause 4 of this Article, if the licensing agency refuses to extend the representative office establishment license, it shall notify in writing the reason for refusal to the trade promotion organization.

6. The licensing agency shall notify the extension or non-extension of the license to the agencies defined in Clause 2, Article 14 of this Decree.

7. The period of extension complies with the term of the license of a representative office under Clause 5, Article 14 of this Decree.

Article 21. Fees for the grant, re-grant, modification, supplementation and extension of representative office establishment licenses

1. Foreign trade promotion organizations shall pay fees for the grant, re-grant, modification, supplementation and extension of representative office establishment licenses.

2. The Ministry of Finance shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Ministry of Industry and Trade in, stipulating specific levels and the management of fees for the grant, re-grant, modification, supplementation and extension of representative office establishment licenses.

Chapter IV

INSPECTION, EXAMINATION, HANDLING OF VIOLATIONS AND COMPLAINTS AND DENUNCIATIONS

Article 22. Inspection, examination

...

...

...

2. A person who issues an inspection or examination decision against law or abuses inspection or examination to hassle and trouble activities of a representative office shall, depending on the seriousness of his/her violation, be disciplined or examined for penal liability and, if causing damage, pay compensation under law.

Article 23. Handling of violations

1. A foreign trade promotion organization or representative office that commits an act in violation of this Decree or any of the following specific acts shall, depending on the nature and seriousness of the violation, be handled under the law on handling of administrative violations:

a/ Untruthfully, inaccurately or lately declaring changes in the content of the dossier of application or request for the grant, re-grant, modification, supplementation or extension of a representative office establishment license;

b/ Carrying out profit-making activities directly in Vietnam;

c/ Failing to commence operation within the time limit specified in Clause 2, Article 8 of this Decree after being granted a representative office establishment license;

d/ Failing to notify the licensing agency and provincial-level People's Committee and Industry and Trade Department according to Clause 2, Article 8 of this Decree;

e/ Failing to properly implement regulations of the State Bank of Vietnam on the opening, use and closing of accounts of representative offices;

f/ Having no working office for the repre­sentative office or sub-lease the working office of the representative office or acting as a repre­sentative for another trade promotion organization;

...

...

...

h/ Failing to make reports, provide documents or explain about matters related to activities of the representative office at the request of a competent agency according to Article 3 of this Decree;

i/ Failing to carry out procedures for modification, supplementation or re-grant of the license under this Decree;

j/ Tampering with the contents of the granted license;

k/ Carrying out activities not stipulated in the representative office establishment license;

1/ Failing to carry out or improperly carrying out procedures for operation termination under this Decree;

m/ Breaching the obligations of the repre­sentative office and its chief defined in this Decree;

n/ Continuing to operate after the parent foreign trade promotion organization has terminated operation;

o/ Continuing to operate after the licensing agency revokes the representative office establishment license;

p/ Failing to place announcements in the press as required in Clause 1, Article 8 of this Decree.

...

...

...

a/ Failing to officially commence operation within six months after being granted an establishment license;

b/ Stopping operation for six consecutive months without notifying to the licensing agency;

c/ Failing to make annual reports on its operation;

d/ Failing to send reports at the request of a competent agency under Article 3 of this Decree within 60 days after receiving such request in writing from the competent agency;

e/ Operating beyond the functions of a representative office as provided by Vietnamese law and relevant international conventions to which Vietnam is a contracting party;

f/ An employee of the representative office violates the Vietnamese labor law.

The chief of a representative office who violates provisions of this Decree shall, depending on the nature and seriousness of the violation, be administratively handled or examined for penal liability under law.

A foreign trade promotion organization that organize activities in Vietnam in the form of representative office without a representative office establishment license shall have such activities terminated and be handled for such violation under Vietnamese law.

Article 24. Complaints, denunciations

...

...

...

Chapter V

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 25. Effect

1. This Decree lakes effect on December 15, 2011.

2. Representative offices which are established before the effective date of this Decree may continue their operations and shall carry out procedures for re-grant of representative office establishment licenses under this Decree within six months after the effective dale of this Decree.

Article 26. Organization of implementation

1. The Minister of Industry and Trade shall detail this Decree and the grant, re-grant, modification, supplementation and extension of representative office establishment licenses stipulated in this Decree.

2. Ministers, heads of ministerial-level agencies, heads of government-attached agencies and chairpersons of provincial-level People's Committees shall implement this Decree.-

...

...

...

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Nguyen Tan Dung