Circular No. 26/2009/TT-BTTTT of July 31, 2009, providing for the provision of information and assurance of convenient access to websites of state agencies

• Official number: 26/2009/TT-BTTTT
• Legislation Type: Circular
• Organization: The Ministry Of Information And Transmitation
• Signer: Le Doan Hop
• Issued Date: 31/07/2009

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------
Số: 26/2009/TT-BTTTT	Hà Nội, ngày 31 tháng 07 năm 2009

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC CUNG CẤP THÔNG TIN VÀ ĐẢM BẢO KHẢ NĂNG TRUY CẬP THUẬN TIỆN ĐỐI VỚI TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

BỘ TRƯỞNG BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet;
Căn cứ Nghị định số 187/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Ứng dụng công nghệ thông tin,

QUY ĐỊNH:

Chương I.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định việc cung cấp thông tin và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước nhằm tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân dễ dàng khai thác, sử dụng thông tin.

Việc cung cấp thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước trên trang thông tin điện tử phải tuân thủ pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Thông tư này áp dụng đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức sự nghiệp trực thuộc; Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan chuyên môn trực thuộc; Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, có trang thông tin điện tử (sau đây gọi là cơ quan nhà nước).

2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc đối tượng áp dụng nêu trên vận dụng và thực hiện những quy định tại Thông tư này một cách phù hợp.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.

2. Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.

3. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: là dịch vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về quy trình, thủ tục; hồ sơ; thời hạn; phí và lệ phí thực hiện dịch vụ.

4. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

5. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

6. Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng.

7. Trang thông tin (Web page) là tài liệu được viết bằng ngôn ngữ HTML hoặc XHTML và đặt trên mạng Internet qua một địa chỉ duy nhất và cố định được gọi là URL. Một trang thông tin có thể là một hoặc gồm nhiều trang hợp lại, trang này ở trong trang kia.

8. Trang chủ (home page) là trang thông tin đầu tiên mà người sử dụng nhìn thấy khi mở trang thông tin điện tử theo địa chỉ trang thông tin điện tử mà cơ quan, tổ chức đã đăng ký và được cấp.

Chương II.

THÔNG TIN CUNG CẤP TRÊN TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

Điều 4. Thông tin chủ yếu

1. Các thông tin chủ yếu quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật Công nghệ thông tin phải có các nội dung tối thiểu sau:

a) Thông tin giới thiệu về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đó và của từng đơn vị trực thuộc:

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức;

- Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan, đơn vị trực thuộc;

- Tóm lược quá trình hình thành và phát triển;

- Họ và tên, chức vụ, điện thoại, địa chỉ thư điện tử chính thức, nhiệm vụ đảm nhiệm của lãnh đạo trong đơn vị;

- Thông tin giao dịch: địa chỉ, điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử chính thức để giao dịch và tiếp nhận các thông tin.

b) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành và văn bản quản lý hành chính có liên quan: hình thức văn bản, thẩm quyền ban hành, số ký hiệu, ngày ban hành, ngày hiệu lực, trích yếu, tệp văn bản cho phép tải về.

c) Thông tin về thủ tục hành chính:

- Thông báo danh mục các dịch vụ hành chính công và các dịch vụ công trực tuyến đang thực hiện;

- Nêu rõ quy trình, thủ tục, hồ sơ, nơi tiếp nhận, tên và thông tin giao dịch của người trực tiếp xử lý hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí và lệ phí (nếu có);

- Đối với dịch vụ công trực tuyến: nêu rõ mức độ của dịch vụ công trực tuyến.

d) Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách, chiến lược, quy hoạch chuyên ngành: toàn văn các chế độ, chính sách, chiến lược, quy hoạch chuyên ngành.

đ) Danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức có thẩm quyền cần nêu rõ: họ và tên, chức vụ, điện thoại, địa chỉ thư điện tử chính thức.

e) Thông tin về dự án, hạng mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công:

- Danh sách các dự án đang chuẩn bị đầu tư, các dự án đang triển khai, các dự án đã hoàn tất;

- Mỗi dự án cần có tối thiểu các thông tin: Tên dự án, mục tiêu chính, lĩnh vực chuyên môn, loại dự án, thời gian thực hiện, loại hình tài trợ, nhà tài trợ, tình trạng dự án.

g) Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân:

- Danh sách các vấn đề xin ý kiến (văn bản quy phạm pháp luật, chủ trương chính sách, ....);

- Mỗi vấn đề xin ý kiến cần cung cấp các thông tin và chức năng: Thời hạn tiếp nhận ý kiến; toàn văn nội dung vấn đề xin ý kiến; xem nội dung các ý kiến góp ý; nhận ý kiến góp ý mới.

2. Các cơ quan nhà nước trong phạm vi thẩm quyền chủ động đăng tải các thông tin chỉ đạo, điều hành bao gồm: ý kiến chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng các cơ quan quản lý nhà nước; ý kiến xử lý, phản hồi đối với các kiến nghị, yêu cầu của tổ chức, cá nhân; thông tin khen thưởng, xử phạt đối với cá nhân, tập thể, doanh nghiệp; thông tin thống kê chuyên ngành.

Điều 5. Thông tin phục vụ tìm kiếm và tra cứu

1. Đối với trang thông tin phải có các thông tin tối thiểu bao gồm: tiêu đề trang (page title), các từ khóa và các mô tả để phục vụ công tác tìm kiếm.

2. Đối với mỗi tin bài phải có tối thiểu thông tin về tác giả, nguồn thông tin, thời gian cập nhật.

Điều 6. Thông tin tiếng nước ngoài

1. Đối với trang thông tin điện tử của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: tối thiểu các thông tin quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4, điểm c khoản 1 Điều 4 (đối với các dịch vụ công trực tuyến mà người nước ngoài có thể sử dụng) phải được cung cấp bổ sung bằng tiếng Anh để tham khảo.

2. Các cơ quan nhà nước chủ động cung cấp thông tin được quy định tại điểm d khoản 1 Điều 4 của Thông tư này, thông tin giới thiệu về lịch sử, địa lý, văn hóa, con người, tiềm năng kinh tế, du lịch,... bằng tiếng Anh và các ngôn ngữ khác.

Chương III.

ĐẢM BẢO KHẢ NĂNG TRUY CẬP THUẬN TIỆN

Điều 7. Chức năng tối thiểu

1. Hiển thị các thông tin chủ yếu được quy định tại Điều 4 của Thông tư này.

2. Tìm kiếm thông tin: Tìm kiếm được đầy đủ và chính xác nội dung thông tin, tin, bài cần tìm hiện có trên trang thông tin điện tử.

3. Hiển thị sơ đồ trang thông tin điện tử (site map): phải thể hiện đầy đủ, chính xác cây cấu trúc các hạng mục thông tin của trang thông tin điện tử và đảm bảo liên kết đúng tới các mục thông tin hoặc chức năng tương ứng.

4. Tiếp nhận, phản hồi thông tin từ các tổ chức, cá nhân.

5. Cung cấp đường liên kết đến Trang chủ, mục Giới thiệu/Liên hệ, Sơ đồ trang thông tin điện tử tại mỗi trang thông tin.

6. In ấn và lưu trữ thông tin: Người sử dụng có thể in cả màn hình hiển thị hoặc riêng toàn bộ một tin, bài theo chiều đứng (portrait) hoặc theo thiết lập riêng của máy in trên khổ giấy A4. Khuyến khích có thêm chức năng cho phép lưu trữ tin, bài ra thiết bị lưu trữ theo các tiêu chuẩn về văn bản được quy định tại Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 8. Giao diện, bố cục

1. Giao diện phải đảm bảo thuận tiện cho người sử dụng: các vùng thông tin được phân biệt rõ ràng.

2. Mục thông tin chủ yếu được quy định tại Điều 4 của Thông tư này phải được bố trí ngay trên trang chủ và ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng dễ nhận thấy.

3. Bố cục sắp xếp thông tin trên trang chủ của trang thông tin điện tử:

Bố cục trang chủ trên màn hình bao gồm 5 phần: phần đầu trang ở phía trên cùng, phần thông tin bên trái, phần thông tin bên phải, phần thông tin chính ở giữa và phần chân trang.

a) Phần đầu trang: chứa đầu đề giới thiệu (banner) và danh mục chức năng (menu) ngang:

- Đầu đề giới thiệu là phần trên cùng của trang chủ với các thông tin cơ bản: biểu trưng của cơ quan hoặc hình Quốc huy và tên đầy đủ của cơ quan bằng tiếng Việt với kiểu chữ chân phương. Nội dung banner được giữ nguyên không đổi khi người sử dụng khai thác trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử;

- Dưới banner là menu ngang thể hiện các chức năng như: trở về trang chủ, chuyên mục nổi bật, sơ đồ trang thông tin điện tử, thông tin liên hệ, chuyển đổi ngôn ngữ và các chức năng khác.

b) Phần thông tin bên trái: hiển thị liên kết đến các mục tin chính như: giới thiệu về cơ quan, tin tức và sự kiện, dịch vụ công trực tuyến, tiếp nhận ý kiến góp ý, tra cứu văn bản quy phạm pháp luật, tìm kiếm, liên kết trang thông tin điện tử, thông tin thống kê truy cập vào trang thông tin điện tử và các mục tin khác.

c) Phần thông tin bên phải: hiển thị liên kết tới các chuyên mục như: thông tin mới nhận, sự kiện nổi bật, thông báo, chuyên mục riêng của cơ quan, giới thiệu quảng cáo và các chuyên mục khác.

d) Phần thông tin chính: nằm chính giữa trang thông tin, hiển thị các đầu mục tin bài chính, tin bài được lựa chọn hay thông tin của mục tin, chức năng được người dùng chọn. Có dòng hiển thị đường dẫn từ mục ngoài đến mục hiện tại để người xem biết đang xem ở mục nào.

đ) Phần chân trang: hiển thị các thông tin về bản quyền và thông tin của cơ quan nhà nước có trang thông tin điện tử. Thông tin cơ bản cần thể hiện đủ là: tên đơn vị, người chịu trách nhiệm, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, địa chỉ thư điện tử của đơn vị.

Điều 9. Đảm bảo tính thống nhất, phù hợp tiêu chuẩn và băng thông

1. Sử dụng Bộ mã ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

2. Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải về cung cấp trên trang thông tin điện tử cần tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước được quy định tại Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Hình ảnh trên trang thông tin nên có kích cỡ nhỏ hơn 30 KB. Nếu kích cỡ ảnh lớn hơn cần sử dụng thanh trượt và cung cấp đường liên kết tới trang mới để trình diễn ảnh với kích cỡ lớn hơn.

4. Dung lượng tổng cộng (bao gồm nội dung và file gửi kèm (nếu có) chứa mã HTML, XHTML, JavaScript, âm thanh, hình ảnh,...) tối đa cần tải xuống để thể hiện đầy đủ một trang thông tin trên máy tính của người dùng nên có kích cỡ nhỏ hơn 500 KB.

Điều 10. Hỗ trợ người khuyết tật tiếp cận thông tin

1. Các chức năng đều có thể thực hiện được từ bàn phím, cung cấp các phím tắt để truy cập tới các chức năng tối thiểu trên trang thông tin điện tử (Trang chủ, Sơ đồ trang thông tin điện tử, Tìm kiếm, Giới thiệu). Khuyến khích tích hợp trên trang thông tin điện tử các công nghệ hỗ trợ người khuyết tật tiếp cận thông tin.

2. Đảm bảo màu sắc và độ tương phản hợp lý. Sự kết hợp giữa màu nền và màu chữ phải có độ tương phản rõ ràng để hỗ trợ người khiếm thị màu sắc dễ dàng nhận biết. Hạn chế sử dụng màu sắc để nhấn mạnh nội dung trong một đoạn văn bản. Khuyến khích có chức năng cho phép người sử dụng thay đổi được mầu sắc và độ tương phản giữa màu nền và màu chữ.

3. Cung cấp thông tin tương đương: cần cung cấp dòng văn bản (text) mô tả nội dung thông tin tương đương cho các đối tượng không phải là đối tượng văn bản như biểu tượng, hình ảnh, phím xác nhận, chữ nghệ thuật, biểu đồ, đồ thị, và tất cả các liên kết trên hình ảnh; dòng văn bản diễn tả nội dung thông tin chính của các đối tượng thông tin âm thanh, video.

4. Không sử dụng chữ hay đối tượng nhấp nháy, chữ tự động chuyển động để đảm bảo có thể sử dụng được trình đọc màn hình khi cần thiết.

5. Trình bày bảng dữ liệu:

a) Cung cấp thông tin tóm tắt cho các bảng dữ liệu để mô tả bảng thể hiện dữ liệu gì, tên các tiêu đề của bảng;

b) Sử dụng kỹ thuật đánh dấu để liên kết các ô dữ liệu với các ô tiêu đề tương ứng cho các bảng dữ liệu có nhiều mức logíc của tiêu đề hàng hay cột;

c) Không sử dụng bảng để định dạng cấu trúc trang thông tin.

6. Định hướng thông tin:

a) Sử dụng cụm từ có nghĩa để gắn với một đường liên kết hoặc sử dụng thuộc tính tiêu đề để cung cấp thông tin bổ sung giúp làm rõ hoặc miêu tả cụ thể hơn mục đích của một liên kết;

b) Sử dụng thuộc tính đề mục để phân chia các phần nội dung thông tin trong một trang thông tin.

Chương IV.

ĐẢM BẢO HOẠT ĐỘNG CHO TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

Điều 11. Đảm bảo nhân lực

1. Thủ trưởng các cơ quan nhà nước được nêu tại khoản 1 Điều 2 của Thông tư này có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức hoạt động của trang thông tin điện tử.

2. Cơ quan nhà nước phải đảm bảo đầy đủ nhân lực để thực hiện:

a) Quản trị trang thông tin điện tử bao gồm quản lý, vận hành, duy trì hoạt động của trang thông tin điện tử. Cán bộ quản trị hàng năm được đào tạo cập nhật các kiến thức mới về quản lý thông tin, công nghệ và kỹ thuật;

b) Biên tập thông tin lên trang thông tin điện tử. Cán bộ biên tập phải có nghiệp vụ báo chí để xử lý và cung cấp thông tin.

Điều 12. Thời gian, tần suất cập nhật thông tin lên trang thông tin điện tử

1. Cập nhật thông tin mới ít nhất 01 lần mỗi ngày trong các ngày làm việc, khuyến khích cập nhật thông tin đều đặn trong các ngày nghỉ.

Đối với các thông tin tối thiểu được quy định tại Điều 4 và thông tin tiếng nước ngoài được nêu tại Điều 6 phải được thường xuyên rà soát, cập nhật kịp thời khi có phát sinh hoặc thay đổi.

2. Thời gian cung cấp thông tin:

a) Đối với các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan: chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ ngày ký ban hành;

b) Đối với tin tức, sự kiện: cung cấp thông tin kịp thời ngay khi diễn ra hoạt động, sự kiện.

3. Xử lý thông tin phản hồi:

a) Cơ quan nhà nước cử đơn vị đầu mối: Tiếp nhận ý kiến, thông tin phản hồi được gửi đến qua trang thông tin điện tử hoặc qua hộp thư điện tử tiếp nhận ý kiến, thông tin phản hồi; Chuyển tiếp thông tin tới các đơn vị được phân công phụ trách trả lời; Gửi ngay thông báo đã tiếp nhận tới tổ chức, cá nhân;

b) Đơn vị đầu mối thực hiện các công việc quy định tại điểm a, khoản 3 Điều 12 của Thông tư này ít nhất 01 lần trong mỗi ngày làm việc;

c) Chậm nhất 10 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận thông tin, cơ quan nhà nước có trách nhiệm trả lời kết quả hoặc thông báo quá trình xử lý thông tin tới tổ chức, cá nhân.

Điều 13. Đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu

1. Đảm bảo khả năng an toàn, bảo mật theo nhiều mức: mức mạng, mức xác thực người sử dụng, mức cơ sở dữ liệu.

2. Xác thực và mã hóa dữ liệu:

a) Có cơ chế xác thực, cấp phép truy cập, mã hóa thông tin, dữ liệu cho việc truy cập vào các thông tin, dịch vụ cần phải định danh người truy cập nhằm đảm bảo an toàn cho trang thông tin điện tử trong quá trình khai thác, vận hành;

b) Cơ chế xác thực, mã hóa thông tin, dữ liệu tuân thủ theo các tiêu chuẩn về an toàn thông tin được quy định tại Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

3. Sao lưu dữ liệu:

a) Định kỳ thực hiện việc sao lưu dữ liệu (tối thiểu 01 lần/tuần) để đảm bảo có thể nhanh chóng khôi phục lại hoạt động của hệ thống khi có xảy ra sự cố;

b) Dữ liệu tối thiểu cần được sao lưu: dữ liệu cấu hình hệ thống (quản lý người sử dụng; cấu hình thiết lập kênh thông tin,…); cơ sở dữ liệu lưu trữ nội dung và các dữ liệu liên quan khác.

Điều 14. Bảo trì, bảo dưỡng, duy trì hoạt động, nâng cấp, chỉnh sửa trang thông tin điện tử

1. Trang thông tin điện tử phải được thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa, giám sát hoạt động để đảm bảo hoạt động liên tục 24 giờ trong tất cả các ngày.

2. Hàng năm, trang thông tin điện tử phải được rà soát, đề xuất phương án nâng cấp, chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Điều 15. Trách nhiệm của cơ quan nhà nước

1. Đảm bảo đầu tư xây dựng trang thông tin điện tử đồng bộ với kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và phát triển Chính phủ điện tử.

2. Đảm bảo kinh phí tạo lập và cập nhật thông tin thường xuyên; duy trì, bảo dưỡng hàng năm cho trang thông tin điện tử.

3. Tổ chức quảng bá rộng rãi trang thông tin điện tử đến công chúng, khuyến khích và phát huy sáng tạo việc quản lý, duy trì, khai thác trang thông tin điện tử.

4. Xây dựng quy chế quản trị, vận hành, cung cấp thông tin cho trang thông tin điện tử của đơn vị.

Chương V.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan

1. Cục Ứng dụng công nghệ thông tin - Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện các nội dung của Thông tư này; hàng năm đánh giá, xếp hạng trang thông tin điện tử của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Vụ Khoa học và Công nghệ - Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổ chức nghiên cứu, xây dựng và đề xuất ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành có liên quan đến việc thiết kế, xây dựng, phát triển, vận hành, khai thác sử dụng, nâng cấp, sửa chữa trang thông tin điện tử.

3. Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm: tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện các nội dung của Thông tư này cho các cơ quan nhà nước tại địa phương.

4. Đơn vị chuyên trách về công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện các quy định của Thông tư này cho các đơn vị trực thuộc.

Điều 17. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 9 năm 2009.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, tổ chức cần phản ánh kịp thời về Bộ Thông tin và Truyền thông để xem xét, bổ sung, sửa đổi./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng TW Đảng và các Ban của Đảng; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Công báo, Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Cục kiểm tra VBQPPL (Bộ Tư pháp); - Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; - Lưu: VT, ƯDCNTT.

BỘ TRƯỞNG Lê Doãn Hợp

English

THE MINISTER OF INFORMATION AND COMMUNICATIONS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 26/2009/TT-BTTTT	Hanoi, July 31, 2009

CIRCULAR

PROVIDING FOR THE PROVISION OF INFORMATION AND ASSURANCE OF CONVENIENT ACCESS TO WEBSITES OF STATE AGENCIES

THE MINISTER OF INFORMATION AND COMMUNICATIONS

Pursuant to the June 29, 2006 Information Technology Law;
Pursuant to the Government's Decree No. 64/2007/ND-CP of April 10, 2007, on the application of information technology to stale agencies' operations;
Pursuant to the Government's Decree No. 97/2008/ND-CP of August 28, 2008, on the management, provision and use of Internet services and supply of information on the Internet;
Pursuant to the Government's Decree No. 187/2007/ND-CP of December 25, 2007, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of Ministry of Information and Communications;
At the proposal of the Director of the Information Technology Application Department,

STIPULATES:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope of regulation

...

...

...

The provision of information of the list of state secrets on websites must comply with laws on protection of state secrets.

Article 2. Subjects of application

1. This Circular applies to ministries, ministerial-level agencies, government-attached agencies and their dependent non-business agencies and organizations: provincial-level People's Committees and their dependent specialized agencies; and district-level People's Committees which have their own websites (below referred to as state agencies).

2. Agencies and organizations other than above-mentioned entities are encouraged to apply this Circular in an appropriate manner.

Article 3. Interpretation of terms

In this Circular, the terms below are construed as follows:

1. Public administrative services are not-for-profit law enforcement-related services provided by competent state agencies (or authorized organizations and enterprises) to organizations and individuals in the form of papers of legal validity in domains managed by these agencies.

2. Online public services are public administrative services and other services provided online by state agencies to organizations and individuals.

3. Grade-1 online public services are the services of providing sufficient information on procedures and dossiers, time limits: and charges-and fees for the provision of services.

...

...

...

5. Grade-3 online public services are grade-2 online public services which also enable users to fill in and send online forms of documents to service providers. Transactions in the process of handling dossiers and providing services will be carried out online. The payment of charges (if any) and receipt of replies will be made at service providers.

6. Grade-4 online public services are grade-3 online public services which also enable users to pay charges (if any) online. Replies may be received online or delivered directly or sent by post to service users.

7. Web page is a document written in HTML or XHTML and located on the World Wide Web via a unique and fixed address called URL. A website may be made of one or several hyperlinked pages.

8. Home page is the first page which users see when they access a website at its address registered by and allocated to the organization or individual.

Chapter II

PROVISION OF INFORMATION ON WEBSITES

Article 4. Principal information

1. Principal information specified in Clause 2, Article 28 of the Law on Information Technology must cover at least the following details:

a/ Information on the organization, functions, tasks and powers of the agency and each of its dependent units:

...

...

...

- Functions, tasks and powers of each dependent agency or unit;

- A summary of the formation and development process;

- Full names, positions, telephone numbers, official email addresses and tasks of leaders of each unit;

- Contact information: addresses, telephone numbers, fax numbers and official email addresses for contact and receipt of information.

b/ Specialized legal documents and relevant administrative management documents: the form of documents, promulgating competence, code, date of promulgation, effective date, subject matter and downloadable files.

c/ Information on administrative procedures:

- A list of public administrative services and online public services currently provided;

- Administrative processes and procedures, dossiers, place of receipt, name and contact information of persons directly handling dossiers, time limits for settlement, charges and fees (if any);

- The grade of online public services.

...

...

...

e/ A list of official email addresses of each dependent unit and competent cadres and public employees: their full names, positions, telephone numbers and official email addresses.

f/ Information on investment projects and items, bidding and public procurement:

- A list of projects under investment preparation, ongoing projects and completed projects;

- For each project, it is required to provide at least the following information: name of the project, principal objectives, operational domain, type of the project, implementation duration, method of financing, financiers and project status.

g/ The feedback section:

- A list of matters posted up for public opinion (legal documents and policies);

- For each matter posted up for public opinion, it is required to provide information on the time limit for receipt of opinions and the full text of the document put up for public opinion, contributed comments and receipt of new comments.

2. State agencies shall, within the scope of their competence, proactively publicize information on their direction and administration activities, including directing and administering opinions of heads of state management agencies: replies to feedbacks and proposals of organizations and individuals; information on commendation and sanctioning of individuals, collectives and enterprises; and specialized statistical information.

Article 5. Information in service of search and reference activities

...

...

...

2. For each news or article, there must be information on the author, source of information and updating time.

Article 6. Foreign-language information

1. Websites of ministries, ministerial-level agencies, government-attached agencies and provincial-level People's Committees must additionally contain at least information defined at Points a and c, Clause 1, Article 4 of this Circular (for online public services related to foreigners) in English.

2. State agencies shall take the initiative in providing information defined at Point d. Clause I. Article 4 of this Circular and information on historical, geographical and cultural characteristics, people, economic and tourist potential in English and other languages.

Chapter III

ASSURANCE OF CONVENIENT ACCESS

Article 7. Minimum properties

1. Displaying principal information defined in Article 4 of this Circular.

2. Searching information: to be able to adequately and accurately search information, news and articles available on the website.

...

...

...

4. Receiving information from and making replies to organizations and individuals.

5. Providing links to the home page, introduction/contact section and site map at each page.

6. Printing and storing information: Users may print the whole page or print a news or article in the portrait format or other types of format set up in their printers on A4 paper. It is encouraged to have the property which facilitates the storage of news and articles in storage devices according to standards on documents specified in the Information and Communications Minister's Decision No. 20/2008/QD-BTTTT of April 9. 2008.

Article 8. Interface and layout

1. A website must be user-friendly with information sections clearly distinguished from one another.

2. The sector of principal information defined in Article 4 of this Circular must be arranged at a noticeable position on the home page.

3. Layout of the homepage of a website:

The home page of a website has five parts: the header at the top position of the page; the left column; the right column, the central column and the footer.

a/ The header of the page contain a banner and a horizontal menu bar:

...

...

...

The horizontal menu bar lays below the banner, expressing such properties as returning to the home page, prominent column, site map, contact address, language conversion and other properties.

b/ The left column shows links to the main sections such as introduction about the agency, news and events, online public services, receipt of feedback, reference to legal documents, website search and links, statistics on access to the website and other sections.

c/ The right column shows links to such sections as: latest news, prominent events, notification and separate sections of the agency, advertisements and other sections.

d/ The central column lays in the center of the home page, showing headlines of major and selected news and articles or information on sections or properties selected by users and a text showing the link from the outer section to the current section for visitors to know what section they are viewing.

e/ The footer of the page shows information on copyright and the state agency managing the website, covering such details as the name of the agency, administrators, address, telephone number and email address.

Article 9. Assurance of consistency and conformity with standards and bandwidth

1. The Vietnamese character code Unicode under Vietnam standard TCVN 6909: 2001 must be used.

2. Sound and image data and downloadable files provided on websites must comply with standards on application of information technology in state agencies specified in the Information and Communications Ministry's Decision No. 20/2008/QD-BTTTT of April 9, 2008.

3. Images at websites should have a size of less than 30 KB. For images of a larger size, a scrollbar should be used to link to a new page in order to display images in a larger size.

...

...

...

Article 10. Supporting access to information by people with disabilities

1. It must be ensured that all properties can be performed with the keyboard and shortcut keys will be created to access to the minimum properties of the website (the homepage, site map. search and instruction). It is encouraged to integrate on the website technologies to support the access to information by people with disabilities.

2. To use suitable colors and contrast. There must be a sharp contrast between the background color and the character color so as to support color-blind people. To refrain from using color to highlight text within a paragraph. To encourage the application of properties which allow users to change the color of the background and the character and the contrast between the background color and the character color.

3. To provide equivalent information: It is necessary to provide text to describe the contents of objects other than text such as icons, images, confirmation key, art fonts, charts, diagrams and image linking and text describing the major contents of audio and video news.

4. To refrain from using flickering characters or objects and automatically moving characters so as to use browsing programs when necessary.

5. To display data tables:

a/ To supply brief information on all data tables to describe data and titles of these tables;

b/ To use tagging techniques to link data boxes to equivalent title boxes, for data tables with lines and column of different logical levels;

c/ To refrain from using tables to fix a web page.

...

...

...

a/ To use meaningful phrases to make a link or use title attributes to provide additional information to clarify or describe the purposes of a link:

b/ To use heading attributes to divide different information sections on a web page.

Chapter IV

ASSURANCE OF OPERATION OF WEBSITES

Article 11. Assurance of human resources

1. Heads of state agencies specified at Clause 1. Article 2 of this Circular shall direct the organization and operation of websites.

2. State agencies shall ensure adequate personnel for:

a/ Administering their websites, including management, operation and maintenance. Administrators must be annually trained in and updated with new knowledge on information management, technology and techniques.

b/ Editing information to be posted on their websites. Editors must possess journalistic skills to handle and provide information.

...

...

...

1. Information must be updated at least once a day during weekdays: while on weekends, it is encouraged to regularly update information on websites.

Information specified in Article 4 and foreign-language information specified in Article 6 must be regularly reviewed and updated upon occurrence of changes.

2. Time for supplying information:

a/ For legal documents issued by agencies themselves: within 2 working days after the date of signing.

b/ For news and events: to promptly provide information while on ongoing activities or events. 3. Handling of feedback:

a/ State agencies shall assign a contact unit to receive opinions and feedback sent via the websites or e-mail addresses used to receive opinions and feedback: forward opinions and feedback to units assigned to make replies; and immediately send receipt information to organizations and individuals;

b/ The contact unit shall perform jobs specified at Point a. Clause 3. Article 12 of this Circular at least once every working day;

c/ Within 10 working days after receiving opinions and feedback, state agencies shall issue replies or notify the process of handling these opinions and feedback to concerned organizations and individuals.

Article 13. Assurance of information and data safety

...

...

...

2. Data authentication and encoding:

a/ To adopt mechanisms to authenticate and permit access and encode information and data in service of access to information and services for which identification of users is required in order to ensure the safety of websites in the process of exploitation and operation;

b/ The mechanisms of information and data authentication and encoding comply with standards on information safety specified in the Information and Communications Minister's Decision No. 20/2008/QD-BTTTT of April 9. 2008.

3. Data backup:

a/ To conduct data backup on a periodical basis (at least once a week) in order to secure quick resumption of operation of the system upon occurrence of incidents:

b/ Minimum data for which backup is required: data on the configuration of the system (management of users; configuration for setting up other information channels); content storage databases and other relevant data.

Article 14. Maintenance, upgrading and repair of websites

1. Websites must be regularly inspected, maintained and repaired and supervised in order to ensure uninterrupted operation for 24 hours a day.

2. Websites must be reviewed on an annual basis in order to propose plans on upgrading and adjustment to suit practical demands.

...

...

...

1. To invest in the development of their websites in accordance with the plan on application of information technology in state agencies' operations and development of an e-government.

2. To ensure adequate funds for the regular creation and updating of information on and annual maintenance of their websites.

3. To widely disseminate information on their websites to the public, encourage and promote creativeness in the management, maintenance and exploitation of websites.

4. To formulate regulations on administration and operation of and provision of information on their websites.

Chapter V

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

Article 16. Responsibilities of related units

1. The Information Technology Application Department of the Ministry of Information and Communications shall propagate and guide the implementation of this Circular; annually evaluate and rank websites of ministries, ministerial-level agencies, government-attached agencies and provincial-level People's Committees.

2. The Science and Technology Department of the Ministry of Information and Communica­tions shall study, formulate and propose the promulgation of standards and technical regula­tions on the design, formulation, development, operation, use, updating and repair of websites.

...

...

...

4. Information technology units under ministries, ministerial-level agencies and government-attached agencies shall guide the implementation of this Circular to attached units.

Article 17. Effect

1. This Circular takes effect on September 15, 2009.

2. Any problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the Ministry of Information and Communications for consideration, supplementation and amendment.

MINISTER OF
INFORMATION AND COMMUNICATIONS




Le Doan Hop