Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong Công ty Cổ Phần

Nguồn: Internet

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót

1. Công ty cổ phần gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập bị sai sót.

2. Tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai sót và ký số trên hóa đơn mới.

3. Gửi hóa đơn mới cho cơ quan thuế để cấp mã.

4. Gửi hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc công ty phát hiện có sai sót

(1) Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì công ty tiến hành xử lý như sau:

- Công ty tiến hành thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

- Công ty gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế.

(Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần gửi thông báo cho cơ quan thuế).

- Công ty không phải lập lại hóa đơn mới để thay thế hay điều chỉnh.

(2) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Công ty cổ phần có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

- Công ty và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (trong trường hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh).

- Công ty lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót, trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

- Công ty tiến hành ký số trên hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

- Công ty và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (trong trường hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế).

- Công ty lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Công ty ký số trên hóa đơn thay thế và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Lưu ý:

- Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn mà khi hóa đơn có sai sót thì công ty cổ phần chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

- Sau khi tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế/điều chỉnh, công ty cổ phần sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế;

- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và công ty đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo công ty sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không (hoàn vé) được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Công ty cổ phần vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

- Hóa đơn điện tử bị sai sót đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.