Tổ chức hội nghị người lao động định kỳ trong công ty TNHH một thành viên

Định kỳ ít nhất 01 năm một lần, khi có yêu cầu của các bên hoặc khi có vụ việc cần thiết nhưng nội dung vẫn đảm bảo đúng theo Bộ Luật Lao động 2019 quy định, công ty căn cứ vào quy chế dân chủ tại cơ sở, tổ chức việc đối thoại với những người lao động đang làm việc về các nội dung sau:

(1) Nội dung đối thoại phải bao gồm các trường hợp theo luật quy định như sau:

- Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động;

- Trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

- Phương án sử dụng lao động;

- Xây dựng thanh lương, bảng lương và định mức lao động;

- Thưởng;

- Nội quy lao động;

- Tạm đình chỉ công việc.

(2) Ngoài các nội dung bên trên, các bên lựa chọn một hoặc một số nội dung sau đây để tiến hành đối thoại:

- Tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;

- Việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc;

- Điều kiện làm việc;

- Yêu cầu của người lao động, tổ chức đại diện người lao động đối với người sử dụng lao động;

- Yêu cầu của người sử dụng lao động đối với người lao động, tổ chức đại diện người lao động;

- Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.

Công ty sử dụng dưới 10 người lao động thực hiện quy định của pháp luật nhưng được miễn, giảm một số thủ tục theo quy định của Chính phủ trong đó có việc được miễn tổ chức hội nghị người lao động.

Công ty có thể ban hành riêng quy chế tổ chức hội nghị người lao động (sau đây gọi tắt là Hội nghị) sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) và phải phổ biến công khai đến những người lao động; Hoặc, quy định chi tiết việc tổ chức hội nghị người lao động trong quy chế dân chủ tại cơ sở.

Hội nghị người lao động được tổ chức theo hình thức hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu. Đối với công ty có từ 100 lao động trở xuống thì đề xuất lựa chọn hình thức hội nghị toàn thể; công ty có từ trên 101 lao động trở lên hoặc có địa điểm làm việc ở nhiều nơi thì đề xuất tổ chức hội nghị đại biểu hoặc toàn thể do các bên thống nhất.

Ảnh minh họa (Nguồn từ Internet)

1. Đại biểu tham dự gồm:

- Đối với hội nghị toàn thể: Toàn bộ người lao động tại công ty. Trường hợp người lao động không thể rời vị trí sản xuất thì công đoàn cơ sở và người sử dụng lao động thỏa thuận về thành phần tham gia, nhưng cần đảm bảo ít nhất 2/3 người lao động của công ty tham dự.

- Đối với hội nghị đại biểu: Công đoàn cơ sở và người sử dụng lao động thỏa thuận, thống nhất đại biểu dự hội nghị phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty, trong đó:

+ Đại biểu đương nhiên gồm: Thành viên hội đồng quản trị, hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty; trưởng ban kiểm soát, kiểm soát viên; tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc, bí thư đoàn thanh niên, ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc đại diện ban chấp hành công đoàn cấp trên cơ sở (nơi chưa có công đoàn cơ sở) và các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận, thống nhất.

+ Đối với đại biểu bầu: Công đoàn cơ sở đề xuất đối tượng bầu, số lượng bầu đại biểu dự hội nghị cho phù hợp, tổ chức hội nghị bầu bảo đảm dân chủ và đại diện tiếng nói của người lao động trong hội nghị. Căn cứ vào điều kiện tổ chức hội nghị, công đoàn cơ sở phối hợp với người sử dụng lao động thống nhất tỷ lệ được bầu trên số lao động tăng thêm của công ty. (Ví dụ: công ty có từ 101 lao động trở lên thì cứ 100 lao động tăng thêm thì được bầu ít nhất 05 đại biểu).

2. Hội nghị được tiến hành theo quy trình như sau:

Bước 1. Công tác chuẩn bị chung

- Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

- Đề xuất chuẩn bị nội dung hội nghị

Bước 2. Tổ chức hội nghị người lao động cấp đơn vị trực thuộc

- Chuẩn bị hội nghị người lao động

- Tổ chức hội nghị người lao động cấp đơn vị trực thuộc

- Trưởng đơn vị phối hợp với công đoàn bộ phận chủ trì, điều hành tổ chức hội nghị người lao động theo chương trình hai bên đã thống nhất, trình bày các báo cáo theo phân công như: Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của năm trước và các chỉ tiêu, nhiệm vụ sản xuất được cấp trên giao thực hiện trong năm; Báo cáo đánh giá việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động trong phạm vi đơn vị; tổng hợp ý kiến của người lao động tham gia vào dự thảo các báo cáo và nội quy, quy chế, thỏa ước lao động tập thể từ cấp công ty gửi lấy ý kiến.

- Trên cơ sở ý kiến trao đổi, thảo luận của người lao động về các báo cáo, trưởng đơn vị và công đoàn bộ phận hoàn thiện các dự thảo báo cáo, kiến nghị, đề xuất của người lao động cấp mình để trình bày, thảo luận tại hội nghị người lao động cấp công ty (hoặc cấp Tập đoàn, Tổng công ty).

- Đề cử và bầu người đại diện để tham dự hội nghị người lao động cấp công ty (nếu có).

Bước 3. Tổ chức hội nghị người lao động cấp công ty

- Cơ quan điều hành, giúp việc hội nghị

+ Chủ trì hội nghị: Là người giữ vai trò điều hành hội nghị và giải quyết các vấn đề phát sinh tại hội nghị theo thẩm quyền. Chủ trì hội nghị gồm 02 thành viên, một người đại diện cho chủ sử dụng lao động, một người đại diện cho ban chấp hành công đoàn (hoặc đại diện tập thể người lao động), được đề xuất từ phía các bên và tiến hành bầu tại hội nghị. Hai thành viên chủ trì hội nghị bình đẳng về quyền, phân công nhiệm vụ điều hành phù hợp, tương xứng với vai trò, trách nhiệm của từng thành viên. Trong trường hợp hai thành viên không thống nhất được về một vấn đề cụ thể thì xin ý kiến hội nghị.

+ Thư ký hội nghị: Là người ghi chép biên bản hội nghị, giúp chủ trì hội nghị xử lý các vấn đề liên quan đến hội nghị, trực tiếp hoàn thiện các văn bản hội nghị ngay sau khi hội nghị kết thúc. Thư ký hội nghị gồm 02 thành viên do người chủ trì của các bên (người sử dụng lao động và tổ chức công đoàn hoặc đại diện tập thể người lao động) cử.

- Diễn tiến hội nghị

+ Chào cờ (nếu có); tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; bầu người chủ trì và người chủ trì cử thư ký hội nghị.

+ Đại diện người sử dụng lao động và đại diện ban chấp hành công đoàn hoặc đại diện người lao động trình bày các báo cáo theo phân công.

+ Đại biểu thảo luận, chất vấn tại hội nghị.

+ Chủ trì hội nghị (hoặc đại diện người sử dụng lao động và ban chấp hành công đoàn) tiếp thu góp ý và trả lời chất vấn nội dung thuộc trách nhiệm; Kết luận thông qua các báo cáo, quy định, quy chế nội bộ và Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

+ Ký kết Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

+ Khen thưởng (nếu có).

+ Phát động thi đua, ký kết giao ước thi đua (nếu có).

+ Biểu quyết thông qua Nghị quyết hội nghị.

+ Bế mạc hội nghị.

Bước 4: Tổ chức thực hiện nghị quyết hội nghị người lao động

Ngay sau khi kết thúc hội nghị, đại diện người sử dụng lao động và đại diện ban chấp hành công đoàn thực hiện các nội dung sau:

- Tiếp thu ý kiến hoàn thiện các nội dung báo cáo đã trình tại hội nghị người lao động để ban hành; gửi báo cáo lên cấp trên.

- Phổ biến Nghị quyết hội nghị đến toàn thể người lao động trong công ty.

- Chỉ đạo cấp dưới của mỗi bên triển khai thực hiện Nghị quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Nghiên cứu sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế có nội dung trái với Thỏa ước lao động tập thể vừa ký kết hoặc sửa đổi, bổ sung (nếu có) hoặc trái với Nghị quyết của hội nghị.

- Định kỳ 6 tháng đánh giá thực hiện Nghị quyết hội nghị người lao động (đánh giá những nội dung đã thực hiện, những tồn tại, vướng mắc, phát sinh trong quá trình thực hiện, đề xuất các giải pháp để thực hiện nghị quyết trong thời gian tiếp theo).

Tham khảo các biểu mẫu sau:

- Chương trình tổ chức hội nghị người lao động;

- Nghị quyết hội nghị người lao động;

- Biên bản hội nghị người lao động;

- Biên bản kiểm phiếu;

- Văn bản thỏa thuận thành phần tham dự hội nghị người lao động;

- Phiếu bầu đại biểu tham gia Hội nghị người lao động;

- Quyết định ban hành quy chế tổ chức Hội nghị người lao động.

Lưu ý:

“Tổ chức đại diện tập thể lao động tại công ty” là Ban chấp hành Công đoàn tại công ty; hoặc, Ban chấp hành Công đoàn cấp trên trực tiếp nếu tại công ty chưa thành lập Công đoàn.

“Công đoàn cấp trên trực tiếp” thông thường là:

- Liên đoàn lao động huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là liên đoàn lao động cấp huyện) nơi công ty đặt trụ sở;

- Hoặc, Công đoàn các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế (gọi chung là công đoàn các khu công nghiệp) nếu công ty thuộc các khu vực này.