Quy định về việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động trong công ty TNHH một thành viên

Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet

Nội quy lao động là tài liệu quan trọng của công ty, là căn cứ để áp dụng các hình thức kỷ luật lao động trong công ty. Do đó, việc ban hành nội quy lao động phải đáp ứng các quy định về hình thức và nội dung như sau:

1. Quy định về hình thức của nội quy lao động

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên phải ban hành nội quy lao động với hình thức như sau:

- Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản;

- Nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

2. Quy định về nội dung của nội quy lao động

Nội quy lao động của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

(i) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

(ii) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

(iii) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

(iv) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

(v) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

(vi) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động 2019;

(vii) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động (quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm);

(viii) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

(ix) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Lưu ý:

- Nội dung của nội quy lao động không được trái với quy định pháp luật.

- Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện thông qua đối thoại tại nơi làm việc (xem quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

3. Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động (áp dụng đối với công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên), công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các giấy tờ sau đây:

(i) Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

(ii) Nội quy lao động;

(iii) Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (đối với công ty có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở);

(iv) Các văn bản của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Nơi nộp hồ sơ:

- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thuộc UBND cấp tỉnh (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi công ty đăng ký kinh doanh.

- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội thuộc UBND cấp huyện (sau đây gọi tắt là Phòng LĐTBXH) được Sở LĐTBXH ủy quyền thực hiện đăng ký nội quy lao động.

Lưu ý: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến Sở LĐTBXH thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trường hợp nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở LĐTBXH sẽ ra thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

4. Thông báo và niêm yết nội quy lao động tại nơi làm việc

Nội quy lao động sau khi được công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến người lao động. Đồng thời, những nội dung chính trong nội quy lao động phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

5. Thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động

- Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày Sở LĐTBXH/Phòng LĐTBXH nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động. 

- Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do công ty quyết định trong nội quy lao động.