Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên khởi tạo trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.

Doanh nghiệp tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải tiến hành đăng ký với Bộ Công Thương. 

Điều kiện tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

1. Là thương nhân, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam;

2. Có Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ được Bộ Công Thương thẩm định với các nội dung tối thiểu sau:

- Thông tin giới thiệu về thương nhân, tổ chức gồm: kinh nghiệm, năng lực phù hợp với hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;

- Mô tả phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bao gồm:

+ Thuyết minh hệ thống công nghệ thông tin;

+ Thuyết minh phương án kỹ thuật về giải pháp công nghệ, quy trình vận hành và chứng thực hợp đồng điện tử gồm có: phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử, phương án định danh và chứng thực điện tử của các bên liên quan đến hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định của pháp luật, phương án tra cứu hợp đồng điện tử đã được chứng thực trên hệ thống;

+ Phương án bảo mật hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bảo mật an toàn thông tin khách hàng; phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.

>> Tham khảo Hướng dẫn xây dựng Đề án cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn.

Hồ sơ đăng ký dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

1. Đơn đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (tham khảo mẫu tại Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn.).

2. Bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu Quyết định thành lập (Đối với tổ chức), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Đối với thương nhân).

3. Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. 

Thủ tục đăng ký dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

1. Việc nộp, tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được Bộ Công Thương thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử tại địa chỉ www.online.gov.vn.

2. Việc khai báo hồ sơ, thương nhân, tổ chức truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử và tiến hành theo quy trình 05 bước như sau:

- Bước 1: Thương nhân, tổ chức đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống bằng việc cung cấp những thông tin sau: tên thương nhân, tổ chức; số đăng ký kinh doanh của thương nhân hoặc số quyết định thành lập của tổ chức; địa chỉ trụ sở của thương nhân, tổ chức; các thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại, fax, địa chỉ thư điện tử.

- Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cung cấp thông tin tại Bước 1, thương nhân, tổ chức nhận kết quả từ Bộ Công Thương qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký về một trong các nội dung sau:

+ Nếu thông tin đăng ký tài khoản đầy đủ, thương nhân, tổ chức được cấp một tài khoản đăng nhập hệ thống và tiến hành tiếp Bước 3;

+ Nếu đăng ký tài khoản bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại hoặc bổ sung thông tin theo yêu cầu.

- Bước 3: Thương nhân, tổ chức đăng nhập vào tài khoản của mình trên hệ thống, chọn chức năng Đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, tiến hành khai báo thông tin theo mẫu và đính kèm hồ sơ đăng ký.

- Bước 4: Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ tại Bước 3, thương nhân, tổ chức nhận thông tin phản hồi của Bộ Công Thương qua thư điện tử về một trong các nội dung sau:

+ Xác nhận hồ sơ đăng ký đầy đủ, hợp lệ và yêu cầu thương nhân, tổ chức thực hiện tiếp Bước 5.

+ Thông báo hồ sơ đăng ký không hợp lệ hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Khi đó thương nhân, tổ chức quay về Bước 3 để khai báo lại hoặc bổ sung các thông tin, hồ sơ theo yêu cầu.

Lưu ý: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo yêu cầu bổ sung thông tin ở Bước này, nếu thương nhân, tổ chức không có phản hồi thì hồ sơ đăng ký trên hệ thống sẽ bị chấm dứt và thương nhân, tổ chức phải tiến hành đăng ký lại từ đầu.

- Bước 5: Sau khi nhận được thông báo xác nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thương nhân, tổ chức gửi về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) bộ hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh (bản giấy).

Lưu ý: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Bộ Công Thương xác nhận đăng ký, nếu doanh nghiệp không gửi hồ sơ giấy để xác nhận, thương nhân, tổ chức sẽ phải thực hiện đăng ký lại từ đầu.

Thời hạn giải quyết 

- Thời gian xác nhận đăng ký: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký bản giấy đầy đủ, hợp lệ do thương nhân, tổ chức gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) khi hoàn thành quy trình đăng ký.

Trường hợp hồ sơ bản giấy gửi về không khớp với những tài liệu, thông tin mà thương nhân, tổ chức đã khai báo trực tuyến, Bộ Công Thương thông báo qua địa chỉ thư điện tử mà thương nhân, tổ chức đã đăng ký để thương nhân, tổ chức hoàn chỉnh hồ sơ.

- Khi xác nhận đăng ký, Bộ Công Thương sẽ gửi thông báo về việc xác nhận đăng ký cho thương nhân, tổ chức qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký, đồng thời đưa tên thương nhân, tổ chức vào danh sách các thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã đăng ký trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

- Sau khi được xác nhận đăng ký, danh sách các website được gắn biểu tượng này sẽ được công bố trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

Công khai Quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp phải công khai Quy chế hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử trên trang chủ của website và phải bao gồm các nội dung sau đây:

- Quyền và nghĩa vụ của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ;

- Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng dịch vụ;

- Mô tả phương thức và quy trình thực hiện hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử;

- Giới hạn trách nhiệm của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;

- Các quy định về an toàn thông tin, quản lý thông tin trong hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;

- Cơ chế giải quyết khiếu nại, tranh chấp giữa các bên liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;

- Biện pháp xử lý vi phạm đối với những người không tuân thủ quy chế hoạt động.

Công bố doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã thực hiện thủ tục đăng ký

- Danh sách thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã hoàn thành thủ tục đăng ký và nhận được xác nhận của Bộ Công Thương được công bố công khai trên Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử.

- Thông tin công bố bao gồm:

+ Tên thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

+ Số đăng ký kinh doanh hoặc số quyết định thành lập của thương nhân, tổ chức.

+ Địa chỉ trụ sở, số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của thương nhân, tổ chức.