Dự phòng nợ phải thu khó đòi trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet

Dự phòng nợ phải thu khó đòi: là dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn.

1. Đối tượng lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty TNHH 2 thành viên

Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu của công ty TNHH 2 thành viên (bao gồm cả các khoản mà công ty TNHH 2 thành viên đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà công ty TNHH 2 thành viên đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng công ty TNHH 2 thành viên không thu hồi được đúng hạn, đồng thời đảm bảo điều kiện sau:

- Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

+ Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ mà công ty TNHH 2 thành viên ký với đối tượng nợ;

+ Bản thanh lý hợp đồng (nếu có) mà công ty TNHH 2 thành viên ký với đối tượng nợ;

+ Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do công ty TNHH 2 thành viên đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

+ Bảng kê công nợ;

+ Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).

- Phải có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi, cụ thể là:

+ Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên, công ty TNHH 2 thành viên đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ. 

Thời điểm quá thời hạn thanh toán được tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên. 

+ Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng công ty TNHH 2 thành viên thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn. Cụ thể là:

(i) Công ty TNHH 2 thành viên có bằng chức xác định tổ chức kinh tế vay nợ đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh

(ii) Công ty TNHH 2 thành viên có bằng chức xác định đối tượng nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện) hoặc đã chết hoặc khoản nợ đã được công ty TNHH 2 thành viên yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn khỏi nơi cư trú

(iii) Công ty TNHH 2 thành viên đã khởi kiện đòi nợ nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án

+ Riêng đối với các khoản nợ mua của công ty TNHH 2 thành viên mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và công ty TNHH 2 thành viên mua bán nợ.

2. Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty TNHH 2 thành viên

2.1. Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán

Công ty TNHH 2 thành viên trích lập dự phòng với mức trích lập như sau:

2.2. Đối với nợ cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau, nợ do bán lẻ hàng hóa trả chậm/trả góp cho các đối tượng nợ là cá nhân 

Đối với công ty TNHH 2 thành viên kinh doanh dịch vụ viễn thông và công ty TNHH 2 thành viên kinh doanh bán lẻ hàng hóa, khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và khoản nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp của các đối tượng nợ là cá nhân đã quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng như sau:

2.3. Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng công ty TNHH 2 thành viên thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn

Công ty TNHH 2 thành viên dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán).

3. Thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của công ty TNHH 2 thành viên

Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm nếu các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi,  công ty TNHH 2 thành viên phải trích lập dự phòng như sau:

- Mức trích lập dự phòng thực hiện theo mục 2. 

- Nguyên tắc trích lập:

+ Nếu số dự phòng phải trích lập bằng (=) số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi mà công ty TNHH 2 thành viên đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, thì công ty TNHH 2 thành viên không được trích lập bổ sung khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.

+ Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn (>) số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi mà công ty TNHH 2 thành viên đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, thì công ty TNHH 2 thành viên trích lập bổ sung số chênh lệch đó và ghi nhận vào chi phí trong kỳ.

+ Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn (<) số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi mà công ty TNHH 2 thành viên đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, thì công ty TNHH 2 thành viên thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch đó và ghi giảm chi phí trong kỳ.

+ Đối với khoản nợ mua của công ty TNHH 2 thành viên là doanh nghiệp mua bán nợ, căn cứ phương án mua, xử lý nợ và các nguyên tắc trích lập dự phòng nêu trên để thực hiện trích lập dự phòng, số dự phòng được trích lập tối đa bằng số tiền mà công ty TNHH 2 thành viên đã bỏ ra để mua khoản nợ, thời gian trích lập tối đa không quá thời gian tái cơ cấu doanh nghiệp, thu hồi nợ tại phương án mua, xử lý nợ.

+ Công ty TNHH 2 thành viên  không thực hiện trích lập dự phòng khoản nợ phải thu quá thời hạn thanh toán phát sinh từ khoản lợi nhuận, cổ tức được chia do góp vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác.

+ Khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của một đối tượng nợ có phát sinh cả nợ phải thu và nợ phải trả, căn cứ biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên để công ty TNHH 2 thành viên trích lập dự phòng trên cơ sở số còn phải thu sau khi đã bù trừ khoản nợ phải trả của đối tượng này.

Mức trích lập dự phòng của từng khoản nợ quá hạn được tính theo tỷ lệ (%) của khoản nợ quá hạn phải trích lập theo thời hạn quy định nhân (x) với tổng nợ còn phải thu sau khi đã bù trừ khoản nợ phải trả.

Lưu ý: Công ty TNHH 2 thành viên phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nêu trên. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, công ty TNHH 2 thành viên tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí của công ty TNHH 2 thành viên.

4. Xử lý tài chính các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi của công ty TNHH 2 thành viên

4.1. Xác định các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi của công ty TNHH 2 thành viên

- Nợ phải thu không có khả năng thu hồi của công ty TNHH 2 thành viên là các khoản nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán hoặc chưa đến thời hạn thanh toán thuộc một trong những trường hợp sau:

+ Đối tượng nợ là doanh nghiệp, tổ chức đã hoàn thành việc phá sản theo quy định của pháp luật.

+ Đối tượng nợ là doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động hoặc giải thể.

+ Đối tượng nợ đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho xóa nợ theo quy định của pháp luật.

+ Đối tượng nợ là cá nhân đã chết hoặc đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án.

+ Khoản chênh lệch còn lại của các khoản nợ không thu hồi được sau khi đã xử lý trách nhiệm cá nhân, tập thể phải bồi thường vật chất.

+ Khoản nợ phải thu đã được trích lập 100% dự phòng theo mục 2.1 mà sau 03 năm tính từ thời điểm công ty TNHH 2 thành viên trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ.

+ Khoản nợ phải thu đã được trích lập 100% dự phòng theo mục 2.2 mà sau 01 năm tính từ thời điểm công ty TNHH 2 thành viên trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ.

- Các khoản nợ nêu nên, cần có đủ các tài liệu chứng minh dưới đây để được xác định là khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi: 

+ Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được đến thời điểm xử lý nợ công ty TNHH 2 thành viên đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của công ty TNHH 2 thành viên như: hợp đồng kinh tế; khế ước vay nợ; cam kết nợ; bản thanh lý hợp đồng (nếu có); đối chiếu công nợ (nếu có); văn bản đề nghị đối chiếu công nợ hoặc văn bản đòi nợ do công ty TNHH 2 thành viên đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát); bảng kê công nợ và các chứng từ khác có liên quan.

+ Trường hợp đối với tổ chức kinh tế:

i) Đối tượng nợ đã phá sản: có quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản 2014. 

ii) Đối tượng nợ đã ngừng hoạt động, giải thể: có văn bản xác nhận hoặc thông báo bằng văn bản/thông báo trên trang điện tử chính thức của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động hoặc giải thể; hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp, tổ chức khởi kiện ra tòa án theo quy định, có bản án, quyết định của tòa và có ý kiến xác nhận của cơ quan thi hành án về việc đối tượng nợ không có tài sản để thi hành án.

 iii) Đối với khoản nợ phải thu nhưng đối tượng nợ đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho xóa nợ theo quy định của pháp luật; khoản chênh lệch thiệt hại được cơ quan có thẩm quyền quyết định cho bán nợ.

+ Trường hợp đối với cá nhân:

i) Giấy chứng tử (bản sao chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với đối tượng nợ đã chết.

ii) Lệnh truy nã; hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với đối tượng nợ đã bỏ trốn; hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật về việc đối tượng nợ không còn ở nơi cư trú đối với khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông; hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án.

+ Các hồ sơ, tài liệu chứng minh khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên đã được trích lập 100% dự phòng (theo mục 2.1) mà sau 03 năm tính từ thời điểm công ty TNHH 2 thành viên trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ

+ Các hồ sơ, tài liệu chứng minh khoản nợ phải thu quá hạn từ 12 tháng trở lên đã được trích lập 100% dự phòng (theo mục 2.2.) mà sau 01 năm tính từ thời điểm công ty TNHH 2 thành viên trích lập đủ 100% dự phòng mà vẫn chưa thu hồi được nợ.

4.2. Xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi của công ty TNHH 2 thành viên

- Hồ sơ xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi của công ty TNHH 2 thành viên:

+ Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của công ty TNHH 2 thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên thành lập Hội đồng xử lý nợ. Thành phần Hội đồng xử lý nợ do công ty TNHH 2 thành viên tự quyết định). Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được).

>> Tham khảo mẫu Quyết định thành lập Hội đồng xử lý nợ của công ty TNHH 2 thành viên tại đây. 

+ Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán. Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ mà công ty TNHH 2 thành viên đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của công ty TNHH 2 thành viên.

+ Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thực hiện trích lập dự phòng liên quan đến các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi.

- Thẩm quyền khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi của công ty TNHH 2 thành viên: Hội đồng thành viên/Tổng giám đốc/Giám đốc (tùy vào quy định nội bộ của công ty TNHH 2 thành viên) căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý do công ty TNHH 2 thành viên lập và các bằng chứng liên quan đến khoản nợ để quyết định xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật.

- Xử lý tài chính đối với các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi của công ty TNHH 2 thành viên:

+ Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đối tượng nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).

+ Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, công ty TNHH 2 thành viên sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí của công ty TNHH 2 thành viên.

+ Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi sau khi đã có quyết định xử lý theo quy định trên, công ty TNHH 2 thành viên phải theo dõi trong hệ thống quản trị của công ty TNHH 2 thành viên và trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, công ty TNHH 2 thành viên hạch toán vào thu nhập (tài khoản 711 "Thu nhập khác").