Các lưu ý về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử trong công ty TNHH một thành viên

Hình từ Internet

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba (sau đây gọi là bên nhận ủy nhiệm) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Đối tượng được quyền nhận ủy nhiệm

Công ty bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử nếu bên thứ ba đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:

(1) Bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với công ty, cụ thể khi thuộc một trong các trường hợp sau:

- Bên thứ ba tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn vào công ty hoặc ngược lại;

- Các bên cùng chịu sự điều hành, kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp bởi một tổ chức hoặc cá nhân;

- Các bên cùng có một tổ chức hoặc cá nhân tham gia góp vốn;

- Công ty và bên thứ ba (là doanh nghiệp) được điều hành, kiểm soát bởi các cá nhân có mối quan hệ mật thiết trong cùng một gia đình.

(2) Là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

(3) Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử - Xem chi tiết tại: Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với Công ty TNHH một thành viên.

Hình thức ủy nhiệm

Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (là hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa công ty ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số của công ty ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

- Mục đích ủy nhiệm;

- Thời hạn ủy nhiệm;

- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Lưu ý: Công ty ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ hợp đồng ủy nhiệm/thỏa thuận ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Nội dung của hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập

Hóa đơn điện tử do tổ chức nhận ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty ủy nhiệm (tên đơn vị bán) và của bên nhận ủy nhiệm.

2. Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được xác định là việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Do vậy, công ty ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm này (bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên) theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc điền thông tin tại Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT được thực hiện theo nguyên tắc công ty ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của công ty ủy nhiệm, cụ thể:

- Đối với công ty ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;

- Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên và mã số thuế của công ty ủy nhiệm.

3. Các công việc khác cần thực hiện khi ủy nhiệm lập hóa đơn đối với công trách nhiệm hữu hạn một thành viên

- Công ty ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm này.

- Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì công ty ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;

- Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì công ty ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ;

- Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với công ty ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc nêu tại mục 1.

Ngược lại, việc ủy nhiệm không tuân thủ các nguyên tắc ủy nhiệm (mục 1) hoặc bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm khống, không đúng thực tế phát sinh hoặc không đúng theo thỏa thuận với công ty ủy nhiệm sẽ bị xem là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.