Bảo quản, lưu trữ hóa đơn trong công ty TNHH một thành viên

Hình từ Internet

1. Yêu cầu bảo quản, lữu trữ chung đối với công ty một thành viên

Hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in hay tự in) do công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên sử dụng được bảo quản, lưu trữ phải đảm bảo:

- Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

- Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán. Cụ thể:

Vì hóa đơn là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính nên phải được đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Đồng thời, hóa đơn phải được bảo quản và lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là 10 năm.

2. Yêu cầu bảo quản, lưu trữ riêng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Đối với hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

- Công ty được quyền lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trưc hóa đơn điện tử nhưng phải đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của công ty.

- Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tự in

- Hóa đơn chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

- Hóa đơn đã lập trong các công ty không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của công ty đó.