Đã xuất hóa đơn giấy theo quy định cũ sau đó xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy đã xuất được không?

Đã xuất hóa đơn giấy theo quy định cũ sau đó xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy đã xuất được không?

Căn cứ khoản 6 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định điều chỉnh hóa đơn lập sai theo quy định cũ chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới như sau:

Điều khoản thi hành

...

6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn đã lập sai thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

...

Như vậy, theo quy định khi xuất hóa đơn giấy theo quy định cũ nhưng lập sai người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế (có mã hoặc không có mã) cho hóa đơn giấy đã xuất

Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” và người bán thực hiện ký số để gửi người mua hoặc gửi cơ quan thuế xin cấp mã.

Đã xuất hóa đơn giấy theo quy định cũ sau đó xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn giấy đã xuất được không? (Hình từ Internet)

Có bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh không?

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, trong đó có hóa đơn sai thuế suất như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

...

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

...

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

...

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

...

Như vậy, theo quy định nếu có hóa đơn sai sót phải có văn bản thỏa thuận với người mua trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Có được chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không?

Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Như vậy, chỉ được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra điều tra.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.