Offical Dispatch No. 3748/TCHQ-GSQL dated August 06, 2024 on customs procedures upon system’s breakdown

• Official number: 3748/TCHQ-GSQL
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The General Department of Customs
• Signer: Nguyen Van Tho
• Issued Date: 06/08/2024

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 3748/TCHQ-GSQL V/v thủ tục hải quan khi hệ thống gặp sự cố	Hà Nội, ngày 06 tháng 8 năm 2024

Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố.

Ngày 06/8/2024 Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan gặp sự cố không thể thực hiện thủ tục hải quan, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình giải quyết thủ tục hải quan. Trong khi chờ khắc phục sự cố hệ thống, để đảm bảo quá trình giải quyết thủ tục không bị gián đoạn đối với các lô hàng đã được thông quan/giải phóng hàng/đưa về bảo quản/phê duyệt vận chuyển, Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Hải quan quản lý khu vực cửa khẩu, cảng, kho bãi, địa điểm phân công, bố trí Lãnh đạo và công chức trực 24/7 trong thời gian Hệ thống gặp sự cố để thực hiện một số nội dung sau:

1. Đối với hàng hóa xuất khẩu

a) Người khai hải quan in 02 bản tờ khai xuất khẩu/tờ khai vận chuyển chịu sự giám sát hải quan đã được thông quan/giải phóng hàng/phê duyệt vận chuyển và nộp cho Bộ phận giám sát của Chi cục Hải quan nơi quản lý khu vực cửa khẩu, cảng, kho bãi, địa điểm.

b) Chi cục Hải quan quản lý khu vực cửa khẩu, cảng, kho bãi, địa điểm

b.1) Công chức tại bộ phận giám sát tiếp nhận 02 bản tờ khai hải quan do người khai hải quan nộp, kiểm tra tình trạng tờ khai do doanh nghiệp cung cấp đã được thông quan/giải phóng hàng/phê duyệt vận chuyển. Ký tên; ghi ngày tháng, năm; đóng dấu công chức trên ô “Ghi chú”. Vào sổ theo dõi (bao gồm các thông tin: số tờ khai, họ tên người đại diện doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh danh tính như: căn cước công dân, hộ chiếu, giấy phép lái xe...), lưu 01 bản và trả lại cho người khai hải quan 01 bản để nộp cho doanh nghiệp kinh doanh kho bãi, địa điểm, cảng khi đưa hàng vào để xếp lên phương tiện vận tải xuất cảnh.

b.2) Thực hiện giám sát hàng hóa trong quá trình xếp lên phương tiện vận tải.

2. Đối với hàng hóa nhập khẩu

a) Người khai hải quan:

a.1) In 02 bản tờ khai nhập khẩu/tờ khai vận chuyển chịu sự giám sát hải quan đã được thông quan/giải phóng hàng/đưa về bảo quản/phê duyệt vận chuyển/đưa về địa điểm kiểm tra ngoài cửa khẩu và nộp cho bộ phận giám sát của Chi cục Hải quan nơi quản lý khu vực cửa khẩu, cảng, kho bãi, địa điểm.

a.2) Xuất trình hàng hóa thuộc diện phải niêm phong hải quan, bao gồm: hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan, hàng hóa đưa về địa điểm kiểm tra ngoài cửa khẩu để công chức bộ phận giám sát niêm phong và lập biên bản bàn giao theo mẫu kèm 10/BBBG/GSQL phụ lục II ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC.

b) Chi cục Hải quan quản lý khu vực cửa khẩu, cảng, kho bãi, địa điểm

b.1) Công chức tại bộ phận giám sát cửa khẩu cảng, kho bãi, địa điểm tiếp nhận 02 bản tờ khai hải quan do người khai hải quan nộp, kiểm tra tình trạng tờ khai do doanh nghiệp cung cấp đã được thông quan/giải phóng hàng/đưa về bảo quản/phê duyệt vận chuyển. Ký tên; ghi ngày, tháng, năm; đóng dấu công chức trên ô “Ghi chú”. Vào sổ theo dõi (bao gồm các thông tin: Số tờ khai, họ tên người đại diện doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh danh tính như: căn cước công dân, hộ chiếu, giấy phép lái xe...), lưu 01 bản và trả lại cho người khai hải quan 01 bản để nộp cho doanh nghiệp kinh doanh cảng, kho bãi, địa điểm để đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

b.2) Bố trí công chức thực hiện giám sát 24/7 tại khu vực cổng cảng, kho bãi, địa điểm.

b.3) Trường hợp hàng hóa phải niêm phong hải quan thì thực hiện theo điểm c mục 2 công văn này.

c) Đối với hàng hóa phải niêm phong hải quan:

c.1) Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi

- Thực hiện niêm phong và lập 03 bản biên bản bàn giao theo mẫu 10/BBBG/GSQL phụ lục II ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC lưu 01 bản, giao cho người khai hải quan 02 bản để bàn giao hàng hóa cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến.

- Theo dõi thông tin lô hàng vận chuyển chịu sự giám sát hải quan.

c.2) Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến

- Tiếp nhận 02 bản Biên bản bàn giao do người khai hải quan nộp. Kiểm tra tình trạng niêm phong hoặc nguyên trạng hàng hóa, đối chiếu số niêm phong thực tế với số niêm phong hải quan (nếu có) hoặc số hiệu niêm phong hãng vận chuyển (nếu có) trên Biên bản bàn giao.

- Xác nhận ký tên, đóng dấu trên 02 Biên bản bàn giao; trả lại người khai hải quan 01 bản; 01 bản lưu tại Chi cục Hải quan nơi vận chuyển đến và hồi báo cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi để biết và lưu kèm hồ sơ hải quan.

3. Sau khi hệ thống được khắc phục, Chi cục Hải quan nêu tại mục 2 công văn này, cập nhật ngay thông tin hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan vào Hệ thống tương ứng.

4. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố:

a) Chỉ đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc tăng cường công tác kiểm tra, rà soát thông tin các lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan đã được cơ quan hải quan xử lý trong thời gian hệ thống gặp sự cố để kịp thời phát hiện các trường hợp vi phạm quy định về pháp luật hải quan và xử lý theo quy định.

b) Chỉ đạo các Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai và Chi cục Hải quan nơi quản lý địa điểm lưu giữ hàng hóa tăng cường phối hợp, trao đổi thông tin phục vụ công tác kiểm tra, giám sát hải quan.

c) Thông báo cho các doanh nghiệp kinh doanh, kho bãi cảng phối hợp, thực hiện.

5. Trong quá trình thực hiện, trường hợp phát sinh vướng mắc, các đơn vị thông báo về Tổng cục Hải quan để được hướng dẫn. Đầu mối liên hệ:

- Đồng chí Đào Duy Tám - Phó Cục trưởng, Cục Giám sát quản lý về hải quan, số điện thoại [phone];

- Đồng chí Nguyễn Thị Kim Quế - Trưởng phòng, Cục Giám sát quản lý về hải quan, số điện thoại [phone];

- Đồng chí Nguyễn Công Hoàng - Phó trưởng phòng, Cục Giám sát quản lý về hải quan, số điện thoại [phone].

6. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Chi cục Hải quan thông báo đến các đơn vị có liên quan và niêm yết công khai công văn này tại các địa điểm làm thủ tục hải quan để thực hiện đến khi có hướng dẫn tiếp theo của Tổng cục Hải quan.

Thành lập Tổ hỗ trợ cấp Cục và Chi cục để hướng dẫn triển khai thực hiện và xử lý các vướng mắc phát sinh; quán triệt đến các cán bộ, công chức kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc, tạo điều kiện cho các hoạt động xuất nhập khẩu.

Tổng cục Hải quan thông báo để các đơn vị biết, thống nhất thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Lãnh đạo TCHQ (để b/cáo); - Các đơn vị thuộc TCHQ (để t/hiện); - Lưu: VT, GSQL (3b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Văn Thọ

English

THE MINISTRY OF FINANCE OF VIETNAM GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION OF VIETNAM --------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ---------------
No: 3748/TCHQ-GSQL On customs procedures upon system’s breakdown	Hanoi, August 06, 2024

To: Customs Departments of provinces and cities.

...

...

...

1. For exports

a) The declarant shall prepare 02 copies of the export declaration/declaration of transport under customs supervision that has been cleared/released/approved for transport and submit them to the Supervision Department of the Customs Sub-departments that manage the border checkpoint area, port, warehouse, or site.

...

...

...

b.1) The officials at the supervision department shall receive 02 copies of the customs declaration, check the status of the declaration provided by the enterprise that has been cleared/released/approved for transport; sign; write the date; stamp the official’s seal on the "Note" box; record in the logbook (including the declaration number, full name of the business representative, identity-related documents such as the citizen identity card, passport, driver license, etc.), keep 1 copy, and return 1 copy to the declarant to submit to the warehousing service provider when moving goods in to load onto the means of transport for exit.

b.2) Supervise goods loaded onto the means of transport.

...

...

...

a) The declarant shall

a.1) Prepare 02 copies of the import declaration/declaration of transport under customs supervision that has been cleared/released/put in storage/approved for transport/taken to the inspection sites outside the border checkpoint and submit them to the Supervision Department of the Customs Sub-departments that manage the border checkpoint area, port, warehouse, or site.

...

...

...

b) Customs Sub-departments shall manage border checkpoint areas, ports, warehouses, and sites.

b.1) The officials at the supervision department shall receive 02 copies of the customs declaration, check the status of the declaration provided by the enterprise that has been cleared/released/put into storage/approved for transport; sign, write the date, and stamp the official’s seal on the "Note" box; record in the logbook (including the declaration number, full name of the business representative, identity-related documents such as the citizen identity card, passport, driver license, etc.), keep 1 copy, and return 1 copy to the declarant to submit to the warehousing service providers to move goods out of the customs inspection sites.

...

...

...

b.3)  Goods subject to customs sealing shall comply with point c of Section 2 of this Official Dispatch.

b.3)  For foods subject to customs sealing:

...

...

...

- Seal the goods and prepare 03 copies of the handover minutes using form 10/BBBG/GSQL of Appendix II attached to Circular 39/2018/TT-BTC; keep 01 copy, give 02 copies to the declarant to hand over the goods to the Receiving Customs Sub-department.

- Track information on shipments subject to customs supervision.

...

...

...

- Receive 02 copies of the Handover minutes submitted by the declarant. Check the condition of the seal or original condition of the goods, and compare the actual seal number with the customs seal number (if any) or the carrier seal number (if any) on the Handover minutes.

- Confirm with signature and seal on 02 handover minutes; return 1 copy to the declarant; keep 1 copy at the Receiving Customs Sub-department and report back to the Dispatching Customs Sub-department for acknowledgment and inclusion in the customs application.

...

...

...

4. Customs Departments of provinces and cities shall:

a) Direct affiliated and subordinate units to intensify the inspection and review of information on shipment of exports, imports or goods transported under customs supervision that have been processed by customs authorities during system’s breakdown to promptly detect violations against customs laws and handle them accordingly.

...

...

...

c) Notify warehousing service providers for cooperation and implementation.

5. Any difficulties that arise during implementation process should be reported to General Department of Customs for guidance. Contact:

...

...

...

- Comrade Nguyen The Kim Que - Head of Department, Department of Customs Supervision and Management, phone number 0912.101.469;

- Comrade Nguyen Cong Hoang – Deputy Head of Department, Department of Customs Supervision and Management, phone number 0901.983.068.

...

...

...

Establish a Support Team at the Department and Sub-Department levels to guide implementation and handle arising problems; thoroughly inform officials to promptly remove difficulties and obstacles, creating favorable conditions for import and export activities.

For your information./.

...

...

...

PP. DIRECTOR GENERAL
DEPUTY DIRECTOR GENERAL




Nguyen Van Tho

...

...

...