Official Dispatch No. 1995/BHXH-TCKT dated June 30, 2023 on bank transfer

• Official number: 1995/BHXH-TCKT
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: Vietnam Social Insurance
• Signer: Le Hung Son
• Issued Date: 30/06/2023

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1995/BHXH-TCKT V/v nộp tiền thu qua hệ thống ngân hàng	Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2023

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh)

Hiện nay hầu hết các giao dịch liên ngân hàng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,... (sau đây gọi chung là các đơn vị) nộp tiền thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) vào tài khoản của cơ quan BHXH chưa được hạch toán tự động tại phần mềm kế toán tập trung để gửi sang phần mềm quản lý thu, sổ thẻ phân bổ tự động theo đúng mã cơ quan BHXH, mã đơn vị nộp tiền, mã số BHXH của người tham gia, điều này ảnh hưởng đến việc tự động ghi nhận quá trình đóng và tiến độ lập các báo cáo thu, báo cáo quản lý dòng tiền. Để việc quản lý tiền thu BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị được tự động cập nhật vào hệ thống, liên thông số liệu giữa các phần mềm hiệu quả và kịp thời, không phụ thuộc vào việc hạch toán thủ công của cán bộ, BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH tỉnh, BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (BHXH huyện) như sau:

1. BHXH tỉnh, BHXH huyện có Thông báo bằng văn bản, email gửi các đơn vị khi lập ủy nhiệm chi nộp tiền thu BHXH, BHYT, BHTN ghi rõ nội dung nộp tiền theo cấu trúc quy định của cơ quan BHXH. Việc quy định về cấu trúc nội dung nộp tiền nhằm giúp cơ quan BHXH đối soát, ghi nhận thông tin thanh toán nhanh chóng và chính xác để phục vụ cho việc giải quyết các quyền lợi của người tham gia được kịp thời, đúng chế độ chính sách. Cụ thể như sau:

a) Trường hợp đơn vị sử dụng tiện ích nộp BHXH trên Ứng dụng Mobile banking của Ngân hàng: Nhập, chọn thông tin nộp tiền.

b) Trường hợp đơn vị lập ủy nhiệm chi chuyển tiền theo các kênh khác:

- Cấu trúc nộp: +BHXH+103+00+Mã đơn vị+Mã Cơ quan BHXH+dong BHXH+

- Ví dụ: Công ty ABC khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN ghi +BHXH+103+00+TZ0255Z+00101+dong BHXH

Trong đó: +BHXH+103+00+ là loại hình thu mặc định theo quy định của cơ quan BHXH; TZ0255Z là mã đơn vị của Công ty ABC; 00101 là Mã cơ quan BHXH quản lý thu đối với Công ty ABC.

2. BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện đăng thông tin trên trang web chính thức đề nghị các đơn vị khi nộp tiền thu BHXH, BHYT, BHTN theo thông tin đã nêu tại khoản 1; lưu ý các ngân hàng thực hiện lệnh thanh toán không làm sai lệch nội dung thanh toán của người tham gia.

3. Tổ chức thực hiện

- BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện làm việc với các Ngân hàng nơi mở tài khoản đề nghị phối hợp thông báo đến các đơn vị khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN trực tiếp, trực tuyến theo thông tin tại khoản 1; phối hợp với các Ngân hàng đề nghị hỗ trợ chi tiết ủy nhiệm chi theo từng người tham gia trong danh sách trong trường hợp Tổ chức dịch vụ thu nộp tiền BHXH tự nguyện, BHYT theo danh sách.

- Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chỉ đạo Phòng /Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ đôn đốc các đơn vị theo chuyên quản; Phòng /Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ phối hợp Phòng/Tổ Kế hoạch - Tài chính, Công nghệ thông tin kiểm tra, giám sát việc thực hiện nộp tiền theo cấu trúc nêu trên.

- Trung tâm Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với các hệ thống Ngân hàng chỉnh sửa phần mềm đáp ứng yêu cầu hạch toán, phân bổ tự động chứng từ nộp tiền thu theo cấu trúc nộp tiền nêu trên vào đúng mã cơ quan BHXH quản lý và mã đơn vị nộp tiền.

Yêu cầu BHXH các tỉnh triển khai thực hiện đúng nội dung tại Công văn này, nếu có vướng mắc kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam (Vụ Tài chính - Kế toán) để xem xét, hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Như trên; - Tổng Giám đốc (để báo cáo); - Các Phó Tổng Giám đốc; - Các đơn vị: TST, CNTT; - Website; - Các Ngân hàng: VCB, BIDV, Vietinbank, MB; Agribank (để phối hợp thực hiện); - Lưu: VT, TCKT (03).

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Lê Hùng Sơn

English

VIETNAM SOCIAL SECURITY -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 1995/BHXH-TCKT Re: bank transfer	Hanoi, June 30, 2023

To: Social insurance authorities of provinces or central-affiliated cities (hereinafter referred to as "Provincial social insurance authorities)

Today, most interbank transactions of agencies, organizations and enterprises, etc. (hereinafter referred to as “units”) transferring their premiums for social insurance, health insurance, unemployment insurance to accounts of social insurance authorities are not automatically recorded  on the accounting software to be transferred to social security software, and to be automatically allocated in accordance with codes  of social insurance authorities, codes of transferors, social insurance codes of  participants. Therefore, it affects the automatic recognition of the payment  process and the preparation of collection reports and cash flow reports. In order that management of premiums for social insurance, health insurance, unemployment insurance of units is automatically updated on systems and data between systems is connected effectively and promptly, regardless of manual bookkeeping of officials, social insurance authorities of provinces, urban districts, districts, district-level towns and province-affiliated cities (hereinafter referred to as “social insurance authorities of districts”) are requested to perform the following tasks:

1. Social insurance authorities of provinces and social insurance authorities of districts shall send written notifications in person or by email to units when making payment orders for transferring social insurance, health insurance, unemployment insurance premiums which specify contents of the transfer according to the message format provided for by social insurance authorities. The uniform message will help social insurance authorities compare, check and recognize information on payment quickly and accurately to provide benefits for participants faster in accordance with regulations and policies. To be specific:

a) In case of transfer by mobile banking applications: Enter payment information in the application.

b) In case of transfer by payment orders:

- Message format: +BHXH+103+00+ code of unit + code of social insurance agency + dong BHXH+

- For example: Company ABC transfers their premiums for social insurance, health insurance and unemployment insurance, specify +BHXH+103+00+TZ0255Z+00101+dong BHXH

Where: +BHXH+103+00+ is the default option; TZ0255Z is the code of Company ABC; 00101 is the code of the supervisory social insurance agency of Company ABC.

...

...

...

3. Organization of implementation

- Vietnam social Security, Provincial social insurance authorities and district-level social insurance authorities  shall work with banks where the units’ accounts are opened and request them to cooperate in informing units when they transfer social insurance, health insurance and unemployment insurance premiums in person or via electronic means according to the information specified in Clause 1; request banks to provide detailed list of policyholders making payment orders if the collecting organization transfers premiums in batches.

- Directors of provincial social insurance authorities and district-level social insurance authorities shall direct Collection Division/Team to urge units under their direct management; Collection Division/Team shall cooperate with Division/Team of Finance - Plan and Information technology in inspecting and supervising the collection according to the above-mentioned message format.

- Information Technology center shall take charge and cooperate with banking systems in patching the software to satisfy requirements for automatic bookkeeping  and distribution of records of transfer according to the above-mentioned message format to the right codes of supervisory social insurance authorities and transferors.

Provincial insurance authorities shall comply with this Official Dispatch. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported promptly to Vietnam Social Security (via the Department of Finance - Accounting for consideration and guidance./.

PP. GENERAL DIRECTOR
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Le Hung Son

...

...

...