Official dispatch No. 801/TCT-TNCN dated March 02, 2016, guidelines for preparation of annual statements of personal income tax of 2015 and issuance of dependent numbers

• Official number: 801/TCT-TNCN
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The General Department of Tax
• Signer: Cao Anh Tuan
• Issued Date: 02/03/2016

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 801/TCT- TNCN V/v hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2015 và cấp MST NPT.	Hà Nội, ngày 02 tháng 3 năm 2016

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Quản lý thuế, người nộp thuế thuộc diện phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Căn cứ quy định tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013; Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính; Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014; Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014; Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn, để đảm bảo kịp thời hướng dẫn cho các tổ chức, cá nhân thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật thuế TNCN, Tổng cục Thuế lưu ý một số nội dung về quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2015 và cấp mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc (NPT) như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG PHẢI QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

1. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ các trường hợp sau:

- Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ sau.

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị mà có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế tại nguồn theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu thì không quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 14 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

2. Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

- Tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thuế thay cho cá nhân có uỷ quyền. Trường hợp tổ chức không phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm 2015 thì không phải khai quyết toán thuế TNCN.

- Tổ chức trả thu nhập chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì phải quyết toán thuế đối với số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ chậm nhất là ngày thứ 45 (bốn mươi lăm) kể từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động để làm cơ sở cho người lao động thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi (như chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Công ty trách nhiệm hữu hạn sang Công ty cổ phần hoặc ngược lại; chuyển đổi Doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành Công ty cổ phần và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật) thì doanh nghiệp trước chuyển đổi không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp và không cấp chứng từ khấu trừ thuế đối với người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới, bên tiếp nhận thực hiện khai quyết toán thuế năm theo quy định.

Trường hợp sau khi tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi), người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (tổ chức được hình thành sau khi tổ chức lại doanh nghiệp), cuối năm người lao động có ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động để làm căn cứ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thuế thay cho người lao động.

Riêng tổ chức trả thu nhập giải thể, chấm dứt hoạt động có phát sinh trả thu nhập nhưng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì tổ chức trả thu nhập không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, chỉ cung cấp cho cơ quan thuế danh sách cá nhân đã chi trả thu nhập trong năm (nếu có) theo Mẫu số 05/DS-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể, chấm dứt hoạt động.

II. HÌNH THỨC QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

1. Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức trả thu nhập

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế trong các trường hợp sau:

+ Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm uỷ quyền quyết toán thuế (bao gồm cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm) thì được ủy quyền quyết toán thuế tại tổ chức trả thu nhập đó đối với phần thu nhập do tổ chức đó chi trả, kể cả trường hợp cá nhân đồng thời có thu nhập từ bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà đã khấu trừ thuế TNCN 10%.

+ Trường hợp tổ chức trả thu nhập thực hiện việc tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) và người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (tổ chức được hình thành sau khi tổ chức lại doanh nghiệp), nếu trong năm người lao động không có thêm thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi nào khác thì được uỷ quyền quyết toán cho tổ chức mới quyết toán thuế thay đối với cả phần thu nhập tổ chức cũ chi trả. Trường hợp điều chuyển người lao động giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ - con, Trụ sở chính và chi nhánh thì cũng được áp dụng nguyên tắc ủy quyền quyết toán thuế như đối với trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp.

+ Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% nếu cá nhân không có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì được ủy quyền quyết toán tại tổ chức trả thu nhập ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên. Nếu cá nhân có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

Ví dụ 1: Năm 2015, Bà A có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động dài hạn tại Công ty X, đồng thời có thu nhập vãng lai tại các nơi khác là 90 triệu đồng đã khấu trừ thuế TNCN 10%. Như vậy, thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm 2015 của Bà A nhỏ hơn 10 triệu đồng (90 triệu đồng : 12 tháng = 7,5 triệu đồng/tháng), nếu Bà A thuộc diện phải quyết toán thuế và không có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì Bà A ủy quyền quyết toán thuế năm 2015 cho Công ty X. Công ty X chỉ quyết toán thuế thay Bà A đối với phần thu nhập do Công ty X trả.

- Cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay theo mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính, kèm theo bản chụp hóa đơn, chứng từ chứng minh đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập có số lượng lớn người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức trả thu nhập có thể lập danh sách các cá nhân ủy quyền trong đó phản ánh đầy đủ các nội dung tại mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính, đồng thời cam kết tính chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu, nội dung trong danh sách.

2. Cá nhân quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế

- Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo hướng dẫn tại Điểm 1 nêu trên nhưng đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không đảm bảo điều kiện được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo hướng dẫn tại Điểm 1 nêu trên, nhưng thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN theo quy định thì trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế trên toàn bộ thu nhập phát sinh trong năm, cụ thể một số trường hợp không ủy quyền quyết toán thuế TNCN như sau:

+ Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi) thì cá nhân không uỷ quyền quyết toán.

+ Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ) thì cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế.

Ví dụ 2: Năm 2015, Ông B có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động trên 03 tháng tại Công ty M, tháng 3/2015 ông B có thu nhập vãng lai tại Công ty N là 20 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10%, tháng 10/2015 ông B có thu nhập vãng lai tại Công ty K là 1,5 triệu đồng chưa đến mức khấu trừ thuế. Như vậy, trong năm 2015 Ông B có một khoản thu nhập chưa khấu trừ thuế, nếu Ông B thuộc diện quyết toán thuế thì Ông B không ủy quyền quyết toán tại Công ty M, mà trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

3. Trường hợp điều chỉnh sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế

Cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

III. MỘT SỐ NỘI DUNG KHÁC

1. Thu nhập chịu thuế

Thu nhập chịu thuế được xác định theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013; Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014; Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014; Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính; Tổng cục Thuế lưu ý một số nội dung sau:

- Đối với khoản tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) không bao gồm: Khoản lợi ích về nhà ở, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại khu công nghiệp; nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng tại khu kinh tế, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn cung cấp miễn phí cho người lao động làm việc tại đó.

Trường hợp cá nhân ở tại trụ sở làm việc thì thu nhập chịu thuế căn cứ vào tiền thuê nhà hoặc chi phí khấu hao, tiền điện, nước và các dịch vụ khác tính theo tỷ lệ giữa diện tích cá nhân sử dụng với diện tích trụ sở làm việc.

khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có) đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả thay tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả thay nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo (nếu có)) tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.

- Các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế được tổng hợp tại Danh mục tổng hợp các khoản phụ cấp, trợ cấp do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành làm cơ sở xác định thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, ban hành tại công văn số 1381/TCT-TNCN ngày 24/4/2014 của Tổng cục Thuế.

2. Thu nhập tính thuế bình quân tháng

- Khi thực hiện quyết toán thuế năm thì thu nhập tính thuế bình quân tháng được xác định bằng tổng thu nhập cả năm (12 tháng) trừ (-) tổng các khoản giảm trừ của cả năm sau đó chia cho 12 tháng, cụ thể như sau:

Thu nhập tính thuế bình quân tháng	Tổng thu nhập chịu thuế	-	Tổng các khoản giảm trừ
	●     tháng

- Trường hợp cá nhân cư trú là công dân của quốc gia, vùng lãnh thổ đã ký kết Hiệp định với Việt Nam về tránh đánh thuế hai lần và ngăn ngừa việc trốn lậu thuế đối với các loại thuế đánh vào thu nhập thì nghĩa vụ thuế TNCN được tính từ tháng đến Việt Nam trong trường hợp cá nhân lần đầu tiên có mặt tại Việt Nam đến tháng kết thúc Hợp đồng lao động và rời Việt Nam (được tính đủ theo tháng).

Ví dụ 3: Năm 2015, ông D là công dân của Nhật Bản đến Việt Nam lần đầu tiên vào ngày 05/3/2015 theo Hợp đồng làm việc tại Công ty X, đến ngày 25/11/2015 ông D kết thúc Hợp đồng làm việc tại Công ty X và rời Việt Nam. Hàng tháng ông D nhận được tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công (từ công ty tại Việt Nam và tại Nhật Bản trả) là 70 triệu đồng/tháng. Ông D không kê khai người phụ thuộc. Từ ngày 05/3/2015 đến 25/11/2015, ông D có mặt tại Việt Nam là 265 ngày. Như vậy, năm 2015 ông D là cá nhân cư trú tại Việt Nam. Trước khi rời Việt Nam ngày 25/11/2015, ông D thực hiện quyết toán thuế TNCN tại Việt Nam như sau:

- Tổng thu nhập chịu thuế năm 2015: 70 triệu đồng x 9 tháng = 630 triệu đồng

- Khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân ông D năm 2015:

9 triệu đồng x 9 tháng = 81 triệu đồng.

- Thu nhập tính thuế năm 2015:

630 triệu đồng - 81 triệu đồng = 549 triệu đồng

- Thu nhập tính thuế bình quân tháng năm 2015:

549 triệu đồng : 9 tháng = 61 triệu đồng.

3. Quy đổi thu nhập không bao gồm thuế TNCN thành thu nhập có thuế TNCN

Việc quy đổi thu nhập không bao gồm thuế TNCN thành thu nhập có thuế TNCN được thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 14, Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính.

4. Các khoản giảm trừ

Các khoản giảm trừ được trừ vào thu nhập chịu thuế của cá nhân trước khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính và Điều 15 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính. Cụ thể một số nội dung cần lưu ý như sau:

4.1. Về việc tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân

- Trường hợp trong kỳ tính thuế cá nhân cư trú chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân hoặc tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân chưa đủ 12 tháng thì được tính đủ 12 tháng nếu thực hiện quyết toán thuế theo quy định.

Ví dụ 4: Từ tháng 01/2015 đến tháng 4/2015 bà E không có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Từ tháng 5/2015 đến tháng 12/2015 bà E có thu nhập từ tiền lương, tiền công do ký hợp đồng lao động trên 03 tháng tại Công ty A. Như vậy, trong năm 2015 bà E được tạm tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân từ tháng 5/2015 đến hết tháng 12/2015 (tương ứng với tháng có phát sinh thu nhập). Nếu bà E thực hiện quyết toán thuế thì bà E được tính giảm trừ cho bản thân đủ 12 tháng.

- Đối với cá nhân là công dân của quốc gia, vùng lãnh thổ đã ký kết Hiệp định với Việt Nam về tránh đánh thuế hai lần và ngăn ngừa việc trốn lậu thuế đối với các loại thuế đánh vào thu nhập và là cá nhân cư trú tại Việt Nam thì việc tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân được tính tương ứng với số tháng xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân phải khai tại Việt Nam theo quy định.

Ví dụ 5: Ông F là người nước ngoài đến Việt Nam lần đầu tiên vào ngày 25/10/2015. Ngày 05/8/2016, ông F kết thúc hợp đồng lao động về nước. Trong khoảng thời gian từ ngày 25/10/2015 đến ngày 05/8/2016 Ông F có mặt tại Việt Nam 285 ngày. Như vậy trong năm tính thuế đầu tiên (từ ngày 25/10/2015 đến ngày 05/8/2016), ông F là cá nhân cư trú tại Việt Nam và được giảm trừ gia cảnh cho bản thân từ tháng 10/2015 đến hết tháng 8/2016.

4.2. Về việc tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

Việc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng được tính kể từ tháng có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính và Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính, cụ thể một số nội dung cần lưu ý như sau:

- Người phụ thuộc đã đăng ký và có đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định tại Điểm g, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính thì được tính giảm trừ gia cảnh trong năm 2015, kể cả trường hợp người phụ thuộc chưa được cơ quan thuế cấp MST.

- Đối với cá nhân là công dân của quốc gia, vùng lãnh thổ đã ký kết Hiệp định với Việt Nam về tránh đánh thuế hai lần và ngăn ngừa việc trốn lậu thuế đối với các loại thuế đánh vào thu nhập và là cá nhân cư trú tại Việt Nam thì việc tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc được tính tương ứng với số tháng xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân phải khai tại Việt Nam theo quy định.

- Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nhưng tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính khai “thời điểm tính giảm trừ” đúng với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thì khi quyết toán thuế TNCN được tính lại theo thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà không phải đăng ký lại.

- Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính khai “thời điểm tính giảm trừ” sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu cá nhân thuộc diện phải quyết toán thuế thì khi quyết toán thuế để được tính lại theo thực tế phát sinh, cá nhân đăng ký lại tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính và gửi kèm theo hồ sơ quyết toán thuế.

Ví dụ 6: Giả sử tháng 3/2015 bà K sinh con, tháng 8/2015 bà K đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN bà K khai chỉ tiêu “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 3/2015 thì trong năm bà K được tạm tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng 8/2015, khi quyết toán bà K được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc từ tháng 3/2015 đến hết tháng 12/2015 mà không phải đăng ký lại.

Ví dụ 7: Giả sử tháng 3/2015 bà K sinh con, tháng 8/2015 bà K đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN bà K khai chỉ tiêu “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 8/2015 thì trong năm bà K được tạm tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng 8/2015, khi quyết toán để được tính lại theo thực tế phát sinh từ tháng 3/2015 thì bà K phải đăng ký lại theo thực tế phát sinh tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN và gửi kèm theo hồ sơ quyết toán thuế.

- Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ gia cảnh cho NPT kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và đã khai đầy đủ thông tin NPT gửi tổ chức trả thu nhập kê khai vào mẫu phụ lục Bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính.

- Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác hướng dẫn tại tiết d.4, Điểm d, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12/2015, nếu đăng ký giảm trừ gia cảnh quá thời hạn nêu trên người nộp thuế không được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc đó cho năm 2015.

4.3. Điều kiện để xác định người khuyết tật, không có khả năng lao động là người phụ thuộc

Người khuyết tật, không có khả năng lao động theo hướng dẫn tại tiết đ.1.1, Điểm đ, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính là những người thuộc diện điều chỉnh của pháp luật về người khuyết tật, người mắc bệnh hiểm nghèo và không có khả năng lao động. Danh mục bệnh hiểm nghèo được áp dụng theo công văn số 6383/BTC-TCT ngày 18/5/2015 của Bộ Tài chính về việc xác định cá nhân mắc bệnh hiểm nghèo được xét giảm thuế thu nhập cá nhân.

4.4. Thủ tục, hồ sơ quyết toán thuế TNCN

4.4.1. Hồ sơ khai quyết toán thuế

Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN năm 2015 thực hiện theo hướng dẫn tại Điểm b.2, Khoản 1; Điểm b.2, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 156/TT-BTC ngày 06/11/2013; Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014; Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 và Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính. Cụ thể một số nội dung cần lưu ý như sau:

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

- Trường hợp người nộp thuế bị mất chứng từ khấu trừ thuế (liên giao cho người nộp thuế) thì người nộp thuế có thể sử dụng bản chụp chứng từ khấu trừ thuế (liên lưu tại tổ chức chi trả thu nhập) để chứng minh số thuế thu nhập đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm khi hoàn thuế, quyết toán thuế. Cơ quan thuế nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chứng từ khấu trừ thuế người nộp thuế cung cấp với các thông tin trên hệ thống dữ liệu ngành thuế và một số tài liệu khác liên quan khi giải quyết hồ sơ hoàn thuế, quyết toán thuế cho người nộp thuế.

4.4.2. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế

4.4.2.1. Đối với tổ chức trả thu nhập

Theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 16 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập như sau:

- Tổ chức trả thu nhập là cơ sở sản xuất, kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức.

- Tổ chức trả thu nhập là cơ quan Trung ương; cơ quan thuộc, trực thuộc Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh; cơ quan cấp tỉnh nộp hồ sơ khai thuế tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.

- Tổ chức trả thu nhập là cơ quan thuộc, trực thuộc UBND cấp huyện; cơ quan cấp huyện nộp hồ sơ khai thuế tại Chi cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.

- Tổ chức trả thu nhập là các cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài nộp hồ sơ khai thuế tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.

4.4.2.2. Đối với cá nhân

Theo hướng dẫn tại Điểm c, Khoản 3, Điều 21 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính thì nơi nộp hồ sơ quyết toán của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công như sau:

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Cục Thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ khai thuế trong năm.

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên thuộc diện tự quyết toán thuế thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế như sau:

+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

Ví dụ 8: Năm 2015, ông S làm việc tại TP Hồ Chí Minh và thuộc diện phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN. Tháng 01/2016, ông S chuyển ra Hà Nội làm việc tại Công ty A do Chi cục Thuế quận Hoàn Kiếm quản lý và cư trú tại Chi cục Thuế quận Tây Hồ. Như vậy, Ông S nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2015 tại:

Chi cục Thuế quận Hoàn Kiếm nếu tại thời điểm quyết toán năm 2015, Ông S đang được tính giảm trừ bản thân tại Công ty A.

Chi cục Thuế quận Tây Hồ nếu tại thời điểm quyết toán năm 2015, Ông S không tính giảm trừ bản thân tại Công ty A.

+ Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

- Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

- Cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

4.4.3. Đối với cá nhân cư trú tại nhiều nơi và thuộc diện quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú

Trường hợp cá nhân cư trú tại nhiều nơi và thuộc diện quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú thì cá nhân lựa chọn một nơi cư trú để quyết toán thuế.

4.4.4. Trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ quyết toán thuế của cơ quan thuế

Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo hướng dẫn nêu trên. Trường hợp cơ quan thuế đã hạch toán nghĩa vụ quyết toán thuế của cá nhân vào ứng dụng quản lý thuế của ngành thì cơ quan thuế không được trả lại hồ sơ quyết toán thuế và có trách nhiệm xử lý hồ sơ theo quy định.

Đối với cá nhân có số thuế TNCN nộp thừa theo quyết toán thuế đề nghị hoàn thì cơ quan thuế căn cứ quy định hiện hành để không xử phạt hành chính chậm nộp hồ sơ khai thuế nếu cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế sau thời hạn quy định.

5. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Tổ chức trả thu nhập và cá nhân thuộc diện khai quyết toán thuế nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Trường hợp cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam nhưng trước khi xuất cảnh phải làm thủ tục quyết toán thuế với cơ quan thuế thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong trường hợp này chậm nhất là ngày thứ 45 (bốn mươi lăm) kể từ ngày cá nhân xuất cảnh.

6. Hoàn thuế

6.1. Việc hoàn thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế thực hiện theo quy định tại Điều 28 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính và Điều 23 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính.

6.2. Việc hoàn thuế TNCN đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 28 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính và Điều 23 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính.

6.3. Cơ quan thuế thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy trình hoàn thuế ban hành kèm theo Quyết định số 905/QĐ-TCT ngày 01/7/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế và công văn số 3228/TCT-KK ngày 12/8/2014 về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm tại quy trình hoàn thuế 905/QĐ-TCT ngày 01/7/2011.

7. Ứng dụng CNTT hỗ trợ quyết toán thuế TNCN năm 2015

Hiện tại Tổng cục Thuế đang thực hiện việc nâng cấp các ứng dụng hỗ trợ và xử lý các tờ khai quyết toán đáp ứng theo các mẫu biểu mới tại Thông tư số 92/2015/TT-BTC. Trong thời gian nâng cấp ứng dụng, cơ quan thuế tổ chức tiếp nhận, kiểm tra, xác nhận và truyền dữ liệu hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2015 về cơ sở dữ liệu tập trung tại Tổng cục Thuế để ghi nhận, hạch toán đầy đủ tờ khai, phụ lục tờ khai vào hệ thống TMS bằng mẫu biểu theo phiên bản mới nhất trên các ứng dụng của ngành thuế.

8. Về việc kê khai Phụ lục bảng kê mẫu số 05-3/BK-TNCN

- Cơ quan thuế hướng dẫn tổ chức trả thu nhập kê khai đầy đủ 100% NPT đã tính giảm trừ trong năm 2015 vào Phụ lục bảng kê 05-3/BK-TNCN. Đối với những NPT đã được cấp MST thì không phải khai đủ các thông tin định danh chỉ cần khai thông tin tại các chỉ tiêu [06] “STT”, [07] “Họ và tên người nộp thuế”, [08] “MST của người nộp thuế”, [09] “Họ và tên người phụ thuộc”, [11] “MST của người phụ thuộc”, [14] “Quan hệ với người nộp thuế”, [21] “Thời gian tính giảm trừ từ tháng”, [22] “Thời gian tính giảm trừ đến tháng”.

- Đối với trường hợp tổ chức trả thu nhập có yêu cầu cấp trước MST cho NPT trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế, để đảm bảo khai đầy đủ 100% NPT đã tính giảm trừ gia cảnh trong năm 2015 thì cơ quan thuế hướng dẫn và hỗ trợ tổ chức trả thu nhập thực hiện như sau:

+ Tổ chức trả thu nhập gửi thông tin của NPT cho cơ quan thuế trước khi gửi hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2015 bằng cách khai vào Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT Mẫu số 16/TH được hỗ trợ trên các ứng dụng HTKK, iHTKK và QTTNCN đến cơ quan thuế. Căn cứ vào thông tin trên Mẫu số 16/TH, cơ quan thuế thực hiện cấp MST cho người phụ thuộc của NNT.

+ Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế tổ chức trả thu nhập chỉ phải khai vào Phụ lục bảng kê 05-3/BK-TNCN đối với những NPT đã có MST trước thời điểm quyết toán năm 2015 và những NPT chưa có MST (bao gồm cả những NPT đã khai vào Mẫu số 16/TH nhưng chưa được cấp MST thành công). Trường hợp NPT đã khai vào Mẫu số 16/TH nhưng đã được thông báo cấp MST thành công thì không phải khai lại vào Phụ lục bảng kê 05-3/BK-TNCN.

+ Trường hợp đã khai thông tin NPT vào Phụ lục 05-3/BK-TNCN nhưng vẫn có yêu cầu được cấp trước MST cho NPT thì cơ quan thuế hướng dẫn sử dụng chức năng “Tải dữ liệu từ Bảng kê 05-3/BK-TNCN trên tờ khai 05/KK-TNCN” tại màn hình chức năng 16/TH để lấy dữ liệu gửi đến cơ quan thuế đối với những NPT đã có đầy đủ thông tin.

Ví dụ 9: Công ty A trong năm 2015 tính giảm trừ cho 1.000 NPT, trong đó: có 400 NPT đã được cấp MST trước thời điểm quyết toán 2015, còn lại 600 NPT chưa có MST và Công ty A đã gửi để cấp MST trước 500 NPT theo mẫu số 16/TH. Trong 500 NPT gửi cấp MST trước thì chỉ có 450 NPT được thông báo cấp MST thành công. Trường hợp này, khi Công ty A gửi hồ sơ quyết toán thuế năm 2015, tại Phụ lục Bảng kê 05-3/BK-TNCN chỉ phải khai 400 NPT đã có MST trước thời điểm quyết toán năm 2015 và 150 NPT chưa được cấp MST (bao gồm 50 NPT chưa được cấp MST thành công tại mẫu số 16/TH).

- Trường hợp NNT có thay đổi thông tin NPT, bổ sung thêm mới NPT hoặc giảm NPT thì tổ chức trả thu nhập thực hiện khai bổ sung theo nguyên tắc sau:

+ Trường hợp thay đổi thông tin NPT, bổ sung thêm mới NPT hoặc giảm NPT mà không làm sai sót dữ liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN và các Phụ lục khác kèm theo tờ khai quyết toán thuế thì tổ chức trả thu nhập chỉ cần khai Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT cho các trường hợp cần thay đổi/bổ sung NPT.

+ Trường hợp thay đổi thông tin NPT, bổ sung thêm mới NPT hoặc giảm NPT có làm sai sót dữ liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN và các Phụ lục khác kèm theo tờ khai thì tổ chức trả thu nhập thực hiện kê khai như sau:

++ Khai bổ sung tờ khai QT 05/KK-TNCN kèm theo các Phụ lục cần điều chỉnh (trừ Phụ lục 05-3/BK-TNCN).

++ Khai thông tin thay đổi/bổ sung về NPT vào Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT.

9. Về việc cấp MST cho NPT tại hồ sơ quyết toán thuế năm 2015

- Cơ quan thuế căn cứ Phụ lục bảng kê 05-3/BK-TNCN và mẫu số 16/TH để cấp MST cho NPT chưa có MST nhưng đã có đầy đủ thông tin. Đối với những NPT chưa có MST và chưa có đầy đủ thông tin để cấp MST thì cơ quan thuế đôn đốc và hướng dẫn người nộp thuế bổ sung thông tin NPT. Sau thời điểm quyết toán thuế, ứng dụng sẽ hỗ trợ cơ quan thuế kết xuất các tổ chức trả thu nhập còn nhiều NPT chưa được cấp MST để cơ quan thuế đôn đốc bổ sung thông tin, đưa vào kế hoạch kiểm tra, thanh tra.

- Việc cấp MST cho NPT thực hiện theo Thông tư số 80/2012/TT-BTC ngày 22/5/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn Luật Quản lý thuế về đăng ký thuế; và Quy trình quản lý đăng ký thuế ban hành kèm theo Quyết định số 329/QĐ-TCT ngày 27/3/2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

10. Các hình thức nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2015

Cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế các hình thức nộp tờ khai quyết toán thuế đối với các trường hợp cụ thể như sau:

+ Đối với người nộp thuế đã đăng ký và khai quyết toán thuế TNCN qua mạng (iHTKK) thì không phải nộp tờ khai giấy do đã sử dụng chữ ký số nên đảm bảo tính pháp lý khi gửi tờ khai.

+ Đối với người nộp thuế chưa đăng ký khai thuế qua mạng thì cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán thuế với cơ quan thuế.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Tổng cục Thuế đề nghị các Cục Thuế căn cứ vào các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân và nội dung hướng dẫn tại văn bản này để triển khai, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện tốt việc ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân trên địa bàn, cụ thể một số nội dung như sau:

1. Nội dung tuyên truyền

1.1. Cơ quan thuế các cấp tổ chức tập huấn các nội dung chính sách thuế liên quan đến việc quyết toán thuế TNCN năm 2015 cho các tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

1.2. Tuyên truyền và hướng dẫn người nộp thuế thực hiện tập trung vào các nội dung:

- Các trường hợp phải quyết toán thuế;

- Hồ sơ, thủ tục quyết toán thuế;

- Lập và gửi hồ sơ quyết toán thuế;

- Địa điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế;

- Cách tính thuế TNCN.

2. Biện pháp tuyên truyền, hỗ trợ

Cục Thuế căn cứ tình hình cụ thể tại địa phương lựa chọn các hình thức dưới đây để tổ chức thực hiện việc tuyên truyền pháp luật về thuế TNCN phục vụ cho việc quyết toán thuế:

- Trực tiếp tuyên truyền trên trang thông tin điện tử của Cục Thuế về quyết toán thuế TNCN.

- Phối hợp với cơ quan thông tin đại chúng trên địa bàn để tuyên truyền, giải đáp về pháp luật thuế TNCN.

- Tuyên truyền, động viên khuyến khích người nộp thuế gửi hồ sơ quyết toán thuế TNCN qua mạng internet.

- Áp dụng các hình thức để hỗ trợ người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế như: bố trí địa điểm, bàn ghế, máy tính, nhân sự phù hợp; sử dụng công cụ truyền thông hoặc trực tiếp hướng dẫn và giải đáp vướng mắc về chính sách thuế TNCN và nội dung quyết toán thuế, thủ tục, hồ sơ quyết toán thuế (mẫu tờ khai); hỗ trợ lập tờ khai, gửi hồ sơ quyết toán thuế; đối với địa phương có nhiều người nước ngoài trực tiếp đến cơ quan thuế nộp hồ sơ quyết toán thuế cần có bộ phận hỗ trợ riêng, ...

Trong quá trình triển khai nếu có vướng mắc, đề nghị các Cục Thuế phản ánh về Tổng cục Thuế để có hướng dẫn xử lý kịp thời./.

Nơi nhận: - Như trên; - LĐ TCT (để b/cáo); - Các Vụ, đơn vị thuộc TCT; - Website TCT; - Lưu: VT, TNCN.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Cao Anh Tuấn

English

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 801/TCT-TNCN Re: guidelines for preparation of annual statements of personal income tax of 2015 and issuance of dependent numbers	Hanoi, March 02, 2016

To: Provincial Departments of Taxation

Pursuant to the Law on Personal income tax and the Law on Tax administration, taxpayers who have to prepare annual statement of personal income tax (PIT) shall prepare the annual statement within 90 days from the end of the calendar year.

Pursuant to Circular No. 111/2013/TT-BTC dated August 15, 2013, Circular No. 156/2013/TT-BTC dated November 06, 2013 of the Ministry of Finance, Circular No. 119/2014/TT-BTC dated August 25, 2014; Circular No. 151/2014/TT-BTC dated October 10, 2014, Circular No. 92/2015/TT-BTC dated June 15, 2015 of the Ministry of Finance and their instructional documents, General Department of Taxation hereby provides guidelines for preparation of annual statements of PIT of 2015 and issuance of to dependents’ taxpayer ID numbers (TIN):

I. Annual statement makers:

1. Individuals earning incomes from salaries and/or remunerations (hereinafter referred to as income earner)

A resident income earner shall prepare an annual statement of additional tax or overpaid tax which will be refunded or offset against tax incurred in the next period, except in the following cases:

- Tax incurred by the individual is smaller than paid tax without a request for tax refund or offsetting.

- Regarding an income earner who has an employment contract for at least 03 months with an employer, if he/she also earns external incomes but the average monthly income in the year does not exceed VND 10 million and 10% tax has been deducted by the income payer(s), such income may be excluded from the annual tax statement.

...

...

...

2. Organizations paying salaries and/or remunerations as incomes (hereinafter referred to as income payer)

- An income payer shall prepare annual tax statements and prepare annual tax statements if authorized by income earners, whether tax is deducted or not. An organization that does not pay salaries and remunerations in 2015 does not have to prepare annual PIT statements.

- Where a income payer undergoes division, amalgamation, merger, conversion, dissolution, or bankruptcy under the Law on Enterprises, terminal statements of deducted PIT shall be prepared within 45 days from the date of division, amalgamation, merger, conversion, dissolution, or bankruptcy and issue documents proving tax deduction to the employees as the basis for them to prepare their annual PIT statements. If case of enterprise conversion, if the transferee inherits the transferor’s tax liabilities (e.g. conversion of a limited liability company into a joint-stock company and vice versa; conversion of a wholly state-owned enterprise into a joint-stock company and other cases defined by law), the transferor is not required to prepare annual tax statements up to the date of the decision on enterprise conversion and shall not issue tax deduction documents to employees who are moved from the transferor to the transferee enterprise; The transferee shall prepare annual tax statements as prescribed.

After restructuring of an enterprise (division, consolidation, merger, conversion), if employees moved from the transferor to the transferee authorize the transferee to prepare annual tax statements at the end of the year, the transferee shall collect tax deduction documents issued by the transferor as the basis for reckoning the total tax deducted and prepare annual tax statements on their behalf.

Where an organization that is dissolved or shut down pays incomes but does not deduct PIT, it shall not prepare annual PIT statements and only provide the tax authority with a list of income earners in the year according to Form No. 05/DS-TNCN enclosed with Circular No. 92/2015/TT-BTC dated June 15, 2015 of the Ministry of Finance within 45 days from the date of the decision on dissolution or shutdown.

II. METHODS OF PREPARING ANNUAL PIT STATEMENTS

1. Income earner authorizing income payer to prepare annual tax statement

- An income earner may authorize the income payer to prepare his/her annual tax statement in the following cases:

+ The income payer who has an employment contract for at least 03 months with an income payer for which he/she is working at the time of authorization (even if he/she has worked for less than 12 months) may authorize the income payer to prepare an annual statement of PIT on the income paid by such income payer, even if he/she also earns income from life insurance (except voluntary pension insurance) and other types of insurance with accumulated insurance premium from which 10% PIT has been deducted.

...

...

...

+ Regarding a salary earner who has an employment contract for at least 03 months with an income payer and also earns external incomes, if the average monthly income in the year does not exceed VND 10 million and 10% tax has been deducted by the income payer(s), he/she may authorize the income payer with which the said employment contract is concluded to prepare an annual tax statement which includes external incomes. He/she may otherwise prepare the annual tax statement for the external incomes himself/herself at a tax authority.

Example 1: In 2015, Ms. A earns salaries under a long-term employment contract with Company X and an external income of VND 90 million from which 10% PIT has been deducted. Accordingly, Ms. A's average monthly income is smaller than VND 10 million. If Ms. A has to prepare an annual tax statement and does not wish to include the external income in the statement, she may authorize Company X to prepare the annual tax statement of 2015. Company X shall only prepare an annual tax statement for the income paid by Company X.

- Income earners shall use Form No. 02/UQ-QTT-TNCN enclosed with Circular No. 92/2015/TT-BTC dated June 15, 2015 of the Ministry of Finance to authorize preparation of annual tax statements and enclose it with photocopies of invoices and documents proving charitable contributions (if any).

If a large quantity of employees authorize an income payer to prepare their annual tax statements, it may compile a list of authorizing employees by completing Form No. 02/UQ-QTT-TNCN enclosed with Circular No. 92/2015/TT-BTC and bear responsibility for the truthfulness of the list.

2. Income earner directly submitting annual tax statement to a tax authority

- If an individual eligible to authorize the income payer to prepare the annual tax statement as instructed in (1) has received PIT deduction documents from the income payer, he/she shall not authorize the income payer to prepare the annual tax statement (unless it has revoked and destroyed the PIT deduction documents).

- An individual who is not eligible to authorize the income payer to prepare the annual tax statement as instructed in (1) shall directly submit an annual tax statement to a tax authority which includes every income earned in the year. Some cases of ineligibility to authorize preparation of the annual PIT statement:

+ An individual only has external income from which 10% tax has been deducted (even if there is only one source of external income) must not authorize annual tax statement preparation.

+ An income earner having an employment contract of at least 03 months with an income payer and also earns external income from which tax has not been deducted (whether the income is taxable or not) must not authorize annual tax statement preparation.

...

...

...

3. Adjustment after authorization of annual tax statement preparation

After an income payer has prepare the annual tax statement on behalf of an individual, if it is found that the individual has to directly prepare the annual tax statement, the income payer shall issue a tax deduction document to the individual without adjusting the annual PIT statement, and write this text at the lower left corner of the tax deduction document: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” (“The annual PIT statement has been prepared by [company’s name] on behalf of Mr./Ms. … at [line number] line of Form No. 05-1/BK-TNCN”).

III. OTHER CONTENTS

1. Taxable income

Taxable income is determined in accordance with Circular No. 111/2013/TT-BTC dated August 15, 2013, Circular No. 119/2014/TT-BTC dated August 25, 2014; Circular No. 151/2014/TT-BTC dated October 10, 2014 and Circular No. 92/2015/TT-BTC dated June 15, 2015 of the Ministry of Finance. Below are some guidelines from General Department of Taxation:

- Payment for housing, electricity and water supply, and other services (if any) does not include: benefits in terms of housing, electricity and water supply, and other services provided free of charged by the employer for workers in a industrial park; housing built and provided free of charge by an employer for workers in a economic zone or disadvantaged area or extremely disadvantaged area.

Where an individual works at the office, his/her taxable income varies according to the house rent, depreciation cost, cost of electricity, water supply and other services in the ratio of the area occupied by the individual and the entire office area.

House rent, cost of electricity, water supply and other services paid by the employer on behalf of an employee shall be included in taxable income. Nevertheless, such income must not exceed 15% of total taxable income earned exclusive of house rent, cost of electricity, water supply and other services, regardless of income payer.

- Benefits and allowances not included in taxable income shall be separately enumerated as the basis for determination of salary/remuneration subject to PIT according to Dispatch No. 1381/TCT-TNCN dated April 24, 2014 of General Department of Taxation.

...

...

...

- When preparing an annual tax statement, average monthly assessable income is equal to income of the whole year (12 months) minus (-) total exemption in the year divided by (:) 12 months:

Average monthly assessable income

Total taxable income

-

Total exemption

 12 months

- If the income earner is a national of a country or territory which has a double taxation agreement with Vietnam, PIT shall accumulate from the month of arrival in Vietnam, if he/she arrives in Vietnam for the first time, until the month in which the employment contract expires and he/she leaves Vietnam (rounded to a full month).

Example 3: In 2015, Mr. D who is a Japanese national comes to Vietnam for the first time on March 05, 2015 under an employment contract with Company X. The contract expires and Mr. D leaves Vietnam on November 25, 2015. Mr. D receives a monthly income of VND 70 million from both companies in Vietnam and Japan. Mr. D does not claim any dependent. Mr. D stays in Vietnam for 265 days from March 05, 2015 to November 25, 2015.  Mr. D is considered a resident of Vietnam in 2015. Before leaving Vietnam on November 25, 2015, Mr. D prepares an annual PIT statement in Vietnam:

- Total taxable income in 2015: VND 70 million x 9 months = VND 630 million

...

...

...

VND 9 million x 9 months = VND 81 million

- Assessable income in 2015:

VND 630 million – VND 81 million = VND 549 million

- Average monthly assessable income in 2015:

VND 549 million: 9 months = VND 61 million.

3. Converting PIT-exclusive income into PIT-inclusive income

Instructions on converting PIT-exclusive income into PIT-inclusive income are provided in Clause 1 Article 14 of Circular No. 92/2015/TT-BTC.

4. Exemptions

Instructions on exemptions deducted from taxable income before calculating assessable income are provided in Article 9 of Circular No. 111/2013/TT-BTC dated August 15, 2013 and Article 15 of Circular No. 92/2015/TT-BTC dated June 15, 2015. To be specific:

...

...

...

- In a tax period, an individual who has not claimed personal exemption or has claimed personal exemption for less than 12 months may claim personal exemption for 12 months if he/she prepares the annual tax statement properly.

Example 4: From January 2015 to April 2015, Ms. E does not earn any salary or remuneration. From May 2015 to December 2015, Ms. E earns salaries/remunerations under an employment contract of longer than 03 months with company A. Thus in 2015, Ms. E may claim personal exemption from May 2015 to December 2015 inclusive (the months in which income is earned). If Ms. E prepares an annual tax statement, she may claim personal exemption for 12 months.

- If the income earner is a national of a country or territory which has a double taxation agreement with Vietnam, claimable personal exemption shall vary according to the number of months in which PIT is incurred in Vietnam as prescribed.

Example 5: Mr. F is a foreigner who comes to Vietnam for the first time on October 25, 2015. The contract expires and Mr. F leaves Vietnam on August 05, 2016. Mr. F stays in Vietnam for 285 days from October 25, 2015 to August 05, 2016.  In the first tax year (from October 25, 2015 to August 05, 2016), Mr. F is a resident of Vietnam and may claim personal exemption from October 2015 to August 2016 inclusive.

4.2. Claiming dependent exemption

Dependent exemption may be claimed from the month in which the taxpayer assumes the duty to provide care for such dependent as instructed in Circular No. 111/2013/TT-BTC and Circular No. 92/2015/TT-BTC. To be specific:

- Exemption for a dependent who has been registered with adequate supporting documents specified in Point g Clause 1 Article 9 of Circular No. 111/2013/TT-BTC may be claimed in 2015, even if such dependent has not had a TIN issued by a tax authority.

- If the income earner is a national of a country or territory which has a double taxation agreement with Vietnam, claimable dependent exemption shall vary according to the number of months in which PIT is incurred in Vietnam as prescribed.

- Where a taxpayer registers dependent exemption after the day on which the duty to provide care is assumed but the “Claiming date” on Form No. 02/ĐK-NPT-TNCN enclosed with Circular No. 92/2015/TT-BTC is the same as the day on which the duty to provide care is assumed, exemption for such dependent may be claimed from that day without having to apply for another registration.

...

...

...

Example 6: Mrs. K gives birth in March 2015. In August 2015, she registers dependent exemption. On Form No. 02/ĐK-NPT-TNCN, the “Claiming date” is March 2015. Mrs. K may temporarily claim dependent exemption from August 2015. When preparing an annual tax statement, she may claim dependent exemption from March 2015 to December 2015 inclusive without having to apply for another registration.

Example 7: Mrs. K gives birth in March 2015. In August 2015, she registers dependent exemption. On Form No. 02/ĐK-NPT-TNCN, the “Claiming date” is August 2015. Mrs. K may temporarily claim dependent exemption from August 2015. When preparing an annual tax statement, she has to remake Form 02/ĐK-NPT-TNCN and enclose it with the annual tax statement in order to claim dependent exemption from March 2015.

- Where a taxpayer has not claimed dependent exemption in the tax year, it may be claimed from the month in which the duty to provide care is assumed when the taxpayer submits an annual tax statement which contains adequate information about the dependent to the income payer. Accordingly, the income payer shall complete Form No. 05-3/BK-QTT-TNCN enclosed with Circular No. 92/2015/TT-BTC.

- Where a taxpayer assumes a duty to provide care for a dependent who is not covered in Point d.4, Clause 1 Article 9 of Circular No. 111/2013/TT-BTC (sibling, grandparent, aunt, uncle, etc.) the deadline for registration of dependent exemption is December 31, 2015. After that, such dependent exemption may not be claimed in 2015.

4.3. Criteria for identifying a disabled person or a person incapable of working as a dependent

A disabled person or a person incapable of working defined in Point dd.1.1 Clause 1 Article 9 of Circular No. 111/2013/TT-BTC are those regulated by regulations of law on the disabled, fatal disease sufferer, and people incapable of working. The list of fatal diseases shall be applied in accordance with Official Dispatch No. 6383/BTC-TCT dated May 18, 2015 of fatal disease sufferer eligible for PIT reduction.

4.4. Procedures and documents

4.4.1. Annual tax statement documents

Annual tax statement documents are specified in Point b.2 Clause 1, Point b.2 Clause 2 Article 16 of Circular No. 156/TT-BTC dated November 06, 2013, Circular No. 119/2014/TT-BTC dated August 25, 2014; Circular No. 151/2014/TT-BTC dated October 10, 2014 and Circular No. 92/2015/TT-BTC dated June 15, 2015 of the Ministry of Finance. To be specific:

...

...

...

- Where a taxpayer loses the tax deduction document, he/she may use a photocopy (retained by the income payer) as evidence of tax deduction and tax payment in the year when claiming tax refund or preparing the annual tax statement. The tax authority shall compare documents provided by the taxpayer with information on the database of tax authorities and relevant documents when processing applications for tax refunds and annual tax statements.

4.4.2. Places to submit annual tax statement documents

4.4.2.1. For income payers

According to instructions in Clause 1 Article 16 of Circular No. 156/2013/TT-BTC:

- A manufacturing or trading establishment shall submit tax statements to its supervisory tax authority.

- A central agency, agency affiliated to a Ministry, regulatory body, the People’s Committee of the province, provincial agency shall submit tax statements to the Provincial Department of Taxation of the province where its headquarters is located.

- An agency affiliated to the People’s Committee of a district, a district agency shall submit tax statements to the Sub-department of taxation of the district where its headquarters is located.

- A diplomatic agencies, international organization, representative office of a foreign organization shall submit tax statements to the Provincial Department of Taxation of the province where its headquarters is located.

4.4.2.2. For income earners

...

...

...

- An income earner who directly declares tax in the year shall submit the annual tax statement to the Provincial Department of Taxation where tax declarations are submitted in the year.

- Regarding an income earner who earns salaries/remunerations from more than one source and has to prepare the annual tax statement himself/herself:

+ The annual tax statement shall be submitted to the supervisory tax authority of the income payer where personal exemption is claimed. If the individual’s workplace is changed, the annual tax statement shall be submitted to the supervisory tax authority of the last income payer where personal exemption is claimed. If the individual’s workplace is changed, but the last income payer does not include personal exemption in the tax statement, the annual tax statement shall be submitted to the Sub-department of taxation of the district where the individual resides (whether temporarily or permanently).

Example 8: In 2015, Mr. S worked in Ho Chi Minh City and has to prepare his own annual PIT statement. In January 2016, Mr. S moved to Hanoi and worked at Company A, which is under the supervision of the Sub-department of taxation of Hoan Kiem district, and resided in Tay Ho district. Mr. S shall submit his annual PIT statement of 2015 to:

Sub-department of taxation of Hoan Kiem district if Mr. S claims personal exemption at Company A in 2015.

Sub-department of taxation of Tay Ho district if Mr. S does not claims personal exemption at Company A in 2015.

+ Where an individual has not claimed personal exemption at any income payer, the annual tax statement shall be submitted to the Sub-department of taxation of the district where he/she resides (whether temporarily or permanently).

- Where an individual does not have a employment contract or has a employment contract of less than 03 months, or has a contract to provide services at one or more than one place where 10% tax has been deducted, the annual tax statement shall be submitted to the Sub-department of taxation of the district where the individual resides (whether temporarily or permanently).

- Where in the year an individual earns salaries/remuneration from one or more than one source but is not working for any income payer when the annual tax statement is made, it shall be submitted to the Sub-department of taxation of the district where the individual resides (whether temporarily or permanently).

...

...

...

Where an individual has more than one residence, he/she shall submit the annual tax statement at the Sub-department of taxation of any of the districts where his/her residences are located.

4.4.4. Responsibility of tax authorities to receive and process annual tax statements

Tax authorities shall receive and process annual tax statements in accordance with instructions above. Where a tax authority has recorded an individual’s annual tax statement into the tax administration application, such annual tax statement must not be returned and has to be processed.

Where an individual claims a refund of overpaid PIT according to the annual tax statement, the tax authority shall, pursuant to applicable regulations of law, not impose administrative penalties for late submission of the annual tax statement.

5. Deadline for submission of annual PIT statements

Annual tax statements shall be submitted within 90 days from the end of the calendar years.

Where a foreigner has to submit an annual tax statement before departing from Vietnam after his/her employment contract expires, the annual tax statement shall be submitted within 45 days from the date of departure.

6. Tax refund

6.1. Refund of PIT to income payers preparing annual tax statements on behalf of individuals are provided for in Article 28 of Circular No. 111/2013/TT-BTC dated August 15, 2013 and Article 23 of Circular No. 92/2015/TT-BTC dated June 15, 2015.

...

...

...

6.3. Tax authorities shall refund PIT in accordance with procedures specified in Decision No. 905/QĐ-TCT dated July 01, 2011 of the Director of the General Department of Taxation and Official Dispatch No. 3228/TCT-KK dated August 12, 2014 on amendments to Decision No 905/QĐ-TCT dated July 01, 2011.

7. Annual tax statement application 2015

General Department of Taxation is upgrading supporting applications and processing annual tax statements according to new forms in Circular No. 92/2015/TT-BTC. During the upgrade, tax authorities shall receive, inspect, confirm, and send data about annual tax statements of 2015 to the concentrated database of General Department of Taxation using newest forms in tax applications.

8. Completion of appendix to Form No. 05-3/BK-TNCN

- Tax authorities shall instruct income payer to adequately enumerate dependents for whom exemption is claimed in 2015 in the appendix of From No. 05-3/BK-TNCN.  For a dependent who already has a TIN, only information in [06], [07], [08], [09], [11], [14], [21], [22] is needed.

- Where an income payer requests advance issuance of TINs to dependents before the annual tax statement is submitted to ensure all dependents claimed in 2015 are declared:

+ The income payer shall send information about the dependents to the tax authority before the annual PIT statement of 2015 is sent by completing Form No. 16/TH of HTKK, iHTKK, and QTTNCN applications. According to information on Form No. 16/TH, the tax authority shall issue TINs to the dependents.

+ When submitting an annual tax statement, the income payer shall enumerate in Form No. 05-3/BK-TNCN dependents who already have TINs before the annual tax statement of 2015 is made and dependents who have not had TINs (including those who are enumerated in Form No. 16/TH but have not obtained TINs). A dependent who is enumerated in Form 16/TH and has received a notice of TIN issuance shall not be enumerated again in the appendix of Form 05-3/BK-TNCN.

+ Where a dependent is already in Form No. 05-3/BK-TNCN and prior issuance of a TIN is requested, the tax authority shall instruct the declarant to download data from 16/TH screen and send them to the tax authority.

...

...

...

- In case of changes to information about dependents, addition or removal of dependents, the income payer shall prepare an additional declaration as follows:

+ In case of changes to information about dependents, addition or removal of dependents without changing figures on Form No. 05/KK-TNCN and its appendixes, the income payer shall complete the dependent registration form which specifies the changes.

+ In case of changes to information about dependents, addition or removal of dependents that change figures on Form No. 05/KK-TNCN and its appendixes, the income payer shall:

++ Remake Form No. 05/KK-TNCN enclosed with revised appendixes (except for 05-3/BK-TNCN).

++ Specify addition/removal of dependents in the dependent registration form.

9. Issuance of TINs to dependents in annual tax statement of 2015

- According to appendix of Form 05-3/BK-TNCN and Form 16/TH, the tax authority shall issue TINs to dependents whose sufficient information are provided. The tax authority shall instruct the taxpayer to provide additional information about dependents whose information is insufficient. After annual tax statements are submitted, the application shall compile a list of income payers having many dependents who have not obtained TINs as a basis for tax authorities to provide instructions and carry out inspections.

- Issuance of TINs to dependents is provided for in Circular No. 80/2012/TT-BTC of the Ministry of Finance and Decision No. 329/QĐ-TCT dated March 27, 2014 of the Director of the General Department of Taxation.

10. Methods for submission of annual PIT statements of 2015

...

...

...

+ A taxpayer who has registered for electronic tax declaration and submitted the electronic annual PIT statement (iHTKK) is not required to submit the physical statement because the use of digital signature already guarantees the legality of the statement.

+ A taxpayer who has not registered for electronic tax declaration shall submit directly the annual tax statement to the tax authority.

IV. IMPLEMENTATION

General Department of Taxation hereby requests Provincial Departments of Taxation to provide instructions in accordance with instructional documents of the Law on Personal income tax and this document. To be specific:

1. Dissemination content:

1.1. Tax authorities shall provide training in tax policies pertaining to preparation of annual PIT statements of 2015 for income payers.

1.2. Provide instructions for taxpayers on:

- Cases in which an annual tax statement has to be submitted;

- Procedures and documents for submission of annual tax statement;

...

...

...

- Places to submit annual tax statements;

- How to calculate PIT.

2. Dissemination and support

Each Provincial Department of Taxation shall select any of the following methods to disseminate PIT laws:

- Use the website of the Provincial Department of Taxation.

- Cooperate with local media agencies to disseminate PIT laws and answer questions regarding PIT laws.

- Encourage taxpayers to submit annual PIT statements online.

- Implement measures to assists taxpayers in preparing and submitting their annual tax statement such as providing suitable locations, furniture, computers, personnel; directly or through the media providing instructions and answer questions regarding PIT policies, procedures, documentation (forms); assisting in preparing and sending annual tax statements; establishing a group to assists foreigners in submitting their terminal tax statements.

Provincial Departments of Taxation shall report difficulties during the implementation to General Department of Taxation./.

...

...

...

PP DIRECTOR
DEPUTY DIRECTOR




Cao Anh Tuan