Official Dispatch No. 11520/BTC-TCT of September 29, 2008, seller’s loss of second original of used invoices

• Official number: 11520/BTC-TCT
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The Ministry of Finance
• Signer: Do Hoang Anh Tuan
• Issued Date: 29/09/2008

BỘ TÀI CHÍNH ------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------
Số: 11520/BTC-TCT V/v bên bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng	Hà Nội, ngày 29 tháng 09 năm 2008

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Bộ Tài chính nhận được công văn của một số Cục Thuế hỏi về việc xử lý đối với việc bên bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng. Về việc này, Bộ Tài chính hướng dẫn như sau:

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ bên bán hàng đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó bên bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập (thất lạc khi gửi qua bưu điện, mất trong khâu giao hóa đơn cho bên mua hàng…) thì hai bên mua bán cùng lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ hóa đơn liên 1 bên bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, có ký tên của người đại diện, đóng dấu (nếu có) trên biên bản và bên bán hàng thực hiện photo hóa đơn liên 1, ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) trên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua hàng. Bên mua hàng được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất hóa đơn liên 2 để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Đồng thời, bên bán hàng có trách nhiệm thông báo đến cơ quan thuế về việc làm mất hóa đơn và bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm đối với hành vi làm mất hóa đơn bán hàng liên 2 đã sử dụng theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ quy định về in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn.

Bộ Tài chính thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố biết và thực hiện.

Nơi nhận: - Như trên; - Vụ PC, CST, CĐKT và KT; - Lưu: VT, TCT (VT, CS).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Đỗ Hoàng Anh Tuấn

English

THE MINISTRY OF FINANCE ------------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness -------------
No. 11520/BTC-TCT Re: Seller’s loss of second original of used invoices	Hanoi, September 29, 2008

To: Tax Offices of provinces and centrally run cities

The Ministry of Finance has received Official Letters of some Provincial Tax Offices, requesting the guidance on handling the seller’s loss of second originals of used invoices. Regarding this issue, the Ministry of Finance gives its guidance as follows:

When selling goods or services, if the seller has billed an invoice according to regulations but then lost the second original of the invoice (when sending it by post or delivering it to the purchaser, etc.), the seller and the purchaser shall jointly make a written minutes of the fact thereon, clearly stating the month in which the seller made tax declaration and payment the first original, signed by and appended the seal (if any) of the seller’s representative. The seller shall make a photocopy of the first original, sign for certification and append the seal (if any) on it before delivering it to the purchaser. The purchaser may use this photocopy enclosed with the minutes on loss of second original of the invoice as accounting documents and tax declaration.

Concurrently, the seller shall inform the tax authority of the loss of the invoice and be sanctioned by the tax authority for the act of losing second originals of used sale invoices under Article 16 of the Government’s Decree No. 89/2002/ND-CP of November 7, 2002, on the printing, issuance, use and management of invoices.

The Ministry of Finance informs Provincial Tax Offices for information and implementation.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Do Hoang Anh Tuan

...

...

...