Official Dispatch No. 4172/TCT-DNNCN dated September 20, 2023 on Expedition of the processing of PIT refund claims

• Official number: 4172/TCT-DNNCN
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The General Department of Tax
• Signer: Mai Son
• Issued Date: 20/09/2023

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 4172/TCT-DNNCN V/v đẩy mạnh xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN.	Hà Nội, ngày 20 tháng 9 năm 2023

Kính gửi:

- Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Cục Thuế Doanh nghiệp lớn.

Ngày 31/05/2023, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 679/QĐ-TCT ban hành kèm theo Quy trình hoàn thuế, trên cơ sở đó, việc xử lý hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cơ bản đã được triển khai thực hiện tại các cơ quan thuế. Cơ quan thuế cũng đã nỗ lực để triển khai xử lý hoàn thuế TNCN kịp thời, đúng quy định. Tuy nhiên vẫn còn tình trạng cơ quan thuế có nhiều cách hiểu khác nhau về nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân dẫn đến lúng túng, không tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế TNCN của cá nhân giữa các cơ quan thuế; việc trả lời xác minh, đối chiếu thu nhập của cá nhân chưa được cơ quan thuế chú trọng, từ đó làm ảnh hưởng đến thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN của cá nhân, gây bức xúc cho người nộp thuế khi thực hiện.

Để đảm bảo thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và đẩy mạnh việc xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN của cá nhân được kịp thời và đúng quy định, Tổng cục Thuế đề nghị các Cục Thuế nghiêm túc triển khai thực hiện Quy trình hoàn thuế ban hành kèm theo Quyết định số 679/QĐ-TCT của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế. Trong quá trình triển khai, nếu có phát sinh vướng mắc liên quan đến Quy trình hoàn thuế TNCN, Cục Thuế phản ánh về Tổng cục Thuế (qua Vụ Kê khai và Kế toán thuế, Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp nhỏ và vừa và Hộ kinh doanh, cá nhân) để kịp thời có biện pháp, hướng dẫn giải quyết.

Ngoài ra, Tổng cục Thuế đề nghị các Cục Thuế lưu ý một số nội dung như sau:

1. Về việc xác định nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN của cá nhân

Về nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế được quy định tại điểm b.2 khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, cụ thể:

Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:

+ Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Ví dụ: Trong năm 2022, ông A làm việc tại TP Hồ Chí Minh có thu nhập tại Công ty X do Chi cục Thuế Quận 1 quản lý. Tháng 01/2023, ông A chuyển ra Hà Nội làm việc tại Công ty Y do Chi cục Thuế quận Hoàn Kiếm quản lý và ông A cư trú tại quận Tây Hồ. Ông A thuộc diện phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN năm 2022.

Trường hợp trong năm 2023, ông A nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2022 thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2022 như sau:

Tại Chi cục Thuế quận Hoàn Kiếm nếu tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán năm 2022, ông A đang tính giảm trừ bản thân tại Công ty Y.

Tại Chi cục Thuế quận Tây Hồ nếu tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán năm 2022, ông A không tính giảm trừ bản thân tại bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào.

+ Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

+ Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

2. Về việc phối hợp, xác minh đối chiếu giữa các cơ quan thuế trong xử lý hoàn thuế TNCN

Trong quá trình xử lý hoàn thuế TNCN có phát sinh trường hợp cơ quan thuế xử lý hoàn thuế cần phải xác minh thu nhập của cá nhân đề nghị hoàn. Cơ quan thuế xử lý hoàn thuế có văn bản đề nghị phối hợp với cơ quan thuế khác để xác minh thu nhập của cá nhân. Tuy nhiên, việc phản hồi đề nghị xác minh nhiều khi còn chậm hoặc không có phản hồi.

Để việc giải quyết hoàn thuế TNCN của cá nhân được kịp thời, đúng quy định của pháp luật, Tổng cục Thuế đề nghị khi cơ quan thuế nhận được đề nghị xác minh thu nhập của cơ quan thuế khác thì phải khẩn trương thực hiện xác minh, làm rõ nội dung theo đề nghị và kịp thời có văn bản phản hồi cho cơ quan thuế gửi đề nghị xác minh, tránh việc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN của cá nhân.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế các tỉnh, thành phố biết và nghiêm túc thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - TCTr Mai Xuân Thành (để b/cáo); - Lãnh đạo Tổng cục (để b/cáo); - Vụ, đơn vị: KK, PC, CNTT, VP (để p/hợp) - Lưu: VT, DNNCN.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Mai Sơn

English

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 4172/TCT-DNNCN Re: Expedition of the processing of PIT refund claims	Hanoi, September 20, 2023

To:

- Departments of Taxation of provinces and central-affiliated cities;
- Large Taxpayers Department.

On May 31, 2023, the General Director of the General Department of Taxation issued Decision No. 679/QD-TCT and the Tax Refund Process. Accordingly, the processing of personal income tax (PIT) refund claims has been implemented at tax authorities. Tax authorities have also made efforts to process PIT refunds promptly and in accordance with regulations. However, tax authorities have different interpretations of where to submit personal income tax (PIT) returns, causing confusion and delays in receipt of PIT refund claims for taxpayers. Tax authorities have not focused on verifying and comparing the individual's income in reality and in the returns, which has delayed the processing of PIT refund claims and caused frustration for taxpayers.

To ensure consistent implementation with the tax administration law and promote the timely and proper processing of personal income tax (PIT) refund claims, the General Department of Taxation requests that Tax Departments strictly follow the tax refund process issued with Decision No. 679/QD-TCT of the General Director of the General Department of Taxation. Difficulties which may arise in connection with implementation of the PIT refund process should be reported to the General Department of Taxation (via Tax Declaration and Accounting Department, Department of Tax Administration of small and medium-sized enterprises, household businesses, and individuals) for guidance.

In addition, the General Department of Taxation requests that Departments of Taxation pay attention to the following:

1. Determination of places for submitting PIT refund claims

For individuals who file their personal income tax (PIT) returns directly with tax authorities, as stipulated in point b.2, clause 8, Article 1 of Decree No. 126/2020/ND-CP of the Government dated October 19, 2020, the following places are designated for submitting their PIT returns:

In case a resident individual has salaries and wages that are withheld at source by at least two employers, the following places are designated for submitting his/her PIT return:

...

...

...

For example: In 2022, Mr. A worked in Ho Chi Minh City and earned an income from Company X, which is overseen by the Sub-department of Taxation of District 1. In January 2023, Mr. A moved to Hanoi and worked for Company Y, which is overseen by the Sub-department of Taxation of Hoan Kiem District. Mr. A has resided in Tay Ho District. Mr. A has to file a PIT return 2022 directly with the tax authority.

In 2023, the following places are designated for submitting his/her PIT return 2022:

At the Sub-department of Taxation of Hoan Kiem District if Mr. A has claimed a personal exemption from Company Y in the PIT return 2022.

At the Sub-department of Taxation of Tay Ho District if Mr. A has not claimed a personal exemption from any company in the PIT return 2022.

+ If a resident individual has not signed any employment contract, or just signs an employment contract under 3 months, or signs a service contract, and he/she has been paid income by at least one employer, and his/her 10 percent of income has been withheld, he/she shall file the PIT return with the tax authority where he/she resides.

+ If a resident individual has been paid income by at least one employer in a year, but he/she is unemployed on the tax return submission date, he/she shall file the PIT return with the tax authority where he/she resides.

2. Coordination and verification between the tax authorities in processing of PIT refund claims

While processing of PIT refund claims, the tax authorities had to verify the income of the applicants in certain cases. So the tax authorities requested other tax authorities to verify the income of those applicants. However, the receiving tax authorities failed to respond promptly or at all to verification requests.

To ensure that individuals receive their PIT refunds promptly and correctly in accordance with the law, the General Department of Taxation proposes that when tax authorities receive a request to verify income from another tax authority, they must urgently verify and clarify the request and provide a written response to the sending tax authority promptly, to avoid delaying the processing of the PIT refund claim.

...

...

...

PP. GENERAL DIRECTOR
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Mai Son