Official Dispatch No. 1166/TCT-TNCN dated March 21, 2016 on Personal income tax on business trip and phone call allowances

• Official number: 1166/TCT-TNCN
• Legislation Type: Official Dispatch
• Organization: The General Department of Tax
• Signer: Nguyen Duy Minh
• Issued Date: 21/03/2016

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1166 /TCT-TNCN V/v hướng dẫn về thuế TNCN đối với tiền công tác phí, tiền điện thoại.	Hà Nội, ngày 21 tháng 3 năm 2016

Kính gửi: Cục Thuế tỉnh Bình Định.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 113/CT-TNCN ngày 25/01/2016 của Cục Thuế tỉnh Bình Định vướng mắc về xác định các Khoản thu nhập chịu thuế TNCN. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

- Tại tiết đ.4 Điểm 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các Khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm:

“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:

đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

đ.4.3) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.”

- Tại tiết 2.9 Điểm 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về các Khoản chi không được tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm:

“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ Khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp....”

- Tại tiết 2.6 Điểm 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về các Khoản chi không được tính vào chi phí của doanh nghiệp bao gồm:

“2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các Khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty....”

Căn cứ các hướng dẫn nêu trên thì:

- Về Khoản tiền công tác phí: Trường hợp các Khoản thanh toán tiền công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn Luật thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành thì các Khoản thanh toán tiền công tác phí này là Khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

- Về Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì Khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Tổng cục Thuế trả lời để Công ty biết và thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Vụ: PC, CS (TCT); - Website Tổng cục Thuế; - Lưu: VT, TNCN.

TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG KT. VỤ TRƯỞNG VỤ QL THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN PHÓ VỤ TRƯỞNG Nguyễn Duy Minh

English

MINISTRY OF FINANCE OF VIETNAM GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ----------------
No. 1166 /TCT-TNCN Re: Personal income tax on business trip and phone call allowances	Hanoi, March 21, 2016

To: Department of Taxation of Binh Dinh province

Below is the response of General Department of Taxation to Official Dispatch No. 113/CT-TNCN dated 25/01/2016 of Department of Taxation of Binh Dinh province enquiring about incomes subject to personal income tax:

- Pursuant to Point dd.4 Clause 2 Article 2 of Circular No. 111/2013/TT-BTC, the following incomes are not subject to personal income tax:

"dd.4) Flat expenditures on stationery, business trips, phone calls, costumes, etc. that are in excess of the limits prescribed by the State. Flat expenditures are not included in taxable income in the cases below:

dd.4.1) For the officials and employees in public service agencies, communist party’s agencies, associations: the flat expenditure shall apply guiding documents promulgated by the Ministry of Finance.

dd.4.2) For the employees working in businesses and representative offices: the flat expenditure shall conform to the income that incurs corporate income tax and guiding documents of the Law on Corporate Income Tax.

dd.4.3) For the employees in international organizations and representative offices of foreign organizations: the flat expenditure shall comply with regulations of such international organizations and representative offices of foreign organizations."

- Pursuant to Point 2.9 Clause 2 Article 6 of Circular No. 78/2014/TT-BTC, which is amended by Article 4 of Circular No. 96/2015/TT-BTC, the following expenses are not deductible when calculating taxable income of the enterprise:

...

...

...

Allowance for employees on business trips, allowance for travelling and accommodation of employees on business trips will be deductible expenses when calculating taxable income if they have adequate invoices. If the enterprise pays for the traveling, accommodation, and allowance of employees on business trips in accordance with its financial regulations or rules, such amounts will be deductible..."

- Pursuant to Point 2.6 Clause 2 Article 6 of Circular No. 78/2014/TT-BTC, which is amended by Article 4 of Circular No. 96/2015/TT-BTC, the following expenses are not deductible when calculating taxable income of the enterprise:

"2.6. Expenditures on wages and bonus for employees in one of the following cases:

a) Expenditure on wages and other payables to employees that have been included in operating costs in the period but are not actually paid or do not have proof of payment as prescribed by law.

b) Wages, bonuses, life insurance premiums for employees that are not specified in one of the following documents: employment contract, collective bargaining agreement, financial regulation of the company, general company, corporation, reward scheme issued by the President of the Board of Directors, General Director, or Director in accordance with the financial regulation of the company or general company..."

Pursuant to the regulations above:

- Regarding payments for business trips: If the payments for the costs incurred by employees during business trips such as air tickets, lodging, taxi, meals are recorded as deductible expenses when determining incomes subject to corporate income tax according to the Law on Corporate Income Tax and its guiding documents, they are also deductible when determining incomes subject to personal income tax.

- Regarding payments for phone call: If there are specific conditions and levels of payments for phone calls in one of the following document: employment contract; collective bargaining agreement; financial regulation of the company, general company, corporation; reward scheme issued by the President of the Board of Directors, General Director, or Director in accordance with the financial regulation of the company or general company, and these payments are recorded as deductible expenses when calculating incomes subject to corporate income tax, they are also deductible when determining incomes subject to personal income tax. The payment for phone calls of employees in excess of the predetermined flat expenditure (if any) shall be included in the income subject to personal income tax (not deductible).

For your information and compliance./.

...

...

...

ON BEHALF OF GENERAL DIRECTOR
PP DIRECTOR OF PERSONAL INCOME TAX DEPARTMENT
DEPUTY DIRECTOR




Nguyen Duy Minh