Thời hạn bản sao công chứng,chứng thực
Khi làm các loại giấy tờ, chúng ta hay tiến hành thủ tục công chứng, chứng thực các tài liệu cá nhân. Theo quy định của Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản liên quan quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ta thấy rằng không có bất cứ quy định nào về thời hạn có hiệu lực của bản sao đã được công chứng, chứng thực. Chính vì thế về nguyên tắc, bản sao đã được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn. Tuy nhiên, khi xét dưới góc độ thực tế ta biết được bản sao đã được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại và dựa vào cách mọi người sử dụng mà ta biết được rằng: Đối với các loại bản sao được công chứng và chứng thực từ bản gốc là các loại giấy tờ như: Giấy phép lái xe, bảng điểm, bằng cử nhân, … sẽ có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ. Và đối với các loại bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có thời hạn như: Giấy chứng minh nhân dân/CCCD hay phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, … sẽ chỉ có thời hạn sử dụng trong thời gian là loại giấy tờ gốc còn hạn sử dụng. Tuy nhiên trên thực tế thì cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận bản sao chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc trong vòng 3-6 tháng để đảm bảo tính cập nhật, xác thực của các loại giấy tờ gốc trên. Riêng đối với các tài liệu và giấy tờ, tài liệu hay hợp đồng mà có sự thay đổi trong quá trình sử dụng như các loại giấy tờ chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy phép đầu tư cùng sổ hộ khẩu, … thì lúc sử dụng các bản sao cán bộ thụ lý còn có quyền yêu cầu bạn xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không yêu cầu bạn nộp bản sao công chứng mới.
Mất bằng gốc mang bản đã công chứng ra đối chiếu để công chứng bản mới được không?
Tôi đã công chứng bằng đại học rồi, giờ thất lạc bằng đại học góc, nếu tôi muốn công chứng thì mang bảng công chứng cũ ra thì có được công chứng mới không?
Bản sao y có giá trị pháp lý khi bản chính còn thời hạn?
Liên quan đến giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính, nhiều người vẫn thắc mắc về giá trị sử dụng của bản sao. Thực tế, nhiều trường hợp nộp bản sao đã được chứng thực quá 3 hoặc 6 tháng thì không được đơn vị tuyển dụng chấp nhận. Vậy thực hư vấn đề này ra sao? Quy định hiện hành: Khoản 1, 2 điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch "... Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác..." Điều 77 Luật công chứng 2014 quy định: Điều 77. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên 1. Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. 2. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực. Đồng thời, pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc. Xét dưới góc độ thực tiễn, cần có quy định cụ thể để phù hợp với thực tế rằng: - Bản sao “vô hạn”: Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng cử nhân, kỹ sư…) thì bản sao có giá trị pháp lý vô hạn. Vì với các loại văn bằng, chứng chỉ về cơ bản thì sẽ không thay đổi đối với người được cấp, kể cả khi họ đã chết. - Bản sao “hữu hạn”: Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân…) thì bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn bản gốc còn giá trị.bởi những loại giấy tờ đó có thể thay đổi sau một thời gian Theo mình, việc quy định thời hạn của bản sao cần phù hợp với từng loại cụ thể để phù hợp với cuộc sống và quy định của pháp luật.
Cách chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng
(PLO)- Bắt đầu từ ngày 1-7-2020, người dùng có thể chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đi lại. Trong đợt này cũng có thêm bốn dịch vụ khác được tích hợp lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) bao gồm đóng phạt vi phạm giao thông, đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), gia hạn thẻ bảo hiểm y tế (BHYT), cấp đổi GPLX cấp độ 4 và đóng lệ phí trước bạ. Ngoài việc giúp người dân, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi thực hiện các thủ tục hành chính, Cổng DVCQG còn cho phép kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ, đánh giá thái độ phục vụ, tiếp nhận ý kiến phản ánh của cá nhân, tổ chức trên toàn quốc. 1. Cách đăng ký tài khoản trên Cổng DVCQG Đầu tiên, bạn hãy mở trình duyệt trên điện thoại hoặc máy tính và truy cập vào địa chỉ https://www.dichvucong.gov.vn/, bấm vào nút Đăng ký ở góc trên phải. Sau đó lựa chọn phương thức đăng ký bằng thuê bao di động, bảo hiểm xã hội, USB ký số hoặc SIM ký số. Nếu là người dùng cá nhân, bạn hãy chọn mục Công dân và làm theo các bước hướng dẫn. Đăng ký tài khoản trên Cổng DVCQG để quản lý hồ sơ đơn giản hơn. Ảnh: MINH HOÀNG Tiếp theo, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tại các mục có dấu (*), đơn cử như họ tên, số CMND/căn cước. Lưu ý, nếu lúc trước bạn đăng ký thông tin thuê bao với nhà mạng bằng CMND thì điền số CMND và ngược lại. Sau đó, Cổng DVCQG sẽ gửi về điện thoại mã OTP để xác nhận lại tài khoản. Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập vào mật khẩu mới để hoàn tất việc đăng ký. Ngoài cách trên, người dùng có thể đăng ký tài khoản thông qua hệ thống Bưu điện Việt Nam tại địa chỉ http://postid.vnpost.vn. Tạo tài khoản thông qua hệ thống của Bưu điện Việt Nam. Ảnh: MINH HOÀNG 2. Cách chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng Để bắt đầu, bạn hãy mở trình duyệt trên điện thoại hoặc máy tính và truy cập vào địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó đăng nhập bằng tài khoản tương ứng. Tiếp theo, người dùng chỉ cần nhấp vào menu Thông tin và dịch vụ - Dịch vụ công nổi bật. Lựa chọn thủ tục cần thực hiện. Ảnh: MINH HOÀNG Trong phần kết quả trả về, bạn hãy nhấp vào liên kết Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Sau đó người dùng chỉ cần chọn Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã hoặc phòng Tư pháp cấp huyện tương ứng để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, cuối cùng bấm nút Đồng ý. Lựa chọn cơ quan tư pháp tương ứng. Ảnh: MINH HOÀNG Theo ghi nhận ở thời điểm hiện tại, các UBND phường/xã vẫn đang trong quá trình tích hợp với Cổng DVCQG nên vẫn còn nhiều nơi chưa hỗ trợ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng. Tiếp theo, bạn hãy chọn loại giấy tờ cần chứng thực (chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận đầu tư, giấy khai sinh, giấy đăng ký kinh doanh, hộ chiếu, hộ khẩu thường trú...), chọn ngày hẹn và giờ hẹn mong muốn rồi bấm Đặt lịch hẹn. Lưu ý, những khung giờ nào đã đủ lượt đặt hệ thống tự động ẩn đi. Chọn loại giấy tờ cần chứng thực và thời gian hẹn mong muốn. Ảnh: MINH HOÀNG Khi đặt lịch hẹn thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo trên màn hình, đồng thời gửi tin nhắn SMS và thời gian hẹn đến số điện thoại của bạn. Trong trường hợp cán bộ tư pháp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi tin nhắn thông báo đến điện thoại và mục Thông báo trên tài khoản DVCQG (bấm vào tên tài khoản - Thông tin tài khoản - Thông báo). Người dùng sẽ nhận được thông báo về ngày giờ làm việc qua điện thoại và tài khoản DVCQG. 3. Nhận file chứng thực điện tử qua mạng Khi đến đúng ngày giờ đã hẹn, bạn hãy đến cơ quan tư pháp, cung cấp CMND/căn cước hoặc mã số thuế (MST) nếu là doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất việc chứng thực, cơ quan tư pháp sẽ gửi file chứng thực điện tử về tài khoản DVCQG. Để xem file kết quả, bạn hãy bấm vào tên người dùng ở góc trên bên phải và chọn Thông tin cá nhân - Dịch vụ công của tôi. Tại mục Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, người dùng chỉ cần bấm vào biểu tượng “tờ giấy” và chọn Xem chi tiết. File chứng thực điện tử sẽ được gửi vào tài khoản DVCQG. Lúc này, bạn có thể in tệp tin này ra và sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. File điện tử sau khi đã được chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ. Trong trường hợp người dùng, doanh nghiệp không có tài khoản DVCQG, khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ sẽ yêu cầu cung cấp email. Sau khi hoàn tất việc chứng thực, file chứng thực điện tử sẽ được gửi về email đã cung cấp ban đầu. Theo Báo pháp luật TP.HCM
Hướng dẫn cách ghi “quê quán” và “nơi sinh” sao cho đúng luật
Hiện nay, trong các loại giấy tờ của cá nhân như: chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy khai sinh,…. đều có mục ghi “nơi sinh” hoặc “quê quán”. Vậy khi ghi thông tin về “quê quán” và “nơi sinh” thì căn cứ giấy tờ nào để ghi cho đúng? - Về quê quán: Theo khoản 8 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 thì: Quê quán của cá nhân được xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ theo thỏa thuận của cha, mẹ hoặc theo tập quán được ghi trong tờ khai khi đăng ký khai sinh. - Về nơi sinh: Theo phụ lục hướng dẫn khai Tờ khai đăng ký khai sinh tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn ghi phần nơi sinh như sau: Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính Ví dụ: + Bệnh viện Phụ sản, Hà Nội + Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh. Trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh), nơi sinh ra. Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh. Trường hợp có sự khác biệt giữa chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh của một cá nhân về quê quán thì phải ghi theo nội dung tại “giấy khai sinh”, vấn đề này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch như sau: Điều 6. Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh 1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. 2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. 3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh. Như vậy, giấy khai sinh là giấy tờ gốc ghi nhận thông tin về nhân thân của một cá nhân, các giấy tờ sau nó cần điều chỉnh đều căn cứ vào giấy khai sinh được cấp đúng thẩm quyền. Theo đó, chúng ta nên ghi quê quán và nơi sinh theo giấy khai sinh là chuẩn xác nhất.
Giấy tờ xe thế chấp tại ngân hàng, dùng bản sao có bị phạt?
Khi ngân hàng nhận thế chấp xe từ khác hàng, ngân hàng có quyền giữ bản chính giấy tờ đăng ký xe. Điều này là phù hợp với quy định hiện hành tại Điều 317, Điều 323 Bộ luật dân sự 2015. Tuy nhiên, vấn đề này lại được quy định hoàn toàn khác tại điều 20a Nghị định 163/2006/NĐ-CP đã được sửa đổi bổ sung tại Nghị định 11/2012/NĐ-CP như sau: “Điều 20a. Giữ giấy tờ về tài sản thế chấp Trong trường hợp tài sản thế chấp là tàu bay, tàu biển hoặc phương tiện giao thông quy định tại Điều 7a Nghị định này thì bên thế chấp giữ bản chính Giấy chứng nhận quyền sở hữu tàu bay, Giấy chứng nhận đăng ký tàu biển Việt Nam, Giấy đăng ký phương tiện giao thông trong thời hạn hợp đồng thế chấp có hiệu lực”. Theo đó, với quy định tại Bộ luật dân sự 2015 thì ngân hàng được phép giữ giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp theo thỏa thuận, trừ trường hợp Luật có quy định khác. Trong khi Nghị định 163/2006/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 11/2012/NĐ-CP) lại đưa ra quy định được hiểu rằng ngân hàng không được giữ giấy tờ của người thế chấp tài sản. Giải quyết quy định chồng chéo này, Khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 quy định về thứ tự ưu tiên áp dụng khi có nhiều văn bản cùng quy định về một vấn đề thì Bộ luật dân sự 2015 sẽ được ưu tiên áp dụng bởi Luật có hiệu lực pháp lý cao hơn Nghị định: “Điều 156. Áp dụng văn bản quy phạm pháp luật Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.” Như vậy, chúng ta có thể khẳng định rằng việc ngân hàng giữ bản gốc giấy chứng nhận đăng ký xe là hợp pháp. Mặt khác, hiện nay hành vi không mang theo giấy phép lái xe khi tham gia giao thông sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 100 – 200 nghìn đồng đối với xe máy (điểm b khoản 2 Điều 21 Nghị định 100/2019/NĐ-CP) và 200 – 400 nghìn đồng đối với xe ô tô (điểm a khoản 3 Điều 22 Nghị định 100/2019/NĐ-CP). Vậy khi tham gia giao thông không có giấy đăng ký xe bản gốc vì ngân hàng đã giữ thì người điều khiển mang bản sao giấy đăng ký xe thì có bị phạt hay không? Với quy định tại mục 1 của Công văn 8601/VPCP-CN thì câu hỏi trên đã được giải đáp: “Người điều khiển phương tiện tham gia giao thông được sử dụng bản sao chứng thực giấy đăng ký phương tiện giao thông, kèm theo bản gốc giấy biên nhận của tổ chức tín dụng còn hiệu lực, thay cho bản chính giấy đăng ký phương tiện giao thông để tham gia giao thông trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian tổ chức tín dụng giữ bản chính giấy đăng ký phương tiện giao thông nhằm đảm bảo nghĩa vụ dân sự trong việc thế chấp phương tiện.” Như vậy, trong thời gian ngân hàng giữ bản chính giấy đăng ký xe thì chủ xe vẫn có thể sử dụng bản sao chứng thực giấy đăng ký xe, kèm theo bản gốc giấy biên nhận của ngân hàng còn hiệu lực, thay cho bản chính giấy đăng ký xe để tham gia giao thông mà không bị phạt về hành vi không mang giấy đăng ký xe.
Cần phân biệt bản sao và bản chụp
Có bao giờ bạn nghe đến khái niệm “bản chụp” của tài liệu, giấy tờ chưa? Xét về giá trị pháp lý, bản chụp có giá trị như sản sao không? Pháp luật không có quy định hay định nghĩa về như thế nào được xem là bản chụp. Trên thực tế, bản chụp giấy tờ hay tài liệu thường được dung để ám chỉ bản tạo ra thông qua việc chụp lại bằng các thiết bị như: điện thoại, máy ảnh,... một cách trực tiếp. Nói cách khác, bản chụp thường định dạng dưới hình thức là file mềm và được lưu giữ trên các loại thiết bị máy tính, điện thoại,…. Ngày nay, bản chụp là hình thức phổ biến và thuận tiện để trao đổi thông tin với nhau. Trong khi đó, bản sao theo quy định hiện hành tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được định nghĩa là: “bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”. Như vậy, về hình thức thì bản sao phải được in ra trên giấy dựa trên bản chụp, nội dung đầy đủ, có sự chính xác, được công chứng chứng thực ở cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Xuất phát từ hình thức rõ ràng và xác định hơn so với bản chụp mà bản sao sẽ có giá trị tương đương bản chính nếu được công chứng, chứng thực. Còn về bản chụp, nó không công nhận giá trị pháp lý khi bạn làm việc với cơ quan nhà nước. Lưu ý: Không ít trường hợp người dân mặc định giá trị sử dụng của bản sao thường chỉ có thời hạn nhất định kể từ ngày được chứng thực. Cách hiểu trên hoàn toàn sai lầm. Hiện nay, những vấn đề liên quan đến bản sao chứng thực được điều chỉnh theo quy đinh tại Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong đó, chưa có một điều luật nào quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực từ bản chính. Nói cách khác, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về giá trị thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực. Thay vào đó, tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ có quy định về giá trị pháp lý của bản sao như sau: 1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Như vậy, về mặt nguyên tắc, chúng ta có thể hiểu giá trị sử dụng của bản sao giấy tờ, tài liệu chứng thực sẽ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của bản chính giấy tờ đó. Điều này có nghĩa rằng, ở mỗi loại giấy tờ khác nhau bản sao chứng thực của giấy tờ đó cũng sẽ có giá trị thời hạn sử dụng khác nhau. Thực tiễn, chúng ta chia làm 02 loại: – Đối với giấy tờ không xác định về thời hạn sử dụng: Đối với những giấy tờ này, bản sao chứng thực cũng sẽ có giá trị sử dụng không bị xác định về thời hạn. Một số loại giấy tờ theo quy định chỉ được cấp một lần và không quy định về giá trị thời hạn sử dụng như: giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,… Trong trường hợp bản chính dùng để đối chiếu cấp bản sao chứng thực bị hủy bỏ, thu hồi hoặc đã thực hiện thủ tục theo quy định để thay đổi, bổ sung thông tin trên giấy tờ thì bản sao chứng thực được cấp trước đó mới hết giá trị sử dụng. – Đối với những loại giấy tờ có quy định về thời hạn sử dụng: Các văn bản, giấy tờ khác đều được cơ quan, tổ chức cấp hoặc đóng dấu đều có thời hạn sử dụng nhất định do pháp luật quy định hoặc theo mục đích sử dụng. Do đó, bản sao chứng thực của những loại văn bản, giấy tờ này cũng chỉ có giá trị sử dụng khi bản gốc còn có giá trị sử dụng. Lấy ví dụ một số giấy tờ hữu hạn như: Giấy chứng minh nhân dân thời hạn là 15 năm; phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe là 6 tháng,.. Về nguyên tắc, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao đã được chứng thực không được yêu cầu người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp nếu người tiếp nhận nghi ngờ bản sao là giả mạo hoặc đã có sự thay đổi về bản chính thì có quyền xác minh bằng cách yêu cầu người nộp giấy tờ cho xem bản chính để đối chiếu (theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Như vậy, với những bản sao giấy tờ đã được chứng thực quá lâu, người nộp có thể mang theo giấy tờ bản gốc để đối chiếu trong trường hợp cần thiết chứ không bắt buộc phải đi chứng thực lại. Tuy nhiên, hiện nay không ít cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận những bản sao giấy tờ chứng thực thường yêu cầu phải được chứng thực trong thời gian 3 tháng hoặc 6 tháng gần nhất nhằm mục đích tránh nguy cơ giả mạo giấy tờ, tài liệu hoặc có thay đổi về bản chính. Dựa vào các căn cứ pháp lý hiện hành thì rõ rang yêu cầu này là trái với quy định của pháp luật, đồng thời gây khó khăn, phiền hà cho công dân cũng như quá tải về khối lượng công việc cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền về cấp bản sao chứng thực.
Cơ sở pháp lý quy định thời hạn bản sao chứng thực
Câu hỏi: “Thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực là bao lâu?” có lẽ vẫn là chủ đề nóng và gây thắc mắc cho rất nhiều người, bởi ai một lần trong đời cũng sẽ thực hiện công chứng, chứng thực các loại giấy tờ cho bản thân mình. Trên thực tế, tùy theo tính chất của các loại bản sao y (bản sao được chứng thực) mà chia thành 2 loại thời hạn khác nhau. Loại 1: Bản sao y có thời hạn vô hạn Đó là bản sao y của các loại giấy tờ mang tính chất ổn định như bằng tốt nghiệp THPT, tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng… Loại 2: Bản sao y có thời hạn hữu hạn (thông thường là 03 tháng hoặc 06 tháng) Đó là bản sao y của các loại giấy tờ có thể thay đổi, tùy biến các thông tin trong đó, chẳng hạn như Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân… Vấn đề này hoàn toàn không được quy định trong bất kỳ văn bản nào liên quan đến công chứng, chứng thực như Luật công chứng 2014, Nghị định 23/2015/NĐ-CP… Việc phân chia như trên xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và ý nghĩa của việc công chứng, chứng thực, cho nên giữa cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực với người dân tự ngầm hiểu, chấp nhận. Vì vậy, xuất phát từ nhu cầu thực tiễn, theo mình, trong thời gian tới, nên ban hành Nghị định mới sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP về vấn đề thời hạn của bảo sao công chứng, chứng thực như sau: - Quy định rõ thời hạn sử dụng bản sao chứng thực. - Nên chia thành 2 trường hợp như thực tế hiện nay. Trong đó: Trường hợp 1: Bản sao có thời hạn vô hạn Áp dụng đối với các loại văn bản, giấy tờ như bằng cấp, biên bản, quyết định…Bởi những loại văn bản, giấy tờ này ít có sự biến động và thay đổi thông tin theo thời gian Trường hợp 2: Bản sao có thời hạn hữu hạn Áp dụng đối với những loại văn bản, giấy tờ có sự biến đổi thông tin theo thời gian như Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân hoặc Giấy khám sức khỏe… Đồng thời, Nghị định cũng nên nêu rõ thời hạn sử dụng bản sao của các loại giấy tờ, văn bản trên là bao lâu. Việc quy định rõ thời hạn sử dụng bản sao chứng thực giúp tránh được việc lạm dụng trong việc thực hiện và sử dụng các loại bản sao chứng thực này.
Thời hạn bản sao công chứng,chứng thực
Khi làm các loại giấy tờ, chúng ta hay tiến hành thủ tục công chứng, chứng thực các tài liệu cá nhân. Theo quy định của Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản liên quan quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ta thấy rằng không có bất cứ quy định nào về thời hạn có hiệu lực của bản sao đã được công chứng, chứng thực. Chính vì thế về nguyên tắc, bản sao đã được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn. Tuy nhiên, khi xét dưới góc độ thực tế ta biết được bản sao đã được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại và dựa vào cách mọi người sử dụng mà ta biết được rằng: Đối với các loại bản sao được công chứng và chứng thực từ bản gốc là các loại giấy tờ như: Giấy phép lái xe, bảng điểm, bằng cử nhân, … sẽ có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ. Và đối với các loại bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có thời hạn như: Giấy chứng minh nhân dân/CCCD hay phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, … sẽ chỉ có thời hạn sử dụng trong thời gian là loại giấy tờ gốc còn hạn sử dụng. Tuy nhiên trên thực tế thì cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận bản sao chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc trong vòng 3-6 tháng để đảm bảo tính cập nhật, xác thực của các loại giấy tờ gốc trên. Riêng đối với các tài liệu và giấy tờ, tài liệu hay hợp đồng mà có sự thay đổi trong quá trình sử dụng như các loại giấy tờ chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy phép đầu tư cùng sổ hộ khẩu, … thì lúc sử dụng các bản sao cán bộ thụ lý còn có quyền yêu cầu bạn xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không yêu cầu bạn nộp bản sao công chứng mới.
Mất bằng gốc mang bản đã công chứng ra đối chiếu để công chứng bản mới được không?
Tôi đã công chứng bằng đại học rồi, giờ thất lạc bằng đại học góc, nếu tôi muốn công chứng thì mang bảng công chứng cũ ra thì có được công chứng mới không?
Bản sao y có giá trị pháp lý khi bản chính còn thời hạn?
Liên quan đến giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực từ bản chính, nhiều người vẫn thắc mắc về giá trị sử dụng của bản sao. Thực tế, nhiều trường hợp nộp bản sao đã được chứng thực quá 3 hoặc 6 tháng thì không được đơn vị tuyển dụng chấp nhận. Vậy thực hư vấn đề này ra sao? Quy định hiện hành: Khoản 1, 2 điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch "... Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác..." Điều 77 Luật công chứng 2014 quy định: Điều 77. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản của công chứng viên 1. Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. 2. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực. Đồng thời, pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc. Xét dưới góc độ thực tiễn, cần có quy định cụ thể để phù hợp với thực tế rằng: - Bản sao “vô hạn”: Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng cử nhân, kỹ sư…) thì bản sao có giá trị pháp lý vô hạn. Vì với các loại văn bằng, chứng chỉ về cơ bản thì sẽ không thay đổi đối với người được cấp, kể cả khi họ đã chết. - Bản sao “hữu hạn”: Là bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân…) thì bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn bản gốc còn giá trị.bởi những loại giấy tờ đó có thể thay đổi sau một thời gian Theo mình, việc quy định thời hạn của bản sao cần phù hợp với từng loại cụ thể để phù hợp với cuộc sống và quy định của pháp luật.
Cách chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng
(PLO)- Bắt đầu từ ngày 1-7-2020, người dùng có thể chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đi lại. Trong đợt này cũng có thêm bốn dịch vụ khác được tích hợp lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) bao gồm đóng phạt vi phạm giao thông, đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), gia hạn thẻ bảo hiểm y tế (BHYT), cấp đổi GPLX cấp độ 4 và đóng lệ phí trước bạ. Ngoài việc giúp người dân, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi thực hiện các thủ tục hành chính, Cổng DVCQG còn cho phép kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ, đánh giá thái độ phục vụ, tiếp nhận ý kiến phản ánh của cá nhân, tổ chức trên toàn quốc. 1. Cách đăng ký tài khoản trên Cổng DVCQG Đầu tiên, bạn hãy mở trình duyệt trên điện thoại hoặc máy tính và truy cập vào địa chỉ https://www.dichvucong.gov.vn/, bấm vào nút Đăng ký ở góc trên phải. Sau đó lựa chọn phương thức đăng ký bằng thuê bao di động, bảo hiểm xã hội, USB ký số hoặc SIM ký số. Nếu là người dùng cá nhân, bạn hãy chọn mục Công dân và làm theo các bước hướng dẫn. Đăng ký tài khoản trên Cổng DVCQG để quản lý hồ sơ đơn giản hơn. Ảnh: MINH HOÀNG Tiếp theo, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tại các mục có dấu (*), đơn cử như họ tên, số CMND/căn cước. Lưu ý, nếu lúc trước bạn đăng ký thông tin thuê bao với nhà mạng bằng CMND thì điền số CMND và ngược lại. Sau đó, Cổng DVCQG sẽ gửi về điện thoại mã OTP để xác nhận lại tài khoản. Cuối cùng, bạn chỉ cần nhập vào mật khẩu mới để hoàn tất việc đăng ký. Ngoài cách trên, người dùng có thể đăng ký tài khoản thông qua hệ thống Bưu điện Việt Nam tại địa chỉ http://postid.vnpost.vn. Tạo tài khoản thông qua hệ thống của Bưu điện Việt Nam. Ảnh: MINH HOÀNG 2. Cách chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng Để bắt đầu, bạn hãy mở trình duyệt trên điện thoại hoặc máy tính và truy cập vào địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó đăng nhập bằng tài khoản tương ứng. Tiếp theo, người dùng chỉ cần nhấp vào menu Thông tin và dịch vụ - Dịch vụ công nổi bật. Lựa chọn thủ tục cần thực hiện. Ảnh: MINH HOÀNG Trong phần kết quả trả về, bạn hãy nhấp vào liên kết Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Sau đó người dùng chỉ cần chọn Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã hoặc phòng Tư pháp cấp huyện tương ứng để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, cuối cùng bấm nút Đồng ý. Lựa chọn cơ quan tư pháp tương ứng. Ảnh: MINH HOÀNG Theo ghi nhận ở thời điểm hiện tại, các UBND phường/xã vẫn đang trong quá trình tích hợp với Cổng DVCQG nên vẫn còn nhiều nơi chưa hỗ trợ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ qua mạng. Tiếp theo, bạn hãy chọn loại giấy tờ cần chứng thực (chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận đầu tư, giấy khai sinh, giấy đăng ký kinh doanh, hộ chiếu, hộ khẩu thường trú...), chọn ngày hẹn và giờ hẹn mong muốn rồi bấm Đặt lịch hẹn. Lưu ý, những khung giờ nào đã đủ lượt đặt hệ thống tự động ẩn đi. Chọn loại giấy tờ cần chứng thực và thời gian hẹn mong muốn. Ảnh: MINH HOÀNG Khi đặt lịch hẹn thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo trên màn hình, đồng thời gửi tin nhắn SMS và thời gian hẹn đến số điện thoại của bạn. Trong trường hợp cán bộ tư pháp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi tin nhắn thông báo đến điện thoại và mục Thông báo trên tài khoản DVCQG (bấm vào tên tài khoản - Thông tin tài khoản - Thông báo). Người dùng sẽ nhận được thông báo về ngày giờ làm việc qua điện thoại và tài khoản DVCQG. 3. Nhận file chứng thực điện tử qua mạng Khi đến đúng ngày giờ đã hẹn, bạn hãy đến cơ quan tư pháp, cung cấp CMND/căn cước hoặc mã số thuế (MST) nếu là doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất việc chứng thực, cơ quan tư pháp sẽ gửi file chứng thực điện tử về tài khoản DVCQG. Để xem file kết quả, bạn hãy bấm vào tên người dùng ở góc trên bên phải và chọn Thông tin cá nhân - Dịch vụ công của tôi. Tại mục Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, người dùng chỉ cần bấm vào biểu tượng “tờ giấy” và chọn Xem chi tiết. File chứng thực điện tử sẽ được gửi vào tài khoản DVCQG. Lúc này, bạn có thể in tệp tin này ra và sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. File điện tử sau khi đã được chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ. Trong trường hợp người dùng, doanh nghiệp không có tài khoản DVCQG, khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ sẽ yêu cầu cung cấp email. Sau khi hoàn tất việc chứng thực, file chứng thực điện tử sẽ được gửi về email đã cung cấp ban đầu. Theo Báo pháp luật TP.HCM
Hướng dẫn cách ghi “quê quán” và “nơi sinh” sao cho đúng luật
Hiện nay, trong các loại giấy tờ của cá nhân như: chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy khai sinh,…. đều có mục ghi “nơi sinh” hoặc “quê quán”. Vậy khi ghi thông tin về “quê quán” và “nơi sinh” thì căn cứ giấy tờ nào để ghi cho đúng? - Về quê quán: Theo khoản 8 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 thì: Quê quán của cá nhân được xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ theo thỏa thuận của cha, mẹ hoặc theo tập quán được ghi trong tờ khai khi đăng ký khai sinh. - Về nơi sinh: Theo phụ lục hướng dẫn khai Tờ khai đăng ký khai sinh tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn ghi phần nơi sinh như sau: Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính Ví dụ: + Bệnh viện Phụ sản, Hà Nội + Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh. Trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh), nơi sinh ra. Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh. Trường hợp có sự khác biệt giữa chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh của một cá nhân về quê quán thì phải ghi theo nội dung tại “giấy khai sinh”, vấn đề này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch như sau: Điều 6. Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh 1. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. 2. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. 3. Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh. Như vậy, giấy khai sinh là giấy tờ gốc ghi nhận thông tin về nhân thân của một cá nhân, các giấy tờ sau nó cần điều chỉnh đều căn cứ vào giấy khai sinh được cấp đúng thẩm quyền. Theo đó, chúng ta nên ghi quê quán và nơi sinh theo giấy khai sinh là chuẩn xác nhất.
Giấy tờ xe thế chấp tại ngân hàng, dùng bản sao có bị phạt?
Khi ngân hàng nhận thế chấp xe từ khác hàng, ngân hàng có quyền giữ bản chính giấy tờ đăng ký xe. Điều này là phù hợp với quy định hiện hành tại Điều 317, Điều 323 Bộ luật dân sự 2015. Tuy nhiên, vấn đề này lại được quy định hoàn toàn khác tại điều 20a Nghị định 163/2006/NĐ-CP đã được sửa đổi bổ sung tại Nghị định 11/2012/NĐ-CP như sau: “Điều 20a. Giữ giấy tờ về tài sản thế chấp Trong trường hợp tài sản thế chấp là tàu bay, tàu biển hoặc phương tiện giao thông quy định tại Điều 7a Nghị định này thì bên thế chấp giữ bản chính Giấy chứng nhận quyền sở hữu tàu bay, Giấy chứng nhận đăng ký tàu biển Việt Nam, Giấy đăng ký phương tiện giao thông trong thời hạn hợp đồng thế chấp có hiệu lực”. Theo đó, với quy định tại Bộ luật dân sự 2015 thì ngân hàng được phép giữ giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp theo thỏa thuận, trừ trường hợp Luật có quy định khác. Trong khi Nghị định 163/2006/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 11/2012/NĐ-CP) lại đưa ra quy định được hiểu rằng ngân hàng không được giữ giấy tờ của người thế chấp tài sản. Giải quyết quy định chồng chéo này, Khoản 2 Điều 156 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 quy định về thứ tự ưu tiên áp dụng khi có nhiều văn bản cùng quy định về một vấn đề thì Bộ luật dân sự 2015 sẽ được ưu tiên áp dụng bởi Luật có hiệu lực pháp lý cao hơn Nghị định: “Điều 156. Áp dụng văn bản quy phạm pháp luật Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn.” Như vậy, chúng ta có thể khẳng định rằng việc ngân hàng giữ bản gốc giấy chứng nhận đăng ký xe là hợp pháp. Mặt khác, hiện nay hành vi không mang theo giấy phép lái xe khi tham gia giao thông sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 100 – 200 nghìn đồng đối với xe máy (điểm b khoản 2 Điều 21 Nghị định 100/2019/NĐ-CP) và 200 – 400 nghìn đồng đối với xe ô tô (điểm a khoản 3 Điều 22 Nghị định 100/2019/NĐ-CP). Vậy khi tham gia giao thông không có giấy đăng ký xe bản gốc vì ngân hàng đã giữ thì người điều khiển mang bản sao giấy đăng ký xe thì có bị phạt hay không? Với quy định tại mục 1 của Công văn 8601/VPCP-CN thì câu hỏi trên đã được giải đáp: “Người điều khiển phương tiện tham gia giao thông được sử dụng bản sao chứng thực giấy đăng ký phương tiện giao thông, kèm theo bản gốc giấy biên nhận của tổ chức tín dụng còn hiệu lực, thay cho bản chính giấy đăng ký phương tiện giao thông để tham gia giao thông trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian tổ chức tín dụng giữ bản chính giấy đăng ký phương tiện giao thông nhằm đảm bảo nghĩa vụ dân sự trong việc thế chấp phương tiện.” Như vậy, trong thời gian ngân hàng giữ bản chính giấy đăng ký xe thì chủ xe vẫn có thể sử dụng bản sao chứng thực giấy đăng ký xe, kèm theo bản gốc giấy biên nhận của ngân hàng còn hiệu lực, thay cho bản chính giấy đăng ký xe để tham gia giao thông mà không bị phạt về hành vi không mang giấy đăng ký xe.
Cần phân biệt bản sao và bản chụp
Có bao giờ bạn nghe đến khái niệm “bản chụp” của tài liệu, giấy tờ chưa? Xét về giá trị pháp lý, bản chụp có giá trị như sản sao không? Pháp luật không có quy định hay định nghĩa về như thế nào được xem là bản chụp. Trên thực tế, bản chụp giấy tờ hay tài liệu thường được dung để ám chỉ bản tạo ra thông qua việc chụp lại bằng các thiết bị như: điện thoại, máy ảnh,... một cách trực tiếp. Nói cách khác, bản chụp thường định dạng dưới hình thức là file mềm và được lưu giữ trên các loại thiết bị máy tính, điện thoại,…. Ngày nay, bản chụp là hình thức phổ biến và thuận tiện để trao đổi thông tin với nhau. Trong khi đó, bản sao theo quy định hiện hành tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được định nghĩa là: “bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”. Như vậy, về hình thức thì bản sao phải được in ra trên giấy dựa trên bản chụp, nội dung đầy đủ, có sự chính xác, được công chứng chứng thực ở cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Xuất phát từ hình thức rõ ràng và xác định hơn so với bản chụp mà bản sao sẽ có giá trị tương đương bản chính nếu được công chứng, chứng thực. Còn về bản chụp, nó không công nhận giá trị pháp lý khi bạn làm việc với cơ quan nhà nước. Lưu ý: Không ít trường hợp người dân mặc định giá trị sử dụng của bản sao thường chỉ có thời hạn nhất định kể từ ngày được chứng thực. Cách hiểu trên hoàn toàn sai lầm. Hiện nay, những vấn đề liên quan đến bản sao chứng thực được điều chỉnh theo quy đinh tại Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong đó, chưa có một điều luật nào quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực từ bản chính. Nói cách khác, pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về giá trị thời hạn sử dụng của bản sao giấy tờ chứng thực. Thay vào đó, tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ có quy định về giá trị pháp lý của bản sao như sau: 1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Như vậy, về mặt nguyên tắc, chúng ta có thể hiểu giá trị sử dụng của bản sao giấy tờ, tài liệu chứng thực sẽ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của bản chính giấy tờ đó. Điều này có nghĩa rằng, ở mỗi loại giấy tờ khác nhau bản sao chứng thực của giấy tờ đó cũng sẽ có giá trị thời hạn sử dụng khác nhau. Thực tiễn, chúng ta chia làm 02 loại: – Đối với giấy tờ không xác định về thời hạn sử dụng: Đối với những giấy tờ này, bản sao chứng thực cũng sẽ có giá trị sử dụng không bị xác định về thời hạn. Một số loại giấy tờ theo quy định chỉ được cấp một lần và không quy định về giá trị thời hạn sử dụng như: giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,… Trong trường hợp bản chính dùng để đối chiếu cấp bản sao chứng thực bị hủy bỏ, thu hồi hoặc đã thực hiện thủ tục theo quy định để thay đổi, bổ sung thông tin trên giấy tờ thì bản sao chứng thực được cấp trước đó mới hết giá trị sử dụng. – Đối với những loại giấy tờ có quy định về thời hạn sử dụng: Các văn bản, giấy tờ khác đều được cơ quan, tổ chức cấp hoặc đóng dấu đều có thời hạn sử dụng nhất định do pháp luật quy định hoặc theo mục đích sử dụng. Do đó, bản sao chứng thực của những loại văn bản, giấy tờ này cũng chỉ có giá trị sử dụng khi bản gốc còn có giá trị sử dụng. Lấy ví dụ một số giấy tờ hữu hạn như: Giấy chứng minh nhân dân thời hạn là 15 năm; phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe là 6 tháng,.. Về nguyên tắc, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao đã được chứng thực không được yêu cầu người nộp phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp nếu người tiếp nhận nghi ngờ bản sao là giả mạo hoặc đã có sự thay đổi về bản chính thì có quyền xác minh bằng cách yêu cầu người nộp giấy tờ cho xem bản chính để đối chiếu (theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Như vậy, với những bản sao giấy tờ đã được chứng thực quá lâu, người nộp có thể mang theo giấy tờ bản gốc để đối chiếu trong trường hợp cần thiết chứ không bắt buộc phải đi chứng thực lại. Tuy nhiên, hiện nay không ít cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận những bản sao giấy tờ chứng thực thường yêu cầu phải được chứng thực trong thời gian 3 tháng hoặc 6 tháng gần nhất nhằm mục đích tránh nguy cơ giả mạo giấy tờ, tài liệu hoặc có thay đổi về bản chính. Dựa vào các căn cứ pháp lý hiện hành thì rõ rang yêu cầu này là trái với quy định của pháp luật, đồng thời gây khó khăn, phiền hà cho công dân cũng như quá tải về khối lượng công việc cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền về cấp bản sao chứng thực.
Cơ sở pháp lý quy định thời hạn bản sao chứng thực
Câu hỏi: “Thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực là bao lâu?” có lẽ vẫn là chủ đề nóng và gây thắc mắc cho rất nhiều người, bởi ai một lần trong đời cũng sẽ thực hiện công chứng, chứng thực các loại giấy tờ cho bản thân mình. Trên thực tế, tùy theo tính chất của các loại bản sao y (bản sao được chứng thực) mà chia thành 2 loại thời hạn khác nhau. Loại 1: Bản sao y có thời hạn vô hạn Đó là bản sao y của các loại giấy tờ mang tính chất ổn định như bằng tốt nghiệp THPT, tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng… Loại 2: Bản sao y có thời hạn hữu hạn (thông thường là 03 tháng hoặc 06 tháng) Đó là bản sao y của các loại giấy tờ có thể thay đổi, tùy biến các thông tin trong đó, chẳng hạn như Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân… Vấn đề này hoàn toàn không được quy định trong bất kỳ văn bản nào liên quan đến công chứng, chứng thực như Luật công chứng 2014, Nghị định 23/2015/NĐ-CP… Việc phân chia như trên xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và ý nghĩa của việc công chứng, chứng thực, cho nên giữa cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực với người dân tự ngầm hiểu, chấp nhận. Vì vậy, xuất phát từ nhu cầu thực tiễn, theo mình, trong thời gian tới, nên ban hành Nghị định mới sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP về vấn đề thời hạn của bảo sao công chứng, chứng thực như sau: - Quy định rõ thời hạn sử dụng bản sao chứng thực. - Nên chia thành 2 trường hợp như thực tế hiện nay. Trong đó: Trường hợp 1: Bản sao có thời hạn vô hạn Áp dụng đối với các loại văn bản, giấy tờ như bằng cấp, biên bản, quyết định…Bởi những loại văn bản, giấy tờ này ít có sự biến động và thay đổi thông tin theo thời gian Trường hợp 2: Bản sao có thời hạn hữu hạn Áp dụng đối với những loại văn bản, giấy tờ có sự biến đổi thông tin theo thời gian như Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân hoặc Giấy khám sức khỏe… Đồng thời, Nghị định cũng nên nêu rõ thời hạn sử dụng bản sao của các loại giấy tờ, văn bản trên là bao lâu. Việc quy định rõ thời hạn sử dụng bản sao chứng thực giúp tránh được việc lạm dụng trong việc thực hiện và sử dụng các loại bản sao chứng thực này.
