Chứng từ điện tử là gì? Thủ tục đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Chứng từ điện tử là gì? Thủ tục đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Tôi được biết biên lai là một loại chứng từ và muốn đăng ký sử dụng biên lai điện tử. Xin hỏi thủ tục đăng ký sử dụng biên lại điện tử như thế nào? - Chí Vỹ (Bắc Ninh)

1. Chứng từ điện tử là gì?

Tại khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán 2014 quy định về chứng từ điện tử như sau:

- Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2014 và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

- Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ;

Phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

- Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

2. Các loại chứng từ

Tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về loại chứng từ như sau:

- Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

+ Biên lai gồm:

Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

- Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.

3. Thủ tục đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Tại Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đăng ký sử dụng biên lai điện tử như sau:

Bước 1:

Tổ chức thu các khoản phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì thực hiện đăng ký sử dụng qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2:

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử của tổ chức thu các khoản phí, lệ phí và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau khi nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử để xác nhận việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Bước 3:

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tới các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng biên lai điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.

Bước 4: Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức nêu tại khoản 1 Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP phải thực hiện hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Lưu ý: Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng biên lai điện tử tại khoản 1 Điều 34 Nghị định 123/2020/NĐ-CP tổ chức thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐK-BL qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Mẫu số 01/ĐK-BL

Mẫu số 01/TB-TNĐK

4. Định danh chứng từ điện tử

Tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng chứng từ điện tử như sau:

4.1. Định dạng biên lai điện tử

Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP phải thực hiện theo định dạng sau:

- Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML

(XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

- Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần:

Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

- Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4.2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

>>> Xem thêm: Danh mục chứng từ thanh toán, thông báo được áp dụng dưới dạng chứng từ điện tử năm 2022?

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử có giá trị pháp lý bằng hay thấp hơn so với chứng từ gốc?

Có bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân từ 01/7/2022?

Ngọc Nhi