Sổ hộ tịch là gì? Mẫu Sổ hộ tịch và cách ghi

Sổ hộ tịch là gì? Mẫu Sổ hộ tịch và cách ghi

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Sổ hộ tịch là gì?

Theo khoản 3 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 thì Sổ hộ tịch là sổ giấy được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch quy định tại Điều 3 Luật Hộ tịch 2014, bao gồm:

- Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch:

+ Khai sinh;

+ Kết hôn;

+ Giám hộ;

+ Nhận cha, mẹ, con;

+ Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch;

+ Khai tử.

- Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:

+ Thay đổi quốc tịch;

+ Xác định cha, mẹ, con;

+ Xác định lại giới tính;

+ Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi;

+ Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn;

+ Công nhận giám hộ;

+ Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

- Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về việc sử dụng Sổ hộ tịch

Việc sử dụng Sổ hộ tịch theo Điều 58 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:

- Sổ hộ tịch là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Mỗi loại việc hộ tịch phải được ghi vào 01 quyển sổ, các trang phải đóng dấu giáp lai; Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.

- Việc khóa Sổ hộ tịch được thực hiện vào ngày cuối cùng của năm. Khi khóa Sổ hộ tịch phải ghi rõ tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký; người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch ký, đóng dấu.

Giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác đã nộp khi đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch, giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác liên quan đến đăng ký hộ tịch.

3. Mẫu Sổ hộ tịch

Theo Phụ lục 2 và Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định về mẫu Sổ hộ tịch như sau:

- Mẫu Sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành:

+ Sổ đăng ký khai sinh:

Sổ đăng ký khai sinh

+ Sổ đăng ký kết hôn:

Sổ đăng ký kết hôn

+ Sổ đăng ký khai tử:

Sổ đăng ký khai tử

- Mẫu Sổ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng:

+ Sổ đăng ký giám hộ:

Sổ đăng ký giám hộ

+ Sổ chấm dứt giám hộ:

Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ

+ Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con:

Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con

+ Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc:

Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc

+ Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

+ Sổ ghi chú ly hôn:

Sổ ghi chú ly hôn

+ Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch:

Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch

4. Cách ghi Sổ hộ tịch

Theo Điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn cách ghi Sổ hộ tịch như sau:

(1) Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau đây gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch) phải tự ghi vào Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch. 

Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ.

Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in giấy tờ hộ tịch thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.

(2) Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống.

(3) Số đăng ký trong năm phải được ghi liên tục theo thứ tự, bắt đầu từ số 01 cho đến hết năm. Trường hợp chưa hết năm mà hết sổ thì sử dụng sang quyển sổ khác và ghi tiếp theo số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi lại từ số 01.

Trường hợp hết năm mà chưa sử dụng hết sổ thì cơ quan đăng ký hộ tịch được sử dụng tiếp sổ cho năm tiếp theo sau khi thực hiện việc khóa sổ hết năm theo đúng quy định.

(4) Số ghi trên giấy tờ hộ tịch của cá nhân phải trùng với số thứ tự ghi trong Sổ hộ tịch theo quy định tại (3) mục này.

(5) Các cột, mục trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch phải được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng hướng dẫn trong Sổ hộ tịch và Thông tư 04/2020/TT-BTP; ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.

(6) Việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

- Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh; việc thay đổi này cũng được ghi vào mục Ghi chú trong các Sổ hộ tịch khác mà người thay đổi quốc tịch đã đăng ký hộ tịch;

- Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người con;

- Việc xác định lại giới tính được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người được xác định lại giới tính;

- Việc nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;

- Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký kết hôn;

- Việc công nhận giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

- Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;

- Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người đã chết được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

(7) Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

- Việc khai sinh được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh;

- Việc kết hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn;

- Việc giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

- Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì UBND cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh;

- Việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi;

- Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;

- Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì UBND cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn, ghi chú kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn;

- Việc khai tử được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

(8) Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại (6) mục này ngay sau khi nhận được bản án, quyết định.

Trường hợp Sổ hộ tịch được lưu trữ tại 2 cấp thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được bản án, quyết định, sau khi ghi vào Sổ hộ tịch, có trách nhiệm thông báo tiếp cho cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ tịch còn lại để ghi vào Sổ hộ tịch, bảo đảm cập nhật đồng bộ.

(9) Khi ghi vào Sổ hộ tịch, phải ghi theo đúng nội dung của giấy tờ hộ tịch, hồ sơ ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

Những nội dung trong Sổ hộ tịch có mà trong giấy tờ, hồ sơ hộ tịch không có thì để trống, những nội dung trong giấy tờ hộ tịch có nhưng trong Sổ hộ tịch không có thì ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.

Trường hợp nội dung thông tin hộ tịch trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch chưa xác định được thì để trống, không được gạch chéo hoặc đánh dấu.

5. Cách ghi địa danh hành chính trên Sổ hộ tịch khi có sự thay đổi

Cách ghi địa danh hành chính trên Sổ hộ tịch khi có sự thay đổi theo Điều 30 Thông tư 04/2020/TT-BTP như sau:

- Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính thì phần ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký.

- Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, phần ghi địa danh hành chính trong bản sao trích lục hộ tịch phải theo đúng địa danh hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch.

>>> Xem thêm: Quy định pháp luật về thời gian lưu trữ Sổ hộ tịch? Khi ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch mà sai sót thì sửa chữa như thế nào?

Việc ghi chú ly hôn vào Sổ hộ tịch được công chức Tư pháp hộ tịch thực hiện theo thủ tục như thế nào?

Mẫu tờ khai ghi vào Sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi mới nhất năm 2022? Những lưu ý cần biết khi điền tờ khai là gì?

Quốc Đạt