|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
HUYỆN NHÀ BÈ
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
03/2011/QĐ-UBND
|
Nhà
Bè, ngày 28 tháng 4 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ HUYỆN NHÀ BÈ
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NHÀ BÈ
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Nghị quyết số
725/2009/UBTVQH12 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về điều
chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân,
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định nhiệm vụ, quyền
hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội
đồng nhân dân huyện - quận, phường;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh; Nghị định 12/2010/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 14/2008/NĐ-CP;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002
của Bộ Công an và Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng
dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản;
Căn cứ Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân
dân thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy chế (mẫu) về công tác văn thư, lưu trữ
cơ quan;
Xét đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ tại Tờ trình số 138/TTr-NV ngày 25 tháng 4
năm 2011,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Nhà Bè.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể
từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, Trưởng
Phòng Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Phạm Thị Viết
|
QUY CHẾ
QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ HUYỆN NHÀ BÈ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2011/QĐ-UBND ngày 28 tháng 4 năm
2011 của Ủy ban nhân dân quận - huyện)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp
dụng:
Quy chế này
áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Nhà Bè (gọi tắt là cơ quan).
2. Đối tượng
điều chỉnh:
a) Công tác
văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý
văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý
và sử dụng con dấu.
b) Công tác
lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ
1. Ủy ban
nhân dân huyện có trách nhiệm:
a) Căn cứ quy
định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư, lưu trữ;
b) Kiểm tra
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
c) Tổ chức,
chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ;
d) Tổ chức
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen
thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ;
e) Tổ chức sơ
kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Phòng Nội
vụ có trách nhiệm:
a) Giúp Ủy
ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện
chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn,
kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và lưu trữ huyện.
3. Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm về quản lý và hoạt động của công
tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện.
4. Thủ trưởng
các cơ quan chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan mình và có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện
nhiệm vụ theo Quy chế này.
5. Toàn thể
cán bộ, công chức trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định
tại Quy chế này.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
1. Tổ chức của
văn thư, lưu trữ.
a) Tại Văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện có Bộ phận Văn thư, Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng thực
hiện quy trình quản lý văn bản đi, đến của Ủy ban nhân dân huyện.
b) Tại các cơ
quan bố trí cán bộ, công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ
tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
2. Văn thư cơ
quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến.
b) Trình,
chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân sau khi có ý kiến của Thủ trưởng
đơn vị.
c) Giúp Thủ
trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
d) Tiếp nhận
các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành.
đ) Kiểm tra
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức
độ khẩn, mật.
e) Đăng ký,
làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
g) Sắp xếp, bảo
quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
h) Quản lý sổ
sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu,
giấy đi đường cho cán bộ, công chức.
i) Bảo quản,
sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng
các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ
quan.
3. Lưu trữ cơ
quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn
cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
vào lưu trữ hiện hành.
b) Thu thập hồ
sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
c) Phân loại,
chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
d) Bảo đảm bí
mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
đ) Phục vụ việc
khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
e) Lựa chọn hồ
sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định
và thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
4. Lưu trữ
huyện có nhiệm vụ:
a) Lập kế hoạch
thu thập tài liệu;
b) Phối hợp với
lưu trữ hiện hành các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
huyện lựa chọn tài liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn
lưu trữ hiện hành các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
huyện chuẩn bị tài liệu giao nộp;
d) Chuẩn bị
kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
e) Tổ chức tiếp
nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu";
g) Các nhiệm
vụ khác theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Người được bố
trí, giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp
vụ của ngạch công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang bị các thiết bị
chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn
thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên
của cơ quan hoặc từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Hàng năm,
Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí cho hoạt
động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Trường hợp
cần thiết Thủ trưởng cơ quan chỉ đạo lập dự toán trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện duyệt cấp kinh phí để thực hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan
mình.
Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan phải thực hiện theo quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2. Các cơ
quan có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật. Cán bộ,
công chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật
cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức văn bản
Các loại văn
bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và đúng theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ huớng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan được thực hiện đúng theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
Phụ lục kèm
theo Quy chế này là mẫu trình bày văn bản hành chính của cơ quan ban hành, gồm:
1. Phụ lục I:
Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao do cơ quan ban hành.
2. Phụ lục
II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản.
3. Phụ lục
III: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản.
4. Phụ lục
IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao.
5. Phụ lục V:
Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản.
6. Phụ lục
VI: Viết hoa trong văn bản hành chính.
Điều 9. Soạn thảo văn bản
Cán bộ, công
chức được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính
thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về
nội dung, thể thức văn bản. Thủ trưởng các cơ quan, sau khi xem xét, điều chỉnh,
duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản
quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
Đối với trường
hợp các cơ quan được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thì việc
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm
2004.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo
văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp
sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệt xem
xét, quyết định.
3. Bản thảo
văn bản được phân công duyệt theo quy trình:
Căn cứ tổ chức
của cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thể theo từng bước, từ việc
soạn thảo đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung và
trình đến cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người người đứng đầu cơ
quan ký theo thẩm quyền. Trước khi trình người đứng đầu ký, người được phân
công rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu phát hiện sai
sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại).
Điều 11. Đánh máy, nhân bản
1. Việc soạn
thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết
công việc thực hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết
tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải
đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp
phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải
hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản
đúng số lượng quy định phát hành:
a) Số lượng
văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận
văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì
bộ phận soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư.
b) Nơi nhận
phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ
quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện,
giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi
nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác không thuộc phạm
vi điều chỉnh và liên quan đến nội dung của văn bản.
3. Giữ gìn bí
mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân
bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo
vệ bí mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Cá nhân soạn
thảo văn bản, cán bộ, công chức được giao trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận
văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện.
3. Thủ trưởng
các cơ quan phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản của cơ quan mình.
Điều 13. Ký văn bản
1. Đối với những
vấn đề quan trọng của Ủy ban nhân dân huyện mà theo quy định của pháp luật phải
được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số (thẩm quyền chung), việc ký văn
bản được quy định như sau:
a) Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của Ủy ban
nhân dân huyện;
b) Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện và các thành viên ủy ban được thay mặt tập thể, ký thay
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện những văn bản theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Đối với những
vấn đề của Ủy ban nhân dân huyện thực hiện theo chế độ thủ trưởng (thuộc thẩm
quyền riêng), Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có thẩm quyền ký tất cả văn bản của
Ủy ban nhân dân huyện. Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có thể giao cho Phó Chủ tịch
ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Trong trường
hợp đặc biệt, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện có thể ủy quyền cho Thủ trưởng các
cơ quan ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa
ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
4. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện có thể giao cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện ký thừa
lệnh (TL.) một số loại văn bản.
5. Thủ trưởng
các cơ quan có thẩm quyền ký tất cả văn bản của đơn vị. Người đứng đầu cơ quan
chuyên môn có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các
lĩnh vực được phân công phụ trách
Điều 14. Bản sao văn bản
1. Các hình
thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích
sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản
sao được quy định như sau:
a) “Bản sao y
bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày
theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
b) “Bản trích
sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức
quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
c) “Bản sao lục”
là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y
bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
3. Bản sao y
bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại
Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp
(photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không được thực hiện theo đúng
thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được
sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường
hợp những ý kiến của lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch,
trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản,
kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải
được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận,
đăng ký văn bản đến.
2. Trình,
chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn
bản đến tại cơ quan đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của
cơ quan (trừ trường hợp có quy định khác). Tất cả các loại văn bản (kể cả bản
Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư gửi đến cơ quan được
gọi chung là văn bản đến.
Văn bản đến từ
mọi nguồn đều phải được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký
vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ của cơ quan.
2. Văn bản đến
chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số
lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v.... Trường hợp phát hiện có
sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại văn
thư, đối với bản chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại trước
khi đóng dấu đến, văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết
có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đến khi nhận được bản chính của bản
Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi
số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản
Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản
Fax, văn bản chuyển qua mạng.
3. Những văn
bản do cán bộ, chuyên viên đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký
tại văn thư trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến
thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
5. Các bì văn
bản đến cán bộ văn thư không bóc: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng,
các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được
chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu
là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản
có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
6. Đối với những
bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận
hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư của người đứng đầu; sau khi có ý kiến
của người đứng đầu thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký và
xử lý tiếp.
7. Đối với những
bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được
bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm
xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao
trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
8. Văn bản khẩn
đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận
và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc người được phân công để xử lý.
9. Khi tiếp
nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu
niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản
đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài
bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở
ngoài bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho
nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần
thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
10. Văn bản đến
được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy
vi tính.
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Đối với loại
văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được chuyển ngay đến người phụ
trách lĩnh vực để xử lý, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
2. Đối với loại
văn bản đến bình thường, văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực
để xử lý.
3. Căn cứ vào
ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên
máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
4. Việc chuyển
giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và phải được ghi nhận vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ
công việc của cơ quan (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản).
Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến
1. Người đứng
đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, cấp phó của
người đứng đầu được người đứng đầu phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các
văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội
dung văn bản đến, người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu giao cho các đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết. Người đứng đầu các đơn vị phân công cho chuyên viên của
đơn vị mình nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy
định hoặc theo quy định của cơ quan.
3. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện giao Chánh Văn phòng giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến của Ủy ban nhân dân huyện.
4. Trong công
tác xử lý văn bản đến, người đứng đầu cơ quan giao cho cán bộ, công chức được
phân công phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan chịu trách nhiệm thực
hiện những công việc sau:
a) Xem xét
toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
b) Chuyển văn
bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
c) Theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
5. Trường hợp
văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không
quá 15 ngày làm việc.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản
đi của cơ quan phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của
cơ quan theo trình tự sau:
1. Kiểm tra
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm
của văn bản.
2. Đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
3. Đăng ký
văn bản đi.
4. Làm thủ tục,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản
đi.
Điều 20. Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi
phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi
có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin
nhanh.
Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản
đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự
đăng ký, một bản chính lưu trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao
cho bộ phận lưu trữ theo thời hạn quy định.
2. Văn bản đi
có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp
xếp theo số thứ tự và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi
cơ quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của lãnh đạo.
3. Các văn bản
liên ngành mà không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách
nhiệm theo dõi lưu bản chính.
4. Bản lưu những
văn bản quan trọng của cơ quan phải được in bằng giấy tốt có độ pH trung tính
và được in bằng mực bền màu.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN
Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được
lập
1. Nguyên tắc:
Tất cả cán bộ,
công chức khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm
lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
2. Nội dung
việc lập hồ sơ hiện hành:
a) Mở hồ sơ:
hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế công việc
được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ
lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ
tiêu đề hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản
hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập
văn bản đưa vào hồ sơ:
- Cán bộ,
công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và
các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ.
- Các văn bản
trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác
nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và
biên mục hồ sơ: khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ,
công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản,
giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách
báo không cần để trong hồ sơ.
3. Yêu cầu đối
với mỗi hồ sơ được lập:
- Hồ sơ được
lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ.
- Văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản
trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
- Sau khi giải
quyết xong công việc, hồ sơ giải quyết công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm
kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ và lưu giữ tại văn thư chờ chuyển giao lưu
trữ theo quy định. Trường hợp những hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến
hoặc trao đổi, phối hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện phần
ghi chú trong phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân
tiếp tục theo dõi, xử lý.
Cán bộ, công
chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại cơ
quan; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của từng cá nhân phải được
sắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo
quy định và có hiệu quả.
Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm
của các cơ quan và cá nhân trong cơ quan
a) Các cơ
quan và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị
lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định tại khoản
2 Điều này.
b) Trường hợp
các cơ quan hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ
lại không được quá hai năm.
c) Cán bộ,
công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải
bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người kế nhiệm,
không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan
khác.
2. Thời hạn
giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu
hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết
thúc.
b) Tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công
trình được nghiệm thu chính thức.
c) Tài liệu
xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Cơ sở dữ
liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và
tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục
giao nộp:
Khi giao nộp
tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản
giao nhận tài liệu”. Các bộ phận hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện chỉ đạo Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm
tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực hiện tốt công tác quản
lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện việc
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan.
2. Trưởng
Phòng Nội vụ có nhiệm vụ:
Tham mưu cho
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc
cơ quan.
3. Thủ trưởng
cơ quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện về việc lập hồ
sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan vào lưu trữ hiện hành.
4. Trách nhiệm
của cán bộ, công chức: lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.
5. Trách nhiệm
của cán bộ lưu trữ: cán bộ chuyên trách lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện có trách
nhiệm hướng dẫn cho các cơ quan chuyên môn và cán bộ, công chức lập hồ sơ công
việc theo đúng quy định.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản
lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ.
2. Con dấu của
cơ quan, tổ chức phải để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và được giao cho nhân viên
văn thư giữ và đóng dấu. Trong trường hợp thật cần thiết do yêu cầu cần phải giải
quyết công việc ở nơi xa trụ sở cơ quan thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết
định việc mang dấu ra ngoài và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong
thời gian mang ra khỏi cơ quan đó.
3. Cán bộ văn
thư đuợc giao nhiệm vụ giữ và sử dụng con dấu của cơ quan; Đảng ủy; Công đoàn
cơ quan và các loại dấu khác (nếu có) theo đúng quy định.
4. Cán bộ văn
thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau đây:
a) Bảo quản
con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi không có chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan bằng văn bản.
b) Phải tự
tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được
đóng dấu vào những văn bản, tài liệu sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền
ký văn bản quy định tại Điều 20 của Quy chế này;
d) Không được
đóng dấu vào văn bản, tài liệu không có nội dung; đóng dấu trước khi ký;
e) Phải báo
cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan khi bị mất dấu.
Điều 26. Đóng dấu
1. Tuyệt đối
không được đóng dấu khống chỉ.
2. Không đóng
dấu đối với các văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy của bộ phân, cơ
quan chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ ràng, lem luốc.
3. Dấu đóng
phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
4. Khi đóng dấu
lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
5. Đóng dấu
lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được
đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
6. Việc đóng
dấu giáp lai trên văn bản gồm nhiều trang được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành; dấu giáp lai được vào khoảng giữa mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tái đa 05 trang văn bản.
7. Đối với
các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật,
Tối mật, Mật.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu
trữ cơ quan có trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch
thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với
các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
3. Hướng dẫn
các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị
các kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp
nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Đơn vị có hồ
sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn, mỗi loại hai bản, đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ
cơ quan giữ mỗi loại một bản.
Điều 28. Chỉnh lý tài liệu
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân
loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải
quyết công việc.
b) Tài liệu
sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan.
c) Cán bộ phụ
trách công tác lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo
quản tại kho lưu trữ cơ quan.
2. Tài liệu
sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại
và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời
hạn.
c) Hệ thống
hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ
tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho
việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục
xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
Điều 29. Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định
giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định
tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng
số lượng năm.
b) Xác định
tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
2. Thời hạn bảo
quản tài liệu thực hiện theo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu do Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.
Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến
hành xác định giá trị tài liệu, cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết
định:
a) Mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. b) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm (thực hiện theo Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị).
3. Hội đồng
làm việc theo phương thức sau đây:
a) Từng thành
viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).
b) Hội đồng
thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Biên bản
cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành hai bản,
một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền
thẩm tra tài liệu hết giá trị.
c) Thông qua
biên bản, trình người đứng đầu cơ quan quyết định.
Điều 31. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm
các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào và
bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do.
2. Thẩm quyền
quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định
tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm
định đề xuất bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến bằng
văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin trên tài
liệu.
3. Hồ sơ tiêu
hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:
a) Tờ trình về
việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
b) Danh mục
tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh.
c) Quyết định
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
d) Biên bản họp
Hội đồng xác định giá trị.
đ) Văn bản của
cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.
e) Quyết định
của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
g) Biên bản về
việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan khác.
4. Việc tiêu
hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước và các quy định pháp luật hiện hành có liên quan.
Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 32. Thống kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng
thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ.
2. Thống kê
lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ
hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Báo cáo thống
kê được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp
công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 33. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài
liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc không thuộc diện nộp lưu trữ hiện hành do các
công chức các đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu
đó.
b) Hồ sơ, tài
liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện.
Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo
quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
2. Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân huyện, Trưởng Phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy trình về bảo quản
tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng
hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định.
b) Thực hiện
các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật
đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
c) Trang bị đầy
đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
d) Duy trì
nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ.
đ) Thực hiện
các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác
gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ.
e) Tu bổ, phục
chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
g) Thực hiện
chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
3. Thủ trưởng
các cơ quan tổ chức thực hiện bảo quản tài liệu lưu trữ; Hồ sơ tài liệu lưu trữ
phải bảo quản trong tủ bảo đảm an toàn, phòng, chống mối mọt và phòng, chống
cháy, nổ.
4. Cán bộ,
công chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm:
a) Thực hiện
đúng các quy định của Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài
liệu và kho lưu trữ.
b) Bố trí, sắp
xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp),
dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu.
c) Thường
xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng
tài liệu, trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
5. Áp dụng
theo tiêu chuẩn các loại kho lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
6. Kỹ thuật bảo
quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 3. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 34. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ
1. Đối tượng
được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:
- Cán bộ,
công chức, viên chức trong và ngoài Ủy ban nhân dân huyện đến nghiên cứu và sử
dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Cá nhân đến
sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu của mình.
- Người nước
ngoài đến nghiên cứu tài liệu.
2. Thủ tục
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:
- Các đối tượng
là người thuộc Ủy ban nhân dân huyện phải có ý kiến của lãnh đạo cho phép được
nghiên cứu, sử dụng những tài liệu có liên quan.
- Các đối tượng
không phải là người thuộc Ủy ban nhân dân huyện khi đến nghiên cứu tài liệu lưu
trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý. Nếu là công dân Việt Nam thì
phải có chứng minh nhân dân, đơn xin trích lục bản chính ghi rõ mục đích khai
thác đồng thời nêu lý do mất và người yêu cầu trích lục phải là người có tên
trong văn bản cần trích lục hoặc giấy ủy quyền của người có liên quan. Đơn xin
trích lục và giấy ủy quyền đều phải có xác nhận của chính quyền nơi cư trú.
- Đối tượng
là người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có hộ chiếu và ý kiến
phê duyệt của lãnh đạo.
- Tất cả các
đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Điều 35. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ,
công chức phụ trách công tác lưu trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ
đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
2. Mượn tài
liệu nghiên cứu tại chỗ: sau khi nghiên cứu văn bản xong, người khai thác phải
trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu.
Cán bộ, công chức phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trong quá trình mượn
và kiểm tra tài liệu sau khi hoàn trả.
3. Mượn tài
liệu về nơi làm việc: trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cán bộ, công chức,
thuộc cơ quan cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công đồng ý. Người mượn tài
liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.
4. Sao, chụp
tài liệu lưu trữ: người đến khai thác cần sao chụp tài liệu phải thực hiện đầy
đủ thủ tục khai thác và có giấy xin sao chụp tài liệu, đồng thời phải được sự đồng
ý của người có thẩm quyền mới được phép sao chụp. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ
phải do cán bộ lưu trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo quy
chế bảo vệ bí mật Nhà nước.
5. Đơn vị, cá
nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo
mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 36. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ
Thẩm quyền
quyết định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan như
sau:
1. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho
lưu trữ huyện.
2. Thủ trưởng
các đơn vị cho phép việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại nơi
lưu trữ của đơn vị.
3. Cán bộ,
công chức phụ trách lưu trữ chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được sự đồng ý của
Thủ trưởng đơn vị.
4. Việc sao
chụp tài liệu lưu trữ phải được ý kiến phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị.
Điều 37. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý bằng các công cụ sau:
1. Chương
trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
2. Sổ giao nhận
tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 38. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực
hiện các nội dung của Quy chế này là một trong những tiêu chí để bình xét thi
đua, khen thưởng đối với tập thể các đơn vị và cá nhân cán bộ, công chức, là cơ
sở đánh giá, nhận xét, phân loại cán bộ, công chức; xem xét nâng bậc lương,
nâng ngạch cán bộ, công chức.
2. Cán bộ,
công chức vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ
vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của pháp luật về
xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo
quy định của pháp luật.
3. Trường hợp
cán bộ, công chức vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất
cho đơn vị phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về
trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức.
Điều 39. Khiếu nại, tố cáo
1. Các đơn vị,
công chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan mình.
2. Việc giải
quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy
định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 40. Tổ chức thực hiện
1. Trưởng
Phòng Nội vụ có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy chế này và định
kỳ hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân huyện và Sở Nội vụ thành phố.
2. Thủ trưởng
các đơn vị có trách nhiệm phổ biến triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn bộ
cán bộ, công chức trong phạm vi quản lý.
3. Trong quá
trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Thủ trưởng
các đơn vị đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sửa đổi, bổ sung Quy chế này
phù hợp tình hình thực tế./.