Circulars No. 06/2019/TT-BXD dated October 31, 2019 amendments to some Articles of Circulars relating to management and use of apartment buildings

• Official number: 06/2019/TT-BXD
• Legislation Type: Circular
• Organization: The Ministry of Construction
• Signer: Nguyen Van Sinh
• Issued Date: 31/10/2019

BỘ XÂY DỰNG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 06/2019/TT-BXD	Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2019

THÔNG TƯ

SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA CÁC THÔNG TƯ LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ

Căn cứ Luật Nhà ở ngày 25 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 81/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng;

Căn cứ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản;

Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Thông tư sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 như sau:

1. Khoản 1 Điều 1 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“1. Quy chế này áp dụng đối với nhà chung cư có mục đích để ở và nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp dùng để ở và sử dụng vào các mục đích khác (bao gồm căn hộ dùng để ở, cơ sở lưu trú du lịch, công trình dịch vụ, thương mại, văn phòng và các công trình khác) theo quy định tại Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 (sau đây gọi chung là Luật Nhà ở), bao gồm:

a) Nhà chung cư thương mại;

b) Nhà chung cư xã hội, trừ nhà chung cư quy định tại Khoản 2 Điều này;

c) Nhà chung cư phục vụ tái định cư;

d) Nhà chung cư cũ thuộc sở hữu nhà nước đã được cải tạo, xây dựng lại;

đ) Nhà chung cư sử dụng làm nhà ở công vụ.”

2. Khoản 2 Điều 4 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“2. Việc quản lý, sử dụng nhà chung cư được thực hiện trên cơ sở tự nguyện cam kết, thỏa thuận giữa các bên nhưng không được trái pháp luật về nhà ở, pháp luật có liên quan và đạo đức xã hội”.

3. Bổ sung thêm Khoản 8 Điều 4 như sau:

“8. Khuyến khích chủ đầu tư, Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin trong quá trình quản lý, sử dụng, vận hành nhà chung cư.”

4. Điều 5 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 5. Lập, bàn giao và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư

1. Chủ sở hữu nhà chung cư phải lập và lưu trữ hồ sơ về nhà ở theo quy định tại Điều 76 và Điều 77 của Luật Nhà ở.

2. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật về xây dựng. Đối với nhà chung cư không còn hồ sơ lưu trữ thì phải lập lại hồ sơ hoàn công của công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật.

3. Việc lưu trữ và bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ quy định tại Khoản 2 Điều này; trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với trường hợp không phải thành lập Ban quản trị) có văn bản yêu cầu bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư thì chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao 02 bộ hồ sơ sao y từ bản chính cho Ban quản trị. Hồ sơ bàn giao cho Ban quản trị gồm:

- Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo) theo quy định của pháp luật về xây dựng.

- Lý lịch thiết bị lắp đặt trong công trình của nhà sản xuất.

- Quy trình vận hành, khai thác công trình; quy trình bảo trì công trình.

- Thông báo chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình nhà chung cư của cơ quan chuyên môn về xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng.

- Bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, trong đó phân định rõ khu vực để xe cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (bao gồm chỗ để xe thuộc sở hữu chung, chỗ để xe ô tô) và khu vực để xe công cộng;

b) Sau khi nhận bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư quy định tại Điểm a Khoản này từ chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm lưu trữ và quản lý hồ sơ này tại nhà sinh hoạt cộng đồng hoặc văn phòng của Ban quản trị (nếu có) hoặc tại địa điểm mà Hội nghị nhà chung cư thống nhất; trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư phải cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao của chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư.

Trường hợp đơn vị quản lý vận hành không còn thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư thì phải bàn giao lại hồ sơ này cho Ban quản trị;

c) Trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm a Khoản này mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư thì Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) yêu cầu chủ đầu tư phải bàn giao hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải kiểm tra, nếu chủ đầu tư chưa bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư theo quy định thì phải có văn bản yêu cầu chủ đầu tư bàn giao hồ sơ; trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp huyện mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng nhà ở và buộc phải bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư cho Ban quản trị;

d) Trường hợp chủ đầu tư bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư theo đúng quy định mà Ban quản trị không nhận thì trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày bàn giao, chủ đầu tư báo cáo về việc Ban quản trị không nhận bàn giao và đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có nhà chung cư tiếp nhận hồ sơ này. Ban quản trị phải chịu trách nhiệm về các vấn đề có liên quan xảy ra khi không nhận bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật.

4. Trước khi bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư, chủ đầu tư và Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư phải thực hiện việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở; việc bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư và bàn giao thực tế hiện trạng phải được lập thành biên bản có xác nhận của các bên. Trường hợp không thực hiện được việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định rõ phần sở hữu chung thì chủ đầu tư và Ban quản trị lập biên bản ghi nhận hiện trạng thiết bị, hiện trạng quản lý sử dụng phần diện tích sở hữu chung của nhà chung cư.”

5. Điều 13 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 13. Hội nghị nhà chung cư lần đầu

1. Điều kiện để tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:

a) Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;

b) Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.

2. Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:

a) Đối với hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự. Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại Điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) tổ chức hội nghị nhà chung cư;

b) Đối với hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này tham dự; trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư, trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định tại Điểm a Khoản này.

3. Chủ đầu tư (nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị nhà chung cư chính thức. Nội dung chuẩn bị tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm các công việc sau đây:

a) Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền bao gồm các nội dung sau: Họ, tên và số điện thoại liên hệ (nếu có) của người ủy quyền và người được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư của người ủy quyền, các nội dung ủy quyền liên quan đến hội nghị nhà chung cư, quyền và trách nhiệm của các bên ủy quyền và được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền;

b) Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư;

c) Dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);

d) Dự thảo quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, đề xuất tên gọi của Ban quản trị theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 23 của Quy chế này, đề xuất danh sách, số lượng thành viên Ban quản trị, dự kiến Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư thuộc diện phải có Ban quản trị); dự kiến kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị;

đ) Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì cần chuẩn bị thêm các nội dung, bao gồm đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, đề xuất đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành nhưng chủ đầu tư không có chức năng, năng lực quản lý vận hành hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành và không ủy thác cho đơn vị khác quản lý vận hành; trường hợp nhà chung cư phải có Ban quản trị thì phải đề xuất mô hình hoạt động của Ban quản trị, dự thảo quy chế hoạt động và quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;

e) Thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập, sân tennis, khu spa, siêu thị và các dịch vụ khác (nếu có);

g) Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo hội nghị nhà chung cư lần đầu.

4. Hội nghị nhà chung cư lần đầu quyết định các nội dung sau đây:

a) Quy chế họp hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);

b) Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư có thành lập Ban quản trị); kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị;

c) Sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);

d) Các nội dung quy định tại Điểm đ Khoản 3 Điều này; đối với giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở quy định của Quy chế này và thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành;

đ) Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư;

e) Các nội dung khác có liên quan.

5. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau đây:

a) Nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng và đã có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này nhưng chủ đầu tư không tổ chức hội nghị nhà chung cư và có đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị;

b) Trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định tại Khoản 2 Điều này;

c) Chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật.

Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì kinh phí tổ chức hội nghị này do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp.

6. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc nhận được văn bản đề nghị của chủ đầu tư theo quy định tại Khoản 5 Điều này, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Kết quả của hội nghị nhà chung cư lần đầu do Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như hội nghị nhà chung cư do chủ đầu tư tổ chức.”

6. Điều 16 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 16. Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư

1. Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự.

2. Đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:

a) Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã;

b) Trường hợp tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường và hội nghị nhà chung cư thường niên thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1 m^2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết.

4. Chủ sở hữu căn hộ hoặc chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư được ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong nhà chung cư đó hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó tham dự họp và thay mặt chủ sở hữu biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư.

Đối với các căn hộ thuộc sở hữu nhà nước (bao gồm cả đối với căn hộ chưa có người sử dụng và căn hộ đã có người sử dụng) thì cơ quan đại diện chủ sở hữu dự họp và thực hiện quyền biểu quyết. Trường hợp các căn hộ đang có người sử dụng mà cơ quan đại diện chủ sở hữu ủy quyền cho người sử dụng tham gia dự họp thì người sử dụng căn hộ tham dự họp và thực hiện biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư đối với phần diện tích căn hộ đang sử dụng.

5. Mọi quyết định của hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu; nội dung cuộc họp phải được lập thành biên bản, có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký cuộc họp hội nghị nhà chung cư.”

7. Khoản 5 Điều 17 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“5. Các thành viên Ban quản trị nhà chung cư chịu trách nhiệm thực hiện các công việc theo phân công tại quy chế hoạt động của Ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua.”

8. Khoản 7 Điều 17 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“7. Mức thù lao của các thành viên Ban quản trị nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp theo quyết định của hội nghị nhà chung cư. Hội nghị nhà chung cư có thể tham khảo mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước để xem xét, quyết định về mức thù lao tương xứng với trách nhiệm, nghĩa vụ của các thành viên Ban quản trị trên cơ sở điều kiện cụ thể của từng tòa nhà, cụm nhà chung cư và từng địa phương, trừ trường hợp thành viên Ban quản trị từ chối nhận thù lao.

Trường hợp nhà chung cư có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này thì chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư có trách nhiệm đóng thù lao qua đơn vị này để chi trả cho các thành viên Ban quản trị; khoản tiền này không phải hạch toán vào hoạt động kinh doanh của đơn vị quản lý vận hành. Nếu nhà chung cư không có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này thì thù lao này do Ban quản trị nhà chung cư thu và chi trả cho từng thành viên.”

9. Khoản 2 Điều 19 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“2. Khuyến khích các thành viên Ban quản trị nhà chung cư tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý vận hành nhà chung cư do các cơ sở đủ điều kiện thực hiện đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư đã được Bộ Xây dựng công nhận theo quy định.”

10. Khoản 2 Điều 22 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm kiểm tra và ban hành Quyết định công nhận hoặc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư kiểm tra hồ sơ và ban hành Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư.”

11. Bổ sung thêm Điểm e Khoản 3 Điều 22 như sau:

“e) Thay thế Quyết định công nhận trước đó (nếu có).”

12. Khoản 4 Điều 22 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“4. Sau khi có Quyết định công nhận Ban quản trị của Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã, Ban quản trị được công nhận có trách nhiệm lập tài khoản hoạt động của Ban quản trị; trường hợp nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Ban quản trị phải lập tài khoản quản lý kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký quản lý con dấu (tên Ban quản trị nhà chung cư khắc trên con dấu phải trùng với tên Ban quản trị đã được công nhận), trừ trường hợp Ban quản trị đã có con dấu và có tài khoản được lập theo quy định.”

13. Khoản 5 Điều 22 được bổ sung như sau:

"5. Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu được hoạt động kể từ khi được Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã công nhận. Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu được hoạt động kể từ khi có con dấu được đăng ký theo quy định của pháp luật và có các tài khoản được lập theo quy định của Quy chế này.

Đối với Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu đã có con dấu, có tài khoản được lập theo quy định mà không thuộc trường hợp đổi tên Ban quản trị thì phải có văn bản thông báo cho tổ chức tín dụng nơi đã mở tài khoản kèm theo bản sao có chứng thực quyết định công nhận Ban quản trị để thực hiện các giao dịch với tổ chức tín dụng theo quy định.”

14. Điểm a Khoản 2 Điều 24 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“a) Mô hình hoạt động của Ban quản trị; mối quan hệ giữa các thành viên Ban quản trị, giữa Ban quản trị với Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư và các cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng, vận hành nhà chung cư.”

15. Khoản 2 Điều 25 được sửa đổi như sau:

“2. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì các đề xuất sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 50% tổng số thành viên của Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư tán thành:

a) Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;

b) Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì;

c) Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;

d) Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;

đ) Các trường hợp khác do hội nghị nhà chung cư quyết định.”

16. Khoản 3 Điều 25 được sửa đổi như sau:

“3. Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thực hiện biểu quyết theo quy định sau đây:

a) Trường hợp Ban quản trị tòa nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 75% tổng số thành viên Ban quản trị đồng ý;

b) Trường hợp Ban quản trị cụm nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của cả cụm nhà chung cư thì phải có tối thiểu 75% tổng số thành viên Ban quản trị cụm nhà chung cư đồng ý; nếu chỉ bảo trì phần sở hữu chung của một hoặc một số tòa nhà trong cụm thì phải có tối thiểu 75% tổng số thành viên Ban quản trị là đại diện của một hoặc một số tòa nhà đó đồng ý.”

17. Điểm c Khoản 2 Điều 36 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“c) Chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đối với nhà chung cư có mục đích để ở có thể do một thành viên Ban quản trị hoặc nhiều thành viên Ban quản trị đứng tên đồng chủ tài khoản.

Chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đối với nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp có tối thiểu là 03 thành viên Ban quản trị đứng tên đồng chủ tài khoản, số lượng thành viên tối đa do hội nghị nhà chung cư quyết định. Các thành viên tham gia đồng chủ tài khoản này phải có ít nhất 01 đại diện chủ sở hữu khu căn hộ, 01 đại diện chủ sở hữu diện tích khác (nếu có), 01 đại diện chủ đầu tư (nếu có) và một số thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định (nếu có).

Kỳ hạn gửi tiền và việc đứng tên đồng chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì quy định tại Khoản này được quy định trong quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư thông qua.”

18. Điểm b Khoản 4 Điều 36 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“b) Đối với phần kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp cho phần diện tích văn phòng, dịch vụ, thương mại thì chủ đầu tư chuyển phần kinh phí theo tỷ lệ đã thống nhất với người mua, thuê mua trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ quy định tại Khoản 5 Điều 108 của Luật Nhà ở sang tài khoản do Ban quản trị lập quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều này để quản lý, bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà; đối với phần kinh phí còn lại thì chủ đầu tư được tự quản lý và sử dụng theo quy định tại Điểm c Khoản 3 Điều này.

Việc thỏa thuận tỷ lệ đóng góp kinh phí bảo trì nêu trên có thể tham khảo theo nguyên tắc bằng tỷ lệ phần trăm (%) diện tích sàn xây dựng của từng khu chức năng trong tòa nhà chung cư tính trên tổng diện tích sàn xây dựng của tòa nhà chung cư đó.”

19. Khoản 2 Điều 37 được bổ sung như sau:

“2. Ban quản trị nhà chung cư phải thông báo công khai tại hội nghị nhà chung cư thông tin về tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đã lập, không được thay đổi tài khoản này và định kỳ 06 tháng thông báo công khai trên bảng tin của nhà chung cư về các khoản chi tiêu tiền gửi kinh phí bảo trì (nếu có). Việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư phải theo đúng quy định của Luật Nhà ở, Quy chế này và phải có sổ sách, hóa đơn, chứng từ theo quy định để theo dõi, quản lý.”

20. Điểm k Khoản 1 Điều 41 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“k) Ban quản trị có trách nhiệm phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư trong việc thực hiện các quyền và trách nhiệm của mình liên quan đến quản lý, sử dụng, vận hành nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và Quy chế này; chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.”

21. Bổ sung Khoản 5 Điều 45 như sau:

“5. Kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành mà chủ đầu tư chưa thực hiện bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư thì thành phần hồ sơ công trình nhà chung cư để bàn giao được thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 5 của quy chế này.”

22. Khoản 2 Điều 48 được bổ sung như sau:

“2. Quyết định công nhận hoặc ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư công nhận Ban quản trị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; nhận bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư theo quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 5 của Quy chế này.”

23. Khoản 2 Điều 49 được bổ sung như sau:

“2. Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư trên địa bàn, theo dõi, kiểm tra, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong công tác quản lý, sử dụng nhà chung cư theo thẩm quyền hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện xem xét, giải quyết.”

24. Khoản 4 Điều 49 được bổ sung như sau:

“4. Tổ chức hội nghị nhà chung cư và tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này; công nhận Ban quản trị nhà chung cư theo ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện.”

25. Thay thế cụm từ “Ủy ban nhân dân cấp quận” tại Điểm c Khoản 4 Điều 21, Khoản 1 Điều 22 và Điều 48 bằng cụm từ “Ủy ban nhân dân cấp huyện” và thay thế cụm từ “Ủy ban nhân dân cấp phường” tại Khoản 5, Khoản 6 Điều 14, Khoản 5 Điều 15, Điểm b Khoản 1 Điều 39 và Điều 49 bằng cụm từ “Ủy ban nhân dân cấp xã”.

Điều 2. Sửa đổi, bổ sung một số nội dung tại Điều 3 của Thông tư số 28/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 12 năm 2016 sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 10/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Bộ Xây dựng quy định việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư, Thông tư số 11/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Bộ Xây dựng quy định việc cấp chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản; hướng dẫn việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức hành nghề môi giới bất động sản, điều hành sàn giao dịch bất động sản và một số quy định của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng như sau:

1. Khoản 1 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“2. Tòa nhà chung cư là một khối nhà (block) độc lập hoặc nhiều khối nhà có chung kết cấu xây dựng hoặc chung hệ thống kỹ thuật công trình được xây dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3. Cụm nhà chung cư là tập hợp từ 02 tòa nhà chung cư trở lên được xây dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.”

2. Khoản 3 được sửa đổi như sau:

“c) Chủ đầu tư đã chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản.”

3. Khoản 6 được bổ sung như sau:

“1. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành viên Ban quản trị nhà chung cư phải là chủ sở hữu và đang sử dụng nhà chung cư đó; trường hợp người đang sử dụng căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư không phải là chủ sở hữu nếu được chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác đó ủy quyền tham dự hội nghị nhà chung cư thì có thể được bầu làm thành viên Ban quản trị nhà chung cư. Khuyến khích những người có kinh nghiệm, kiến thức trong lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, điện, điện tử, phòng cháy chữa cháy, tài chính, luật tham gia Ban quản trị nhà chung cư.

Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành viên Ban quản trị nhà chung cư là đại diện chủ sở hữu và người đang sử dụng nhà chung cư.”

4. Khoản 7 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“1. Số lượng, thành viên Ban quản trị nhà chung cư, cụm nhà chung cư do hội nghị nhà chung cư quyết định theo nguyên tắc sau đây:

a) Đối với tòa nhà chỉ có một khối nhà (block) độc lập thì có tối thiểu 03 thành viên Ban quản trị; trường hợp tòa nhà có nhiều khối nhà (block) quy định tại Khoản 2 Điều 3 của quy chế này thì mỗi khối nhà (block) có tối thiểu 01 thành viên Ban quản trị;

b) Đối với một cụm nhà chung cư thì có số lượng tối thiểu 06 thành viên Ban quản trị.”

5. Khoản 8 được sửa đổi, bổ sung như sau:

“Điều 27. Đơn vị thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư

1. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật Nhà ở.

2. Khi chưa tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức việc quản lý vận hành nhà chung cư. Trường hợp nhà chung cư có thang máy mà chủ đầu tư không đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật Nhà ở thì phải thuê đơn vị có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định để thực hiện việc quản lý vận hành.

3. Sau khi tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Trường hợp nhà chung cư không có thang máy thì hội nghị nhà chung cư tự quyết định việc quản lý vận hành theo hình thức tự quản hoặc thuê đơn vị có đủ điều kiện về chức năng, năng lực thực hiện quản lý vận hành;

b) Trường hợp nhà chung cư có thang máy mà chủ đầu tư có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật Nhà ở và có nhu cầu tham gia quản lý vận hành thì Ban quản trị nhà chung cư và chủ đầu tư thương thảo để chủ đầu tư tiếp tục ký hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;

c) Trường hợp nhà chung cư có thang máy mà chủ đầu tư không có chức năng, năng lực hoặc có đủ chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật Nhà ở nhưng không tham gia quản lý vận hành hoặc chủ đầu tư tham gia quản lý vận hành nhưng không đáp ứng được các yêu cầu theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ thì hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định để thực hiện quản lý vận hành.

4. Mỗi tòa nhà chung cư chỉ có 01 đơn vị quản lý vận hành để quản lý vận hành phần sở hữu chung của tòa nhà. Đối với cụm nhà chung cư thì có thể có một đơn vị quản lý vận hành chung hoặc có nhiều đơn vị để thực hiện quản lý vận hành riêng cho từng tòa nhà theo quyết định của hội nghị cụm nhà chung cư. Trường hợp mỗi tòa nhà trong cụm có một đơn vị quản lý vận hành riêng thì Ban quản trị cụm nhà chung cư thống nhất với các đơn vị quản lý vận hành để thực hiện quản lý vận hành các công trình, hệ thống kỹ thuật dùng chung cho cụm nhà chung cư.

5. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ để thực hiện các dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư nhưng phải chịu trách nhiệm về chất lượng cung cấp dịch vụ theo nội dung hợp đồng đã ký kết với Ban quản trị nhà chung cư.”

6. Khoản 9 được sửa đổi như sau:

“Điều 28. Công khai thông tin về đơn vị quản lý vận hành chung cư

1. Trường hợp đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có nhu cầu công khai thông tin của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử của Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đặt trụ sở chính hoặc của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản để cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan biết thì gửi thông tin cần công khai (tên đơn vị, họ tên người đại diện theo pháp luật, địa chỉ, số điện thoại liên lạc) tới Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đặt trụ sở chính hoặc Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản để đăng tải.

2. Khi có thay đổi một trong các thông tin quy định tại Khoản 1 Điều này hoặc khi chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thông báo đến Sở Xây dựng nơi đơn vị quản lý vận hành đặt trụ sở chính, Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản để điều chỉnh hoặc xóa thông tin.

3. Trường hợp cơ quan đăng tải thông tin hoặc cơ quan có thẩm quyền khi tổ chức kiểm tra, thanh tra mà phát hiện đơn vị quản lý vận hành đã chấm dứt hoạt động hoặc đã giải thể, phá sản hoặc không còn đủ điều kiện để quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định thì đơn vị đó bị xóa thông tin trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan nơi đã đăng tải thông tin.”

7. Bãi bỏ khoản 4.

Điều 3. Điều khoản thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2020.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Xây dựng để hướng dẫn hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Tòa án Nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Công báo; Website Chính phủ; Cơ sở dữ liệu quốc gia về VBQPPL; Cổng thông tin điện tử Bộ Xây dựng; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp; - Bộ Xây dựng: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị thuộc Bộ; - Sở Xây dựng các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Lưu: VT, PC, QLN (3b).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Văn Sinh

English

MINISTRY OF CONSTRUCTION -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 06/2019/TT-BXD	Hanoi, October 31, 2019

CIRCULAR

AMENDMENTS TO SOME ARTICLES OF CIRCULARS RELATING TO MANAGEMENT AND USE OF APARTMENT BUILDINGS

Pursuant to the Law on Housing dated November 25, 2014;

Pursuant to the Government’s Decree No. 81/2017/ND-CP dated July 17, 2017 defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Construction;

Pursuant to the Government’s Decree No. 99/2015/ND-CP dated October 20, 2015 on guidelines for the Law on Housing;

At the request of the Director of the Housing and Real Estate Management Agency;

The Minister of Construction hereby promulgates a Circular on amendments to some Articles of Circulars relating to management and use of apartment buildings.

Article 1. Amendments to some Articles of the Regulation on management and use of apartment buildings promulgated together with the Circular No. 02/2016/TT-BXD dated February 15, 2016:

...

...

...

“1. This Regulation applies to apartment buildings intended for residential purpose and apartment buildings intended for both residential purpose and other purposes (including apartments intended for residential purpose, serviced buildings, commercial buildings, office buildings and other buildings)  according to the Law on Housing No. 65/2014/QH13 (hereinafter referred to as “the Law on Housing”), including:

a) Commercial apartment buildings;

b) Social apartment buildings, except for the apartment buildings specified in Clause 2 of this Article;

c) Relocation apartment buildings;

d) State-owned old apartment buildings, which are renovated and re-built;

dd) Apartment buildings used as official residences.”

2. Clause 2 of Article 4 is amended as follows:

“2. Apartment buildings shall be managed and used on the basis of commitment and agreement between parties in accordance with the law on housing, relevant regulations of law and social ethics”.

3. Clause 8 is added to Article 4 as follows:

...

...

...

4. Article 5 is amended as follows:

“Article 5. Compiling, transferring and retaining apartment building dossiers

1. Every owner of an apartment building shall compile and retain a housing dossier as prescribed in Articles 76 and 77 of the Law on Housing.

2. Every investor shall prepare an apartment building dossier in accordance with regulations of the law on construction. If the apartment building dossier is no longer available, it is required to compile an as-built dossier for the apartment building in accordance with regulations of law.

3. An apartment building dossier shall be retained and transferred in accordance with the following regulations:

a) The investor shall retain the dossier specified in Clause 2 of this Article; within 20 working days from the date on which the management board of the apartment building or its representative (if the management board is not required) submits a written request for transfer of the apartment building dossier, the investor shall transfer 02 sets of dossier (certified true copies) to the management board. The documents transferred to the management board include:

- As-built drawings (enclosed with a list of drawings), which are prepared in accordance with regulations of the law on construction.

- Manufacturer’s profiles of equipment installed in the building.

- Building operation procedure; building maintenance procedure.

...

...

...

- Parking lot layout designed by the investor according to the project and design dossier approved by the competent authority, which clearly indicates parking lots intended for apartment building owners and occupants (including shared parking lots, car parking lots) and public parking lots.

b) After receiving the apartment building dossier specified in Point a of this Clause from the investor, the management board of the apartment building shall retain and manage this dossier at the community house or its office (if any) or location decided by the apartment building convention; if the apartment building has to establish an operating unit in accordance with regulations of the Law on Housing, the management board of the apartment building shall provide 01 set of dossier received from the investor to the operating unit, except for the case where the operating unit is the investor.

If the operating unit no longer operates the apartment building, this dossier shall be transferred to the management board.

c) By the deadline mentioned in Point a of this Clause, if the investor fails to transfer the apartment building dossier, the management board of the apartment shall request the People's Committee of the suburban, urban district or provincial-affiliated city where the apartment building is located (hereinafter referred to as “the People’s Committee of the district) in writing to request the investor to transfer the dossier.

Within 05 working days from the date on which the management board of the apartment building sends a written request, the People's Committee of the district shall carry out an inspection, if the investor has not transferred the apartment building dossier as prescribed, the investor shall be requested in writing to transfer the dossier; within 10 working days from the date on which the People’s Committee of the district sends a written request, the investor that fails to transfer the apartment building dossier shall face administrative penalties in accordance with regulations of the law on penalties for administrative violations against regulations on management and use of housing and is compelled to transfer the apartment building dossier  to the management board;

d) If the investor transfers the apartment building dossier as prescribed but the management board does not receive it, within 10 working days from the date on which the apartment building dossier is transferred, the investor shall notify and request the People's Committee of the district where the apartment building is located to receive this dossier. The management board shall take responsibility for the issues that arise from the failure to receive the apartment building dossier as prescribed by law.

4. Before transferring the apartment building dossier, the investor and management board of the apartment building or its representative shall inventory equipment and define a shared area of the apartment building in accordance with regulations of the Law on Housing; the transfer of apartment building dossier and finished project shall be made into a record signed by parties. In case of failure to inventory equipment and define a shared area, the investor and management board shall make a record of current conditions of equipment and management of shared area of the apartment building.”

5. Article 13 is amended as follows:

“Article 13. First apartment building convention

...

...

...

a) The apartment building convention shall be organized within 12 months from the date on which such apartment building is transferred and put to use and has at least 50% of its apartments transferred to buyers or buyers/tenants (excluding the apartments that are not sold or yet to be sold or leased out under a lease-purchase agreement by the investor); by the aforementioned deadline, if the apartment building has not had at least 50% of apartments transferred, the apartment building convention shall be organized until at least 50% of apartments are transferred;

b) The apartment building convention shall be organized if at least 50% of apartments of each building in a cluster have been transferred to buyers or buyers/tenants (excluding the apartments that are not sold or yet to be sold or leased out under a lease-purchase agreement by the investor) and at least 50% of representatives of owners of apartments of each building have put their apartments into use and agree to add the buildings to the apartment building complex.

2. Conditions for attendances at the first apartment building convention:

a) There must be at least 50% of representatives of owners of transferred apartments at the apartment building convention. If the attendances are not sufficient as prescribed in this Point, within 07 working days from the date on which the date of the apartment building convention is specified in the notice of convention, the investor or representative of the apartment owner shall request the People’s Committee of the commune where the apartment building is located to organize an apartment building convention;

b) Regarding the apartment building complex convention, there must be sufficient number of persons agreeing to add the buildings to the apartment building complex. If the attendances are not sufficient as prescribed in this Point, within 07 working days from the date on which the date of the apartment building convention is specified in the notice of convention, the investor or representative of the apartment owner shall request the People’s Committee of the commune to organize an apartment building convention, except for the case where an apartment building convention is organized at a building in the complex as prescribed in Point a of this Clause.

3. The investor (in the case of multi-owner apartment building) or the owner (in the case of single-owner apartment building) shall make preparations for the convention, notify the date and place and organize an official convention attended by apartment building owners and occupants. The investor or owner may organize a preparatory convention to make necessary preparations for the official apartment building convention. Preparations for the first apartment building convention shall be made as follows:

a) Inspection and determination of status of representatives of apartment owners attending the convention; in the case of authorization, it is required to have a letter of authorization, which contains: full name and phone number (if any) of the authorizing person and authorized person, address of the apartment or another area in the apartment building of the authorizing person, authorization contents related to the apartment building convention, rights and responsibilities of the authorizing party and authorized party, and bears signatures of the authorizing person and authorized person;

b) A draft regulation on apartment building convention;

c) Proposed amendments to regulations on management and use of apartment buildings (if any);

...

...

...

dd) Regarding the multi-owner apartment building, it is required to make additional preparations, including proposed prices of apartment building operation services, draft plan for maintenance of shared area of the apartment building, proposed operating unit in the cases where the apartment building has to establish a management board but the investor fails to have the managerial function or capability or has managerial function or capability but does not participate in management and authorize another unit to perform management. If the apartment building has to establish a management board, propose an organizational structure of the management board, draft operating regulation and regulation on revenues and expenditures of the management board.

e) Fees for using services at swimming pools, gyms, tennis courts, spas, supermarkets and other services (if any);

g) Other proposals on the management and use of apartment buildings, which need to be discussed at the first apartment building convention.

4. The first apartment building convention shall decide:

a) The regulation on apartment building convention (including first, annual and irregular convention);

b) Regulation on election of apartment building’s management board, name of the management board, number and list of members of the management board, head and deputy head of the management board (if the apartment building has established a management board); plan for provision of professional training in apartment building operation and management to members of the management board;

c) Amendments to regulations on management and use of apartment buildings (if any);

d) Contents specified in Point d Clause 3 of this Article; regarding prices of apartment building management services, they shall be decided by the apartment building convention according to this Regulation and by negotiation with the operating unit;

dd) Fees paid by owners and occupants of apartment buildings during the use thereof;

...

...

...

5. The People’s Committee of the commune shall organize the first apartment building convention in one of the following cases:

a) The apartment building has been transferred and put to use for more than 12 months and has at least 50% of apartments transferred as prescribed in Point a Clause 1 of this Article but the investor fails to organize an apartment building convention and representatives of owners of transferred apartments have requested the People’s Committee of the commune in writing to organize a convention;

b) The attendances are not sufficient as prescribed in Clause 2 of this Article;

c) The investor is shut down due to dissolution or bankruptcy as prescribed by law.

If the People's Committee of the commune organizes the first apartment building convention, the funding for organization of this convention shall be provided by apartment building owners and occupants.

6. Within 30 working days from the receipt of the written requests from representative of apartment owners or investor as prescribed in Clause 5 of this Article, the People’s Committee of the commune shall organize the first apartment building convention. Results of the first apartment building convention organized by the People’s Committee of the commune shall be applicable to owners and occupants of apartment buildings in the same manner as the first apartment building convention is organized by an investor.”

6. Article 16 is amended as follows:

“Article 16. Attendances and voting at apartment building convention

1. Regarding a single-owner apartment building or apartment building complex, attendances at an apartment building convention comprise representatives of apartment building owners and occupants and representative of the People’s Committee of the commune where the apartment building is located.

...

...

...

a) If the first apartment building convention is organized, attendances thereat comprise representative of the investor, representative of owners of transferred apartments, representative of the operating unit (if any) and representative of the People’s Committee of the commune;

b) If an irregular apartment building convention or annual apartment building convention is organized, attendances thereat comprise representative of owners of transferred apartments, representative of the investor (if the investor still owns some area in the apartment building), representative of the operating unit (if any) and representative of the People’s Committee of the commune.

3. The right to vote at the apartment building or apartment building complex convention is determined according to the area under sole ownership of the apartment owner or owner of another area in the apartment building. 1 m^2of the area under sole ownership is equivalent to 01 vote.

4. The apartment building owner or owner of another area in the apartment building may authorize another owner in such apartment building or occupant of such apartment building to attend the convention and vote at the convention on behalf of the owner.

Regarding state-owned apartments (including unoccupied and occupied ones), the authority representing their owners shall attend the convention and exercise the right to vote. In the cases where apartments are occupied, however, the authority representing their owners authorize occupants to attend the convention, such occupants shall attend the convention and exercise the right to vote with respect to the occupied area.

5. Every decision made at the apartment building or apartment building complex convention shall be approved under the majority rule through a show of hands or a ballot; contents of the convention shall be made into a record, which bears signatures of presiding members and secretary.”

7. Clause 5 of Article 17 is amended as follows:

“5. Members of the apartment building’s management board shall perform the tasks specified in the management board’s operating regulation approved by the apartment building convention.”

8. Clause 7 of Article 17 is amended as follows:

...

...

...

If the apartment building has an operating unit in accordance with the Law on Housing and this Regulation, the apartment building owners and occupants shall pay the management board's members via this operating unit; the payment shall not be included in the operating unit’s business activities. If the apartment building does not have an operating unit in accordance with the Law on Housing and this Regulation, the management board shall collect the payment and pay each member.”

9. Clause 2 of Article 19 is amended as follows:

“2. Members of the apartment building’s management board are encouraged to join training courses on management and use of apartment buildings organized by the training institutions recognized by the Ministry of Construction.”

10. Clause 2 of Article 22 is amended as follows:

“2. Within 07 working days from the receipt of the sufficient application, the People's Committee of the district shall inspect it and issue a recognition decision or authorize the People's Committee of the commune where the apartment building is located to do so.”

11. Point e is added to Clause 3 of Article 22 as follows:

“e. Replacement of the previous recognition decision (if any).”

12. Clause 4 of Article 22 is amended as follows:

“4. After the management board recognition decision is issued by the People's Committee of the district or People's Committee of the commune, the recognized management board shall open its own account. In the case of multi-owner apartment building, the management board shall open an account to manage fees for maintenance of the shared area in accordance with the Law on Housing and this Regulation and register a seal in accordance with regulations of law on seal registration and management (the management board's name inscribed on the seal must be identical to the recognized management board's name), except for the case where the management has had a seal and opened an account as prescribed by law.”

...

...

...

“5. The management board of the single-owner apartment building is entitled to operate if it is recognized by the People’s Committee of the district or People’s Committee of the commune. The management board of the multi-owner apartment building is entitled to operate if it registers its seal in accordance with regulations of law and opens accounts in accordance with this Regulation.

Regarding the management board of the multi-owner apartment building that has had a seal and opened an account as prescribed by law and is not required to be renamed, it is required to send a notification enclosed with a certified true copy of the management board recognition decision to the microfinance institution where the management board opens its account to make transactions with such microfinance institution as prescribed.”

14. Point a Clause 2 of Article 24 is amended as follows:

“a) Organizational structure of the management board; relationship between members of the management board, between the management board and the People’s Committee of the commune where the apartment building is located and relevant organizations during the management, use and operation of the apartment building.”

15. Clause 2 of Article 25 is amended as follows:

“2. Regarding a multi-owner apartment building, the following proposals shall be passed if they are approved by at least 75% of total members of the apartment building or apartment building complex management board:

a) Proposal for change of an operating unit;

b) Decision on selection of units carrying out maintenance;

c) Proposal for change of prices of apartment building operation services;

...

...

...

dd) Other cases decided by the apartment building convention.”

16. Clause 3 of Article 25 is amended as follows:

“3. Regarding the decision on use of fees for maintenance of the shared area of a multi-owner apartment building, voting shall be carried out as follows:

a) If the management board of the apartment building decides to maintain the building’s shared area, such decision must be approved by at least 75% of its total members;

b) If the management board of the apartment building decides to maintain the shared area of the whole apartment building complex, such decision shall be approved by at least 75% of its total members; if the management board of the apartment building decides to maintain one or some of buildings in the complex is maintained, such decision shall be approved by at least 75% of its total numbers who are representatives one or some of such buildings.”

17. Point c Clause 2 of Article 36 is amended as follows:

“c) The deposit account for management of fees for maintenance of apartment buildings intended for residential purposes may be owned by one member or co-owned by multiple members of the management board.

The deposit account for management of fees for maintenance of apartment buildings intended for dual purpose shall be co-owned by at least 03 members of the management board. The apartment building convention shall decide the maximum number of members. The number of such members must include at least 01 representative of the apartment owner, 01 representative of owner of another area (if any), 01 representative of the investor (if any) and several members (if any) decided by the apartment building convention.

Deposit terms and owners of the deposit account for management of fees for maintenance specified in this Clause are prescribed in the management board’s regulations on revenues and expenditures approved by the apartment building convention.”

...

...

...

“b) For the fee payable by the investor for maintenance of the area intended for offices, services or trade, the investor shall transfer the fee agreed upon with buyers or buyers/tenants under the purchase or lease-purchase agreement as prescribed in Clause 5 Article 108 of the Law on Housing to the management board’s account prescribed in Point a Clause 3 of this Article for the purposes of managing and maintaining the shared area of the whole building; the remaining fees shall be managed and used by the investor as prescribed in Point c Clause 3 of this Article.

The aforementioned maintenance fee may be calculated according to the percentage (%) of the floor area of each dedicated area in an apartment building divided (:) by the gross floor area of such apartment building.”

19. Clause 2 is added to Article 37 as follows:

“2. The management board of the apartment building shall publish information about the opened deposit account for management of maintenance fees at the apartment building convention and shall not change this account, and post the use of such fees (if any) on the apartment building’s bulletin board. Fees for maintenance of the shared area of the apartment building shall be used in accordance with the Law on Housing and this Regulation. Books, invoices and records should be available.”

20. Point k Clause 1 of Article 41 is amended as follows:

“k) The management board shall cooperate with the People’s Committee of the commune where the apartment building is located in exercising their rights and responsibilities for management, use and operation of apartment buildings in accordance with the Law on Housing and this Regulation; abiding by decisions issued by competent authorities and exercising other rights and responsibilities.”

21. Clause 5 is added to Article 45 as follows:

“5. From the effective date of this Circular, if the investor fails to transfer the apartment building dossier, the documents included in the apartment building dossier to be transferred are specified in Point a Clause 3 Article 5 of this Regulation.”

22. Clause 2 of Article 48 is added as follows:

...

...

...

23. Clause 2 of Article 49 is added as follows:

“2. Cooperate with management boards of local apartment buildings in supervising, inspecting and resolving difficulties that arise from the management and use of apartment buildings or report them to the People’s Committee of the district for consideration.”

24. Clause 4 of Article 49 is added as follows:

“4. Organize and attend apartment building conventions in accordance with this Regulation; decide to recognize management boards of apartment buildings as assigned by the People Committee of the district.”

25. “Ủy ban nhân dân cấp quận” in Point c Clause 4 Article 21, Clause 1 Article 22 and Article 48 is replaced with “Ủy ban nhân dân cấp huyện” and “Ủy ban nhân dân cấp phường” in Clause 5, Clause 6 Article 14, Clause 5 Article 15, Point b Clause 1 Article 39 and Article 49 is replaced with “Ủy ban nhân dân cấp xã”.

Article 2. Amendments to Article 3 of the Circular No. 28/2016/TT-BXD dated December 15, 2016 on amendments to the Circular No.10/2015/TT-BXD dated December 30, 2015 by Ministry of Construction providing regulations on professional training courses in management of apartment buildings, the Circular No. 11/2015/TT-BXD dated December 30, 2015 by Ministry of Construction providing regulations on issuance of real estate broker license, guidelines for training and improving knowledge of real estate brokerage practice and management of the real estate trading floor, and establishment and organization of activities of the real estate trading floor, and a number of regulations on management and use of apartment buildings promulgated under the Circular No. 02/2016/TT-BXD dated February 15, 2016 by Ministry of Construction

1. Clause 1 is amended as follows:

“2. Apartment building refers to an independent block of apartments or several blocks of apartments sharing the same podium or civil engineering system built according to the planning and project dossier approved by competent authorities.

3. Apartment building complex includes at least 02 apartment buildings constructed according to the planning and project dossier approved by competent authorities.”

...

...

...

“c) The investor is shut down due to dissolution or bankruptcy.”

3. Clause 6 is amended as follows:

“1. With regard to a multi-owner apartment building, members of the apartment building’s management board must be the owners who are using apartments in that apartment building. In case an occupant of an apartment or another area in the apartment building is not the owner of that apartment or such another area but is authorized by such owner to attend the apartment building convention, that occupant may be appointed as a member of the management board of that apartment building. Persons who have experience and knowledge in the field of architecture, construction, electrical engineering, electronics engineering, fire safety, finance or law are encouraged to join the apartment building's management board.

“1. With regard to a single-owner apartment building, members of the apartment building’s management board include representatives of apartment owners and occupants in such apartment building.”

4. Clause 7 is amended as follows:

“1. The number of members of the management board of an apartment building or apartment building complex shall be decided by the apartment building convention according to the following principle:

a) The management board of an apartment building comprising an independent block must be comprised of at least 03 members. If an apartment building comprises multiple blocks as prescribed in Clause 2 Article 3 of this Regulation, at least 01 member of the management board shall be assigned to each block;

b) The management board of an apartment building complex must be comprised of at least 06 members.”

5. Clause 8 is amended as follows:

...

...

...

1. The apartment building operating unit may be the investor or another unit that has satisfied all of function and capacity requirements prescribed in Clause 2 Article 105 of the Law on Housing.

2. The investor shall organize the operation of the apartment building during the period the first apartment building meeting is not yet organized. If the investor fails to satisfy all of function and capacity requirements prescribed in Clause 2 Article 105 of the Law on Housing to manage an apartment building which has elevator system, a qualified unit that meets all of prescribed function and capacity requirements shall be hired to operate the apartment building.

3. After the first apartment building meeting has been organized, the selection of the operating unit shall be governed by the following regulations:

a) If an apartment building has no elevator system, the apartment building convention shall decide to operate the apartment building itself according to the self-governance method or hire a unit that meets all of function and capacity requirements to operate the apartment building;  

b) With respect to an apartment building having the elevator system, if the investor satisfies function and capacity requirements as prescribed in Clause 2 Article 105 of the Law on Housing and wishes to participate in the operation of the apartment building, the management board and the investor shall discuss to enter into service contract for the apartment building operation;

c) With respect to an apartment building having the elevator system, if the investor fails to satisfy function and capacity requirements or satisfies all of function and capacity requirements prescribed in Clause 2 Article 105 of the Law on Housing but does not wish to participate in the operation, or if the investor performs the operation of the apartment building but fails to satisfy requirements specified in the signed service contract, the apartment building convention shall decide to select another qualified unit that meets all of prescribed function and capacity requirements to operate that apartment building.

4. Each apartment building shall have 01 operating unit only to operate its shared area. An apartment building complex may have one operating unit or each apartment building in the apartment building complex may have its own operating unit as decided in the apartment complex convention. If each building in the apartment complex has its own operating unit, the management board of the apartment complex shall reach an agreement with all operating units on the operation of shared technical facilities and civil engineering systems in the apartment building complex.

5. The operating unit may enter service contracts with other service providers to perform the operation work provided the operating unit must be responsible for service quality under terms and conditions specified in the service contract signed with the management board.”

6. Clause 9 is amended as follows:

...

...

...

1. Any operating unit that wishes to publish its information on the web portal of the Department of Construction of province where its head office is located or the Housing and Real Estate Market Management Agency shall send the information to be published (its name, full name of the legal representative, contact address and phone number) to the Department of Construction of province where its head office is located or the Housing and Real Estate Market Management Agency.

2. If there is any change of the information prescribed in Clause 1 of this Article or when the operating unit is shut down or dissolved or declared bankrupt, the operating unit must notify the Department of Construction of province where its head office is located or the Housing and Real Estate Market Management Agency for modification or removal of published information.

3. If the authority publishing information or the competent authority conducts inspection and discovers that the operating unit has been shut down or dissolved or declared bankrupt or failed to meet prescribed requirements for performing the operation work, the information concerning that operating unit published on the web portal of the authority that published such information shall be removed.” 

7. Clause 4 is annulled.

Article 3. Effect

1. This Circular comes into force from January 01, 2020.

2. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be promptly reported to the Ministry of Construction for consideration./.

...

...

...