Decision No. 1121/QD-BNV dated October 28, 2014, functions, tasks, entitlements and organizational structure of State Record management and archives department of VietNam

• Official number: 1121/QD-BNV
• Legislation Type: Decision
• Organization: The Ministry of Home Affairs
• Signer: Nguyen Duy Thang
• Issued Date: 28/10/2014

BỘ NỘI VỤ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1121/QĐ-BNV	Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 20I4

QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Công văn số 5523/VPCP-NC ngày 08 tháng 7 năm 2013 của Văn phòng Chính phủ về việc thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ cho phép Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiếp tục sử dụng con dấu có hình Quốc huy;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Vị trí và chức năng

1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia; đề án, dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ.

2. Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

3. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án về văn thư, lưu trữ sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.

4. Thực hiện hoạt động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; quyết định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đối với tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

5. Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước.

6. Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước.

7. Tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác văn thư, lưu trữ.

8. Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra công tác đào tạo, bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ.

9. Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước. Quản lý và phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

10. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

11. Tổ chức quản lý bộ máy, biên chế công chức, viên chức; quyết định việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu, đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức, lao động hợp đồng khác thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật.

12. Quản lý tài chính, tài sản và đầu tư xây dựng cơ bản theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật.

13. Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật.

14. Thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

15. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.

Điều 3. Cơ cấu tổ chức

1. Các đơn vị chức năng thuộc Cục:

a) Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương.

b) Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương.

c) Phòng Kế hoạch - Tài chính.

d) Phòng Hợp tác quốc tế.

đ) Phòng Tổ chức - Cán bộ.

e) Văn phòng.

2. Các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục:

a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.

b) Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

c) Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

d) Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV.

đ) Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.

e) Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ.

g) Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

h) Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam.

i) Trung tâm Tin học.

k) Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ trung ương (có Phân hiệu tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng).

3. Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định.

Điều 4. Lãnh đạo Cục

1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước gồm Cục trưởng và không quá 03 Phó Cục trưởng.

2. Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Cục; bổ nhiệm, miễn nhiệm người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các đơn vị thuộc Cục theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật.

3. Các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

Điều 5. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 6. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 6; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng; - Lưu: VT, Vụ TCCB (5b); Cục VT và LTNN (30b).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Duy Thăng

English

MINISTRY OF HOME AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 1121/QD-BNV	Hanoi, October 28, 2014

DECISION

 FUNCTIONS, TASKS, ENTITLEMENTS AND ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF STATE RECORD MANAGEMENT AND ARCHIVES DEPARTMENT OF VIETNAM

THE MINISTER OF INTERNAL AFFAIRS

Pursuant to the Government's Decree No. 36/2012/ND-CP dated April 18, 2012 defining the functions, tasks, entitlements and organizational structure of Ministries and ministerial agencies;

Pursuant to the Government's Decree No. 58/2014/ND-CP dated June 16, 2014 defining the functions, tasks, entitlements and organizational structure of the Ministry of Home Affairs;

Pursuant to Official Dispatch No. 5523/VPCP-NC dated July 08, 2013 of Office of the Government notifying the Prime Minister’s permission for State Record Management and Archives Department of Vietnam to keep using the seal bearing the national emblem;

At the request of Director of State Record Management and Archives Department of Vietnam and Director of Organization and Personnel Department,

DECIDES:

...

...

...

1. State Record Management and Archives Department of Vietnam is an agency affiliated to the Ministry of Home Affairs. Its functions include providing advice and assist the Ministry of Home Affairs in management of state records and archives nationwide; management of national archives and provision of record and archive services as prescribed by law.

2. State Record Management and Archives Department of Vietnam has a legal status, a seal bearing the national emblem, a separate account as prescribed by law, and headquarters in Hanoi.

Article 2. Duties and entitlements

State Record Management and Archives Department of Vietnam shall perform the following duties and entitlements:

1. Submit legislative documents, strategies, national target program; national projects; long-term planning and plans; standards, processes, regulations, economic – technical norms in terms of record and archive management to the Ministry of Home Affairs and competent authorities for their promulgation.

2. Assist the Minister of Internal Affairs in issuing instructional documents on record and archive management, inspecting observance of regulations of law on record and archive management.

3. Disseminate law, organize implementation of legislative documents, policies, strategies, planning, plans, programs, projects on record and archive management after they are promulgated or approved by competent authorities.

4. Build up archives; revise, determine values of documents, protect, keep statistics on, preserve, and obtain insurance for archived documents; organize decoding, publishing, introduction, exhibition serving the utilization of archived documents; compile a list of restricted documents at National Archives as authorized by the Minister of Internal Affairs.

5. Assist the Minister of Internal Affairs in archiving digital information in state agencies.

...

...

...

7. Organize works related to scientific research, application and transfer of technologies for record and archive management; modernization of facilities and record and archive management techniques.

8. Develop and submit record and archive management training programs to competent authority for adoption. Provide training in record and archive management and inspect the provision of training in record and archive management.

9. Assist the Minister of Internal Affairs in providing guidance, inspecting the issuance and management of archiving practice certificates; keep statistics and summarize the issuance of archiving practice certificates nationwide. Manage and issue blank archiving practice certificates.

10. Develop and organize the implementation of administrative reform programs according to the content of the state administrative reform program approved by a competent authority.

11. Organize the personnel and payroll; decide the designation, redesignation, reassignment, resignation, dismissal, secondment, commendation, disciplinary actions, retirement, training, allowances, 

12. Take responsibility for financial management, management of property and investment in infrastructural development as authorized by the Minister of Internal Affairs and regulations of law.

13. Seek international cooperation in record and archive management as authorized by the Minister of Internal Affairs and regulations of law.

14. Provide public services related to record and archive management as prescribed by law.

15. Perform other duties given by the Minister of Internal Affairs.

...

...

...

1. Departments:

a) Central Record and Archive Management Department.

b) Local Record and Archive Management Department.

c) Planning – Finance Department.

d) International Cooperation Department.

dd) Personnel Department.

e) Office.

2. Affiliated organizations:

a) National Archive I (Trung tâm Lưu trữ quốc gia I)

...

...

...

c) National Archive III (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)

d) National Archive IV (Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV)

dd) Record and Archive Management Technolocy Center (Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ)

e) Center for Preservation and Restoration of Archives (Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ).

g) National Archive Insurance Center (Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia).

h) Vietnam Record and Archive Management Magazine (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam).

i) Information Technology Center.

k) Central College of Archives and Records Management (with a Campus in Da Lat city, Lam Dong province).

3. The establishment, merger, dissolution of organizations affiliated to State Record Management and Archives Department of Vietnam are decided by the Minister of Internal Affairs.

...

...

...

1. State Record Management and Archives Department of Vietnam has a Director and up to 03 Deputy Directors.

2. The Director is designated and dismissed by the Minister of Internal Affairs, responsible to the Minister of Internal Affairs for the entire operation of State Record Management and Archives Department of Vietnam.

The Director of State Record Management and Archives Department of Vietnam shall specify functions, tasks, and entitlements of its departments; designate and dismiss the chiefs and deputies of such departments as authorized by the Minister of Internal Affairs and regulations of law.

3. Deputy Directors are designated and dismissed by the Minister of Internal Affairs at the request of the Director, responsible to the Director for their given tasks.

Article 5. Effect

This Decision comes into force from the day on which it is signed.

Article 6. Responsibility for implementation

The Chief of the Ministry Office, Director of State Record Management and Archives Department of Vietnam, Director of Organization and Personnel Department, heads of units affiliated to the Ministry of Home Affairs, relevant organizations and individuals are responsible for the implementation of this Decision./.

...

...

...

PP MINISTER
DEPUTY MINISTER




Nguyen Duy Thang