Decree no. 119-CP of September 16, 1994 promulgating the regulations on the management and use of boundary dossiers, maps and marker posts at various levels promulgated by the Government

• Official number: 119-CP
• Legislation Type: Decree of Government
• Organization: The Government
• Signer: Phan Van Khai
• Issued Date: 16/09/1994

CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 119-CP	Hà Nội, ngày 16 tháng 9 năm 1994

NGHỊ ĐỊNH

CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 119-CP NGÀY 16-9-1994 BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐỊA GIỚI, BẢN ĐỒ ĐỊA GIỚI VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;
Để tăng cường việc quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp, làm cơ sở cho việc giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính các cấp;
Theo đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ,

NGHỊ ĐỊNH:

Điều 1

Nay ban hành kèm theo Nghị định này Quy định về quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp.

Điều 2

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, những văn bản trước đây trái với Nghị định này đều bãi bỏ.

Điều 3

Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Bộ trưởng các Bộ, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỒ SƠ ĐỊA GIỚI, BẢN ĐỒ ĐỊA GIỚI VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP
(Kèm theo Nghị định số 119-CP ngày 16-9-1994 của Chính phủ)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.

Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính các cấp (tỉnh, huyện, xã và cấp tương đương) được lập theo Chỉ thị số 364-CT ngày 6-11-1991 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (nay là Thủ tướng Chính phủ) về việc giải quyết những tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã, là cơ sở pháp lý làm tài liệu để chính quyền các cấp sử dụng thống nhất cho công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính ở địa phương.

Điều 2.

Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Tổng cục trưởng Tổng cục Địa chính và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm quản lý, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp theo bản Quy định này.

Nghiêm cấm mọi hành vi sửa đổi các nội dung của hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính dưới bất kỳ hình thức nào khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép.

Chương 2:

QUẢN LÝ BẢO QUẢN HỒ SƠ ĐỊA GIỚI, BẢN ĐỒ ĐỊA GIỚI VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP

Điều 3.

Hồ sơ địa giới hành chính các cấp gồm:

a) Hồ sơ địa giới hành chính cấp xã:

Bản đồ, địa giới hành chính cấp xã.

Bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp xã, huyện, tỉnh (có trên đường địa giới hành chính của xã).

Bản xác nhận toạ độ các mốc địa giới hành chính cấp xã.

Bảng toạ độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp xã.

Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp xã.

Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp xã.

Các phiếu thống kê (dân cư, Thuỷ Hệ, Sơn văn).

Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính các cấp.

Các văn bản pháp luật về thành lập xã.

b) Hồ sơ địa giới hành chính cấp huyện:

Bản đồ địa giới hành chính cấp huyện.

Bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp huyện, tỉnh (có trên đường địa giới hành chính của huyện).

Bảng xác nhận toạ độ các mốc địa giới hành chính cấp huyện.

Bảng toạ độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp huyện.

Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp huyện.

Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp huyện, tỉnh (có trên đường địa giới của huyện).

Các văn bản pháp luật về thành lập huyện.

Thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các xã trong huyện.

c) Hồ sơ địa giới cấp tỉnh:

Bản đồ địa giới hành chính cấp tỉnh.

Bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp tỉnh.

Bảng xác nhận toạ độ các mốc địa giới hành chính và các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp tỉnh.

Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp tỉnh.

Bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp tỉnh, đường biên giới quốc gia (có trên đường địa giới của tỉnh).

Các văn bản pháp luật về thành lập tỉnh.

Bản thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các huyện trong tỉnh.

Điều 4.

Việc quản lý lưu trữ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp quy định thống nhất như sau:

a) Đối với hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp xã, phường, thị trấn:

1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Ban Tổ chức chính quyền tỉnh).

1 bộ lưu trữ tại Cục Lưu trữ Nhà nước.

1 bộ lưu trữ tại Tổng cục Địa chính.

b) Đối với hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp huyện, thị xã, quận, thành phố thuộc tỉnh:

1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, quận, thành phố thuộc tỉnh.

1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Ban Tổ chức chính quyền tỉnh).

1 bộ lưu trữ tại Cục Lưu trữ Nhà nước.

1 bộ lưu trữ tại Tổng cục Địa chính.

c) Đối với hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

1 bộ lưu trữ tại Cục Lưu trữ Nhà nước.

1 bộ lưu trữ tại Tổng cục Địa chính.

1 bộ lưu trữ tại Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.

Điều 5..

Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp phải được bảo quản, bảo đảm an toàn lâu dài.

Điều 6.

Việc sao chụp nhằm khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp ở địa phương, lưu trữ ở cấp nào do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp đó cho phép. Ở Trung ương do Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ cho phép.

Điều 7

Bản đồ địa giới hành chính quy định tại Quy định này được in phóng thành bản đồ địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã và cấp tương đương dùng để làm việc của cơ quan chính quyền các cấp, do Tổng cục Địa chính xuất bản. Các bản đồ địa giới hành chính trước đây chỉ để tham khảo nghiên cứu và không được treo ở công sở hoặc sử dụng chính thức trong công tác quản lý lãnh thổ ở các cấp.

Điều 8.

Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính là tài liệu để chính quyền các cấp sử dụng trong công tác quản lý Nhà nước và làm căn cứ cho việc giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính ở mỗi cấp.

Điều 9.

Trong trường hợp hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính bị hư hỏng hoặc bị mất, Thủ trưởng cơ quan nơi lưu trữ (quy định tại Điều 4) phải báo cáo ngay lên cơ quan cấp trên trực tiếp và đề nghị xin sao lại; đồng thời cho tiến hành ngay việc điều tra nguyên nhân để xử lý.

Điều 10.

Khi kết thúc nhiệm kỳ hoặc thay đổi công tác của Thủ trưởng cơ quan lưu trữ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính (nói ở Điều 4) phải tiến hành bàn giao cho Thủ trưởng mới nhận hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính theo quy định. Việc bàn giao phải có sự chứng kiến của đại diện cơ quan, tổ chức chính quyền và cơ quan địa chính cùng cấp, cơ quan chính quyền cấp trên.

Điều 11.

Mốc địa giới hành chính các cấp là điểm đánh dấu giới hạn địa giới hành chính giữa các đơn vị hành chính với nhau. Mốc địa giới hành chính có các loại: 2 mặt, 3 mặt, 4 mặt và 5 mặt được cắm ở những nơi dễ thấy ở thực địa (mốc địa giới có thể cắm ở trên hoặc ở ngoài đường biên giới). Các mốc địa giới đều vẽ sơ đồ vị trí mốc và biểu thị đầy đủ trên bản đồ địa giới hành chính.

Điều 12.

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có trách nhiệm quản lý mốc địa giới hành chính trong địa phương mình, tổ chức tuyên truyền giáo dục cho nhân dân nơi có mốc địa giới hành chính nêu cao ý thức bảo vệ mốc địa giới, khi phát hiện mốc địa giới bị xê dịch, bị hư hỏng, bị mất phải kịp thời tổ chức khôi phục lại mốc địa giới. Nghiêm cấm việc phá huỷ, làm biến dạng cột mốc hoặc lợi dụng cột mốc địa giới hành chính và mục đích riêng.

Hàng năm, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp về tình hình bảo quản mốc địa giới hành chính do mình quản lý, đồng thời có kế hoạch sửa chữa, tu bổ lại mốc địa giới hành chính theo quy định của pháp luật.

Điều 13.

Khi các bên tiến hành việc bàn giao hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính theo quy định tại Điều 10, đồng thời cũng phải lập thủ tục bàn giao mốc địa giới hành chính để người kế nhiệm có trách nhiệm quản lý như Quy định này.

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

Điều 14.

Bản Quy định này có hiệu lực từ ngày ký.

Điều 15.

Tập thể và cá nhân có thành tích trong việc bảo vệ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính được xét khen thưởng theo chế độ hiện hành. Người có hành vi vi phạm các quy định trong Quy định này thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 16.

Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ phối hợp với Tổng cục Địa chính và các ngành có liên quan ở Trung ương hướng dẫn thi hành Quy định này và thường xuyên báo cáo kết quả thực hiện lên Thủ tướng Chính phủ.

English

THE GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No: 119-CP	Hanoi, September 16, 1994

DECREE

PROMULGATING THE REGULATIONS ON THE MANAGEMENT AND USE OF BOUNDARY DOSSIERS, MAPS AND MARKER POSTS AT VARIOUS LEVELS

THE GOVERNMENT

Pursuant to the Law on Organization of the Government on the 30th of September, 1992;
With a view to improving the management and use of administrative boundary dossiers, maps and marker posts at various levels as basis for the settlement of land disputes related to the administrative boundaries at all levels;
At the proposal of the Minister-Chairman of the Government Commission on Organization and Personnel.

DECREES:

Article 1.- The Regulation on the management and use of administrative boundary dossiers, maps and marker post at various levels will be issued along with this Decree.

Article 2.- This Decree takes effect on the date of signing. All the previous documents which are contrary to this Decree are now annulled.

Article 3.- The Minister-Chairman of the Government Commission on Organization and Personnel, the Ministers and Heads of the ministerial-level agencies, the Heads of the agencies attached to the Government and the Presidents of the People's Committees of the provinces and cities directly under the Central Government are responsible for implementing this Decree.

...

...

...

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
FOR THE PRIME MINISTER
DEPUTY PRIME MINISTER




Phan Van Khai

REGULATIONS

ON THE MANAGEMENT AND USE OF THE ADMINISTRATIVE BOUNDARY DOSSIERS, MAPS AND MARKER POSTS AT VARIOUS LEVELS

(Issued along with Decree No. 119-CP on the 16th of September 1994 of the Government)

Chapter I

GENERAL REGULATIONS

Article 1.- The dossiers of administrative boundary dossiers, maps and marker posts at various levels (provinces, districts, communes and equivalent levels) were drawn up under Instruction No.364-CT on the 6th of November 1991 of the Chairman of the Council of Ministers (no the Prime Minister) on the settlement of land disputes related to the administrative boundaries of provinces, districts and communes. They are the legal basis and documents for uniform use by the administrations at various levels in the State management of the administrative boundary in their localities.

Article 2.- The Minister-Chairman of the Government Commission on Organization and Personnel, the Head of the General Cadastre Department and the Presidents of the People's Committees at various levels have the responsibility to manage and use the administrative boundary dossiers, maps and marker posts of various levels in accordance with this Regulation.

...

...

...

Chapter II

MANAGEMENT AND MAINTENANCE OF ADMINISTRATIVE DOSSIERS, MAPS AND MARKER POSTS AT VARIOUS LEVELS

Article 3.- A dossier of administrative boundary at various levels comprises:

a) The dossier at commune level:

- The administrative boundary map of the commune.

- A certificate of the positions of the administrative boundary marker posts at the commune, district and provincial levels (on the administrative boundary line of the commune).

- The certificate of the coordinates of the administrative boundary marker posts of the commune.

- The table of coordinates of specific points on the administrative boundary line of the commune.

- A description of the general situation of the administrative boundary of the commune.

...

...

...

- The statistical registers (population, water courses and mountain ranges).

- A record of delivery and acceptance of the administrative boundary marker posts at various levels.

- The legal documents on the establishment of the commune.

b) Administrative boundary dossier at district level:

- The administrative boundary map of the district.

- The certificate of the outline of the positions of the administrative boundary marker posts of the district and the province (on the administrative boundary line of the district).

- The certificate of the coordinates of the administrative boundary marker posts of the district.

- The table of coordinates of the administrative boundary line of the district.

- A description of the general situation of the administrative boundary of the district.

...

...

...

- The legal documents on the establishment of the district.

- The inventory of the documents on the administrative boundaries of the communes in the district.

c) Dossier on a provincial boundary:

- The administrative boundary map of the province.

- The certificate of the outline of the positions of the administrative boundary marker posts of the province.

- The certificate of the coordinates of the administrative boundary marker posts and specific points on the administrative boundary line of the province.

- The description of the general situation of the administrative boundary of the province.

- The certificate of the description of the administrative boundary of the province and the national border line (on the boundary line of the province).

- The legal documents on the establishment of the province.

...

...

...

Article 4.- The management and filing of the administrative boundary dossiers and maps at various levels shall observe the following uniform regulation:

a) With regard to the administrative boundary dossiers and maps of the commune, ward and township level:

- One dossier to be kept at the People's Committee of the commune, ward or township.

- One copy to be kept at the People's Committee of the district, town or city under the province.

- One copy to be kept at the People's Committee of the province or the city directly under the Central Government (the Administrative Organization Committee of the province).

- One copy to be kept at the State Archives Department.

- One copy to be kept at the General Cadastre Department.

b) With regard to the administrative boundary dossiers and maps of a district, provincial town, and city under a province:

- One copy to be kept at the People's Committee of the district, provincial town, and city under a province.

...

...

...

- One copy to be kept at the State Archives Department.

- One copy to be kept at the General Cadastre Department.

c) With regard to the administrative boundary dossiers and maps of the provinces and cities directly under the Central Government:

- One copy to be kept at the People's Committee of the province or the city directly under the Central Government.

- One copy to be kept at the State Archives Department.

- One copy to be kept at the General Cadastre Department.

- One copy to be kept at the Government Commission on Organization and Personnel.

Article 5.- The administrative boundary dossiers and maps at various levels must be carefully managed and filed for long-term and safe preservation.

Article 6.- The photocopying or copying for any use of the administrative boundary dossiers and maps kept at any level can be done only with permission of the President of the People's Committee at that level. At the center it is done only with the permission of the Minister-Chairman of the Government Commission on Organization and Personnel.

...

...

...

Article 8.- The administrative boundary dossiers and maps are documents for the administration at various levels to use in State management work and as the basis for settling land disputes related to administrative boundary at each level.

Article 9.- In case an administrative boundary dossier or map is impaired or lost, the Head of the keeper agency (stipulated at Article 4) must report immediately to the next higher level and ask for a photocopy. At the same time he must order immediately an investigation into the cause for an appropriate solution.

Article 10.- At the end of his term of office or his transfer to another post, the Head of the keeper agency of the administrative boundary dossiers and maps (stipulated at Article 4) must hand over the dossier or map to his replacement as prescribed. The hand-over must be witnessed by the representatives of the offices, administration and cadastre agency of the same level and of the administration of the higher level.

Article 11.- The administrative boundary marker posts at a various levels mark the administrative boundary between administrative units. A marker post may have two faces, three faces, four faces or five faces and must be planted in a visible place (if may be planted on or outside the boundary line). All marker posts must be drawn on the outline of marker posts with full specifications on the administrative boundary maps.

Article 12.- The President of the People's Committee at the commune, ward and township is to manage the administrative boundary marker posts in his locality, educate the local population to raise their sense of responsibility in protecting the marker posts. He has to order the immediate restoration of the marker posts whenever they are found displaced, impaired or lost. All acts of destruction or deformation of marker posts or their use for personal aims are strictly forbidden.

Every year the President of the People's Committee at all levels must report directly to his higher echelon about the maintenance of the administrative boundary marker posts under his management and also the plan to repair or strengthen the marker posts as prescribed by law.

Article 13.- When the concerned parties conduct the hand-over of the administrative boundary dossiers and maps as stipulated in Article 10, they must also discuss the procedures for handing over the administrative boundary marker posts so that the successor shall manage them as stipulated in this Regulation.

Chapter III

FINAL PROVISIONS

...

...

...

Article 15.- Any collective or individual credited with meritorious services in the preservation of the administrative boundary dossiers, maps and marker posts shall be considered for commendation and award in accordance with the regime in force. Anyone who violates the stipulations in this Regulation shall be subjected to discipline, fine or investigation for penal liability, depending on the extent of his/her offense.

Article 16.- The Minister-Head of the Government Commission on Organization and Personnel shall collaborate with the General Cadastre Department and other concerned services at the center in guiding the implementation of this Regulation and regularly report the result of this implementation to the Prime Minister.