Joint circular No. 02/2009/TTLT-BNG-BNV of May 27, 2009, guiding the functions, tasks, powers and organizational structure of Foreign Affairs Services under Provincial-Level People's Committees.

• Official number: 02/2009/TTLT-BNG-BNV
• Legislation Type: Joint circular
• Organization: The Ministry of Foreign Affairs, The Ministry of Home Affairs
• Signer: Pham Gia Khiem, Tran Van Tuan
• Issued Date: 27/05/2009

BỘ NGOẠI GIAO-BỘ NỘI VỤ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 02/2009/TTLT-BNG-BNV	Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2009

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ NGOẠI VỤ THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH

Căn cứ Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bộ Ngoại giao;
Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) như sau:

Điều 1. Vị trí và chức năng

1. Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ); các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.

2. Sở Ngoại vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Ngoại giao.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:

a) Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ);

b) Dự thảo quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm, các chương trình, đề án, dự án về công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ); biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực ngoại vụ, biên giới thuộc phạm vi quản lý của Sở;

c) Dự thảo văn bản quy định về tiêu chuẩn chức danh đối với Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Sở.

2. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Dự thảo các quyết định, chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về lĩnh vực công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ);

b) Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị thuộc Sở theo quy định của pháp luật.

3. Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án và các vấn đề khác về công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ); sau khi được phê duyệt; tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Sở.

4. Tổ chức và quản lý các đoàn ra và đoàn vào:

a) Thống nhất quản lý các đoàn đi công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài, đoàn quốc tế vào Việt Nam đến thăm và làm việc trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

b) Tổ chức đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức các đoàn đi công tác nước ngoài của lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; thống kê, tổng hợp các đoàn đi nước ngoài của cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

5. Về công tác lãnh sự:

a) Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, quản lý và đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định của pháp luật;

b) Phối hợp với các sở, ban, ngành liên quan thực hiện công tác xuất nhập cảnh của người Việt Nam và người nước ngoài trên địa bàn tỉnh; theo dõi, tổng hợp tình hình di trú của công dân Việt Nam và công dân nước ngoài tại địa bàn tỉnh; xử lý những vấn đề nhạy cảm, phức tạp nảy sinh trong công tác lãnh sự tại địa phương.

c) Hướng dẫn, quản lý hoạt động của các cá nhân, tổ chức nước ngoài liên quan đến nhân dân, tài sản, đi lại, làm ăn, sinh sống, học tập, công tác, du lịch, kinh doanh, đầu tư trên địa bàn tỉnh tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.

6. Về thông tin đối ngoại:

a) Phối hợp với các cơ quan liên quan triển khai chương trình, kế hoạch thông tin tuyên truyền đối ngoại của địa phương đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt;

b) Cung cấp thông tin liên quan đến địa phương để phục vụ công tác tuyên truyền đối ngoại cho Bộ Ngoại giao và các cơ quan có thẩm quyền;

c) Tổ chức thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin về tình hình chính trị - an ninh, kinh tế quốc tế và khu vực phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương;

d) Thống nhất quản lý phóng viên nước ngoài hoạt động báo chí tại địa phương; xây dựng chương trình hoạt động, tổ chức việc tiếp và trả lời phỏng vấn của lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cung cấp thông tin có định hướng, theo dõi và quản lý hoạt động của phóng viên nước ngoài theo quy định của pháp luật.

7. Đối với các tổ chức phi Chính phủ và cá nhân nước ngoài:

a) Phối hợp với các cơ quan liên quan xúc tiến vận động, quản lý hoạt động của các khoản viện trợ thuộc các chương trình hoặc dự án nhân đạo, phát triển và viện trợ khẩn cấp của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài giúp địa phương theo quy định của pháp luật;

b) Hỗ trợ các thủ tục hành chính trong việc triển khai các chương trình hoặc dự án nhân đạo, phát triển và viện trợ khẩn cấp do các tổ chức phi chính phủ nước ngoài giúp đỡ địa phương.

8. Về biên giới lãnh thổ quốc gia:

a) Là cơ quan thường trực của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác biên giới lãnh thổ quốc gia; giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ về biên giới lãnh thổ quốc gia tại địa phương theo quy định của pháp luật;

b) Là cơ quan thường trực Ban chỉ đạo phân giới cắm mốc của tỉnh; chủ trì, phối hợp với các cơ quan hữu quan xây dựng phương án, kế hoạch và tổ chức khảo sát đơn phương, song phương; phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thực hiện công tác phân giới, cắm mốc theo yêu cầu của Ban chỉ đạo phân giới cắm mốc của tỉnh;

c) Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Ngoại giao tình hình thực hiện các điều ước quốc tế về biên giới quốc gia, quy chế quản lý biên giới trên đất liền và các tranh chấp nảy sinh trên đất liền và trên biển thuộc địa bàn tỉnh;

d) Tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền phổ biến pháp luật, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về biên giới lãnh thổ quốc gia; hướng dẫn, kiểm tra và quản lý các văn bản, tài liệu, bản đồ và hồ sơ về biên giới thuộc phạm vi quản lý của địa phương.

9. Về kinh tế đối ngoại:

a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh triển khai thực hiện chương trình hoạt động đối ngoại phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

b) Phối hợp với các cơ quan liên quan, các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thu thập, lựa chọn và thẩm tra các đối tác nước ngoài vào kinh doanh, liên doanh, liên kết kinh tế, đầu tư tại địa phương theo sự phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

c) Tham gia công tác xúc tiến kinh tế, thương mại, đầu tư, du lịch, xây dựng môi trường đầu tư, kinh doanh phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; giúp các doanh nghiệp địa phương mở rộng hợp tác với các nước.

10. Về văn hóa đối ngoại:

a) Tổ chức thực hiện chương trình hoạt động văn hóa đối ngoại của địa phương sau khi được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt;

b) Phối hợp với các cơ quan liên quan trong việc tổ chức các sự kiện văn hóa đối ngoại tại địa phương và việc xây dựng, quảng bá hình ảnh con người, văn hóa của địa phương ở nước ngoài.

11. Về người Việt Nam ở nước ngoài:

a) Triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch và chính sách đối với người Việt Nam ở nước ngoài tại địa phương theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao;

b) Phối hợp với các sở, ban, ngành của tỉnh trong công tác thông tin, tuyên truyền về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với người Việt Nam ở nước ngoài; vận động, hướng dẫn và hỗ trợ người Việt Nam ở nước ngoài và thân nhân của họ ở địa phương trong các hoạt động tại địa phương;

c) Định kỳ tổng kết, đánh giá và đề xuất kiến nghị giải quyết các vấn đề liên quan đến người Việt Nam ở nước ngoài và thân nhân của họ tại địa phương.

12. Tổ chức hội nghị, hội thảo, ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế; tổ chức triển khai thực hiện điều ước quốc tế tại địa phương:

a) Thống nhất quản lý các hoạt động về tổ chức hội nghị, hội thảo, ký kết và thực hiện các thỏa thuận quốc tế, thực hiện điều ước quốc tế theo quy định của pháp luật;

b) Báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền hướng giải quyết những vấn đề phát sinh phức tạp trong công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ) ở địa phương.

13. Triển khai thực hiện chương trình cải cách hành chính của Sở theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

14. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực ngoại vụ đối với cán bộ, công chức làm công tác ngoại vụ, biên giới thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ).

15. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực ngoại vụ, biên giới.

16. Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong lĩnh vực ngoại vụ, biên giới theo quy định của pháp luật hoặc theo phân công, phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

17. Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê, thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ ngoại vụ, biên giới được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Ngoại giao.

18. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các đơn vị thuộc Sở; quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

19. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

20. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Cơ cấu tổ chức

1. Lãnh đạo Sở

a) Sở Ngoại vụ có Giám đốc và không quá 3 Phó Giám đốc.

b) Giám đốc Sở là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Sở;

c) Phó Giám đốc Sở là người giúp Giám đốc Sở, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công; khi Giám đốc Sở vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc Sở ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở;

d) Việc bổ nhiệm Giám đốc, phó Giám đốc Sở do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Ngoại giao ban hành và theo quy định của pháp luật; việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với Giám đốc, Phó Giám đốc Sở thực hiện theo quy định của pháp luật.

2. Cơ cấu tổ chức

a) Các tổ chức được thành lập thống nhất gồm:

- Văn phòng;

- Thanh tra;

(Công tác kế hoạch – tài chính, tổ chức – cán bộ thuộc Văn phòng Sở)

b) Căn cứ tính chất, đặc điểm, yêu cầu quản lý cụ thể đối với ngành ngoại vụ tại địa phương, Giám đốc Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cụ thể số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở bảo đảm bao quát đủ các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của sở, nhưng tổng số phòng, văn phòng và thanh tra của Sở không quá 5 đơn vị.

c) Căn cứ đặc điểm và yêu cầu thực tế ở địa phương, Giám đốc Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập tổ chức sự nghiệp thuộc Sở theo quy hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt và quy định của pháp luật.

Điều 4. Biên chế

1. Biên chế hành chính của Sở Ngoại vụ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định trong tổng biên chế hành chính của tỉnh được Trung ương giao;

2. Biên chế sự nghiệp của đơn vị thuộc Sở do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo định mức biên chế và quy định của pháp luật.

Điều 5. Quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia ở những tỉnh chưa đủ điều kiện, tiêu chí thành lập Sở Ngoại vụ

1. Những tỉnh không đủ tiêu chí thành lập Sở Ngoại vụ theo quy định tại các điểm a và b khoản 1 Điều 9 Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì được thành lập Phòng Ngoại vụ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Phòng Ngoại vụ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đảm bảo cơ sở vật chất và hành chính quản trị cho hoạt động của Phòng Ngoại vụ; Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ) ở địa phương theo sự ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Phòng Ngoại vụ có chức năng tham mưu, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới lãnh thổ quốc gia (ở những tỉnh có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ) ở địa phương. Căn cứ vào những nhiệm vụ quy định tại Điều 2 của Thông tư này, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Phòng Ngoại vụ.

Phòng Ngoại vụ có Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng.

Việc bổ nhiệm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Ngoại vụ do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và theo quy định của pháp luật; việc miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ chính sách khác đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng trường Ngoại vụ thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2. Biên chế hành chính của Phòng Ngoại vụ do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định trong tổng biên chế hành chính của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao.

Điều 6. Tổ chức thực hiện

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày, kể từ ngày ký ban hành và thay thế Thông tư Liên tịch số 22/2005/TTLT-BNG-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2005 của Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý nhà nước về hoạt động ngoại vụ, biên giới ở địa phương.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:

a) Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ; Hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn và bố trí đủ biên chế, công chức làm công tác ngoại vụ, biên giới (đối với những đơn vị cấp huyện có đường biên giới lãnh thổ quốc gia trên bộ);

b) Căn cứ đặc điểm, tình hình phát triển kinh tế - xã hội và yêu cầu nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ ở địa phương, quyết định việc thành lập, sáp nhập, giải thể, chia tách, tổ chức lại các tổ chức sự nghiệp thuộc Sở Ngoại vụ theo quy hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và hướng dẫn tại Thông tư này.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phản ánh kịp thời về Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ để xem xét, giải quyết theo thẩm quyền.

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ Trần Văn Tuấn

BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO Phạm Gia Khiêm

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Trung ương Đảng và các ban của Đảng; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Sở Ngoại vụ (hoặc Văn phòng UBND) và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Website - Công báo; - Các tổ chức trực thuộc Bộ Ngoại giao; - Lưu: HC, VP (Bộ Ngoại giao); - Lưu VT, Vụ TCBC (Bộ Nội vụ) 04b, Vụ Pháp chế, (Bộ Nội vụ).

English

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS - THE MINISTRY OF HOME AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 02/2009/TTLT-BNG-BNV	Hanoi, May 27, 2009

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE FUNCTIONS, TASKS, POWERS AND ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF FOREIGN AFFAIRS SERVICES UNDER PROVINCIAL-LEVEL PEOPLE'S COMMITTEES

Pursuant to the Government's Decree No. 13/ 2008/ND-CP of February 4, 2008, prescribing the organization of professional agencies under People's Committees of provinces and centrally run cities;
Pursuant to the Government's Decree No. 14/ 2008/ND-CP of February 4, 2008, prescribing the organization of professional agencies under People's Committees of districts, towns and provincial cities;
Pursuant to the Government's Decree No. 178/2007/ND-CP of December 3, 2007, defining the Junctions, tasks, powers and organizational structures of ministries and ministerial-level agencies;
Pursuant to the Government's Decree No. 15/ 2008/ND-CP of February 4, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs;
Pursuant to the Government's Decree No. 48/ 2008/ND-CP of April 17, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Home Affairs;
The Ministry of Foreign Affairs and the Ministry of Home Affairs jointly guide the functions, tasks, powers and organizational structure of Foreign Affairs Services under People's Committees of provinces and centrally run cities (below referred to as provincial-level People's Committees) as follows:

Article 1. Position and functions

1. The Foreign Affairs Service is a professional agency under the provincial-level People's Committee and functions to advise and assist the latter in performing the state management of foreign affairs and national border and territory (in provinces having land national borderlines); provide public services under its state management and perform a number of tasks and powers under law and as decentralized or authorized by the provincial-level People's Committee.

2. The Foreign Affairs Service has the legal entity status, its own seal and account: its organization, payroll and operation is subject to the direction and management by the provincial-level People's Committee; and its professional operations are subject to the professional direction, guidance, examination and inspection by the Ministry of Foreign Affairs.

Article 2. Tasks and powers

1. To submit to the provincial-level People's Committee:

...

...

...

b/ Draft master plans and long-term, five-year and annual plans and programs, schemes and projects on foreign affairs and national border and territory (in provinces having land national borderlines); and methods to reform state administration of foreign affairs and border under its management;

c/ Draft documents on criteria for posts of heads and deputy heads of the Service's units.

2. To submit to the provincial-level People's Committee president:

a/ Draft decisions and directives on foreign affairs and national border and territory (in provinces having land national borderlines) to be promulgated by the provincial-level People's Committee president;

b/ Draft decisions to establish, merge or dissolve the Service's units under law.

3. To guide, examine and organize the implementation of legal documents, masters plans, plans, programs, schemes, projects and other issues on foreign affairs and national border and territory (in provinces having land national borderlines) after they are approved; to organize public information, propagation, dissemination and education about domains under its management.

4. To organize and manage incoming and outgoing delegations:

a/ To uniformly manage delegations on overseas working visits and receive visiting foreign and international delegations in the province under law and as decentralized by the provincial-level People's Committee;

b/ To receive international delegations visiting and working with the provincial-level People’s Committee; to assume the prime responsibility for, and coordinate with concerned units in, organizing overseas working trips of leaders of the provincial-level People's Committee; to collect and sum up data on overseas working trips of cadres and civil servants under the management of the provincial-level People's Committee.

...

...

...

a/ To receive dossiers of, examine, manage and propose, the grant, extension, modification and supplementation of diplomatic and official passports under law;

b/ To coordinate with concerned services, sections and branches in administering the exit and entry of Vietnamese citizens and foreigners in the province; to monitor and review the migration of Vietnamese and foreign citizens in the province; to settle sensitive and complicated consular issues in the province;

c/ To guide and manage activities of foreign individuals and organizations concerning their own civil status, assets, travel, business, living, study, working, tourism, business or investment in the province in accordance with Vietnam law.

6. External information:

a/ To coordinate with concerned agencies in implementing local programs and plans on external information and communication already approved by the provincial-level People's Committee;

b/ To supply to the Ministry of Foreign Affairs and competent agencies information related to the province in service of external communication;

c/To collect, analyze and sum up information on international and regional political, security and economic situation in service of local socio­economic development;

d/ To uniformly manage foreign correspondents practicing in the province; to formulate working programs for provincial-level People's Committee leaders to receive and give interviews to foreign correspondents, to supply information in line with state guidelines and monitor and manage activities of foreign correspondents under law.

7. Foreign non-governmental organizations and individuals:

...

...

...

b/ To support administrative procedures for the implementation of humanitarian, development or emergency aid programs or projects provided by foreign non-governmental organizations to the province.

8. National border and territory: a/ To act as the standing body of the provincial-level People's Committee for national border and territory affairs; to assist the provincial-level People's Committee in performing tasks related to national border and territory in the province under law;

b/ To act as the standing body of the provincial-level steering committee for border demarcation and marker placement; to assume the prime responsibility for, and coordinate with concerned agencies in, elaborating schemes and plans and conducting unilateral and bilateral surveys; to coordinate with concerned agencies in demarcating borders and placing markers at the request of the provincial-level steering committee for border demarcation and marker placement;

c/ To monitor, review and report to the provincial-level People's Committee and the Ministry of Foreign Affairs on the implementation of treaties on national border and the regulation on land border management and disputes over land or sea in the province;

d/ To organize training and dissemination of laws, guidelines and policies of the Party and State on national border and territory; to guide, examine and manage documents, materials, maps and records on borders under the locality's management.

9. External economic affairs:

a/ To assist the provincial-level People's Committee in implementing programs on external activities in service of local socio­economic development after they are approved by competent authorities;

b/ To coordinate with concerned agencies and overseas Vietnamese representative missions in seeking, selecting and verifying foreign partners doing business, entering into economic joint ventures or partnerships or making investment in the locality as assigned by the provincial-level People's Committee;

c/ To take part in economic, trade, investment and tourism promotion activities and build an investment and business environment in conformity with the local socio-economic development strategy; to assist local enterprises in expanding cooperation with other countries.

...

...

...

a/ To organize external cultural programs of the locality after they are approved by the provincial-level People's Committee;

b/ To coordinate with concerned agencies in organizing external cultural events in the locality and building and promoting the image of local people and culture overseas.

11. Overseas Vietnamese-related affairs:

a/ To implement programs, plans and policies for overseas Vietnamese in the locality under the Ministry of Foreign Affairs' guidance;

b/ To coordinate with provincial-level services, sections and branches in providing information on guidelines and policies of the Party and State toward overseas Vietnamese; to mobilize, guide and support overseas Vietnamese and their relatives in the locality in local activities;

c/ To regularly review, assess and propose solutions to issues related to overseas Vietnamese and their relatives in the locality.

12. To hold conferences and seminars and conclude and implement international agreements; to implement treaties in the locality:

a/ To uniformly manage the organization of conferences and seminars and the conclusion and implementation of international agreements, to implement treaties under law;

b/ To report to and seek opinions from competent authorities on the settlement of complicated matters related to foreign affairs and national border and territory (in provinces having land national borderlines) in the locality.

...

...

...

14. To provide professional guidance on foreign affairs for cadres and civil servants in charge of foreign and border affairs of district-level People's Committees (of localities having land national borderlines).

15. To organize scientific and technological research and application; to develop database and information and archives systems to serve state management and professional operations of foreign and border affairs.

16. To examine, inspect, and handle violations and settle complaints and denunciations; to prevent and fight corruption; to practice thrift and fight waste in foreign and border affairs under law or as assigned or decentralized by the provincial-level People's Committee.

17. To regularly and extraordinarily review, summarize, supply information and report on the performance of assigned tasks on foreign and border-related affairs according to regulations of the provincial-level People's Committee and the Ministry of Foreign Affairs.

18. To define the functions, tasks, powers and working relations of the Service's units; to manage the organization and payroll and implement wage regimes and policies and mechanisms on preferential treatment, training, retraining, appointment, relief from duty, commendation and disciplining of cadres, civil servants and public employees under its management according to law and as decentralized by the provincial-level People's Committee.

19. To manage finance and assets assigned to it and disburse allocated state budget funds under law and as decentralized by the provincial-level People's Committee.

20. To perform other tasks assigned by the provincial-level People's Committee and under law.

Article 3. Organizational structure

1. Leadership

...

...

...

b/ The director is the head of the Service and shall take responsibility to the provincial-level People's Committee, the provincial-level People's Committee president and law for the operation of the Service;

c/ Deputy directors shall assist the director and take responsibility to the director and law for their assigned tasks; when the director is absent, a deputy director may be authorized by the director to administer the operation of the Service;

d/ The provincial-level People's Committee president shall decide on the appointment of the director and deputy directors of the Service according to law and criteria on professional qualifications and skills promulgated by the Ministry of Foreign Affairs; the relief from office, dismissal, commendation and disciplining of. and other regulations and policies applicable to. the director and deputy directors of the Service comply with law.

2. Organizational structure

a/ The following sections shall be uniformly set up:

- The Office;

- The Inspectorate;

(The Office of the Service is in charge of planning-finance and organization-personnel affairs)

b/ Based on the nature, characteristics and specific management requirements for foreign affairs of each locality, the Foreign Affairs Service director shall assume the prime responsibility for. and coordinate with the Home Affairs Service director in. proposing the provincial-level People's Committee president to decide on the number and names of professional sections of the Service to fully cover the domains under the Service's management, provided the total number of sections, including the Office and the Inspectorate, does not exceed 5.

...

...

...

Article 4. Payroll

1. The provincial-level People's Committee shall decide on the administrative payroll of the Foreign Affairs Service within the province's total centrally assigned administrative payroll;

2. The provincial-level People's Committee shall decide on the non-business payroll within the payroll limits and under law.

Article 5. State management of foreign affairs and national border and territory in provinces ineligible for establishing Foreign Affairs Services

1. Provinces that fail to meet the criteria for establishing Foreign Affairs Services under Points a and b, Clause 1. Article 9 of the Government's Decree No. 13/2008/ND-CP of February 4. 2008, prescribing the organization of professional agencies of People's Committees of provinces and centrally run cities may set up Foreign Affairs Sections under provincial-level People's Committees.

A Foreign Affairs Section is directly managed by the provincial-level People's Committee; the Office of the provincial-level People's Committee shall ensure material foundations and administration for the operation of the Foreign Affairs Section; the director of the Office of the provincial-level People's Committee shall perform the state management of foreign affairs and national border and territory (in provinces having land national borderlines) in the locality as authorized by the provincial-level People's Committee president.

The Foreign Affairs Section functions to advise and assist the director of the Office of the provincial-level People's Committee in performing the state management of foreign affairs and national border and territory (in provinces having land national borderlines) in the locality. Based on the tasks specified in Article 2 of this Circular, the director of the Office of the provincial-level People's Committee shall specify tasks and powers of the Foreign Affairs Section.

A Foreign Affairs Section has a head and no more than 2 deputy heads.

The director of the Office of the provincial-level People's Committee shall decide on the appointment of the head and deputy heads of the Foreign Affairs Section according to law and criteria on professional qualifications and skills; the relief from office, dismissal, commendation and disciplining of and other regulations and policies applicable to the head and deputy heads of a Foreign Affairs Section comply with law and the decentralization of the provincial-level People's Committee.

...

...

...

Article 6. Organization of implementation

1. This Circular takes effect 45 days from the date of its signing and replaces Joint Circular No. 22/2005/TTLT-BNG-BNV of December 22, 2005, of the Ministry of Foreign Affairs and the Ministry of Home Affairs, guiding the functions, tasks, powers and organizational structures of professional agencies assisting People's Committees of provinces and centrally run cities in the state management of foreign and border affairs in localities.

2. Provincial-level People's Committees shall:

a/ Specify the functions, tasks, powers and organizational structure of Foreign Affairs Services; guide district-level Peoples Committees in defining the tasks and powers and arranging sufficient payroll and civil servants in charge of foreign and border affairs (for district-level units of localities having land national borderlines);

b/ Based on local characteristics, socio­economic development situation and state management requirements for foreign affairs, decide to establish, merge, dissolve, split or reorganize non-business organizations of Foreign Affairs Services according to approved planning and this Circular.

3. Presidents of provincial-level People's Committees shall implement this Circular.

Any problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the Ministry of Foreign Affairs and the Ministry of Home Affairs for consideration and settlement according to their competence.

MINISTER OF HOME AFFAIRS




Tran Van Tuan

...

...

...