Xử lý hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế bị mất, cháy, hỏng trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hình từ Internet

Trong quá trình quản lý và sử dụng hóa đơn, sẽ có lúc xảy ra tình trạng mất, cháy, hỏng hóa đơn, nguyên nhân có thể là do công ty hay khách hàng hay một bên thứ ba bất kỳ. Do đó, tùy từng trường hợp mà công ty TNHH hai thành viên trở lên có những cách xử lý khác nhau, cụ thể:

Trường hợp 1: Công ty tự phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (đã lập hoặc chưa lập)

- Công ty lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng.

- Nếu ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp 2: Công ty (người bán) hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập

- Công ty và người mua lập Biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn công ty bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản;

- Công ty tiến hành sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

- Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của công ty kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Trường hợp 3: Mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba

Bên thứ ba có thể là bên vận chuyển hoặc bên chuyển hóa đơn. Căn cứ vào việc bên thứ ba do công ty hoặc người mua thuê để:

- Xác định trách nhiệm xử lý hóa đơn liên 2 bị mất, cháy, hỏng thuộc về công ty hay người mua (xử lý theo hướng dẫn tại trường hợp 2)

- Xác định công ty hoặc người mua sẽ bị xử phạt theo quy định đối với việc mất, cháy, hỏng hóa đơn này.

Lưu ý: Công ty và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.